I giorni degli schedari imbottiti e degli armadietti pieni di scartoffie sparse sono ormai alle nostre spalle. In molti modi, abbiamo superato l’era in cui le informazioni aziendali venivano centralizzate all’interno di una serie di cartelle di lavoro Excel e PDF condivisi tramite protocollo di trasferimento file.
Ma oggi presenta una serie di sfide nella gestione dei documenti, non importa quanta strada abbiamo fatto. Ora dobbiamo affrontare problemi di sicurezza, sincronizzare la gestione dei documenti tra team dispersi e personale remoto e cercare di collaborare in modo efficace su singoli documenti senza intralciarci a vicenda o eliminare ore di lavoro. Tutti questi fattori si combinano per rendere la gestione dei documenti a livello aziendale un osso duro.
Ma c’è una serie emergente di piattaforme che offrono una suite di strumenti digitali progettati per alleviare questo mal di testa. Sono chiamati collettivamente sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS).
Cos'è l'EDMS?
Sistemi di gestione elettronica dei documenti, abbreviato in EDSM, descrive un ecosistema completo che aiuta ad aggregare, raccogliere, archiviare, gestire e accedere a dati e documentazione a livello aziendale. Rispetto alle soluzioni interne a sezioni di nicchia, come l'archiviazione dei documenti delle risorse umane ottimizzato per HIPAA o software di gestione e archiviazione fiscale della contabilità, EDMS serve l'intera catena verticale e gerarchia dell'azienda, offrendo accesso a direzioni, sezioni e team.
Prima di esaminare troppo da vicino l’EDMS, smentiamo un malinteso comune. Il significato di base di EDMS è alquanto fuorviante, poiché potresti facilmente applicare la stessa etichetta di "sistema di gestione dei documenti condiviso a livello aziendale" a strumenti come Google Drive/Docs, Notion e soluzioni COTS (commercial off-the-shelf) simili. E anche se funzionano alla grande in casi specifici, i COTS in queste categorie presentano due grossi inconvenienti rispetto all’EDMS:
Gli EDMS sono soluzioni in scala
Sì, Notion o Google Drive probabilmente funzionano benissimo per il tuo team di 10 persone. Ma cosa succede quando arrivi a 100? 1,000? Se prevedi di espanderti, è meglio iniziare con una potenza di gestione dei documenti maggiore di quella di cui potresti aver bisogno oggi perché è più semplice diventare un EDMS anziché passare da uno strumento COTS è cresciuto da.
EDMS offre sicurezza
Le soluzioni COTS tendono ad essere sicure. Dopotutto, nessuno accusa Google di essere particolarmente hackerabile. Ma con dati personali come informazioni sui dipendenti o dati aziendali proprietari, si desidera (e, in alcuni casi, è richiesto dalla legge) disporre di un apparato di sicurezza più robusto, testato e comprovato offerto da EDMS. Le soluzioni di sicurezza più rigorose offerte da EDMS includono hardware locale e archiviazione fuori rete, ma anche le soluzioni basate su cloud offrono requisiti di sicurezza normativi o specifici dell'azienda che la maggior parte dei COTS semplicemente non possono offrire.
Quali funzionalità offre un EDMS?
Gli EDMS, per loro stessa natura, sono strutture su misura e personalizzabili per soddisfare le vostre specifiche esigenze di gestione dei documenti. Questa personalizzazione significa che conoscere il significato di base dell'EDMS è solo un primo passo verso la comprensione dell'intero spettro di opportunità offerte dall'EDMS.
Tuttavia, i framework offerti dall’EDMS tendono a raggrupparsi attorno a una manciata di caratteristiche specifiche che sono effettivamente requisiti per essere considerati un EDMS di qualità. Se stai cercando un sistema di gestione elettronica dei documenti o vuoi valutare se la tua attuale piattaforma soddisfa i requisiti, le tue considerazioni EDMS includono:
- Sicurezza solida, sia internamente, come le autorizzazioni utente per gestire chi accede a cosa, sia esternamente per proteggere dati e documenti da intrusioni di terze parti. Ciò dovrebbe includere i registri di tracciamento delle attività, la cronologia di utilizzo e la possibilità di “ripristinare” le modifiche da un backup manuale o automatico.
- La facilità con cui la piattaforma è integrata nel tuo panorama tecnologico esistente, ovvero l'EDMS dovrebbe sincronizzarsi con gli strumenti di automazione della contabilità fornitori, il sistema di fatturazione, onboarding del fornitoree portali fornitorie ogni altra piattaforma o strumento quotidiano su cui viene eseguita la tua azienda.
- Funzioni di ricerca complete e facili da usare: non è molto utile centralizzare i tuoi documenti in un unico repository se non riesci a trovare facilmente informazioni o file specifici. Ciò include funzionalità organizzative efficaci come metadati, tag, classificazioni e opzioni di cartella basate sul buon senso.
- Sistemi di gestione dei documenti e del ciclo di vita e strumenti di revisione per garantire di non accumulare file statici, obsoleti e inutilizzati. Ciò aiuta anche a fornire una funzione di forzatura per rivedere in modo iterativo la documentazione standardizzata come i manuali dei dipendenti e le procedure operative standard (SOP), migliorando in definitiva i processi operativi.
- Condivisione di file, internamente ed esternamente (con protocolli di sicurezza e autorizzazioni incorporati in entrambi).
- Strumenti collaborativi per consentire modifiche e presentazioni congiunte: fondamentali nell'odierno ambiente di lavoro "remote first", ma ugualmente obbligatori per i team dispersi.
- Personalizzazione e scalabilità. Dovresti essere in grado di adattare l'EDMS alle tue esigenze e la piattaforma dovrebbe adattarsi ai requisiti della tua organizzazione man mano che cresci.
- multiplo acquisizione di documenti opzioni, tra cui documentazione fisica scansionata che sfrutta la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), importazioni digitali e opzioni di archiviazione tramite posta elettronica/messaggeria digitale.
- Conformità e ostacoli normativi: se il tuo settore o la tua regione è soggetto a parametri specifici come HIPAA, GDPR e iniziative simili, il tuo EDMS devono obbligatoriamente: offrire opzioni conformi.
Perché utilizzare un sistema di gestione elettronica dei documenti?
Se uno o più vantaggi e funzionalità chiave di EDMS non fossero sufficienti a convincerti, contestualizziamo il modo in cui l'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti migliora l'efficienza del tuo ufficio. Analizziamo alcune variabili chiave su un business teorico:
L'attività, una consulenza tecnologica di nicchia, è iniziata da pochi amici ma è cresciuta più velocemente di quanto avrebbero potuto sognare. Oggi hanno team a livello internazionale, con alcuni segmenti in Europa soggetti al GDPR, ma la maggior parte dell’azienda è centralizzata in Nord America. L'azienda lavora secondo un modello remote-first e i responsabili del team tendono a utilizzare la piattaforma di gestione dei progetti e dei documenti preferita. Per questo motivo, sincronizzare riunioni virtuali su dieci diversi calendari e piattaforme video è difficile, per non parlare della condivisione dei risultati dei progetti o dell’inserimento di nuovi dipendenti: la perdita di dati derivante dalla migrazione dei documenti di Microsoft Office a Google Docs e viceversa è così comune che è uno scherzo ricorrente.
Sebbene questi esempi di EDMS combinino molteplici fattori per ottenere effetti drammatici, i thread sottostanti non sono rari. In questo caso, i problemi crescenti dell’azienda e gli sforzi di sincronizzazione sono risolvibili se implementano un EDMS.
- Un EDMS aiuta a mantenere la sicurezza dei dati e la conformità ai mandati specifici della regione.
- L'EDMS aiuta i membri del team a tutti i livelli della gerarchia ad accedere ai file di progetto, alla documentazione di onboarding e altro ancora senza il fastidio o il rischio di scambiare file più volte. Spesso non è nemmeno possibile migrare un file PowerPoint su Presentazioni Google senza una sostanziale perdita di formattazione: vale la pena rischiare di perdere qualcosa di molto più efficace a causa di costanti la conversione di file?
- È lecito ritenere che, oltre alla semplice piattaforma scelta, diversi team di consulenza archiviano o ospitano file anche all’interno di cloud personali, pen drive e una serie di unità condivise. Se qualcosa va perso o un membro del team lascia improvvisamente, l’azienda rischia di perdere tonnellate di documentazione e dati storici mantenendo il proprio sistema decentralizzato.
- La modifica collaborativa è semplice con EDMS e i membri del team non dovranno destreggiarsi tra una serie di autorizzazioni su piattaforme diverse. Invece, le autorità di approvazione EDMS gestiscono che può modificare che cosa in un colpo solo, senza doversi occupare di “inviti alla modifica” dell’ultimo minuto o simili perdite di tempo.
Altri esempi EDMS includono la migrazione da sistemi di archiviazione e archiviazione legacy a un paradigma completamente digitale. Questo caso sta diventando particolarmente diffuso poiché le aziende identificano i rischi associati alla conservazione della documentazione fisica a lungo termine o all'implementazione di iniziative di riduzione dei costi per risparmiare sui costi di archiviazione e conservazione.
Vantaggi dell'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti
Abbiamo esaminato alcuni vantaggi e caratteristiche granulari dell'EDMS di qualità, ma i miglioramenti del quadro generale sono più sorprendenti. Sfruttando un EDMS di qualità, la tua organizzazione può:
- Migliorare la collaborazione delle parti interessate: Che si tratti di un dipendente, di un servizio professionale di terze parti, di un cliente, di un cliente o di un fornitore, un database centralizzato costruito su un'efficace piattaforma EDMS disaccoppia i dati e la documentazione da centri di archiviazione disorganizzati e disparati. Allo stesso tempo, previene i problemi e aiuta a sviluppare una comprensione comune e condivisa per tutti gli utenti.
- Sicurezza e conformità: Gli strumenti EDMS offrono sicurezza per proteggere il bene più prezioso: i dati. Di fronte alle crescenti minacce di hacking e ransomware che tengono in ostaggio le tue informazioni sensibili, una sicurezza coerente è fondamentale. Il fatto che i dipendenti conservino dati e documentazione su varie piattaforme con misure di sicurezza altrettanto diverse aumenta il rischio. Allo stesso tempo, i crescenti requisiti normativi relativi all’archiviazione di dati e informazioni private rendono impossibile la conformità se non si dispone di una strategia coerente di gestione dei documenti.
- Sincronizzazione interaziendale: Se hai già creato un ecosistema tecnologico che include strumenti di automazione finanziaria, Programmi di gestione delle risorse umane, portali dei fornitori e strutture simili, un EDMS è il passo logico successivo per aiutare a collegare insieme ogni sistema disparato. Se non hai ancora ampliato il tuo ambito tecnologico, l’implementazione di un EDMS funge da pietra angolare strategica per portare la tua azienda nell’era digitale.
- Efficienza e gestione dei dati: Fondamentalmente, un EDMS di qualità migliora il tuo team aumentando l’efficienza. Un EDMS riduce le attività che fanno perdere tempo come la migrazione dei file, la gestione delle autorizzazioni e ostacoli simili quando si utilizzano più piattaforme. Allo stesso tempo, EDMS aiuta a sviluppare controlli interni per gestire l'accesso e tenere traccia delle modifiche, garantendo l'integrità dei dati man mano che si espande. Allo stesso modo, centralizzare la documentazione aiuta a migliorare le fonti di alimentazione dell'analisi dei dati, aiutando a sbloccare informazioni preziose quando si sfruttano le piattaforme di business intelligence.
Migliori pratiche EDMS
Anche se vorrai modificare, adattare e personalizzare il tuo EDMS, una manciata di migliori pratiche funge da guida per indirizzarti nella giusta direzione e massimizzare i vantaggi dell'EDMS:
- Assicurati di gestire le autorizzazioni e gli strumenti di controllo della versione: Quando centralizzi la documentazione, rischi accessi non autorizzati o fughe di dati se non gestisci bene le autorizzazioni del tuo team. Ciò è doppiamente vero se servizi o fornitori di terze parti hanno accesso al sistema. Lo sviluppo di una SOP per le autorizzazioni aiuta a mantenerle bisogno di sapere sempre al corrente, proteggendo le informazioni sensibili da occhi indiscreti. Allo stesso tempo, garantire la disponibilità di procedure di backup iterative e la capacità di tenere traccia delle modifiche aiuta a mantenere la qualità dei documenti e a prevenire sovrascritture o incidenti.
- Assicurati che il tuo EDMS possa adattarsi a te: Non ha senso puntare all-in su un EDMS che servirà la tua organizzazione solo nel suo stato attuale. Dovrai assicurarti che il tuo EDMS offra i vantaggi e le funzionalità di cui avrai bisogno quando entrerai nella fase di crescita successiva, anche se non massimizzi il loro utilizzo oggi, avere accesso e comprendere queste funzionalità oggi ti prepara al successo Domani.
- Assicurati che il tuo EDMS si integri nel tuo ecosistema: Oltre alla scalabilità, l'integrazione è fondamentale quando si distribuisce un EDMS. Non massimizzi l'efficienza se sei ancora costretto a scansionare, caricare o migrare manualmente la fatturazione o ricevute nell'EDMS. Ricorda, il tuo EDMS deve funzionare – se stai adattando il tuo flusso di lavoro del documento per gestire un processo EDMS gravoso, è necessario rivalutare la propria strategia.
- Sfrutta i vantaggi dei tag e degli strumenti organizzativi: Quando migri la tua documentazione su un EDMS, crei un database centralizzato che comprende l'intera essenza della tua azienda. Se non riesci a trovare, cercare e accedere facilmente a tali informazioni, tuttavia, non beneficerai di potenziali efficienze. Dovrai sviluppare una SOP per la gestione della conoscenza per sfruttare al meglio questi vantaggi, che dovrebbe includere convenzioni di denominazione dei file, gerarchia delle cartelle e istruzioni di nidificazione, nonché piani di formazione completi per garantire che tutti siano conformi.
Conclusione
Man mano che i nostri sforzi di raccolta dati si amplificano, crescono anche le nostre esigenze di gestione dei documenti elettronici. Rispettare le normative in evoluzione e salvaguardare i dati sensibili è un compito colossale che diventa più difficile se non si dispone di una strategia globale. Allo stesso tempo, tutti i dati del mondo sono inutili se non puoi accedervi rapidamente e sfruttarli per migliorare il tuo flussi di lavoro documentali. EDMS compensa questi rischi offrendo al tempo stesso una serie di vantaggi per migliorare e ottimizzare l'efficienza organizzativa, risparmiando tempo e consentendo al team di concentrarsi su ciò che conta: fornire i migliori risultati possibili mentre si fa crescere l'azienda.
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