Apa itu Hutang Usaha?

Hutang akun adalah istilah akuntansi yang mengacu pada uang yang dimiliki perusahaan kepada vendor atau pemasok - karena telah memanfaatkan produk atau layanan mereka.

Ketika sebuah perusahaan membeli produk/jasa dari vendor/supplier dengan pengaturan untuk membayar kemudian, jumlahnya disebut hutang dagang – sampai pembayaran dilakukan.  Ini adalah bentuk kredit ditawarkan oleh vendor/pemasok.

Hutang akun dicatat ketika faktur disetujui untuk pembayaran. Itu dicatat dalam Buku Besar Umum (atau sub-buku besar AP) sebagai pembayaran atau kewajiban terutang hingga jumlah tersebut dibayarkan. Hutang dapat berupa Hutang Dagang (pembelian barang fisik yang dicatat dalam Persediaan) atau Hutang Biaya (pembelian barang dan jasa yang ditagih, misalnya, iklan, hiburan, perjalanan, perlengkapan kantor, dan utilitas).

---

Otomatiskan pengambilan data, bangun Alur kerja dan merampingkan proses Hutang Usaha dalam hitungan detik. Tidak diperlukan kode. Pesan demo langsung 30 menit sekarang. Otomatiskan pembayaran faktur dengan AI.

Jadwalkan Demo

---

Daftar Isi

---

Ingin mengotomatiskan proses pencocokan 3 arah manual Anda? Pesan demo langsung selama 30 menit untuk melihat bagaimana Nanonets dapat membantu tim Anda mengimplementasikan secara menyeluruh Otomatisasi AP.

Jadwalkan Demo

---

Contoh Utang Usaha

Toko roti ABC memesan 50 pon gula dari pengecer grosir, Pedagang XYZ dengan tarif 50 sen per pon. XYZ Traders menawarkan periode kredit 30 hari setelah pengiriman ke toko roti, di mana ABC harus membayar tagihan sebesar $25. Sampai toko roti membayar pedagang XYZ, jumlah $25 akan disebut hutang usaha dan ditampilkan sebagai kewajiban terhadap kreditur di neraca toko roti.

$25 dicatat sebagai aset di neraca pedagang XYZ sampai pembayaran diterima.

Hutang usaha termasuk, di luar pembelian barang, sebagai berikut:

• Transportasi dan Logistik
• Daya / Energi / Bahan Bakar
• Leasing
• Perizinan
• Jasa (Perakitan / Subkontrak)

---

Siapkan alur kerja AP tanpa sentuh dan merampingkan proses Hutang Usaha dalam hitungan detik. Pesan demo langsung 30 menit sekarang.

Jadwalkan Demo

---

Pentingnya Hutang Usaha

AP penting karena alasan berikut:

Ini memastikan pembayaran tagihan tepat waktu, yang pada gilirannya meningkatkan peringkat kredit perusahaan dan hubungan jangka panjang dengan vendor.

• Pembayaran faktur yang tepat waktu memastikan aliran pasokan dan layanan yang tidak terputus, yang mengarah pada aliran operasi bisnis yang lancar.
• Pembayaran tepat waktu menghindari pembayaran yang terlambat, denda dan biaya keterlambatan lainnya.
• AP terorganisir memungkinkan pelacakan faktur dan pembayaran secara sistematis.
• AP memudahkan arus kas dengan melakukan pembayaran hanya pada saat jatuh tempo, dan menggunakan fasilitas kredit yang ditawarkan oleh vendor.
• Menghindari AP yang ketat penipuan vendor dan pencurian.

AP bukan tanpa kekurangannya. Ini sering dianggap sebagai beban keuangan bagi pemasok yang harus menunggu pembayaran setelah pengiriman produk dan layanan. Dari sisi perusahaan, neraca dengan hutang dagang yang berkepanjangan menunjukkan posisi kas yang genting. Kelemahan ini dapat diatasi melalui etika, hukum dan logis proses AP.

Komponen proses Hutang Usaha

Hutang Usaha adalah proses multilangkah dan terdiri dari beberapa langkah penting:

• AP dimulai dengan keputusan perusahaan untuk pengadaan barang/jasa dengan sistem kredit.
• Memilih pemasok yang menawarkan fasilitas kredit.
• Membandingkan kebijakan kredit pemasok dalam hal hari kredit yang diizinkan, biaya keterlambatan pembayaran, diskon tunai untuk pembayaran lebih awal, dll. dan memilih pemasok dengan persyaratan yang paling sesuai dengan perusahaan.
• Menyusul proses pengadaan - permintaan pembelian, pesanan pembelian, faktur, tanda terima – bisnis.
• Menghitung faktur/tagihan dalam pembukuan sebagai Hutang Usaha setelah barang diterima.
• Pembukuan membantu audit internal dan eksternal di perusahaan dan dalam menganalisis pola pengeluaran, yang pada gilirannya membantu dalam perencanaan keuangan dan memenuhi standar dan peraturan.
• Melacak tanggal pada tagihan untuk memastikan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo.
• Melakukan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo
• Berkomunikasi dengan vendor bahwa pembayaran telah dilakukan.

Mengambil keuntungan penuh dari durasi kredit akan membantu mengelola arus kas secara efisien. Namun, harus diingat bahwa penggunaan term kredit yang paling efisien adalah mengetahui kapan harus membayar tagihan.

Departemen Hutang Usaha konvensional

Tim yang bertanggung jawab untuk proses Hutang Akun manual bertanggung jawab untuk mencatat dan memproses transaksi keuangan yang berkaitan dengan pengadaan dan pemasok.

Berbagai profesional dipekerjakan untuk tujuan ini:

• Analis entri data memasukkan faktur ke dalam sistem digital setelah diterima.
• Analis pemrosesan pembayaran bertanggung jawab untuk membayar faktur pada tanggal jatuh tempo
• Analis pengecualian menangani perbedaan dalam faktur dan menangani masalah kegagalan pembayaran.
• Grafik manajemen vendor personel membuat dan mengelola database pemasok dan menghubungkannya dengan berbagai operasi pengadaan.
• Manajer Hutang Usaha berkoordinasi dengan tim untuk manajemen faktur yang bebas kesalahan dan mulus.

Semua anggota tim bekerja untuk menciptakan dan memelihara hubungan pemasok yang kuat. Tim juga harus terus mencermati pengeluaran AP dan menjaga kontrol internal untuk melindungi arus kas keluar.  

Efisien dan dikelola dengan baik alur kerja hutang dagang dapat menghemat banyak waktu dan uang bagi perusahaan sehubungan dengan proses AP. Organisasi, pada kesempatan langka, juga bisa outsourcing AP fungsi ke lembaga eksternal.

Tantangan pada proses Account Payable secara manual

Proses utang usaha manual memiliki masalah sebagai berikut:

• Masalah yang terkait dengan entri data manual: Entri faktur secara manual ke dalam sistem dapat memakan waktu, tidak efisien, dan rentan terhadap kesalahan. Semua ini dapat berdampak buruk pada fungsi dan keuntungan perusahaan.
• Keterlambatan pembayaran: Pengawasan dan kesalahan manual dapat mengakibatkan keterlambatan pembayaran dan pemasok tidak senang. Hal ini juga dapat mempengaruhi peringkat kredit dan kredibilitas perusahaan sebagai klien kepada vendor.
• Karyawan yang tidak bahagia: Sifat biasa dan berulang dari banyak tugas yang terlibat dalam proses AP dapat menyebabkan ketidakpuasan kerja dan masalah terkait termasuk pergantian karyawan.
• Informasi yang sulit digunakan: Ketika perusahaan tumbuh dalam ukuran dan ada lebih banyak faktur yang harus ditangani, jumlah informasi mengenai vendor, produk, layanan, biaya, pengiriman, dan tanggal jatuh tempo dapat menjadi sangat banyak. Juga menjadi sulit untuk menemukan dokumen dan pembukuan bisa menjadi mimpi buruk.
• Keburaman data: Melacak faktur kertas dan dokumen AP fisik bisa menjadi sulit jika bukan tidak mungkin ketika departemen AP bertambah besar untuk menangani banyak proses pengadaan.
• Kecenderungan penipuan: Kurangnya visibilitas dalam sistem utang usaha manual dapat membuat perusahaan Anda rentan terhadap kerentanan keamanan dan penipuan.

Manfaat mengotomatisasi Proses Hutang Usaha

Mengotomatiskan Proses Account Payable memberikan manfaat berikut:

• Penghematan waktu: Dikatakan bahwa 25% dari minggu kerja dihabiskan untuk tugas-tugas manajemen faktur manual biasa, waktu yang dapat dihabiskan dengan lebih baik untuk kegiatan yang lebih produktif.
• Penghematan biaya: Pemrosesan manual satu faktur ternyata menghabiskan biaya $12-15. Otomatisasi dapat menghilangkan banyak biaya ini. Selain itu, solusi otomatis melacak tanggal jatuh tempo faktur dan membantu membayar faktur pada waktu yang optimal, sehingga meningkatkan arus kas, menghindari biaya keterlambatan pembayaran, dan menjaga hubungan yang lebih baik dengan vendor.
• Menghasilkan pendapatan: Pembayaran tepat waktu yang dimungkinkan oleh otomatisasi tidak hanya dapat menghindari biaya keterlambatan pembayaran tetapi juga meningkatkan peringkat kredit perusahaan dan membuatnya terbuka untuk diskon dan potongan harga dari vendor.
• Pengurangan kesalahan: Manajemen faktur manual dikaitkan dengan kesalahan karena pengawasan manusia. Otomatisasi dapat menghilangkan banyak kesalahan yang terkait dengan proses utang usaha manual.
• Fleksibilitas pembayaran: Otomatisasi dapat memungkinkan pengambilan keputusan tentang kapan dan bagaimana membayar faktur (misalnya cek kertas, ACH, atau melalui kartu virtual tempat Anda mendapatkan potongan harga kembali).
• Pemeliharaan data yang lebih baik: Pemilahan dokumen secara manual bisa sangat menyiksa dan rawan kesalahan. Pemeliharaan database digital memungkinkan akses dan pengambilan data yang lebih baik, sehingga merampingkan siklus pengadaan-untuk-bayar. Manajemen tersebut juga memungkinkan analitik untuk melaporkan dan melacak pembelian dan arus kas perusahaan.
• Keamanan: Solusi otomatisasi hutang dapat menyimpan data di server terpusat atau cloud yang memberikan keamanan

Apa yang harus dicari dalam perangkat lunak Account Payable

Penting untuk memilih sebuah Perangkat lunak otomatisasi AP yang memberikan pengembalian investasi maksimum. Perangkat lunak otomatisasi hutang akun harus menyertakan pengambilan data, pemrosesan faktur, persetujuan otomatis, dan pembayaran. Fitur dasar yang harus dicari saat mencari perangkat lunak otomasi AP antara lain:

• Pengambilan Data Faktur yang Akurat: Konversi data faktur ke dalam format digital umum adalah satu-satunya aspek terpenting dalam menciptakan efisiensi dalam otomatisasi AP. Entri data manual mahal, rawan kesalahan dan memakan waktu. Alat OCR yang baik memungkinkan pengambilan data yang relevan secara cerdas tanpa campur tangan manusia, sehingga menghemat waktu, uang, dan kesalahan manusia.

• Persetujuan Faktur Mudah: Orang-orang yang menyetujui faktur sering kali adalah manajer dan eksekutif yang sibuk dan persetujuan faktur otomatis harus mudah, intuitif, dan nyaman bagi personel tersebut. Orang yang menyetujui harus dapat melihat dan menyetujui faktur dengan satu klik terlepas dari perangkat yang mereka gunakan untuk mengakses faktur.
• Kemampuan untuk melacak faktur AP secara real time: Alat alur kerja juga harus memungkinkan pemangku kepentingan untuk melacak faktur dengan mudah. Ini akan menghindari penundaan, miskomunikasi, dan salah urus dalam proses pemrosesan akun.
• Integrasi dengan sistem akuntansi yang ada: Perusahaan dapat menggunakan platform dan perangkat lunak digital lainnya dan alat AP harus dapat berintegrasi dengannya untuk mencegah ketidakcocokan data dan operasi.
• Otomatisasi pembayaran: Langkah terakhir dalam proses AP adalah pembayaran. Setelah semua persetujuan dicatat, perangkat lunak harus mampu memulai dan memproses pembayaran kepada pemasok untuk menyelesaikan dan menutup proses Hutang Usaha untuk pengadaan tersebut.
• Penyimpanan data: Tergantung pada kebutuhan perusahaan, semua data AP dapat disimpan di server atau cloud terpusat. Jenis penyimpanan harus diputuskan oleh perusahaan sebelum diluncurkan pada otomatisasi AP.

Kesimpulan

Otomasi operasi pemrosesan akun dapat menghilangkan masalah yang terkait dengan proses manual, seperti penundaan waktu, kesalahan, dan pemborosan tenaga manusia.  

Perangkat lunak AP yang efisien seperti Nanonets dapat memungkinkan proses pengadaan-untuk-pembayaran yang lebih baik, memastikan kepatuhan pajak, mengotomatiskan Pencocokan 3 arah, optimalkan Hari AP atau DPO, mencegah penipuan, merampingkan arus kas, menjaga hubungan vendor dan menyimpan data untuk anak cucu. Otomasi menghasilkan efisiensi dan dapat mengatur proses pengadaan hingga pembayaran untuk nilai jangka panjang. Mengaktifkan proses AP secara digital akan memajukan strategi bisnis dengan mengubah hubungan vendor-klien menjadi keunggulan kompetitif.