Come classificare le spese aziendali?

Gli imprenditori intelligenti sanno che il diavolo è nei dettagli, in particolare quando si tratta di chiarezza finanziaria. Al centro di tale chiarezza c’è il passaggio strategico di categorizzazione delle spese aziendali. Ciò significa suddividere meticolosamente ogni dollaro speso in contenitori chiaramente definiti, consentendo una visione a volo d'uccello di dove fluiscono i fondi. In questo blog, approfondiremo perché e come classificare le spese aziendali.

Perché classificare le spese aziendali?

Quando si tratta di gestire le finanze della tua azienda, uno dei passaggi fondamentali che puoi compiere è classificare le tue spese. Ciò comporta lo sviluppo di un elenco completo delle categorie di spesa aziendale più diffuse, garantendo che ogni transazione effettuata dalla tua azienda sia assegnata ordinatamente al posto che le spetta. Perché è importante, potresti chiedere? La risposta sta nella moltitudine di vantaggi che questa pratica offre.

In primo luogo, classificare le spese è fondamentale per mantenere la coerenza organizzativa all’interno della tua azienda. Semplifica il processo di monitoraggio dei deflussi finanziari, rendendo più facile per te vedere dove vanno i tuoi soldi. Questa chiarezza ha un valore inestimabile non solo per la gestione quotidiana ma anche per scopi di budget strategico. Avendo una visione chiara dei tuoi modelli di spesa, puoi prendere decisioni informate su dove allocare le risorse per una crescita ottimale.

Inoltre, capire quali spese rientrano in quali categorie è essenziale quando si tratta di tassare. Alcune spese sono deducibili dalle tasse, il che significa che possono essere sottratte dal reddito imponibile totale, riducendo di fatto l'importo delle tasse dovute. È qui che brilla davvero la magia della categorizzazione. Assegnando diligentemente ciascuna spesa alla categoria corretta, puoi massimizzare le detrazioni, riducendo così il reddito imponibile. Il risultato? Più flusso di cassa che può essere reinvestito nella tua attività, favorendo ulteriore sviluppo ed espansione.

Quindi, la domanda ora è: come si fa a classificare le spese in un modo che non solo mantenga i registri finanziari organizzati ma ottimizzi anche le detrazioni fiscali? Nelle sezioni seguenti, approfondiremo alcune categorie di spese aziendali comuni che dovresti monitorare nel tuo software di contabilità. Esploreremo anche come automatizzare la categorizzazione delle spese utilizzando la tecnologia.

Come classificare le spese?

Immergiamoci nelle sfumature della categorizzazione delle spese aziendali.

1. Crea categorie

Il primo passo per padroneggiare il panorama finanziario della tua azienda è stabilire categorie chiare e complete per le tue spese. Questo compito fondamentale è più di un semplice esercizio di organizzazione; è una mossa strategica per ottenere informazioni utili sulle tue operazioni finanziarie. Ecco le categorie essenziali che ogni piccola impresa dovrebbe considerare:

• Spese operative: Queste sono le spese quotidiane necessarie per il funzionamento della tua attività. Includono l'affitto o il mutuo per il tuo spazio commerciale, le bollette, le forniture per ufficio e i costi associati alla manutenzione dei locali commerciali.
• I costi del personale: Stipendi, stipendi, benefit e imposte sui salari rientrano in questa categoria. È fondamentale tenere d'occhio queste spese poiché spesso rappresentano una parte significativa delle spese totali.
• Tecnologia e software: Nell'era digitale di oggi, investire in tecnologia e software è indispensabile. Questa categoria copre le spese relative ad abbonamenti software, acquisti hardware, manutenzione e servizi di supporto IT.
• Marketing e pubblicità: tutti i costi associati alla promozione della tua attività, come pubblicità, materiali di marketing e campagne di marketing digitale, sono inclusi qui. Un marketing efficace è vitale per la crescita, rendendo essenziale monitorare attentamente queste spese.
• Viaggi e intrattenimento: Per molte aziende sono necessari incontri con i clienti, partecipazione a eventi di settore e altre attività legate ai viaggi. Questa categoria cattura tutti i costi relativi ai viaggi d'affari e all'intrattenimento dei clienti.
• Onorari professionali: L'outsourcing di servizi professionali come consulenza legale, contabilità e consulenza può essere fondamentale per il successo aziendale. Tieni traccia di queste spese per assicurarti di ottenere un buon ritorno sul tuo investimento.
• Assicurazione: Un'adeguata copertura assicurativa non è negoziabile per proteggere la tua attività. Questa categoria comprende i premi per l'assicurazione di responsabilità civile, l'assicurazione sulla proprietà e qualsiasi altra polizza assicurativa aziendale.
• Tasse e licenze: le tasse, siano esse imposte sul reddito, sulle vendite o sulla proprietà, e qualsiasi commissione relativa a licenze o permessi commerciali, dovrebbero essere meticolosamente registrate in questa categoria.
• Ricerca e sviluppo (R&S): Per le imprese focalizzate sull’innovazione, le spese relative alla ricerca e allo sviluppo del prodotto sono fondamentali per la crescita e la competitività future.

2. Sottocategorie

L'analisi approfondita delle sottocategorie consente un monitoraggio e un'analisi più precisi delle spese, fornendo informazioni più approfondite su dove vanno i tuoi soldi e identificando potenziali aree di risparmio sui costi. Perfezioniamo le categorie sopra menzionate:

• Spese operative
  • Utenze (elettricità, acqua, internet)
  • Affitto o mutuo
  • Manutenzione e riparazioni
  • Forniture e attrezzature per ufficio
• I costi del personale
  • Salari e stipendi
  • Benefit (assicurazione sanitaria, piani pensionistici)
  • Le imposte sui salari
• Tecnologia e software
  • Abbonamenti software
  • Acquisti hardware
  • Servizi di supporto IT
• Marketing e pubblicità
  • Marketing digitale
  • Pubblicità stampata
  • Materiale promozionale
• Viaggi e intrattenimento
  • Trasporti (voli, noleggio auto)
  • Alloggio
  • Pasti e intrattenimento
• Onorari professionali
  • Servizi legali
  • Servizi di contabilità
  • Spese di consulenza
• Assicurazione
  • assicurazione di responsabilità civile
  • Assicurazione sulla proprietà
  • Compensazione dei lavoratori
• Tasse e licenze
  • Tasse sul reddito
  • Tasse sul commercio
  • Licenze e permessi
• Ricerca e sviluppo (R&S)
  • Ricerca di mercato
  • Tasse su brevetti e marchi

3. Tieni traccia delle spese

La pietra angolare di una solida gestione finanziaria è il monitoraggio meticoloso di ogni centesimo che entra ed esce dalla tua attività. Nel mondo digitale di oggi, sfruttare la tecnologia per automatizzare questo processo non è solo una comodità; è una necessità per rimanere competitivi e informati. Ecco come farlo in modo efficace:

• Utilizzare il software di contabilità: Implementa una soluzione software di contabilità affidabile che si adatti alle esigenze della tua azienda. Piattaforme come Nanonets, QuickBooks, Xero o FreshBooks possono automatizzare il monitoraggio delle spese, della fatturazione e delle buste paga, riducendo significativamente il rischio di errore umano e risparmiando tempo.
• Ricevute e fatture digitali: Incoraggiare la tenuta dei registri digitali archiviando scansioni o foto di ricevute e fatture. Questa pratica non solo supporta l'ambiente ma semplifica anche i processi di recupero e controllo.
• Integra conti bancari e carte di credito: Molte soluzioni software di contabilità offrono la possibilità di collegare direttamente i conti bancari e le carte di credito della tua azienda, consentendo il monitoraggio in tempo reale delle spese e una riconciliazione senza interruzioni.
• Categorizza immediatamente le transazioni: Prendi l'abitudine di classificare ogni spesa man mano che si verifica. Ritardare questo compito può portare a imprecisioni e spese trascurate.

4. Revisione regolare

La natura dinamica del business richiede revisioni regolari delle vostre attività finanziarie. Questa pratica aiuta a identificare le tendenze, gestire il flusso di cassa e prendere decisioni informate:

• Recensioni mensili: dedica del tempo ogni mese alla revisione delle spese classificate. Cerca tendenze, come aumenti inaspettati in determinate categorie, e indaga su eventuali anomalie.
• Riunioni finanziarie trimestrali: Oltre alle revisioni individuali, interagisci trimestralmente con il tuo team o con il tuo consulente finanziario per discutere della salute finanziaria dell'azienda. Questi incontri sono cruciali per la pianificazione strategica e gli aggiustamenti.
• Benchmarking: confronta i tuoi rapporti di spesa con gli standard del settore o con attività simili. Questo benchmarking può evidenziare aree di efficienza o di preoccupazione, guidando le future strategie finanziarie.

5. Modifica le categorie secondo necessità

La flessibilità nel tuo approccio alla gestione finanziaria consente alla tua azienda di adattarsi ai cambiamenti e alle sfide impreviste:

• Esigenze aziendali in evoluzione: man mano che la tua azienda cresce o cambia direzione, il tuo sistema di categorizzazione finanziaria potrebbe dover adattarsi. Sii aperto all'aggiunta di nuove categorie o al consolidamento di quelle esistenti per riflettere meglio le tue operazioni attuali.
• Aggiustamenti stagionali: per le aziende con variazioni stagionali, l'adeguamento delle categorie o dei budget per riflettere questi cambiamenti può fornire proiezioni e pianificazioni finanziarie più accurate.
• Tecnologia e cambiamenti del mercato: Rimani al passo con i progressi tecnologici e le tendenze del mercato che potrebbero avere un impatto sulle tue categorie di spesa. Ad esempio, il passaggio al lavoro a distanza potrebbe ridurre la necessità di spazi per uffici ma aumentare le spese per tecnologia e software.

7. Considera le implicazioni fiscali

Comprendere e pianificare le implicazioni fiscali delle spese aziendali è fondamentale. Non tutte le spese sono trattate allo stesso modo dalle leggi fiscali e una corretta categorizzazione può portare a notevoli risparmi fiscali:

• Rimani informato sulle leggi fiscali: le normative fiscali cambiano frequentemente e rimanere informati può aiutarti a massimizzare detrazioni e crediti. Prendi in considerazione la consulenza di un professionista fiscale per garantire la conformità e l'ottimizzazione dei vantaggi fiscali.
• Distinguere tra spese aziendali e personali: Mantieni separate le finanze aziendali e personali per semplificare la preparazione fiscale e supportare le richieste di rimborso delle spese aziendali.
• Documenta tutto: Mantenere un registro meticoloso di tutte le spese, comprese ricevute e fatture. La documentazione è fondamentale per comprovare le detrazioni e può essere preziosa in caso di audit.
• Piano per le detrazioni: Sii proattivo nel capire quali spese sono completamente deducibili, parzialmente deducibili o non deducibili affatto. Questa conoscenza può influenzare le decisioni di spesa e le strategie fiscali durante tutto l’anno.

8. Essere coerente

La coerenza e l'accuratezza nel modo in cui le spese vengono classificate e gestite sono fondamentali per mantenere registri finanziari affidabili:

• Stabilire linee guida chiare: Sviluppare una serie di regole per classificare le spese e garantire che siano seguite in modo coerente. Questa standardizzazione riduce la confusione e gli errori, rendendo l’analisi finanziaria più semplice.
• Aggiorna regolarmente i registri finanziari: prendi una routine per aggiornare e rivedere regolarmente i tuoi documenti finanziari. Aggiornamenti coerenti prevengono i ritardi e facilitano l'individuazione delle tendenze e la risoluzione tempestiva dei problemi.
• Allena la tua squadra: Se altri membri del team sono coinvolti nella gestione finanziaria, assicurati che siano formati e comprendano l'importanza della coerenza nel monitoraggio e nella classificazione delle spese.
• Rivedere e perfezionare i processi: Man mano che la vostra attività si evolve, dovrebbero evolversi anche le vostre pratiche di gestione finanziaria. Rivedi regolarmente l'efficienza e l'accuratezza dei tuoi processi e sii aperto ad apportare modifiche per migliorarli.

Categorie di spesa con benefici fiscali

Comprendere come classificare le spese e le risorse della tua azienda secondo le linee guida dell'IRS è un approccio strategico alla gestione finanziaria che può influire in modo significativo sui tuoi profitti. Una corretta categorizzazione non solo ti prepara per una stagione fiscale più agevole, ma consente anche una pianificazione strategica per la gestione del flusso di cassa. Per le piccole imprese, in particolare, dove il margine di errore è ridotto e il tasso di sopravvivenza è minimo oltre i cinque anni, padroneggiare l’arte del monitoraggio delle spese e sfruttare i vantaggi fiscali è fondamentale.

Una spesa aziendale comprende qualsiasi costo sostenuto nel perseguimento della generazione di ricavi. L’IRS stabilisce che per beneficiare delle detrazioni fiscali, le spese devono essere sia “ordinarie che necessarie”. Questa ampia definizione comprende tutto, dagli stipendi pagati al personale all'affitto del proprio ufficio.

Esploriamo ora in breve le opportunità di detrazioni fiscali. Incorporali nel tuo quadro di gestione delle spese per massimizzare la tua efficienza fiscale.

Spese di marketing e pubblicità: Le spese sostenute per il marketing e la pubblicità della tua attività, compresi i costi per i biglietti da visita, lo sviluppo del sito Web e la pubblicità sui media digitali o tradizionali, sono generalmente deducibili dalle tasse. Questa categoria è ampia e comprende tutto, dalla creazione di materiale pubblicitario alle quote di adesione a reti di imprese o organizzazioni commerciali, a condizione che siano finalizzate a promuovere la tua attività.

Spese per veicoli e viaggi: Per gli imprenditori che utilizzano veicoli personali per scopi aziendali, l'IRS consente detrazioni per una parte delle spese relative a leasing, assicurazione, riparazioni, carburante e affitto del garage. Hai la possibilità di utilizzare la tariffa chilometrica standard o di calcolare le spese effettive in base alla percentuale di utilizzo aziendale del veicolo. Inoltre, sono deducibili anche le spese di viaggio d’affari, inclusi trasporto, alloggio e pasti (con alcune limitazioni), sottolineando la necessità che queste siano direttamente correlate all’attività.

Premi assicurativi: i costi assicurativi per proteggere la tua azienda, inclusi responsabilità, proprietà, compensazione del lavoratore e premi dell'assicurazione sanitaria, sono spesso completamente deducibili. Ciò può estendersi a una gamma di coperture specifiche pertinenti alle attività aziendali e ai benefici per i dipendenti​​​​.

Retribuzioni e benefici per i dipendenti: Stipendi, stipendi, bonus e altre forme di compensazione per i dipendenti sono spese deducibili. Ciò include le imposte sui salari e i benefici come l'assicurazione sanitaria, i contributi al piano pensionistico e l'assistenza all'istruzione, a condizione che siano a beneficio dei dipendenti e soddisfino determinati criteri.

Servizi professionali: È possibile detrarre le spese pagate per servizi legali, contabili, di consulenza e informatici necessari e ordinari per l'attività aziendale. Ciò aiuta le aziende a sfruttare le competenze esterne senza sostenere l’intero onere finanziario.

Pasti di lavoro: Fare rete o discutere di affari durante un pasto? Il 100% di questi costi sono deducibili. Tuttavia, se fornisci pasti ai dipendenti a determinate condizioni, come lavorare fino a tardi o feste in ufficio, stai considerando una detrazione del XNUMX%.

Attrezzature e software: l'acquisto o il leasing di attrezzature aziendali, siano essi macchinari, veicoli, mobili per ufficio e software, può offrire detrazioni. Il trattamento specifico può dipendere dalla natura del bene e dall'utilizzo all'interno della tua azienda​​. L'IRS consente l'ammortamento delle apparecchiature durante la loro vita utile o, in alcuni casi, una cancellazione immediata del 100% per gli articoli inferiori a una determinata soglia.

Utenze e spese d'ufficio: Le spese aziendali regolari come le utenze (elettricità, acqua, Internet) e l'affitto o gli interessi ipotecari per la proprietà aziendale sono completamente deducibili. Ciò si estende a qualsiasi manutenzione e riparazione necessaria per mantenere operativi i locali aziendali.

Affitta: Il costo dell'affitto del tuo spazio commerciale è deducibile. Se la tua attività richiede anche il noleggio di attrezzature, tali spese si uniscono all'elenco delle detrazioni.

Contributi di beneficenza: Impegnarsi nella filantropia può produrre vantaggi fiscali in determinate condizioni, aggiungendo un livello di responsabilità fiscale agli sforzi di responsabilità sociale delle imprese.

Spese per cure non autosufficienti: una parte dell'importo pagato per l'assistenza ai figli o alle persone a carico può essere deducibile, offrendo così un sollievo agli imprenditori che conciliano famiglia e impresa.

Contributi pensionistici: Investire nel futuro vostro e dei vostri dipendenti attraverso piani pensionistici non solo garantisce benessere a lungo termine ma offre anche vantaggi fiscali immediati.

Crediti inesigibili: Nel mondo degli affari è una realtà: i prestiti ai dipendenti o le vendite di crediti ai clienti non pagati possono infatti trasformarsi in un'opportunità di detrazione. L'avvertenza? Questi devono essere debiti realmente legati all'impresa, una clausola che sottolinea l'importanza della documentazione e della due diligence.

Costi di avvio e organizzazione: Le spese relative all’avvio di un’impresa possono essere ammortizzate e detratte in più anni.

Commissioni bancarie e interessi: Le spese relative ai conti bancari aziendali sono deducibili. AInoltre, dato che il costo del prestito, sia tramite prestiti che tramite credito, è intrinsecamente parte dell’attività imprenditoriale, l’IRS consente la detrazione delle spese per interessi incoraggiando le imprese a sfruttare il credito come strumento di crescita senza indebite penalità.

Lavoro a contratto: In un’economia sempre più dipendente da liberi professionisti e appaltatori, le spese associate a questa forza lavoro flessibile sono deducibili. Questa adattabilità del personale, rispecchiata nei benefici fiscali, sottolinea la natura in evoluzione delle moderne operazioni aziendali.

Istruzione e formazione: I costi per il miglioramento delle competenze dei dipendenti e lo sviluppo professionale sono deducibili, a condizione che siano pertinenti alla tua attività.

Home Office: Per coloro che gestiscono il proprio impero da casa, una parte delle spese relative alla casa può essere trasformata in una detrazione aziendale, a condizione che lo spazio sia utilizzato esclusivamente per affari.

Perdite di vittime: I disastri naturali e le catastrofi impreviste possono causare notevoli tensioni finanziarie. Tuttavia, l’IRS offre un’ancora di salvezza attraverso le detrazioni per le perdite subite, a condizione che queste non siano compensate dall’assicurazione. Questa categoria si riferisce al principio più ampio della gestione del rischio e alle sue implicazioni fiscali.

Classificazione automatizzata delle spese con Nanonet

Nel panorama aziendale odierno in rapida evoluzione, l'automazione è diventata una necessità per rimanere competitivi ed efficienti. Ciò è particolarmente vero quando si tratta del meticoloso compito di categorizzazione delle spese, un processo che, sebbene cruciale, può richiedere molto tempo ed è soggetto a errori umani. Entra in Nanonets, una piattaforma di automazione AP all'avanguardia progettata per semplificare il processo di gestione delle spese, garantendo che la tua azienda rimanga organizzata, massimizzi i benefici fiscali, prevenga le frodi e offra una visibilità approfondita delle spese con il minimo sforzo.

1. Acquisizione automatica delle spese:

Le ricevute vengono acquisite più velocemente di un proiettile, grazie alle meraviglie della tecnologia mobile e alle integrazioni perfette per importare ricevute dalla tua casella di posta, app e database.

2. Acquisizione automatizzata dei dati:

Nanonets utilizza la tecnologia avanzata di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per estrarre automaticamente i dati da ricevute, fatture e altri documenti finanziari. Questa funzionalità significa che nel momento in cui un documento entra nel tuo sistema, Nanonets inizia a classificare le spese identificando informazioni chiave come nomi dei fornitori, date, importi e altro. Questa automazione riduce la necessità di inserimento manuale, riducendo notevolmente il tempo impiegato e il rischio di errori.

3. Categorizzazione intelligente:

Comprendendo che ogni azienda ha pratiche finanziarie uniche, Nanonets offre la flessibilità di personalizzare regole e categorie in base alle vostre esigenze specifiche. Se devi aggiungere nuove categorie di spesa, modificare quelle esistenti o impostare regole specifiche per la categorizzazione automatica, Nanonets fornisce gli strumenti per realizzarlo. Questa personalizzazione garantisce che il processo di gestione delle spese sia in linea con le operazioni aziendali e le strategie di pianificazione fiscale.

Puoi anche accenderlo Categorizzazione intelligente delle spese, personalizza le categorie e sottocategorie di spesa in base alle esigenze aziendali e Nanonets assegna automaticamente le spese alle categorie e sottocategorie appropriate e rileva le anomalie per un'ulteriore revisione. Inoltre, questa funzionalità funziona immediatamente senza richiedere dati di addestramento!

4. Approvazioni facili: 

I controlli di conformità guidati dal sistema vengono attivati ​​per primi, segnalando solo i valori anomali. I manager possono concentrarsi su problemi reali invece di giocare a Whack-a-Mole con ogni rapporto. Puoi quindi aggiungere persone coinvolte nel ciclo per garantire che le fatture vengano inviate per l'approvazione alla persona giusta al momento giusto. Inoltre, puoi applicare la tua politica di approvazione e controlli di convalida personalizzati.

5. Integrazione con software di contabilità e altre app:

Nanonets vanta funzionalità di integrazione perfetta con i più diffusi software di contabilità come QuickBooks, Xero e FreshBooks. Ciò significa che una volta acquisite e classificate le spese, queste possono essere importate direttamente nel tuo software di contabilità, mantenendo un'unica fonte di verità per i tuoi dati finanziari.

6. Visibilità in tempo reale su spese e budget

Con Nanonets, ottieni accesso a report in tempo reale e approfondimenti analitici sui dati di spesa. Questa funzionalità consente di monitorare i modelli di spesa, identificare opportunità di risparmio sui costi e prendere decisioni informate sulla base di informazioni finanziarie aggiornate. Inoltre, avere una visibilità immediata delle spese categorizzate può facilitare una migliore definizione del budget, delle previsioni e della preparazione fiscale.

7. Migliorare la conformità e la preparazione agli audit:

Gli audit continui e automatizzati semplificano la vita. Le anomalie emergono come un pollice dolorante e l’applicazione delle politiche è più rigorosa di un tamburo.

Conclusione

In conclusione, padroneggiare l’arte della categorizzazione delle spese non è solo una questione di igiene finanziaria; è uno sforzo strategico che migliora l'efficienza operativa, l'ottimizzazione fiscale e la traiettoria di crescita complessiva della tua attività. Attraverso una categorizzazione diligente e sfruttando tecnologie di automazione come Nanonets, le aziende possono raggiungere un livello di chiarezza ed efficienza finanziaria precedentemente irraggiungibile.

Adottando le pratiche delineate in questo blog, dalla definizione di categorie di spesa complete all'integrazione di strumenti di gestione delle spese all'avanguardia, gli imprenditori possono ottenere informazioni preziose sulle loro operazioni finanziarie. Ciò non solo aiuta nel processo decisionale quotidiano, ma posiziona anche l’azienda per una crescita sostenibile e resilienza di fronte alle mutevoli dinamiche del mercato.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/how-to-categorize-business-expenses/