La riconciliazione bancaria è il processo di abbinamento del registro di cassa della società con gli estratti conto bancari. L'obiettivo è esaminare attentamente ogni transazione e identificare eventuali errori o potenziali frodi.
I due registri generalmente non corrispondono a causa di fattori quali commissioni bancarie, interessi, assegni in sospeso e depositi in transito. Queste discrepanze devono essere contabilizzate in un prospetto di riconciliazione bancaria per rappresentare accuratamente la posizione finanziaria corrente.
In questo blog presenteremo alcuni esempi reali di estratti conto di riconciliazione bancaria e aiuteremo a risolvere i principali problemi affrontati durante la riconciliazione bancaria.
Che cos'è un estratto conto di riconciliazione bancaria?
Un estratto conto di riconciliazione bancaria è un documento finanziario che confronta il libretto di cassa della società con gli estratti conto bancari per garantire l'accuratezza e la coerenza dei registri finanziari. Questo processo aiuta l'azienda a monitorare e aggiornare i propri fondi, affrontando eventuali discrepanze che potrebbero sorgere. Se vengono identificate incoerenze, queste devono essere corrette o adeguatamente spiegate.
Il processo di riconciliazione bancaria indaga approfonditamente le cause delle discrepanze tra i due conti. Diverse ragioni contribuiscono a tali discrepanze:
- Spese bancarie – I conti bancari possono comportare spese di scoperto, spese di manutenzione del conto o altre penalità che potrebbero non essere state contrassegnate nel registro della cassa aziendale. In alternativa, eventuali interessi sostenuti sul saldo bancario devono essere contabilizzati nel libretto di cassa.
- Controlli in sospeso – Gli assegni emessi ai fornitori potrebbero non essere inviati ma contabilizzati nel registro. I ritardi nell'elaborazione bancaria potrebbero anche comportare che gli assegni non vengano riportati nell'estratto conto fino alla fine del periodo di registrazione.
- Ritardi nei pagamenti: I pagamenti effettuati tramite ACH o Wire possono richiedere diversi giorni prima di raggiungere la banca. Ciò può comportare la scomparsa della transazione dall'estratto conto.
- Errore contabile/bancario: La banca o il contabile dell'azienda potrebbero aver commesso un errore nella contabilizzazione di una transazione. Esempi comuni: mancati pagamenti, doppi pagamenti o rimborsi.
Esempi comuni di estratti conto di riconciliazione bancaria
Ora diamo un'occhiata ad esempi di estratti conto di riconciliazione bancaria nella vita reale e al tipo di problemi che puoi affrontare:
Spese bancarie
Il saldo bancario di XYZ Corp al 31 dicembre 2023 è di $ 10,000, mentre il saldo della cassa è di $ 10,300. La variazione è attribuita a specifiche spese bancarie. Esaminiamo le transazioni:
- È stata comminata una sanzione di 200 dollari a causa di un assegno respinto, registrato nell'estratto conto ma non nel libretto di cassa.
- $ 300 venivano riscossi come spese annuali di mantenimento della banca, registrate nell'estratto conto ma non nel libretto di cassa.
- Dal portafoglio azionario è stato sborsato un dividendo di 100 dollari, registrato nell'estratto conto ma non nel libretto di cassa.
- Un pagamento di interessi trimestrale di $ 100 da parte della banca, registrato nell'estratto conto ma non nel libretto di cassa.
Particolari |
Importo individuale |
Importo totale |
Saldo come da estratto conto |
$10,000 |
|
Aggiungi: Sanzioni |
$200 |
|
Addebito di manutenzione |
$300 |
$500 |
Di meno: Interesse bancario |
$100 |
|
Dividendo |
$100 |
$200 |
Saldo come da libretto di cassa |
$10,300 |
Assegni in sospeso – Saldo bancario > Saldo del libretto di cassa
XYZ Corp ha un saldo bancario di $ 10,000 al 31 dicembre 2023, mentre il saldo della cassa è di $ 9,000. Il saldo contabile inferiore è attribuito agli assegni in sospeso. Esaminiamo le transazioni:
- Sono stati emessi due assegni per un totale di 1,400 dollari, ma devono ancora essere elaborati. Questa transazione viene registrata nel libretto di cassa ma non nel saldo bancario.
- È stato avviato un pagamento in entrata di $ 400 da parte di un cliente, ma la banca non è ancora stata autorizzata. Questa transazione viene registrata nel libretto di cassa ma non nel saldo bancario.
- Il pagamento di interessi trimestrali di $ 100 da parte della banca è documentato nell'estratto conto ma non è incluso nel libretto di cassa.
Particolari |
Importo individuale |
Importo totale |
Saldo come da estratto conto |
$10,000 |
|
Aggiungi: Assegni depositati |
$500 |
$500 |
Di meno: Assegni in sospeso |
$1,400 |
|
Interesse bancario |
$100 |
$1,500 |
Saldo come da libretto di cassa |
$9,000 |
Ritardi nei pagamenti – Saldo cassa > Saldo bancario
XYZ Corp ha un saldo bancario di $ 20,000 al 31 dicembre 2023. Tuttavia, il saldo del registro di cassa è di $ 18,000, riflettendo un saldo più elevato dovuto a ritardi bancari in cui alcune transazioni non sono state registrate entro la data limite. Queste transazioni sono state registrate il 3 gennaio 2024. Esploriamo i dettagli:
- Sono stati emessi due assegni per un totale di $ 4,000 ma non sono stati ancora elaborati. Questi sono contrassegnati nel libro cassa ma non si riflettono nel saldo bancario.
- Un pagamento in entrata di $ 2,000 tramite ACH è stato elaborato quattro giorni dopo l'avvio. Anche se sul libretto di cassa è stato segnato il 31 dicembre, nell'estratto conto appare il 4 gennaio.
Particolari |
Importo individuale |
Importo totale |
Saldo come da estratto conto |
$18,000 |
|
Aggiungere: Controlli eccezionali |
$4,000 |
$4,000 |
Di meno: Pagamento in entrata |
$2,000 |
$2,000 |
Saldo come da libretto di cassa |
$20,000 |
Errori contabili
XYZ Corp ha un saldo bancario di $ 20,000 al 31 dicembre 2023. Tuttavia, il saldo della cassa è di $ 15,000. Dall'indagine sono stati individuati errori nella registrazione dei pagamenti da parte del contabile. Esaminiamo le transazioni:
- È stato emesso un assegno di $ 2,000 ma non è mai stato registrato nel libretto di cassa.
- Un pagamento fornitore di $ 500 è stato erroneamente registrato due volte in date separate nonostante fosse stato elaborato una sola volta.
- Un pagamento in entrata di $ 500 è stato erroneamente immesso come $ 5,000.
- Non è stato possibile elaborare una transazione di $ 1,000 che è stata successivamente rimborsata.
Particolari |
Importo individuale |
Importo totale |
Saldo come da estratto conto |
$15,000 |
|
Aggiungere: Pagamento in entrata errato |
$4,500 |
|
Controllo mancato |
$2,000 |
$6,500 |
Di meno: Pagamento duplicato |
$500 |
|
Rimborso |
$1,000 |
$1,500 |
Saldo come da libretto di cassa |
$20,000 |
Errori bancari
XYZ Corp ha un saldo bancario di $ 10,000 al 31 dicembre 2023. Tuttavia, il saldo della cassa è di $ 12,000. Il saldo bancario è inferiore a causa di alcuni errori bancari:
- Il pagamento di $ 1000 da parte del cliente non viene riportato poiché il cliente ha commesso un errore con il numero di conto.
- La transazione bancaria non è riuscita e il rimborso di $ 1000 non è stato elaborato.
- L'estratto conto mostra un errore in cui una transazione in entrata di $ 1000 viene contabilizzata come $ 3000.
- La banca ha perso o smarrito il tuo assegno di $ 2000.
Gli errori bancari possono essere contestati alla banca e risolti. La riconciliazione bancaria è fondamentale per scoprire tempestivamente tali errori all'interno delle finestre di controversia!
Particolari |
Importo individuale |
Importo totale |
---|---|---|
Saldo come da estratto conto |
$10,000 |
|
Aggiungere: Pagamento del conto errato |
$1,000 |
|
Rimborso |
$1,000 |
|
Assegno smarrito |
$2,000 |
$4,000 |
Di meno: Errore di importo |
$2,000 |
$2,000 |
Saldo come da libretto di cassa |
$12,000 |
Formato alternativo di riconciliazione bancaria
Nel metodo sopra descritto, abbiamo tenuto conto di varie transazioni che hanno creato discrepanze tra il libretto di cassa e il saldo bancario. In alternativa, le aziende “aggiustano” i registri per preparare un estratto conto. In questo metodo:
Passaggio 1: modificare il saldo bancario
Gli estratti conto bancari devono essere rettificati aggiungendo i depositi in sospeso (depositi in transito) e deducendo gli assegni in uscita in sospeso (assegni in sospeso). La logica qui è:
Saldo bancario + Depositi in transito – Assegni in sospeso = Saldo bancario rettificato
Passaggio 2: adeguare i registri di cassa
Il saldo del libretto di cassa necessita di un aggiustamento per le commissioni dei servizi bancari, gli interessi maturati e gli assegni rifiutati (assegni NSF). La logica qui è:
Saldo del libretto di cassa + interessi – Commissioni bancarie – Assegni rifiutati = Libro di cassa rettificato
nanonet Dichiarazione di riconciliazione bancaria 31 dicembre 2023 |
||
Particolari |
Importo individuale |
Importo totale |
Saldo come da estratto conto |
$10,000 |
|
Aggiungere: Deposito in transito |
$2,000 |
|
Di meno: Controlli in sospeso |
$1,000 |
$1,000 |
Saldo di cassa rettificato |
$11,000 |
|
Saldo come da libretto |
$12,000 |
|
Aggiungere: Interessi bancari guadagnati |
$100 |
|
Di meno: Pena bancaria |
$1,100 |
$1,000 |
Saldo del libretto di risparmio rettificato |
$11,000 |
Come semplificare la riconciliazione bancaria?
La riconciliazione bancaria è un processo noioso con diversi passaggi manuali. Un approccio più efficiente consiste nell’adottare un software di riconciliazione bancaria, che riduce gli errori manuali e migliora l’organizzazione e il risparmio di tempo attraverso l’automazione.
Gli strumenti di riconciliazione bancaria utilizzano principalmente due metodi di riconciliazione: revisione dei documenti e revisione delle analisi. In Document Review, il software basato su OCR estrae i dati pertinenti dai documenti e li presenta nel formato richiesto. Strumenti di automazione come Nanonets fanno un ulteriore passo avanti, consentendo agli utenti di definire regole per rilevare anomalie, duplicati e mancate corrispondenze. Se il software è in grado di identificare le discrepanze, semplifica notevolmente il processo di riconciliazione di oltre il 90%.
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