Benvenuti nel nostro ultimo post sul blog, in cui ci imbarchiamo in un'immersione profonda nelle complessità della contabilità generale (GL), il fondamento del sistema finanziario di qualsiasi azienda.
Inizieremo dalle nozioni di base: cos'è esattamente una contabilità generale e perché è fondamentale per la salute finanziaria della tua azienda? Sveleremo il piano dei conti, la spina dorsale del GL, descrivendo in dettaglio come le transazioni sono organizzate e registrate.
Esploreremo anche come gestire e utilizzare in modo efficiente la contabilità generale, inclusa l'implementazione di moderne soluzioni software per automatizzare e semplificare i processi contabili. In un'era in cui l'efficienza e l'accuratezza sono fondamentali, sfruttare la tecnologia per gestire la contabilità generale può rappresentare un punto di svolta.
Che tu sia un piccolo imprenditore, un professionista della finanza, un CFO o semplicemente curioso delle operazioni finanziarie di un'azienda, questa serie di blog promette di fornirti una conoscenza approfondita della contabilità generale, del suo significato e della sua effettiva implementazione all'interno un affare.
Che cos'è un libro mastro?
Fondamentalmente, un libro mastro generale è un registro completo di tutte le transazioni finanziarie che si verificano all'interno di un'azienda nel corso della sua vita. Questo meticoloso documento funge da base per il rendiconto finanziario di un'azienda, classificando e registrando ogni transazione. Attraverso questa rigorosa organizzazione, fornisce un'istantanea essenziale, offrendo una visione completa della salute finanziaria dell'azienda e facilitando analisi e reporting finanziari dettagliati.
Capiamolo in dettaglio.
Piano dei conti
La contabilità generale è organizzata in a Piano dei conti che riflettono le transazioni finanziarie di un'azienda in varie categorie. Questi conti primari sono fondamentali per dipingere un quadro completo della salute finanziaria di un'azienda e includono attività, passività, patrimonio netto, entrate e spese.
- Attività sono risorse possedute dall'azienda che hanno valore economico e possono essere convertite in denaro. Gli esempi includono contanti, inventario e proprietà.
- passivo rappresentano obbligazioni o debiti che la società deve pagare ad altri soggetti. Questi possono essere prestiti, conti da pagare o mutui.
- Equità si riferisce ai crediti del proprietario dopo aver sottratto le passività dalle attività, che rappresentano essenzialmente il patrimonio netto di proprietà degli azionisti.
- Reddito i conti tengono traccia del reddito generato dalle operazioni dell'azienda, come vendite e servizi.
- Spese e commissioni tenere conto dei costi sostenuti per generare entrate, inclusi costi come affitto, utenze e stipendi.
Sottocategorizzazione
All'interno di ciascuna categoria principale, un'azienda può creare sottocategorie personalizzate che riflettono le sfumature delle sue operazioni. Di seguito è riportato un esempio di un framework con potenziali sottocategorie. Fare clic su ciascuna categoria e sottocategoria per esplorare ulteriormente.
Liquidità e strumenti equivalenti
Contabilità Clienti
Inventario
Spese prepagate
Immobili, impianti e macchinari (PP&E)
Attività immateriali
Azioni, obbligazioni o immobili
È possibile pagare per questi account
Spese maturate
Prestiti a breve termine
Prestiti a lungo termine
Passività per imposte differite
Obbligazioni pagabili
Capitale
Utili trattenuti
Azioni ordinarie
Azioni privilegiate
Ricavi di vendita
Entrate dei servizi
Reddito da Interessi
Reddito di locazione
Reddito da dividendi
Costo delle merci vendute (COGS)
Libro paga
Affitta
Utilità
Marketing e pubblicità
Assicurazione
Ammortamenti
Spese per interessi
Perdite derivanti dalla vendita di asset
Includendo i dettagli all'interno di ciascun account GL principale, crei un sistema robusto che riflette accuratamente le tue operazioni aziendali. Tuttavia, ricorda il principio di evitare complicazioni eccessive: personalizza le tue sottocategorie per soddisfare le esigenze specifiche e le dimensioni della tua attività, assicurando che la struttura del tuo account GL rimanga utile e gestibile.
Codifica GL
I codici di contabilità generale, o codici GL, sono stringhe alfanumeriche univoche che classificano e registrano le transazioni finanziarie all'interno della contabilità generale di una società nel corrispondente conto GL. Ogni account GL è associato al codice GL corrispondente. Questi codici fungono da elementi fondamentali della struttura finanziaria di un'azienda, consentendo la categorizzazione delle transazioni in conti distinti per entrate, spese, attività, passività e patrimonio netto. Ad esempio, un codice GL per le spese per le forniture per ufficio aiuta a garantire che tutte le spese relative alle forniture per ufficio siano raggruppate insieme, facilitando il monitoraggio e l'analisi più facili.
Il Dipartimento di Giustizia consente l'uso di una rete a cinque cifre per ciascun settore (categoria di conto primaria) per garantire che vi siano numeri di identificazione individuale adeguati per includere la sottocategorizzazione.
- Risorse: serie 10000
- Passività: serie 20000
- Patrimonio netto: serie 30000
- Ricavi: serie 40000
- Spese: serie 50000
Quando progetti i tuoi codici GL, considera quanto segue:
- Livello di dettaglio: determina la granularità delle informazioni di cui hai bisogno. Sebbene i dettagli siano preziosi, troppi possono sopraffare il sistema e gli utenti.
- Codici account secondari: se la carta dei conti prevede sottocategorie oltre le cinque categorie, creare intervalli di codici GL per le sottocategorie. (ad esempio, all'interno del conto "Attività" con codici GL nella serie 10000, creare sottocategorie come 10000-11000 per "attività correnti", 11000-12000 per "immobilizzazioni". Un'ulteriore categorizzazione potrebbe significare che entro 10000-11000 per "attività correnti" ", assegniamo 10000-10300 per "Contabilità clienti", 10300-10600 per "Spese prepagate", 10600-10999 per "Inventario".)
Una volta impostate le categorie, le sottocategorie e i codici GL, hai effettivamente creato il tuo piano dei conti. Ecco un frammento di come potrebbe apparire un piano dei conti.
ID | Nome | ID | Nome | Tipologia | Lato |
---|---|---|---|---|---|
1010 | Vendite – Elettronica di consumo | 10 | Vendite | Reddito | Cr |
1020 | Vendite – Elettrodomestici | 10 | Vendite | Reddito | Cr |
1030 | Vendite – Attrezzature per ufficio | 10 | Vendite | Reddito | Cr |
1040 | Vendite – Dispositivi mobili | 10 | Vendite | Reddito | Cr |
1050 | Vendite – Soluzioni IT | 10 | Vendite | Reddito | Cr |
1060 | Vendite – Tecnologia indossabile | 10 | Vendite | Reddito | Cr |
1070 | Vendite – Soluzioni software | 11 | Vendite | Reddito | Cr |
1080 | Vendite – Contratti di servizio | 10 | Vendite | Reddito | Cr |
1090 | Vendite – Supporto tecnico | 10 | Vendite | Reddito | Cr |
2000 | Interesse ricevuto | 15 | Interesse | Reddito | Cr |
2010 | Reddito di consulenza | 16 | Servizi | Reddito | Cr |
2020 | Entrate varie | 17 | Altri proventi | Reddito | Cr |
2030 | Reddito da dividendi | 17 | Altri proventi | Reddito | Cr |
2040 | Guadagno sulla vendita dell'investimento | 17 | Altri proventi | Reddito | Cr |
3000 | COGS – Elettronica di consumo | 20 | Costo delle vendite | Costo delle merci | Dr |
3010 | COGS – Elettrodomestici | 20 | Costo delle vendite | Costo delle merci | Dr |
3020 | COGS – Attrezzature per ufficio | 20 | Costo delle vendite | Costo delle merci | Dr |
3030 | COGS – Dispositivi mobili | 20 | Costo delle vendite | Costo delle merci | Dr |
3040 | COGS – Soluzioni IT | 20 | Costo delle vendite | Costo delle merci | Dr |
3050 | COGS – Tecnologia indossabile | 20 | Costo delle vendite | Costo delle merci | Dr |
3060 | COGS – Soluzioni software | 21 | Costi diretti | Costo delle merci | Dr |
3070 | COGS – Contratti di servizio | 20 | Costo delle vendite | Costo delle merci | Dr |
3080 | COGS – Supporto tecnico | 20 | Costo delle vendite | Costo delle merci | Dr |
4000 | Retribuzioni – Personale di produzione | 22 | Salari | Altri costi | Dr |
4010 | Salari – Team di vendita | 22 | Salari | Altri costi | Dr |
4020 | Retribuzioni – Personale amministrativo | 22 | Salari | Altri costi | Dr |
4030 | Salari – Ricerca e Sviluppo | 22 | Salari | Altri costi | Dr |
4040 | Stipendi – Personale di supporto IT | 22 | Salari | Altri costi | Dr |
4050 | Salari – Stipendi dei dirigenti | 22 | Salari | Altri costi | Dr |
Ora che comprendiamo il piano dei conti, esploriamo come utilizzare il sistema per popolare la contabilità generale e registrarvi le transazioni man mano che si verificano.
Contabilità a doppia entrata
Ogni transazione registrata nella contabilità generale viene registrata come debito o come credito, in base al sistema di contabilità in partita doppia. Questo sistema garantisce che per ogni transazione venga effettuata una registrazione corrispondente e contraria su un altro conto, mantenendo l'equilibrio dell'equazione contabile.
💡
Consideriamo un piccolo bar che acquista una nuova macchina per caffè espresso per $ 1,000. Nella contabilità generale, questa transazione influisce su due conti: il bar aumenta il suo conto "Attrezzature" (Risorsa) di $ 1,000 (debito) e diminuisce il suo conto "Contanti" (Risorsa) di $ 1,000 (credito). Ciò mantiene l’equazione contabile equilibrata, poiché l’aumento delle attrezzature è controbilanciato da una diminuzione delle liquidità. È un esempio pratico di come ogni transazione commerciale viene registrata nella contabilità generale per riflettere accuratamente il vero stato finanziario dell'azienda.
Debiti e crediti influenzano i conti in modo diverso; ad esempio, i debiti aumentano le attività e le spese ma diminuiscono le passività e il patrimonio netto, mentre i crediti hanno l’effetto opposto. Questo metodo di registrazione delle transazioni garantisce l'accuratezza e l'integrità delle informazioni finanziarie, fornendo una visione chiara ed equilibrata della situazione finanziaria della società.
Esempio di contabilità generale
Di seguito è riportato un esempio di un sistema contabile con una contabilità generale per un conto fittizio, ABCDEFGH Software.
- La sezione più a sinistra nell'esempio precedente è la durata della transazione.
- Alla sua destra c'è il numero di accesso al giornale correlato alla transazione, che include una quantità identificativa correlata alla transazione.
- La spiegazione della transazione è nella colonna seguente. Afferma il motivo della transazione. In questo caso, una determinata transazione riguarda un pagamento in denaro da un conto cliente al software ABCDEFGH. Poiché il conto in denaro sta ottenendo entrate, la sezione di addebito mostrerà un guadagno e visualizzerà un importo per l'importo. In questo caso, sono $ 10,000.
- Per questa transazione, la sezione credito rimarrà intatta per questo conto. Tuttavia, una voce distinta nel registro dei crediti della società indicherà una detrazione del credito per lo stesso importo, poiché ABCDEFGH Software non ha più tale quota da ricevere nei confronti del suo cliente.
Per mantenere la discrepanza netta zero dell'equazione contabile, un conto patrimoniale deve aumentare mentre un altro si riduce della stessa quantità. Il saldo recente per il conto in contanti, dopo la variazione netta della transazione, verrà quindi riflesso nella categoria saldo.
Registrazione delle transazioni
Il regno della contabilità GL è gestito da debiti e crediti. Debiti e crediti creano il mondo di un libro che gira. È necessario documentare debiti e crediti per ogni transazione.
Segui le tre leggi d'oro della contabilità mentre registri le transazioni:
1. Addebitare il destinatario e accreditare il donatore
La legge dell'addebito al ricevente e dell'accredito al donatore arriva in fiera con resoconti personali. Un conto personale è un libro mastro generale relativo a persone o istituzioni. Se ottieni qualcosa, addebita il conto. Se fornisci qualcosa, accredita il conto.
Supponiamo che tu acquisti $ 1,000 di merci dalla Società XYZ nelle tue edizioni, devi addebitare il tuo Conto di acquisto e accreditare la Società XYZ. Poiché il fornitore, la società XYZ, sta fornendo merci, è necessario accreditare la società XYZ. Quindi, devi addebitare il destinatario, che è il tuo Account di acquisto.
Data |
Il mio account |
Addebito |
Credito |
XX/XX/XXXX |
Conto d'acquisto |
1000 |
|
È possibile pagare per questi account |
1000 |
2. Addebitare ciò che arriva e accreditare ciò che tribunali
Per i conti effettivi, usa questa regola d'oro. I conti reali sono anche detti conti durevoli. I conti reali non chiudono a fine anno. Piuttosto, le loro proporzioni vengono riportate al periodo contabile successivo. Si dice che un conto reale sia un conto patrimoniale, un conto patrimoniale o un conto passivo. I conti reali comprendono anche conti di controattività, patrimonio netto e passività. Con un conto reale, ogni volta che qualcosa arriva nella tua azienda (ad esempio un bene), addebita il conto. Inoltre, quando qualcosa esce dalla tua azienda, accredita il conto.
Supponiamo che tu abbia acquistato mobili per $ 2,500 in denaro. Addebita il tuo Conto Mobili (ciò che arriva) e accredita il tuo Conto Denaro (ciò che esce).
Data |
Il mio account |
Addebito |
Credito |
XX/XX/XXXX |
Conto Mobili |
2500 |
|
Conto in contanti |
2500 |
3. Spese e perdite di debito, entrate e utili di credito
La regola d’oro definitiva dei patti contabili con conti nominali. Si dice che un conto nominale sia un conto che chiudi alla fine di ogni durata contabile. I conti nominali sono anche chiamati conti temporanei. I conti nominali o temporanei comprendono i conti delle entrate, dei guadagni, delle spese e delle perdite. Nei conti nominali, addebita il conto se la tua azienda ha una perdita o una spesa. Accredita il tuo conto se la tua azienda ha bisogno di documentare entrate o guadagni.
Diciamo che acquisti $ 3,000 di materie prime dalla società ABC. Per documentare la transazione, devi addebitare la spesa (acquisto di $ 3,000) e accreditare le entrate.
Data |
Il mio account |
Addebito |
Credito |
XX/XX/XXXX |
Conto d'acquisto |
3000 |
|
Conto in contanti |
3000 |
Diciamo che vendi $ 1,700 di materie prime alla società ABC. Dovresti accreditare le entrate nel tuo account di vendita e addebitare le spese.
Data |
Il mio account |
Addebito |
Credito |
XX/XX/XXXX |
Conto in contanti |
1700 |
|
Conto vendita |
1700 |
Perché è importante la contabilità generale?
La contabilità generale è un registro dettagliato di tutte le transazioni monetarie rettificate per la vita della tua azienda.
La frase "tenere i libri contabili" implica la conservazione di una contabilità generale, la principale registrazione contabile per la tua azienda se utilizzi la contabilità in partita doppia. È lo strumento fondamentale che ti consente di tenere traccia di tutte le transazioni e di formarle in sottocategorie in modo che il tuo commercialista possa individuare un registro riepilogativo e completo delle finanze della tua azienda in un'unica area.
La contabilità generale svolge un ruolo cruciale nelle operazioni finanziarie della tua azienda, fungendo da archivio completo. Consideralo come un hub centrale che contiene tutte le informazioni finanziarie necessarie per preparare il bilancio della tua azienda. Si basa su documenti fondamentali, con almeno una voce di giornale corrispondente a ciascuna transazione finanziaria. Questi documenti fondamentali potrebbero essere fatture o assegni annullati, che servono come prova delle transazioni registrate.
Ecco sei giustificazioni per cui la contabilità generale è così importante per la tua azienda:
- Domanda di prestito: I prestatori chiederanno costantemente una combinazione di record monetari se la tua azienda riguarda un prestito. La tua contabilità generale può consentirti di individuare e identificare istantaneamente tutti i dati di cui hai bisogno.
- Bilanciare i tuoi libri: Una contabilità generale consente di completare un bilancio di verifica. Ciò ti consente di pareggiare i conti.
- Pronti per un audit: Se uno viene verificato dall'IRS (Internal Revenue Service), sarà semplice formulare l'audit poiché i tuoi record monetari sono tutti in un unico punto.
- Intercettazione di una frode: Ti consente di inserire più facilmente frodi o qualsiasi altro problema con i tuoi libri poiché è semplice da esaminare e comprendere.
- Comunicazione interna ed esterna: La contabilità generale conserva tutti i dati essenziali per produrre i tuoi rendiconti monetari sia per uso gestionale, o interno, sia per uso esterno, o investitore o consumatore.
- Conformità fiscale e vantaggi: Il GL garantisce che ogni centesimo delle entrate e delle uscite venga contabilizzato, rendendo la dichiarazione dei redditi meno problematica. Inoltre, può aiutare a identificare potenziali detrazioni e crediti fiscali, assicurandoti di non lasciare soldi sul tavolo. Nel mondo degli affari, dove ogni dollaro conta, questi benefici fiscali possono fare una differenza significativa in termini di profitti.
Contabilità generale vs Giornale generale
Il giornale generale, spesso indicato come il libro delle registrazioni originali, funge da passaggio principale nel processo contabile. Ogni transazione viene registrata in ordine cronologico, fornendo una narrazione dettagliata di ogni attività finanziaria. Ciò rende il diario generale una risorsa cruciale per chiunque cerchi informazioni su voci specifiche. Ecco come appaiono le voci del diario generale:
Data | Particolari | LF | Debito ($) | Credito ($) |
---|---|---|---|---|
02/01/24 | Forniture per ufficio – Marchio XYZ, account n. 123456 | 101 | 150.00 | |
02/02/24 | Entrate da servizi – Servizi contrattati, conto n. 789012 | 102 | 300.00 | |
02/03/24 | Spese di affitto – Spazio ufficio, conto n. 345678 | 103 | 800.00 | |
02/04/24 | Prestito bancario – ABC Bank, prestito n. 987654 | 104 | 5000.00 |
Al contrario, la contabilità generale, o libro mastro, è la spina dorsale del sistema contabile. È qui che avviene la contabilità in partita doppia, in cui ogni transazione interessa due conti: uno di debito e uno di credito. La contabilità generale consolida i dati di varie riviste in conti pertinenti, semplificando la preparazione dei rendiconti finanziari e la valutazione della salute finanziaria di un'azienda. Ecco come appaiono le voci della contabilità generale:
Data | Codice GL | Categoria | sottocategoria | Riferimento | Debito ($) | Credito ($) | Saldo corrente ($) |
---|---|---|---|---|---|---|---|
02/01/24 | 10011 | Attività | Attrezzature da ufficio | INV-001 | 150.00 | 150.00 | |
02/02/24 | 40201 | Reddito | Entrate dei servizi | SRV-002 | 300.00 | 150.00 | |
02/03/24 | 50101 | Spese e commissioni | Spese operative | AFFITTO-003 | 800.00 | 650.00 | |
02/04/24 | 20001 | passivo | Prestiti pagabili | PRESTITO-004 | 5000.00 | 5650.00 |
Le differenze chiave sono:
- Funzionalità: Il giornale generale è il punto di partenza per tutte le transazioni, con ciascuna transazione registrata in forma cronologica descrittiva per garantire chiarezza e facilità di lettura. La contabilità generale, tuttavia, è il luogo in cui queste transazioni vengono riepilogate in conti strutturati non descrittivi, facilitando il processo di preparazione del rendiconto finanziario.
- Contabilità a doppia entrata: Mentre il diario registra le transazioni in ordine cronologico senza la necessità di bilanciare debiti e crediti per ciascuna voce, il libro mastro è il luogo in cui entra in gioco la contabilità a partita doppia, che richiede che ogni debito abbia un credito corrispondente.
- Scopo e utilizzo: Il diario viene utilizzato per registrare la narrazione dettagliata di ogni transazione, fungendo da riferimento completo. Lo scopo del registro è quello di aggregare queste informazioni, rendendo più semplice l'analisi e l'interpretazione dei dati finanziari su larga scala.
Come implementare una contabilità generale per la tua azienda
Il primo passo nella scelta del giusto sistema di contabilità generale è una valutazione approfondita delle dimensioni e della complessità della tua azienda. Che tu gestisca una piccola impresa locale o una multinazionale, il volume delle transazioni e la complessità operativa influenzeranno in modo significativo i requisiti del tuo sistema. Un sistema troppo semplice potrebbe non gestire la complessità, mentre un sistema eccessivamente sofisticato potrebbe sovraccaricare e rallentare i processi. È fondamentale trovare il giusto equilibrio, garantendo che il sistema sia in linea con le dimensioni e le esigenze operative della tua azienda.
Con questo in mente, puoi esplorare e trovare il software di contabilità generale giusto per te in base alle funzionalità di cui hai bisogno. L'elenco di controllo riportato di seguito copre un ampio spettro di funzionalità che le aziende dovrebbero considerare quando valutano i sistemi di contabilità generale.
Funzionalità contabili principali
- Piano dei conti: Conti personalizzabili per la registrazione delle transazioni.
- Journal Entries: Funzionalità di immissione manuale e automatica.
- Bilancio Di Esercizio: Generazione di stati patrimoniali, conti economici e rendiconti finanziari.
- Riconciliazione bancaria: Strumenti per abbinare le transazioni bancarie alle voci GL.
- Contabilità fornitori (AP): Gestione fatture e pagamenti ai fornitori.
- Contabilità clienti (AR): Monitoraggio delle fatture e delle ricevute dei clienti.
Conformità e reporting
- Audit trail: registrazioni delle modifiche ai dati per trasparenza e conformità.
- Gestione fiscale: Supporto per varie aliquote fiscali e giurisdizioni.
- Supporto multi-valuta: Gestione delle transazioni in più valute.
- Conformità normativa: Caratteristiche per garantire il rispetto delle normative finanziarie.
Scalabilità e flessibilità
- Struttura modulare: Moduli aggiuntivi per funzionalità aggiuntive.
- Opzioni di personalizzazione: Capacità di adattare il sistema alle esigenze aziendali specifiche.
- Gestione degli accessi degli utenti: controllo sulle autorizzazioni utente e sui livelli di accesso.
- Scalabilità: Capacità di gestire la crescita del volume e della complessità delle transazioni.
Integrazione e gestione dei dati
- Integrazioni di terze parti: Compatibilità con altri software aziendali (CRM, ERP, ecc.).
- Importazione / esportazione dei dati: strumenti per spostare i dati da e verso il sistema.
- Document Management: Archiviazione e recupero di documenti finanziari.
- Backup e ripristino: Meccanismi per il backup e il ripristino dei dati.
Funzioni avanzate
- Budgeting e previsioni: Strumenti per stabilire obiettivi finanziari e prevedere i risultati.
- Contabilità del progetto: Monitoraggio dei dati finanziari per progetti specifici.
- Gestione magazzino: Supervisione dei livelli delle scorte, degli ordini e delle vendite.
- Gestione delle immobilizzazioni: Tracciabilità dei beni aziendali e degli ammortamenti.
Esperienza utente e accessibilità
- Dashboard e analisi: Rappresentazioni visive dei dati finanziari per approfondimenti.
- Mobile Access: Possibilità di accedere al sistema GL tramite dispositivi mobili.
- Interfaccia utente: Facilità d'uso e navigazione intuitiva.
- Rapporti personalizzati: Strumenti per creare e personalizzare report finanziari.
Sicurezza e affidabilità
- Sicurezza dei dati : Crittografia e archiviazione sicura dei dati.
- Autenticazione utente: processi di accesso sicuri.
- Uptime Garanzie: Impegno per la disponibilità del sistema.
- Supporto e manutenzione: accesso all'assistenza clienti e agli aggiornamenti di sistema.
Costi e investimenti
- Costi iniziali di installazione: Spese legate alla realizzazione del sistema.
- Commissioni di abbonamento: Costi correnti per l'utilizzo del software.
- Costi di personalizzazione: Spese per ulteriori personalizzazioni.
- Formazione e implementazione: Costi per la formazione del personale e l'implementazione del sistema.
Dai un'occhiata alle risorse seguenti per confrontare i migliori software di contabilità generale sul mercato in questo momento:
Per le piccole e medie imprese:
- Il miglior software di contabilità per le piccole imprese nel 2024.
- QuickBooks online è spesso evidenziata come la migliore opzione complessiva, apprezzata per la sua scalabilità, il set completo di funzionalità e il forte supporto clienti. È adatto a un'ampia gamma di piccole imprese.
- Wave è riconosciuto per il suo valore, offrendo gratuitamente un ampio set di funzionalità di base, che lo rendono ideale per startup e imprese molto piccole con esigenze contabili semplici.
- Freshbooks si distingue per le piccole imprese basate sui servizi, offrendo forti funzionalità di contabilità di progetto, eccellente supporto clienti e facilità d'uso.
- Libri Zoho offre ottime funzionalità di contabilità mobile ed è consigliato per le aziende che danno priorità all'accessibilità e all'integrazione con altre app Zoho.
Per le imprese:
Il miglior software di contabilità per le aziende
Per le aziende più grandi, sarebbe utile esaminare opzioni che offrono funzionalità avanzate, come Oracle NetSuite e Sage. Queste soluzioni in genere supportano una gamma più ampia di processi aziendali oltre la contabilità, come ERP, CRM ed e-commerce.
Esigenze specifiche del settore:
La scelta del software di contabilità può dipendere anche dalle esigenze specifiche del settore. Per esempio,
- FreshBooks è consigliato per le aziende basate sui servizi grazie alle sue funzionalità di gestione dei progetti e di monitoraggio del tempo.
- Le aziende del settore della vendita al dettaglio o della produzione potrebbero cercare software con potenti funzionalità di gestione dell'inventario, come QuickBooks Online o Zoho Books.
- MARG ERP 9+ Contabilità soddisfa i requisiti specifici delle aziende sanitarie con funzionalità di fatturazione, gestione dell'inventario, rendicontazione finanziaria, gestione dell'inventario delle farmacie e monitoraggio delle cartelle cliniche dei pazienti.
- Q7 è stato creato appositamente per il settore degli autotrasporti, Q7 offre una suite completa di strumenti contabili tra cui buste paga, contabilità generale, contabilità clienti e contabilità fornitori. È noto per la sua potente funzionalità di gestione degli ordini, che include uno strumento di quotazione per tracciare e convertire le quotazioni in ordini.
- Software di costruzione di prima qualità (precedentemente Jonas Premier) è ideale per le grandi aziende del settore edile grazie alle sue funzionalità di gestione dei progetti e aggiornamenti sui costi in tempo reale. Tuttavia, i suoi prezzi potrebbero essere impegnativi per le piccole imprese o le startup. Allo stesso tempo, Saggio 100 appaltatore è la soluzione migliore per le microimprese edili, poiché offre scalabilità, strumenti digitali per contabilità generale, contabilità clienti e fornitori e supporto completo per buste paga e monitoraggio dei tempi. È noto per il suo prezzo più conveniente e la funzionalità specifica per la costruzione.
In conclusione, valutare il miglior software di contabilità generale implica
- considerazione della vostra scala finanziaria,
- garantire che le funzionalità richieste siano presenti e
- assicurandoti che il software sia compatibile con i processi operativi e i requisiti di conformità del tuo settore specifico.
💡
Demo, prove e revisioni svolgono un ruolo cruciale in questo processo decisionale, fornendo approfondimenti ed esperienza pratica con il software prima di prendere un impegno.
Automatizza la tua contabilità generale
La contabilità generale è la spina dorsale dei registri finanziari della tua azienda. È il repository centralizzato di tutti i dati finanziari, inclusi attività, passività, patrimonio netto, entrate e spese. Gestirlo manualmente, soprattutto in un registro digitale, non solo richiede molto tempo ma è anche soggetto a errori umani. Man mano che le aziende crescono, il volume delle transazioni aumenta in modo esponenziale, rendendo la gestione manuale una pratica insostenibile.
Le carenze sono le seguenti:
- Inserimento dati che richiede tempo: L'inserimento manuale non è solo lento; è un drenaggio di risorse, che allontana il personale da attività a maggior valore aggiunto.
- Transazioni soggette a errori: Il fattore umano introduce un margine di errore nell’immissione dei dati, portando a discrepanze che possono riversarsi a cascata nel reporting finanziario.
- Flussi di lavoro di approvazione inefficienti: I processi tradizionali spesso implicano lunghe catene di approvazione che ritardano i pagamenti e complicano la gestione del flusso di cassa.
- Processo complicato di chiusura dei libri: Il processo di chiusura dei libri può essere laborioso e complesso e spesso richiede un'ampia riconciliazione e aggiustamento manuale.
Oggi i software di automazione della contabilità alleviano queste sfide impiegando l’intelligenza artificiale e l’automazione del flusso di lavoro. Questi software di automazione possono funzionare con altri sistemi contabili; molti sistemi dispongono di varie opzioni di integrazione, come API o middleware, per garantire un trasferimento dati senza interruzioni tra i diversi sistemi. In questo modo, il software di automazione può recuperare dati come fatture e ordini di acquisto da altri sistemi contabili, elaborarli e quindi aggiornare le informazioni nella piattaforma contabile esterna.
Con l'integrazione, le aziende possono sfruttare le funzionalità del software di automazione contabile, pur utilizzando il software di contabilità con cui si sentono a proprio agio. Il software di automazione contabile di Nanonets, ad esempio, può essere integrato con altri sistemi contabili, come QuickBooks e Sage.
Vediamo come l'automazione allevia le sfide legate alla gestione manuale della contabilità generale.
Raccolta automatizzata delle fatture
Immagina un mondo in cui tutte le attività di raccolta di fatture e ricevute convergono armoniosamente in un unico hub centrale. Dirai addio ai giorni in cui vagliavi e-mail, unità condivise, portali di fornitori e database obsoleti. Accogli invece una destinazione semplificata in cui ogni fattura, indipendentemente dalla sua origine, viene riscossa automaticamente.
Inserimento dati automatizzato
L'immissione dei dati è spesso la rovina dell'efficienza, ma non deve esserlo necessariamente. Il software di automazione della contabilità oggi mette in campo l'estrazione dei dati basata sull'intelligenza artificiale che vanta un impressionante tasso di precisione superiore al 99%. Ciò significa che fatture, ricevute e ordini di acquisto vengono letti ed elaborati senza lo scrupoloso sforzo dell'inserimento manuale. Le ore o addirittura i giorni di lavoro che questo potrebbe far risparmiare al tuo team sono inestimabili. È il tipo di cambiamento che spinge il tuo team a venire al lavoro la mattina, sapendo di potersi concentrare su attività che richiedono veramente la loro esperienza.
Esportazione e codifica automatizzata dei dati della contabilità generale
I dati estratti vengono esportati senza problemi nella contabilità generale del tuo software di contabilità in tempo reale. Inoltre, la codifica di queste voci GL esportate può essere estremamente noiosa e soggetta a errori. Tecniche di intelligenza artificiale avanzate come PNL e LLM sono qui per affrontare il lavoro duro. Automatizzando la codifica GL insieme all'esportazione dei dati, il tuo dipartimento può lavorare in modo più intelligente, non più difficile, e garantire che le competenze del team vengano utilizzate dove sono più necessarie.
Migliorare la precisione con la verifica automatizzata
La magia della corrispondenza automatizzata a 3 vie non può essere sopravvalutata. L'integrazione di fatture, ordini di acquisto e note di consegna riduce sia il tempo impiegato che il rischio di errori: non sarà più necessario cercare discrepanze o inviare innumerevoli e-mail di follow-up. Questo sistema gestisce il processo di verifica con tale precisione che sembra di avere un paio di occhi infallibili in più.
Semplificare i processi con approvazioni facili
L'automazione del flusso di lavoro fa sì che le approvazioni non costituiscano più un collo di bottiglia. Diventano flessibili e vivono dove vive la tua organizzazione, che si tratti di posta elettronica, Slack o Teams. Ciò elimina la necessità di telefonate disturbanti e della fin troppo familiare raffica di promemoria. Il tuo processo di approvazione diventa agile quanto il tuo team, adattandosi perfettamente al flusso delle tue operazioni quotidiane.
Padroneggiare le finanze con la riconciliazione automatica
Infine, parliamo di chiudere i libri. La riconciliazione automatica trasforma questo compito spesso arduo, abbinando le transazioni bancarie alle voci del registro in una frazione del tempo necessario. Ciò che una volta richiedeva giorni, ora può essere fatto in pochi minuti. Immagina di chiudere i tuoi libri mensili con tale velocità e precisione da poter quasi sentire il sospiro di sollievo collettivo del tuo team.
Nanonet per GL Automation
L'integrazione di Nanonets nella tua attuale contabilità generale può rivoluzionare il modo in cui gestisci i tuoi processi GL. Sfruttando la potenza dei Nanonets, puoi automatizzare senza problemi la raccolta delle fatture, l'immissione dei dati, l'esportazione dei dati, la codifica, la verifica, le approvazioni e la riconciliazione. Ciò non solo fa risparmiare tempo, ma riduce anche significativamente il margine di errore, garantendo che i dati finanziari siano accurati e aggiornati.
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Storie dei clienti
Dalle piccole imprese alle multinazionali, queste storie mostrano l'impatto trasformativo dell'automazione contabile con Nanonets in tutti i settori.
SaltPay: semplificazione della gestione dei fornitori con l'integrazione SAP
Settore: Servizi di pagamento e software
Sede: Londra, Inghilterra
La sfida SaltPay ha dovuto affrontare l'arduo compito di gestire manualmente migliaia di fatture, cosa poco pratica e inefficiente per la gestione della loro vasta rete di fornitori.
Soluzione: Nanonets è intervenuto con il suo strumento basato sull'intelligenza artificiale per l'estrazione dei dati delle fatture, integrandosi perfettamente con SAP. Questa integrazione non solo ha migliorato la precisione dei dati, ma ha anche migliorato significativamente l’efficienza del processo.
risultati: L'implementazione ha portato a una riduzione del 99% dello sforzo manuale, consentendo a SaltPay di gestire in modo efficiente oltre 100,000 fornitori. Questo drastico miglioramento ha portato anche a un aumento significativo della produttività e delle capacità di automazione.
Tapi: automatizzazione della fatturazione della manutenzione della proprietà
Settore: Software per la manutenzione della proprietà
Sede: Wellington, Nuova Zelanda
La sfida Con oltre 100,000 fatture mensili, Tapi necessitava di una soluzione scalabile ed efficiente per la gestione delle fatture nella manutenzione immobiliare.
Soluzione: Utilizzando lo strumento AI di Nanonets, Tapi ha automatizzato l'estrazione dei dati delle fatture, facilitando una rapida integrazione con i sistemi esistenti che potrebbero essere gestiti da personale non tecnico.
risultati: Il tempo di elaborazione è stato ridotto da 6 ore a soli 12 secondi per fattura, oltre a un risparmio sui costi di fatturazione del 70% e a una precisione di automazione del 94%.
Ricchezza dei partner Pro: automatizzazione dell'immissione dei dati contabili in Quickbooks
Settore: Gestione patrimoniale e contabilità
Sede: Columbia, Missouri
La sfida Pro Partners Wealth ha cercato di migliorare l'accuratezza e l'efficienza dell'immissione dei dati per la fatturazione, poiché gli strumenti di automazione esistenti non erano all'altezza.
Soluzione: Nanonets ha offerto una soluzione su misura con precise funzionalità di estrazione dei dati e integrazione con QuickBooks, consentendo una fatturazione semplificata e una convalida automatizzata dei dati.
risultati: La precisione dell'estrazione dei dati ha superato il 95%, con un risparmio di tempo del 40% rispetto agli strumenti OCR tradizionali e una percentuale di elaborazione diretta di oltre l'80%, riducendo al minimo la necessità di intervento manuale.
Augeo: miglioramento dell'automazione della contabilità fornitori su Salesforce
Settore: Servizi di contabilità e consulenza
Sede: Stati Uniti
La sfida Augeo aveva bisogno di una soluzione efficiente per la contabilità fornitori che potesse integrarsi perfettamente con Salesforce, per gestire migliaia di fatture mensili senza il pesante fardello dell'elaborazione manuale.
Soluzione: Nanonets ha fornito una piattaforma basata sull'intelligenza artificiale su misura per l'elaborazione automatizzata delle fatture, facilitando una facile integrazione con Salesforce per una gestione efficiente dei dati.
risultati: La soluzione ha ridotto il tempo di elaborazione delle fatture da 4 ore a 30 minuti al giorno, ha ottenuto una riduzione dell'88% del tempo di immissione manuale dei dati ed ha elaborato 36,000 fatture all'anno con maggiore precisione ed efficienza.
Queste storie di clienti illustrano l'ampia applicabilità e i vantaggi significativi dell'automazione contabile con Nanonets. Sfruttando strumenti basati sull’intelligenza artificiale e integrazioni perfette, le aziende non solo stanno ottimizzando i propri processi GL, ma stanno anche aprendo la strada a una più ampia eccellenza operativa. Il percorso di queste organizzazioni sottolinea il potenziale dell’automazione contabile nel rivoluzionare le operazioni finanziarie, favorendo l’efficienza, l’accuratezza e la crescita in tutti i settori.
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