Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro dei documenti?

Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro dei documenti?

Timestamp: 1 agosto 2023 4:41
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Nel mondo odierno basato sull'informazione, la collaborazione e la comunicazione all'interno dei team fanno molto affidamento su dati e documenti. Dai contratti e fatture ai manuali e ai report, i documenti svolgono un ruolo fondamentale nel trasmettere informazioni strutturate che possono essere facilmente condivise, comprese e utilizzate. Tuttavia, per sfruttare appieno il potenziale dei documenti, una gestione efficace è fondamentale. È qui che entrano in gioco i flussi di lavoro di approvazione dei documenti.

I flussi di lavoro di approvazione dei documenti sono una serie di passaggi che coinvolgono l'input umano, tutti volti a garantire che un documento soddisfi gli standard interni prima di poter essere utilizzato. Questi flussi di lavoro fungono da meccanismo di garanzia della qualità, garantendo che i documenti raggiungano lo scopo previsto all'interno del quadro organizzativo. Implementando i flussi di lavoro di approvazione dei documenti, le organizzazioni possono semplificare i processi di gestione dei documenti e migliorare l'efficienza complessiva.

Tradizionalmente, la gestione del flusso di lavoro dei documenti si basava su attività manuali, quali stampa, scansione, invio di posta, immissione manuale di dati, trasmissione fisica di documenti attraverso la gerarchia per l'approvazione, ecc. Con l'avvento degli strumenti di automazione, le aziende stanno ora sfruttando l'automazione per gestire meglio i loro flussi di lavoro documentali.

In questo articolo definiremo ed esploreremo il ruolo dell'automazione nella gestione del flusso di lavoro dei documenti.

Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro dei documenti?

L'automazione del flusso di lavoro dei documenti fa parte dell'area più ampia dell'automazione del flusso di lavoro aziendale e si riferisce all'uso di strumenti intelligenti per gestire il movimento dei documenti all'interno di un'organizzazione che coinvolge vari individui, lavoratori e dipartimenti. Serve come mezzo per le aziende per gestire in modo efficiente le proprie pratiche burocratiche guidando i documenti attraverso percorsi predefiniti e azioni operative fino a raggiungere la destinazione o il risultato finale. Implementando l'automazione del flusso di lavoro, le organizzazioni possono ottenere una maggiore efficienza lavorativa e operazioni semplificate.

L'automazione del flusso di lavoro dei documenti è utile in quasi tutti gli ambiti aziendali perché tutte le attività di qualsiasi azienda richiedono grandi volumi di documenti. Vediamo, ad esempio, come il flusso di lavoro di automazione dei documenti può aiutare il reparto contabilità fornitori nel processo procure-to-pay, un'operazione aziendale di routine che comporta una quantità significativa di pratiche burocratiche, approvazioni e instradamento.

  1. Ricezione del documento: Il processo inizia con l'acquisizione dei documenti di approvvigionamento rilevanti come fatture, ordini di acquisto e ricevute. Ciò può essere fatto attraverso vari mezzi, inclusa la scansione di documenti fisici o la loro ricezione elettronica dai fornitori.
  2. Estrazione del documento: Gli strumenti di automazione possono estrarre dati chiave dai documenti acquisiti utilizzando tecnologie come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) o il riconoscimento intelligente dei documenti (IDR). Ciò consente al sistema di acquisire informazioni importanti come numeri di fattura, dettagli del fornitore, descrizioni delle voci e importi.
  3. Convalida e verifica dei dati: I dati estratti vengono convalidati rispetto a regole predefinite e abbinati ai corrispondenti ordini di acquisto e ricevute per garantire accuratezza e coerenza. Vengono eseguite partite a due e a tre. Discrepanze o eccezioni possono essere contrassegnate per ulteriore revisione e risoluzione.
  4. Instradamento del flusso di lavoro: Il sistema automatizzato indirizza i documenti alle parti interessate appropriate per la revisione e l'approvazione in base a flussi di lavoro predefiniti. Ciò può includere persone responsabili della verifica delle voci, del controllo della conformità del contratto o dell'autorizzazione dei pagamenti. Il sistema garantisce che i documenti vengano inviati alle persone giuste in modo sequenziale o parallelo, a seconda della progettazione del flusso di lavoro.
  5. Gestione dell'approvazione e delle eccezioni: Le parti interessate ricevono notifiche e possono rivedere i documenti elettronicamente. Possono approvare, rifiutare o richiedere informazioni aggiuntive secondo necessità. Eccezioni, come discrepanze di prezzo o informazioni mancanti, possono essere contrassegnate per essere risolte prima di procedere con ulteriori passaggi.
  6. Integrazione con sistemi ERP: Il sistema automatizzato del flusso di lavoro dei documenti si integra con il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) dell'organizzazione, consentendo un trasferimento continuo dei dati e l'aggiornamento dei record finanziari. I documenti approvati e i dati rilevanti vengono automaticamente acquisiti nel sistema ERP, garantendo coerenza ed eliminando la necessità di immissione manuale dei dati.
  7. Processo di pagamento: Una volta che i documenti hanno superato le necessarie approvazioni e convalide, il sistema genera istruzioni di pagamento sulla base dei dati approvati. Ciò può attivare il processo di pagamento, sia che si tratti di generare assegni, avviare trasferimenti elettronici di fondi o utilizzare altri metodi di pagamento.
  8. Audit trail e reportistica: Durante tutto il processo automatizzato procure-to-pay, il sistema mantiene una traccia di controllo completa, documentando ogni azione intrapresa sui documenti. Questa traccia di controllo funge da record per scopi di conformità, audit interni e requisiti di reporting.

Un’altra area che può trarre grandi vantaggi dall’automazione del flusso di lavoro dei documenti è il reparto Risorse umane. Un ottimo esempio è il processo di onboarding per i nuovi assunti, che spesso comporta attività dispendiose in termini di tempo come controlli dei precedenti e immissione manuale dei dati. Con l'automazione del flusso di lavoro dei documenti, queste attività possono essere automatizzate, consentendo ai dipendenti delle risorse umane di concentrarsi su progetti più significativi e coinvolgenti. Questa automazione non solo migliora l’efficienza delle risorse umane, ma si estende anche ad altri reparti come IT, marketing, finanza, legale e vendite, consentendo loro di automatizzare le attività di routine e aumentare la produttività complessiva. Implementando l'automazione del flusso di lavoro dei documenti, i dipartimenti delle risorse umane possono semplificare le proprie operazioni, migliorare la produttività e allocare risorse su iniziative più strategiche che aggiungono valore all'organizzazione.

La gestione dei dati dei clienti è un'altra area che trae vantaggio dall'automazione del flusso di lavoro dei documenti. Utilizzando modelli standardizzati e sfruttando le richieste API, le organizzazioni possono inserire automaticamente informazioni dinamiche sui clienti nei documenti. Ad esempio, quando un cliente invia le proprie informazioni tramite un modulo Web online, è possibile generare automaticamente una proposta con i suoi dettagli, inclusi nome completo, indirizzo, nome dell'azienda, informazioni di contatto e altro ancora. È possibile impostare diversi modelli per vari flussi di lavoro e operazioni, garantendo la creazione di documenti personalizzata ed efficiente basata su informazioni specifiche del cliente.

Nel settore sanitario, la gestione efficiente delle cartelle cliniche dei pazienti è fondamentale. L'automazione del processo di gestione dei documenti semplifica la generazione e la manutenzione delle cartelle cliniche, consentendo agli operatori sanitari di fornire un'assistenza di qualità superiore ai pazienti. Le piattaforme di automazione offrono un archivio sicuro e centralizzato per l'archiviazione e l'accesso a cartelle cliniche, informazioni sulle prescrizioni e piani di trattamento, consentendo agli operatori sanitari di fornire servizi sanitari avanzati.

Allo stesso modo, nel settore dell’istruzione, l’automazione della gestione dei documenti può rivoluzionare i processi amministrativi e migliorare l’esperienza degli studenti. Le scuole e le università possono consolidare tutti i record degli studenti, comprese le trascrizioni, i moduli di registrazione e i documenti sugli aiuti finanziari, in un'unica posizione, migliorando l'accessibilità dei dati e garantendo l'accuratezza dei dati. L'automazione aiuta inoltre gli insegnanti a ottimizzare processi come la valutazione, l'invio dei compiti e il monitoraggio delle presenze, migliorando in definitiva l'efficienza operativa complessiva.

Vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro dei documenti

Secondo la ricerca McKinsey, si stima che 50% del lavoro può essere automatizzato, e in giro 31% delle aziende ha già adottato l’automazione per almeno una delle proprie funzioni. Ciò evidenzia il crescente riconoscimento dei vantaggi derivanti dall’automazione di vari aspetti dei processi aziendali. La richiesta di comunicazioni semplificate, allocazione efficiente delle risorse e sistemi IT robusti ha ulteriormente alimentato la crescita del mercato globale dell’automazione dei processi aziendali. Le proiezioni indicano che entro il 2026 questo mercato dovrebbe raggiungere un valore di $19.6 miliardi. Ciò significa l’adozione diffusa di tecnologie di automazione per migliorare la produttività, ridurre lo sforzo manuale e ottimizzare l’efficienza operativa in tutti i settori.

L'automazione del flusso di lavoro dei documenti si è evoluta dai sistemi di gestione dei documenti (DMS), sviluppati alla fine degli anni '1980. Il primo prodotto DMS commerciale è stato introdotto all'inizio degli anni '1990, concentrandosi principalmente sull'organizzazione e l'archiviazione dei documenti. Tuttavia, poiché le organizzazioni hanno riconosciuto la necessità di funzionalità più avanzate, i sistemi DMS si sono evoluti per incorporare funzionalità come il controllo della versione dei documenti, moduli di sicurezza completi e funzionalità del flusso di lavoro dei documenti. L'incorporazione della gestione del flusso di lavoro nel DMS ha naturalmente portato a una crescita impressionante delle dimensioni del suo mercato; nel 2021, la dimensione del mercato globale per DMS, valutato a 5.00 miliardi di dollari, dovrebbe raggiungere un livello impressionante 16.42 miliardi by 2029.

Alcuni vantaggi specifici dell'automazione del flusso di lavoro dei documenti includono:

  • Generazione accelerata di documenti: La creazione manuale di documenti è un'attività laboriosa e dispendiosa in termini di tempo. L'automazione del processo elimina la necessità di inserire manualmente i dati e semplifica la collaborazione, consentendo alle aziende di generare fatture, contratti e proposte in pochi minuti anziché in settimane. Ad esempio, attraverso la digitalizzazione del processo di documentazione, il distretto scolastico pubblico di St. Louis ha ridotto i tempi di richiesta del personale da tre settimane a tre tre ore.
  • Riduzione degli errori: L'immissione manuale dei dati può portare a risultati sconcertanti 40% probabilità di errori umani, causando notevoli sfide tecniche e finanziarie per le organizzazioni. L'automazione dei documenti riduce al minimo la probabilità di errori automatizzando l'immissione dei dati, segnalando potenziali errori e convalidando i dati nel punto di immissione.
  • Migliore collaborazione: Collaborare alla creazione manuale di documenti spesso comporta attività di monitoraggio e comunicazione complesse, che comportano errori e ritardi. L'automazione dei documenti fornisce una piattaforma centralizzata in cui le parti interessate possono lavorare insieme in tempo reale, riducendo i tempi di attesa e minimizzando la necessità di lunghe catene di posta elettronica e riunioni.
  • Coerenza e chiarezza della versione: L'automazione dei documenti garantisce chiarezza riguardo alla versione più recente del documento, offrendo il controllo della versione e mantenendo la coerenza. L'automazione tiene traccia delle modifiche, identifica la versione più recente e consente alle aziende di stabilire modelli e standard per una formattazione coerente.
  • Sicurezza dei dati: La creazione manuale di documenti comporta rischi di violazione e perdita di dati. L'automazione dei documenti fornisce una piattaforma digitale sicura per la creazione e l'archiviazione di documenti, con funzionalità quali controlli di accesso, crittografia e audit trail, garantendo la protezione delle informazioni sensibili.
  • Benefici ambientali: Secondo l'EPA, l'impiegato medio guadagna circa due sterline di prodotti di carta e cartone ogni giorno, con conseguente notevole quantità di rifiuti d’ufficio. Le fonti più comuni di rifiuti includono errori di stampa, fotocopie di scarsa qualità, promemoria e rapporti obsoleti e periodici obsoleti. Sorprendentemente, i rifiuti di carta rappresentano circa il 90% di tutti i rifiuti d’ufficio. L’implementazione dell’automazione dei documenti legali potrebbe non eliminare del tutto lo spreco di carta, ma può avere un impatto sostanziale sul miglioramento della precisione e sulla riduzione degli errori che contribuiscono allo spreco di carta
  • Risultati migliorati: L'automazione dei documenti offre vantaggi finanziari significativi riducendo i costi associati ai processi manuali, tra cui stampa, spedizione e archiviazione fisica. Inoltre, l’automazione fa risparmiare tempo e fatica, consentendo al personale di concentrarsi su attività a valore aggiunto. Migliora inoltre i processi di fatturazione e pagamento, garantendo pagamenti rapidi e accurati.

Come automatizzare i flussi di lavoro dei documenti con Nanonet?

Nanonets è un software di automazione dei documenti intelligente basato sull'intelligenza artificiale che offre una gamma di strumenti e funzionalità per automatizzare i processi di approvazione dei documenti attraverso flussi di lavoro basati su regole senza codice. Con Nanonets, i team possono gestire in modo efficiente vari aspetti del flusso di lavoro dei documenti, incluso il modo in cui le informazioni entrano e si spostano attraverso il flusso di lavoro, i checkpoint per commenti e approvazioni e l'assegnazione di attività ai membri del team.

Con Nanonets, le aziende possono migliorare la gestione del flusso di lavoro dei documenti in diversi modi:

Esecuzione automatizzata delle attività:

  • Automatizza attività ripetitive come l'estrazione e la convalida dei dati all'interno del flusso di lavoro, risparmiando tempo e riducendo il carico di lavoro manuale.
  • Stabilire condizioni e regole per semplificare l'elaborazione dei documenti in base a valori di campo specifici.
  • Classifica automaticamente i documenti in entrata, come fatture, ordini di acquisto, contratti e ricevute, migliorando l'organizzazione e l'estrazione dei dati.
  • Determina i diritti di accesso, assicurando che solo il personale autorizzato possa visualizzare o modificare i documenti sensibili.

Elaborazione avanzata dei documenti:

  • Utilizza la tecnologia OCR avanzata per riconoscere con precisione testo, numeri e caratteri da vari tipi di documenti, inclusi la scrittura a mano e il testo stampato a macchina.
  • Sfrutta gli algoritmi di deep learning per comprendere il contesto dei dati, consentendo un'estrazione accurata da documenti complessi e non strutturati.
  • Personalizza il modello modificando le regole di estrazione e addestralo utilizzando documenti campione che consentono un'estrazione precisa dei dati.

Automazione del flusso di lavoro:

  • Crea facilmente flussi di lavoro di approvazione utilizzando modelli e parametri personalizzabili.
  • Definisci revisori, regole e fasi per garantire processi efficienti di revisione e approvazione dei documenti.
  • Esegui regole definite con il pilota automatico per ciascun documento, riducendo al minimo gli errori ed eliminando i colli di bottiglia dell'approvazione.
  • Semplifica la collaborazione e la comunicazione tra i reparti, riducendo i colli di bottiglia e migliorando la produttività complessiva.

Interfaccia e integrazione user-friendly:

  • Approfitta di un'interfaccia intuitiva che facilita la revisione e la correzione dei dati estratti, garantendo l'accuratezza dei dati.
  • Esporta i dati estratti in più formati, come CSV, JSON ed Excel, per un'integrazione perfetta con altri sistemi.
  • Utilizza il supporto multilingue, consentendo l'estrazione da documenti scritti in diverse lingue.
  • Sfrutta l'integrazione API per integrare Nanonets con strumenti e sistemi esistenti, come software di contabilità, ERP e CRM.

Approfondimenti e scalabilità:

  • Ottieni informazioni preziose attraverso reporting e analisi completi, consentendo il monitoraggio delle prestazioni e l'identificazione dei colli di bottiglia.
  • Ottimizza continuamente i flussi di lavoro in base a miglioramenti basati sui dati per ottenere la massima efficienza e produttività.
  • Approfitta della scalabilità dei Nanonet, che consentono la gestione efficiente di grandi volumi di documenti e dati.

Sfruttando le capacità di Nanonets, le aziende possono semplificare la gestione del flusso di lavoro dei documenti, migliorare la precisione, migliorare la sicurezza dei dati e ottenere una maggiore efficienza nei processi relativi ai documenti.

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Secondo gitnux, l'implementazione dell'automazione del flusso di lavoro comporta un miglioramento dell'88% nell'accuratezza dei dati. Gli studi hanno dimostrato che fino a 72% dei lavoratori ritiene che i processi inefficienti abbiano un impatto negativo sulla propria soddisfazione lavorativa. In assenza di digitalizzazione e automazione, i dipendenti spesso sperimentano livelli elevati di frustrazione, stress e insoddisfazione generale.

L'automazione del flusso di lavoro documentale è una soluzione trasformativa che offre numerosi vantaggi innegabili. Implementando l'automazione, le aziende possono riscontrare un aumento della produttività e del throughput, insieme a un miglioramento significativo nell'accuratezza dei dati. Adottare una piattaforma di automazione dei processi basata su regole come Nanonets può aiutare le aziende a stabilire un processo centralizzato e semplificato per generare, modificare e firmare documenti critici. L'interfaccia intuitiva consente agli utenti di monitorare e gestire facilmente tutta la documentazione, eliminando la dipendenza da sistemi cartacei obsoleti.

Se desideri sfruttare i vantaggi dell'automazione dei documenti e migliorare le prestazioni operative della tua organizzazione, i nostri esperti sono disponibili per fornirti indicazioni. Possono guidarti attraverso le straordinarie caratteristiche e capacità di Nanonets, aiutandoti a determinare se è in linea con i tuoi requisiti specifici. Non perdere l'opportunità di snellire i processi di gestione dei documenti e ottimizzare il flusso di lavoro. Sfrutta la potenza dell'automazione e spingi la tua azienda verso maggiore efficienza e successo.

FAQ

Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro dei documenti?

L'automazione del flusso di lavoro dei documenti è il processo di utilizzo di tecnologia e software per automatizzare e semplificare la gestione dei documenti all'interno di un'organizzazione. Implica la digitalizzazione, l'organizzazione e l'ottimizzazione delle attività relative ai documenti come la creazione, la modifica, la revisione, l'approvazione e la distribuzione. Sostituendo i processi manuali e cartacei con flussi di lavoro digitali automatizzati, l'automazione del flusso di lavoro documentale migliora l'efficienza, la precisione e la produttività. Riduce il rischio di errori, fa risparmiare tempo e risorse, migliora la collaborazione e garantisce la conformità alle normative.

Come si automatizza un documento di flusso di lavoro?

Innanzitutto, scegli uno strumento o un software di gestione del flusso di lavoro che si adatti alle esigenze della tua organizzazione e si integri bene con i sistemi esistenti. Successivamente, identifica le fasi e i passaggi coinvolti nel flusso di lavoro del documento, tra cui creazione, modifica, revisione e approvazione. Mappare la sequenza delle attività e definire regole e condizioni per ogni passaggio. Con uno strumento di gestione del flusso di lavoro, puoi spesso utilizzare un editor visivo o la funzionalità di trascinamento della selezione per progettare il flusso di lavoro. Assegna stakeholder specifici a ogni passaggio, imposta scadenze e stabilisci notifiche o promemoria per il completamento delle attività. Inoltre, puoi configurare lo strumento del flusso di lavoro per automatizzare le azioni in base a condizioni specifiche, come l'instradamento automatico dei documenti per l'approvazione o l'attivazione di notifiche. Una volta progettato e configurato il flusso di lavoro, testarlo con documenti di esempio per garantire che funzioni correttamente. Infine, distribuisci il flusso di lavoro automatizzato per l'uso quotidiano, monitora continuamente le sue prestazioni e apporta i miglioramenti necessari per ottimizzare l'efficienza e l'efficacia.

Qual è il modo migliore per documentare un flusso di lavoro?

Il modo migliore per documentare un flusso di lavoro è utilizzare una combinazione di descrizioni testuali e rappresentazioni visive. Inizia fornendo una descrizione scritta chiara e concisa di ogni passaggio coinvolto nel flusso di lavoro, inclusi input, output ed eventuali dipendenze o condizioni. Ciò aiuta a garantire una comprensione completa del processo. Inoltre, utilizza supporti visivi come diagrammi di flusso, diagrammi o mappe di processi per rappresentare visivamente il flusso di lavoro. Le rappresentazioni visive possono rendere il flusso di lavoro più facile da comprendere, identificare colli di bottiglia o inefficienze e facilitare la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team. L'utilizzo di una combinazione di descrizioni scritte e rappresentazioni visive fornisce una documentazione completa del flusso di lavoro che è chiara e accessibile a tutte le parti interessate coinvolte.

Quali sono i vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro dei documenti?

L'automazione del flusso di lavoro dei documenti offre numerosi vantaggi che migliorano significativamente l'efficienza operativa e la produttività. Riduce lo sforzo manuale e l'errore umano, garantendo una maggiore precisione e qualità dei dati. Ha semplificato il flusso dei documenti, consentendo un'elaborazione più rapida e tempi di consegna ridotti. L'automazione garantisce inoltre coerenza e aderenza a regole e processi predefiniti, riducendo al minimo le variazioni nella gestione dei documenti. Centralizzando la gestione dei documenti, migliora la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team, eliminando la necessità di passaggi manuali e riducendo i ritardi. L'automazione dei flussi di lavoro dei documenti migliora inoltre la sicurezza e la conformità dei dati implementando controlli di accesso, audit trail e misure di crittografia. L'automazione consente inoltre il monitoraggio, il monitoraggio e il reporting in tempo reale, fornendo informazioni preziose sullo stato dei documenti, sulle prestazioni e sui colli di bottiglia. Migliora la produttività complessiva liberando tempo e risorse che possono essere reindirizzati ad attività di maggior valore. Infine, l'automazione dei flussi di lavoro dei documenti ottimizza i processi organizzativi, riduce i costi, migliora la soddisfazione del cliente e supporta un processo decisionale efficace.

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