I 9 documenti logistici da automatizzare con IDP

Nell’intricata rete del commercio globale, il settore della logistica costituisce la spina dorsale, che collega i produttori ai consumatori su grandi distanze. Tuttavia, questa interconnessione comporta una buona dose di sfide. Dal momento in cui un prodotto viene fabbricato fino alla consegna finale, una serie di documenti ne accompagna il viaggio, creando spesso colli di bottiglia nel flusso continuo delle operazioni.

Uno degli ostacoli cruciali che il settore della logistica deve affrontare riguarda la gestione dei documenti logistici. Ordini di acquisto, fatture, polizze di carico e vari altri documenti richiedono un'attenzione meticolosa, ma l'elaborazione manuale può richiedere molto tempo, è soggetta a errori e richiede molte risorse. In questo labirinto di pratiche burocratiche, la necessità di una soluzione trasformativa è innegabile.

È qui che l’IDP (Intelligent Document Processing) interviene come punto di svolta. IDP sfrutta tecnologie all'avanguardia, come l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico, per automatizzare l'estrazione, l'interpretazione e l'elaborazione delle informazioni da diversi documenti. Il connubio tra logistica e IDP rappresenta un’enorme promessa in termini di razionalizzazione delle operazioni, riduzione degli errori e miglioramento dell’efficienza complessiva.

Mentre approfondiamo le specifiche, esploriamo 9 documenti logistici critici che trarranno notevoli benefici dall'implementazione dell'elaborazione intelligente dei documenti. Questi miglioramenti promettono non solo di alleviare le sfide affrontate dal settore, ma anche di catalizzare una nuova era di gestione logistica snella e priva di errori.

Cos'è l'elaborazione intelligente dei documenti?

L'Intelligent Document Processing (IDP) rappresenta una tecnologia all'avanguardia che combina intelligenza artificiale (AI), machine learning (ML) ed elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per automatizzare l'estrazione, l'interpretazione e l'elaborazione delle informazioni da una varietà di documenti. IDP è progettato per imitare le capacità cognitive di tipo umano, consentendogli di comprendere, classificare ed estrarre con precisione dati preziosi da documenti non strutturati.

Componenti chiave dell'IDP:

1. Estrazione dati: IDP eccelle nell'estrarre informazioni rilevanti da diversi tipi di documenti, tra cui fatture, ordini di acquisto, documenti di spedizione e altro ancora.
2. Classificazione del documento: La tecnologia classifica i documenti in base al loro contenuto, consentendo un'elaborazione semplificata e un'organizzazione efficiente.
3. Convalida dei dati: IDP può effettuare una verifica incrociata dei dati estratti rispetto a regole predefinite o database esterni, garantendo accuratezza e affidabilità.
4. Automazione dei flussi di lavoro: IDP si integra perfettamente con i flussi di lavoro esistenti, automatizzando le attività ripetitive e accelerando i processi incentrati sui documenti.

Perché il settore della logistica ha bisogno di IDP?

1. Maggiore precisione ed errori ridotti: L'estrazione automatizzata dei dati garantisce un livello più elevato di precisione, riducendo la probabilità di discrepanze nei documenti logistici.
2. Maggiore efficienza operativa: L'automazione dei flussi di lavoro incentrati sui documenti porta a tempi di elaborazione più rapidi, consentendo alle aziende di logistica di gestire volumi maggiori di spedizioni in modo più efficiente. Infatti, i processi urgenti, come lo sdoganamento e l’evasione degli ordini, traggono vantaggio da un’elaborazione semplificata dei documenti.
3. Visibilità e monitoraggio in tempo reale: IDP consente l'estrazione rapida di informazioni rilevanti per il tracciamento e il monitoraggio in tempo reale delle spedizioni. I professionisti della logistica ottengono informazioni immediate sullo stato e sull'ubicazione delle merci, facilitando il processo decisionale proattivo.
4. Riduzione dei costi: Automatizzando le attività di elaborazione dei documenti, IDP riduce la necessità di manodopera, con conseguenti risparmi sui costi per le società di logistica. Meno errori e maggiore efficienza possono anche contribuire alla riduzione complessiva dei costi operativi.
5. Conformità migliorata: IDP garantisce che i documenti logistici, come le dichiarazioni doganali e le polizze di carico, rispettino gli standard normativi. I processi di convalida automatizzati riducono il rischio di non conformità, evitando potenziali problemi legali e ritardi nella catena di fornitura.
6. Maggiore soddisfazione del cliente: Tempi di elaborazione più rapidi e errori ridotti contribuiscono a un'esperienza logistica più fluida e affidabile per i clienti. IDP supporta inoltre una comunicazione tempestiva e accurata con i clienti, favorendo la fiducia e la soddisfazione.

Mentre il settore continua ad evolversi, abbracciare l’IDP diventa un imperativo strategico per coloro che cercano di prosperare nel panorama dinamico e competitivo della logistica.

N. 1: polizza di carico (BoL)

La polizza di carico (BoL), un documento fondamentale nel campo della logistica, funge da ricevuta dettagliata delle merci spedite, fornendo informazioni cruciali sul carico e sui termini del suo trasporto. L'automazione dell'elaborazione della BoL comporta una miriade di vantaggi, rivoluzionando il modo in cui gli operatori logistici gestiscono le spedizioni e garantiscono la conformità.

Maggiore precisione nella verifica

La verifica manuale dei documenti BoL è intrinsecamente soggetta a errori umani, che portano a potenziali discrepanze nelle informazioni registrate. L'elaborazione intelligente dei documenti (IDP) eccelle nell'estrazione meticolosa e nei riferimenti incrociati dei dati, garantendo una maggiore precisione nella verifica delle spedizioni. Automatizzando la BoL, le aziende logistiche possono dire addio ai rischi associati alla supervisione umana, creando una base più affidabile per l’intera catena di fornitura.

Processi di tracciamento accelerati

In un panorama logistico in rapida evoluzione, la capacità di tracciare le spedizioni in tempo reale è fondamentale. L'automazione della BoL accelera il processo di tracciamento estraendo rapidamente i dettagli rilevanti, come date di spedizione, destinazioni e destinatari. Ciò consente ai professionisti della logistica di monitorare tempestivamente i movimenti delle merci e facilita il processo decisionale proattivo in risposta a eventi imprevisti, migliorando in definitiva l’efficienza dell’intera catena logistica.

Garantire la conformità alle normative

Navigare nella complessa rete di normative nazionali e internazionali è una sfida costante per le aziende di logistica. La BoL, essendo un documento legale, deve aderire a standard specifici per garantirne la conformità. IDP apporta un livello di coerenza ai controlli di conformità convalidando automaticamente i contenuti della BoL rispetto ai requisiti normativi. Ciò riduce il rischio di non conformità, mitiga le complicazioni legali e garantisce che le spedizioni si spostino senza problemi attraverso i confini, contribuendo a operazioni logistiche globali più fluide.

L’automazione del processo di polizza di carico attraverso l’elaborazione intelligente dei documenti emerge come una strategia di trasformazione per le parti interessate della logistica. Non solo ottimizza la precisione nella verifica e accelera i processi di tracciamento, ma rafforza anche le misure di conformità, creando un ecosistema logistico più resiliente ed efficiente.

N. 2: Ordini di acquisto (PO)

L'automazione dell'elaborazione degli ordini di acquisto (PO) riveste un'enorme importanza nella logistica, incidendo in modo significativo sull'evasione degli ordini, sulla riduzione degli errori e sull'efficienza operativa complessiva. Le aziende di logistica possono semplificare l'intero ciclo di vita degli ordini sfruttando l'IDP (Intelligent Document Processing) per gli ordini di acquisto. L'automazione accelera la gestione degli ordini d'acquisto, determinando un'evasione degli ordini più rapida e tempi di consegna più brevi. Ciò soddisfa le aspettative dei clienti in termini di consegne puntuali e migliora la reattività della catena di fornitura.

Inoltre, l’automazione riduce al minimo il rischio di errori comunemente associati all’immissione manuale dei dati e all’elaborazione degli ordini di acquisto. IDP garantisce l'estrazione accurata delle informazioni dagli ordini di acquisto, riducendo le discrepanze nelle quantità dei prodotti, nei prezzi e nei dettagli di consegna. Ciò, a sua volta, riduce il rischio di errori costosi e migliora l’affidabilità complessiva del processo logistico.

In termini di efficienza, l'elaborazione automatizzata degli ordini di acquisto consente una perfetta integrazione con i sistemi di gestione dell'inventario, ottimizzando i livelli delle scorte e riducendo la probabilità di scorte in eccesso o esaurite. L'automazione end-to-end del flusso di lavoro dell'ordine di acquisto, dalla creazione all'approvazione e all'evasione, semplifica i processi interni, consentendo alle società di logistica di allocare le risorse in modo più efficace.

Il processo di abbinamento a tre, fondamentale nella logistica, prevede l'abbinamento della fattura a un ordine di acquisto e alle ricevute di consegna per completare l'acquisto e avviare i pagamenti. Le soluzioni IDP eccellono nell'eseguire queste corrispondenze a tre in modo accurato e rapido, accelerando il processo di approvazione e garantendo che tutti i componenti del ciclo di approvvigionamento si allineino perfettamente.

N. 3: Fatture di trasporto

1. Tempi di elaborazione più rapidi: L'automazione accelera l'estrazione e la verifica delle informazioni dalle fatture di trasporto, riducendo i tempi di elaborazione. Ciò accelera l'intero flusso di lavoro di fatturazione, consentendo approvazioni ed elaborazione dei pagamenti più rapide.
2. Errori e discrepanze ridotti: L'estrazione automatizzata dei dati riduce al minimo il rischio di errori umani associati all'immissione manuale, garantendo l'accuratezza nella registrazione di dettagli cruciali come costi di spedizione, quantità e altre informazioni rilevanti. Questa riduzione degli errori migliora l’affidabilità delle transazioni finanziarie e riduce la necessità di lunghe correzioni.
3. Monitoraggio e visibilità in tempo reale: L'automazione facilita il monitoraggio in tempo reale delle fatture di trasporto, fornendo visibilità immediata sulle transazioni finanziarie. Questa trasparenza consente ai professionisti della logistica di monitorare i costi, analizzare i modelli di spesa e prendere tempestivamente decisioni informate.
4. Conformità migliorata: L'automazione garantisce che le fatture di trasporto siano conformi ai requisiti normativi e alle politiche interne. Convalidando automaticamente le informazioni rispetto a regole predefinite, il rischio di non conformità è ridotto al minimo, mitigando potenziali problemi legali e ritardi.
5. Flussi di lavoro di approvazione semplificati: L'elaborazione automatizzata delle fatture di trasporto consente di ottimizzare i flussi di lavoro di approvazione. Le approvazioni e le notifiche elettroniche accelerano il ciclo di approvazione, prevenendo colli di bottiglia e garantendo pagamenti tempestivi a fornitori e fornitori di servizi.
6. Gestione dei costi migliorata: L'automazione fornisce una visione completa delle spese relative al trasporto, consentendo una migliore gestione dei costi. Questa visibilità consente alle aziende di logistica di identificare opportunità di risparmio sui costi, negoziare condizioni favorevoli con i fornitori e ottimizzare la spesa complessiva.
7. Integrazione con sistemi ERP: I sistemi automatizzati si integrano perfettamente con i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), garantendo un approccio coerente e sincronizzato alla gestione dei dati finanziari. Questa integrazione migliora l'accuratezza dei dati, riduce le attività di immissione manuale dei dati e facilita un'operazione logistica complessiva più efficiente.
8. Aumento della produttività e allocazione delle risorse: L’automazione libera preziose risorse umane da attività manuali ripetitive, consentendo ai professionisti della logistica di concentrarsi su attività strategiche. Questa maggiore produttività migliora l’efficienza complessiva del team logistico, contribuendo a migliorare i livelli di servizio.

N. 4: Etichette di spedizione

L'automazione della creazione e dell'elaborazione delle etichette di spedizione rappresenta un miglioramento fondamentale per l'accuratezza della logistica, mitigando il rischio di consegne errate e ottimizzando l'efficienza complessiva del flusso di lavoro logistico. Il potenziale di errori umani viene notevolmente ridotto grazie all'estrazione automatizzata dei dati da documenti pertinenti come ordini di acquisto e distinte di trasporto. Ciò garantisce che dettagli cruciali come indirizzi, nomi di prodotti e quantità siano accuratamente trascritti sulle etichette di spedizione e favorisce la coerenza negli standard di etichettatura, fondamentali per la conformità del corriere e l'efficienza del transito.

Inoltre, l’integrazione in tempo reale dei processi automatizzati delle etichette di spedizione con i sistemi di gestione della logistica fornisce aggiornamenti tempestivi, riducendo al minimo il divario tra la conferma dell’ordine e la creazione dell’etichetta. L'integrazione di meccanismi di verifica degli indirizzi rafforza ulteriormente la precisione eliminando gli errori derivanti da indirizzi dei destinatari incompleti o imprecisi. I controlli di qualità all'interno dei sistemi automatizzati convalidano le dimensioni delle etichette, la leggibilità dei codici a barre e la conformità ai requisiti specifici del trasportatore.

Negli scenari logistici dinamici in cui i dettagli della spedizione possono cambiare, l'automazione consente di adattare le etichette in tempo reale, prevenendo consegne errate dovute a informazioni obsolete o obsolete. La migliore tracciabilità facilitata dall'automazione garantisce che ogni pacco sia accuratamente collegato all'etichetta corrispondente e associato all'ordine e alla spedizione corretti nel sistema logistico. Nel complesso, l’automazione dei processi relativi alle etichette di spedizione riduce gli errori e contribuisce allo snellimento dei flussi di lavoro logistici, migliorando l’efficienza e l’accuratezza dell’intera catena di fornitura.

N. 5: Dichiarazioni doganali

Un modulo di dichiarazione doganale funge da registro completo delle merci importate o esportate, comprendendo dettagli critici come il paese di origine, una descrizione delle merci, dettagli CIF (costo, assicurazione e trasporto), numeri di classificazione doganale e dazi associati . La tradizionale elaborazione manuale di questi moduli comporta l'estrazione di dati da diversi documenti come fatture, lettere di vettura, certificati di origine e distinte di trasporto. Questo approccio manuale non è solo noioso ma richiede anche molto tempo. Le soluzioni di elaborazione intelligente dei documenti (IDP) rappresentano una soluzione trasformativa automatizzando l'elaborazione dei moduli di dichiarazione doganale.

Quando vengono ricevuti i moduli di dichiarazione di importazione o esportazione, le soluzioni IDP riconoscono e acquisiscono rapidamente i campi rilevanti, indipendentemente dalla loro posizione all'interno del documento. Questa automazione implica la categorizzazione intelligente delle informazioni, garantendo che i dati vengano estratti ed elaborati accuratamente. Il motore IDP indicizza queste informazioni, memorizzandole in apposite tabelle per un facile recupero durante le successive elaborazioni o controlli di verifica. Automatizzando queste attività manuali, IDP migliora l'efficienza e riduce il rischio di errori, contribuendo a un processo di sdoganamento più snello e accelerato.

N. 6: Prova di consegna (PoD)

La maggior parte dei documenti di prova di consegna (POD) sono tradizionalmente cartacei e richiedono una firma fisica da parte del destinatario. Tuttavia, si registra un evidente spostamento verso la digitalizzazione di questi documenti per affrontare le inefficienze intrinseche associate alla comunicazione cartacea. Il passaggio ai documenti POD digitali è logico, considerando che la carta è soggetta a perdite o danneggiamenti, con conseguenti ritardi nella fatturazione. Inoltre, il formato digitale mitiga il rischio di frode, in cui soggetti disonesti possono dichiarare falsamente la mancata ricezione di una spedizione consegnata, con il rischio potenziale di consegne multiple, crediti ingiustificati dei clienti e perdite per i fornitori.

Nel regno digitale, i clienti spesso firmano elettronicamente utilizzando una penna digitale o il dito su un dispositivo portatile e queste firme vengono archiviate in modo sicuro in un database. Il POD digitale include non solo la firma del destinatario ma anche dettagli cruciali come i nomi e gli indirizzi del fornitore e del destinatario, insieme a una descrizione completa della merce consegnata. Sebbene questa trasformazione digitale migliori la sicurezza e l’efficienza, il processo richiede comunque il trasferimento accurato di queste informazioni nel repository generale dei dati logistici. Vale la pena notare che gli errori possono persistere, indipendentemente dal formato (digitale o cartaceo), soprattutto se i lavoratori umani sono coinvolti nell'immissione manuale dei dati in qualsiasi fase del flusso di lavoro. La sfida attuale risiede nell’integrazione perfetta di questi progressi digitali per massimizzare la precisione e l’efficienza all’interno dell’ecosistema della documentazione logistica.

L'automazione garantisce che i dettagli all'interno dei documenti POD vengano acquisiti in modo rapido e accurato, consentendo aggiornamenti in tempo reale sullo stato di consegna delle merci. Questa maggiore visibilità consente ai professionisti della logistica di monitorare tempestivamente il movimento delle spedizioni, anticipare eventuali ritardi e affrontare in modo proattivo i problemi nel processo di consegna.

Inoltre, il trattamento automatizzato dei documenti POD contribuisce ad una significativa riduzione delle controversie. Fornendo una traccia digitale di prove conclusive, inclusi timestamp e firme dei destinatari, l'automazione riduce al minimo l'ambiguità e le controversie relative alla corretta consegna delle merci. Ciò semplifica i processi di risoluzione delle controversie e promuove la fiducia tra le parti interessate, inclusi clienti, vettori e fornitori.

#7: Liste di imballaggio

Una lista di imballaggio, chiamata anche bolla di consegna, svolge un ruolo cruciale nel commercio internazionale fornendo informazioni dettagliate sull'esportatore, sullo spedizioniere e sul destinatario, insieme a dettagli sull'articolo spedito e sui dettagli dell'imballaggio come dimensioni e pesi. Serve come registrazione essenziale dell'articolo spedito, fungendo da prova per le polizze di carico sia nazionali che internazionali.

La bolla di accompagnamento comprende dati sulla sicurezza dei materiali e funge da documento giustificativo per il rimborso tramite lettera di credito. Sebbene i formati possano variare, tutti gli elenchi di imballaggio includono dettagli critici come la data, le informazioni di contatto dell'esportatore e del destinatario, gli indirizzi di origine e destinazione, il numero totale di pacchi, descrizioni dettagliate dei pacchi e specifiche di volume/peso.

L’estrazione di informazioni dalle liste di imballaggio è vitale per i controlli automatizzati, consentendo controlli incrociati con ordini di acquisto e fatture per acquirenti, venditori e intermediari. Questa estrazione dei dati aiuta anche nelle revisioni dell'inventario e nelle valutazioni delle prestazioni.

N. 8: Dichiarazioni di merci pericolose (DGD)

Le merci pericolose, comprese le sostanze infiammabili, i prodotti chimici corrosivi e i rischi per la salute, vengono spesso trasportate in vari modi come strada, ferrovia, aria o mare. Per rispettare le normative, tali spedizioni richiedono una Dichiarazione di Merci Pericolose (DGD). Questo modulo certifica che la spedizione rispetta le normative sia del paese di origine che di destinazione relative all'etichettatura e all'imballaggio dei materiali pericolosi. Il DGD contiene informazioni critiche come l'indirizzo e i dettagli di contatto del mittente e del destinatario, informazioni sui contatti di emergenza, nomi corretti degli articoli spediti, quantità, numero ONU, peso, gruppo di imballaggio, radioattività e informazioni sulla movimentazione.

A causa dei diversi formati e complessità tra i paesi, i sistemi di gestione dei documenti abilitati all’intelligenza artificiale svolgono un ruolo cruciale nell’estrazione automatica delle informazioni dai DGD, indipendentemente dalla formattazione e dal layout del contenuto. Questa automazione riduce significativamente gli sforzi di immissione manuale dei dati, eliminando una buona parte di tali attività, e garantisce un’elaborazione accurata ed efficiente dei moduli di dichiarazione di merci pericolose.

N. 9: Manifesti di carico

I manifesti di carico sono documenti completi che forniscono un elenco dettagliato di tutti gli articoli o le merci caricati su uno specifico veicolo di trasporto, come una nave, un aereo o un camion. Questi manifesti sono fondamentali per la gestione della logistica e dei trasporti, poiché fungono da registro dell'inventario per gli articoli spediti. I manifesti di carico includono dettagli chiave come descrizioni degli articoli, quantità, pesi, informazioni sull'imballaggio e talvolta l'identità sia del mittente (speditore) che del destinatario (destinatario). Sono fondamentali nel facilitare la movimentazione regolare delle merci, lo sdoganamento e le operazioni logistiche generali.

IDP garantisce un'estrazione accurata delle informazioni dai manifesti del carico, contribuendo al rispetto dei requisiti normativi. Questo è fondamentale per le spedizioni internazionali, poiché i dati manifest precisi sono essenziali per lo sdoganamento e il rispetto delle normative commerciali. Facilita la comunicazione senza soluzione di continuità con le varie parti interessate, tra cui le autorità doganali, i partner di trasporto e gli organismi di regolamentazione. Informazioni accurate e tempestive provenienti dai manifesti del carico garantiscono interazioni fluide e conformità con tutte le parti coinvolte nel processo logistico.

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Nanonets eccelle nel trasformare i dati non strutturati in informazioni fruibili, offrendo visibilità in tempo reale sulle spedizioni, migliorando la conformità e accelerando lo sdoganamento. La sua interfaccia intuitiva e le funzionalità personalizzabili soddisfano specificamente le esigenze specifiche dei flussi di lavoro logistici. Scegliendo Nanonets, i fornitori di servizi logistici offrono ai propri team una soluzione all'avanguardia che accelera l'elaborazione dei documenti e migliora le prestazioni complessive della catena di fornitura.

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