Una delle principali transazioni tra imprese avviene quando a ordine di acquisto viene messo in atto, un articolo o servizio viene completato, an fattura viene inviato dal venditore e l'acquirente effettua il pagamento. Anche molte aziende oggi lo fanno ancora manualmente, inviando PDF avanti e indietro tramite e-mail e aspettando l'intervento umano per completare ogni passaggio.
Naturalmente, automazione AP e flussi di lavoro di approvazione migliorati può ridurre il tempo necessario per completare questi passaggi, ma cosa accadrebbe se gli esseri umani non creassero un punto di arresto in nessun punto del processo? Con i pagamenti EDI, i sistemi informatici di due organizzazioni possono comunicare tra loro per inviare ed evadere ordini di acquisto, trasmettere fatture e, infine, inviare fondi da un conto bancario all'altro.
I pagamenti EDI non sono la stessa cosa dei trasferimenti wireless o Pagamenti ACH, anche se vengono comunemente confusi tra loro. In questo articolo tratteremo la definizione di pagamenti EDI, i suoi vantaggi, i tipi di pagamento EDI e le differenze tra EDI, ACH ed EFT.
Cos'è un pagamento EDI?
EDI sta per “Electronic Data Interchange” e i pagamenti EDI utilizzano un formato dati uniforme per trasmettere informazioni di pagamento e altri dati tra computer. I computer di reti diverse possono utilizzare i pagamenti EDI per inviare e ricevere istantaneamente informazioni gli uni dagli altri.
Le funzionalità dell'infrastruttura EDI non si fermano ai pagamenti, le aziende possono utilizzarle per trasmettere:
La documentazione e la comunicazione elettronica hanno fatto molta strada negli ultimi anni; La tecnologia EDI è il passo successivo nel percorso volto a promuovere e semplificare le relazioni commerciali processi di pagamento dei fornitorie, su scala più ampia, portare la finanza e la contabilità nell’era digitale.
Per ribadire: EDI è non una tecnologia di solo pagamento. È un metodo automatizzato per standardizzare i dati elettronici e inviarli tra computer.
Qual è un esempio pratico di pagamento EDI?
Quando viene effettuato un pagamento EDI, segue ogni volta lo stesso ciclo. Quando il sistema informatico del beneficiario riceve una fattura dal fornitore, questa si presenta sotto forma di dati elettronici e viene automaticamente valutata e decodificata dal computer ricevente.
Quindi, in risposta, il sistema elettronico dell'acquirente invia un pagamento allineato all'importo indicato sulla fattura. Da entrambi i lati, grazie al loro formato, i dati elettronici possono essere registrati automaticamente nei sistemi ERP della rispettiva azienda.
La gestione dei pagamenti dei fornitori diventa un'esperienza semplice e veloce invece di un'attività dispendiosa in termini di tempo che coinvolge più persone e potenziali colli di bottiglia. Grazie alla struttura e al processo associati ai pagamenti EDI, sia le piccole che le grandi imprese possono sfruttare i vantaggi di questo approccio all’avanguardia alla condivisione delle informazioni.
Tipi di pagamenti EDI
Sebbene il nocciolo della domanda “Cos’è un pagamento EDI?” non cambia, ci sono molti modi per implementare la tecnologia EDI nella tua azienda. Man mano che i pagamenti EDI diventano sempre più comuni negli affari, la tecnologia continuerà a migliorare e i vantaggi dei pagamenti EDI non potranno che espandersi.
A partire da ora, le principali modalità per utilizzare la tecnologia EDI per abilitare i pagamenti sono i pagamenti EDI web, i pagamenti EDI diretti e l’EDI mobile.
Pagamenti Web EDI
I pagamenti EDI possono essere elaborati tramite browser Internet standard tramite Web EDI. Con i moduli online i dati elettronici possono essere trasmessi tramite Safari, Google, Bing e altre piattaforme Internet. Se stai cercando di farlo semplificare la liquidazione delle fattureI pagamenti Web EDI rappresentano un ottimo punto di partenza.
Pagamenti EDI diretti (punto a punto)
Spesso definiti pagamenti punto a punto, il pagamento diretto EDI è incentrato sulla connessione individuale con i partner commerciali con cui lavori regolarmente. Rinunciando ai pagamenti EDI web standard, il punto a punto riduce le possibili aree in cui i pagamenti EDI non riescono. Questi sono anche visti come più sicuri e privati, offrendo un'ottima opzione per i grandi venditori e fornitori che collaborano regolarmente su affari di alto valore.
EDI mobile
In ritardo a causa della lenta adozione da parte degli utenti, dei problemi di sicurezza e delle dimensioni ridotte dello schermo, le transazioni EDI mobili diventeranno più comuni man mano che la tecnologia si adatterà al mondo incentrato sui telefoni cellulari in cui viviamo e lavoriamo. Nei prossimi anni, sempre più leader aziendali completeranno importanti offerte direttamente dai loro telefoni.
Differenze tra EDI, ACH ed EFT
Come discusso, il significato di pagamento EDI non è esattamente sinonimo di ACH e EFT pagamenti. Sebbene queste opzioni di pagamento elettronico possano sembrare uguali in apparenza, il modo in cui funzionano varia e l’EDI stessa non è una tecnologia di pagamento, ma piuttosto una tecnologia di trasmissione di dati. Nonostante siano diversi l'uno dall'altro, è molto comune vedere anche i professionisti più esperti confondere lo scambio elettronico di dati, la stanza di compensazione automatizzata e il trasferimento elettronico di fondi.
Sia i pagamenti EFT che quelli ACH rientrano nei pagamenti elettronici, ma in realtà ACH è una sottocategoria dei pagamenti EFT. Il trasferimento elettronico di fondi è la categoria generale in gioco; comprende ACH, bonifici bancari e altri canali di pagamento digitale. Ma non funziona il contrario: un ETF non è un tipo di ACH.
Rispetto ai pagamenti ACH, è importante ricordare che l'EDI non è un pagamento in sé. Si tratta invece di un formato dati che consente a più entità di inviare e ricevere informazioni di pagamento e documenti correlati senza bisogno dell'intervento umano. L'EDI può essere utilizzato ovunque nel mondo, avviene istantaneamente e utilizza reti private o Internet per trasmettere informazioni. ACH, d'altro canto, si affida alla rete ACH, potrebbe impiegare alcuni giorni per trasferire i fondi e funziona solo negli Stati Uniti
“ETF” è un termine generico per tutti i pagamenti elettronici, mentre EDI si riferisce alla tecnologia back-end utilizzata per trasferire le informazioni di pagamento. Sebbene questi tre elementi abbiano una chiara definizione, svolgono tutti un ruolo fondamentale nella prossima generazione di business.
Assegni cartacei e pagamenti telefonici delle fatture? Grazie alle tecnologie di pagamento elettronico, presto tutto questo sarà un ricordo del passato.
La tabella seguente elenca le differenze tra questi tre sistemi di funzionamento:
EDI (scambio elettronico di dati) |
ACH (Camera di Compensazione Automatizzata) |
EFT (trasferimento elettronico di fondi) |
|
Definizione |
Scambio elettronico di documenti e transazioni commerciali. |
Trasferimento elettronico di fondi tra conti bancari negli Stati Uniti |
Trasferimento elettronico di fondi tra conti bancari. |
Obbiettivo |
Ampia gamma di documenti aziendali (fatture, ordini di acquisto). |
Utilizzato principalmente per i pagamenti, inclusi buste paga e pagamenti di fatture. |
Utilizzato principalmente per trasferire fondi tra conti aziendali. |
Scambio di dati |
Formati standardizzati per vari documenti aziendali. |
Si concentra sulle istruzioni di pagamento e sulle relative informazioni bancarie. |
Riguarda principalmente i dati delle transazioni e le informazioni sull'account. |
Tempo di transazione |
Dipende dalla complessità del documento; può essere in tempo reale o batch. |
Solitamente elaborato in lotti, può essere il giorno successivo o lo stesso giorno. |
Varia; può essere in tempo reale o richiedere alcuni giorni lavorativi. |
Costi di transazione |
I costi variano in base al volume delle transazioni e al fornitore EDI. |
Commissioni fisse o variabili in base al volume delle transazioni e al servizio. |
Potrebbero essere applicate commissioni di transazione, ma spesso sono inferiori rispetto ai metodi cartacei. |
Sicurezza |
La trasmissione crittografata dei dati garantisce uno scambio sicuro di documenti. |
Sicuro, con protocolli per proteggere i dati durante il trasferimento elettronico. |
Sicuro, ma esistono vulnerabilità se non vengono trasmesse in modo sicuro. |
integrazione |
Richiede l'integrazione con i sistemi interni per la creazione dei documenti. |
Si integra con i sistemi bancari; integrazione limitata con altri sistemi. |
Si integra con i sistemi interni per trasferimenti di fondi senza interruzioni. |
Casi d'uso |
Ideale per le aziende con scambi di documenti complessi (vendita al dettaglio, produzione). |
Ampiamente utilizzato per buste paga, pagamenti ai fornitori e pagamenti di fatture. |
Comunemente utilizzato per buste paga, pagamenti ai fornitori e fatture ricorrenti. |
Uso internazionale |
Ampiamente utilizzato a livello globale per il commercio internazionale e la gestione della catena di fornitura. |
Utilizzato principalmente negli Stati Uniti e per transazioni internazionali limitate. |
Ampiamente utilizzato a livello internazionale per i pagamenti transfrontalieri. |
Vantaggi dei pagamenti EDI
Nello stesso modo automazione dei processi robotici ha iniziato a cambiare per sempre la finanza e la contabilità, i pagamenti EDI stanno tracciando un nuovo percorso per le dinamiche di pagamento tra acquirenti e venditori.
Senza la necessità dell'intervento umano, gli errori nei dati sono quasi impossibili, le informazioni non possono andare perse nel processo e i pagamenti verranno effettuati in tempo, ogni volta. I vantaggi che derivano da un approccio elevato utilizzando i pagamenti EDI sono:
della produttività
Gestione fatture fornitori è diventato molto più semplice. Un processo che richiedeva tempo e attenzione da parte di più professionisti all'interno di più organizzazioni può ora essere completato in modo autonomo, liberando tempo contabilità clienti e contabilità fornitori team che tradizionalmente gestiscono e promuovono questo tipo di transazioni.
Gestione delle relazioni migliorata
Meno ritardi nei pagamenti o intoppi nei processi rendono la dinamica venditore/fornitore più positiva che mai. Quando la tua organizzazione sa che può essere pagata ed effettuare i pagamenti in tempo senza problemi, tutti saranno più felici. Rincorrere i pagamenti in ritardo o risolvere errori di pagamento può portare a frustrazione, sfiducia e alla rottura dei rapporti commerciali.
Riduzione degli errori
I dati trasmessi non possono essere danneggiati in un pagamento EDI. Ciò significa che, poiché il computer copia e invia automaticamente i dati, non vi è alcuna possibilità che un errore umano manuale confonda un numero, registri un importo errato o invii un pagamento al destinatario sbagliato.
Spostamento della messa a fuoco funzionale
L’incremento della produttività associato ai pagamenti EDI può aiutare a trasformare le funzioni finanziarie e contabili. Con più tempo a disposizione, gli esperti di questi team avranno la larghezza di banda necessaria per essere più strategici, collaborare con i colleghi ed evidenziare nuove aree di opportunità utilizzando strumenti di automazione.
I pagamenti EDI stanno sostituendo i pagamenti manuali
Quindi, in fin dei conti, EDI è un modo avanzato per inviare e ricevere informazioni dettagliate sui pagamenti. Assiste le aziende nel loro percorso di trasformazione digitale e cambia il panorama per il futuro dei pagamenti sicuri.
La tecnologia EDI sta eliminando i processi di pagamento manuali; è ora che se ne vadano! Quando prendiamo processi manuali che richiedono molto tempo e li sostituiamo con strumenti tecnologici gestibili, tutti vincono.
Allo stesso modo i pagamenti EDI stanno sostituendo un processo manuale, automazione finanziaria e contabile sta crescendo con le stesse intenzioni. Le voci del diario che trascorrevi ore a preparare? Questi possono ora essere automatizzati. Correggere gli squilibri nel bilancio di verifica non corretto? Molti di questi possono essere automatizzati. Stiamo assistendo ad un rivoluzione dell'automazione; invece di combatterlo, lavoriamo insieme per capire come trarne il massimo.
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