Monitoraggio dei dipendenti: il "bossware" è adatto alla tua azienda?

Privacy, sicurezza aziendale

Mentre il software di monitoraggio dei dipendenti può aumentare la produttività, può anche essere un potenziale campo minato per la privacy e può influire sul rapporto con i dipendenti

Phil Muncaster

29 giugno 2023  · XNUMX€  , 4 minuto. leggere

Le cose potrebbero non funzionare sempre bene sul posto di lavoro e capi e lavoratori potrebbero non essere sempre d'accordo su molte cose. Ma potrebbe esserci un'altra "minaccia" in città: il monitoraggio remoto dei dipendenti. In alcuni casi, il software di sorveglianza dei dipendenti, chiamato anche "caposquadra” e “tattleware”, minaccia di creare un cuneo tra datori di lavoro e dipendenti.

Fatto bene, il bossware può aiutare a isolare un'organizzazione da furti e rischi legali e persino portare a importanti miglioramenti della produttività. Ma è anche un campo minato per la privacy che potrebbe finire per demotivare i tuoi dipendenti ed esporre la tua organizzazione a cause legali.

Eppure in un nuovo era del lavoro da qualsiasi luogo, è sempre più allettante per i manager monitorare la propria forza lavoro distribuita. Data la posta in gioco, un'attenta pianificazione dovrebbe essere la parola d'ordine per qualsiasi organizzazione che prenda in considerazione il monitoraggio dei dipendenti.

Cos'è il bossware?

Bossware è un termine generico per una varietà di strumenti di tracciamento dei dipendenti. Mentre la funzionalità di tale software varia, ad alto livello terrà traccia dei programmi utilizzati da un lavoratore durante il giorno e per quanto tempo. Una sorveglianza più intrusiva potrebbe registrare lo schermo del lavoratore e registrare le sue sequenze di tasti. Bossware idealmente dovrebbe essere installato sul PC o sul dispositivo di un dipendente con la sua esplicita conoscenza e consenso, anche se non è sempre così.

Il monitoraggio dei dipendenti è più popolare di quanto si possa pensare, spinto dall'aumento del lavoro a distanza accelerato dalla pandemia. Uno studio trova che il 60% delle aziende con lavoratori remoti ora utilizza una qualche forma di bossware e l'88% di loro ha licenziato i lavoratori dopo aver distribuito il software. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che oltre la metà (53%) dei lavoratori la cui attività è stata monitorata ha trascorso tre o più ore al giorno in attività non lavorative.

Il monitoraggio potrebbe riguardare:

• Email (contenuto e mittenti/destinatari)
• Cronologia del browser
• Utilizzo di App
• Schermo del computer e sequenze di tasti
• Webcam
• Uso del telefono e contenuto della chiamata
• Riprese di videosorveglianza (in ufficio)
• Tracciamento GPS del veicolo
• Accedi al tracciamento della posizione del badge
• Monitoraggio del fitness di segni vitali e stati d'animo

Pro e contro

I sostenitori di Bossware affermano che l'uso giudizioso del software di monitoraggio può aiutare la loro organizzazione in diversi modi, tra cui:

• Tracking livelli di stress tra la forza lavoro
• Contribuire ad aumentare la produttività, mostrando quali lavoratori mancano di concentrazione e quali trascorrono troppo tempo in attività manuali e ripetitive che potrebbero essere ottimizzate
• Costruire un posto di lavoro più equo assicurando che tutti facciano la loro parte
• Mitigare il rischio di perdita di dati intenzionale/accidentale e scarsa igiene della sicurezza

Dall'altro lato, ci sono potenziali svantaggi, come ad esempio:

• I dipendenti possono trovare soluzioni alternative, annullando così qualsiasi potenziale vantaggio
• Il monitoraggio limitato basato su computer/dispositivo potrebbe non riuscire a registrare il tempo trascorso a pensare, risolvere problemi e altre attività non digitali, offrendo ai manager una visione miope della produttività dei lavoratori
• Aumenta i livelli di stress e può demotivare il personale e fiaccare il morale
• Privacy e implicazioni legali per il datore di lavoro

Implicazioni legali e sulla privacy

Le moderne leggi sulla privacy e sulla protezione dei dati aggiungono un ulteriore livello di rischio per le organizzazioni che desiderano implementare bossware. È importante che qualsiasi schema venga implementato in linea con le leggi e le normative locali.

• Il GDPR in tutta l'UE effettua consentire il monitoraggio sul posto di lavoro, ma all'interno di una specifica serie di linee guida. Le organizzazioni devono creare politiche chiare che informino il proprio personale su eventuali schemi di monitoraggio dei dipendenti e lavorare sodo per rendere le implementazioni il più discrete possibile. Non è consentito il monitoraggio nascosto ed esaustivo di cose come l'utilizzo di Internet e il contenuto delle comunicazioni. Le organizzazioni che desiderano monitorare le comunicazioni private come le e-mail devono anche delineare una chiara base legale per farlo. E ci sono regole rigide sulla protezione dei dati dei dipendenti, garantendo che vengano utilizzati solo per gli scopi per cui sono stati raccolti e che vengano raccolte solo le informazioni pertinenti, per il tempo minimo necessario.
• Negli Stati Uniti, legge federale sulla privacy il Legge sulla privacy delle comunicazioni elettroniche (ECPA) consente il monitoraggio delle comunicazioni elettroniche come la posta elettronica, purché sia ​​per scopi aziendali legittimi e venga eseguito su un dispositivo/computer rilasciato dal lavoro. Sanziona anche il monitoraggio dei social media e dell'attività su Internet, e persino il keylogging e le registrazioni dello schermo. Tuttavia, mentre le leggi federali non richiedono la notifica preventiva di tale attività, alcune leggi statali possono richiedere ai datori di lavoro di ottenere il consenso prima di implementare il monitoraggio dei dipendenti. Le organizzazioni sono anche responsabili della sicurezza di tutti i dati che raccolgono e tutte devono disporre di una politica chiaramente definita sul monitoraggio dei dipendenti.

Implementazione di pratiche di monitoraggio del personale corrette

Dovrebbe essere chiaro da quanto sopra che il monitoraggio dei dipendenti non è un'iniziativa da prendere alla leggera sul posto di lavoro. Non ci sono due organizzazioni o quadri legali uguali, ma alcune best practice di alto livello possono includere:

• Considerare e delineare la base legale per l'attuazione del regime.
• Assicurati che il monitoraggio sia necessario e proporzionato e non si intrometta eccessivamente nella vita dei tuoi dipendenti.
• Considera l'estensione del tuo monitoraggio. Includerà e-mail, utilizzo di app e Internet e chiamate? Per evitare problemi legali, può essere utile ricordare al personale di utilizzare solo i dispositivi personali per le questioni personali e solo i dispositivi di lavoro per le questioni aziendali.
• Sii il più trasparente possibile con il personale su ciò che intendi fare e perché, documentato in modo completo in una politica chiara e standardizzata.
• Garantire che tutti i dati raccolti siano protetti da perdita, danneggiamento o furto e che siano visibili solo agli utenti autorizzati.
• Segui le pratiche di minimizzazione dei dati eliminando tutti i dati raccolti non appena non sono più necessari.
• Prendere in considerazione alternative al monitoraggio del personale come sessioni di formazione e/o revisioni periodiche delle prestazioni.
• Considera se il monitoraggio è necessario in tutta l'organizzazione o se potrebbe essere limitato a una parte più piccola dell'azienda.

Le migliori politiche raggiungeranno un equilibrio difficile ma necessario tra le esigenze aziendali dell'organizzazione e i diritti alla privacy dei suoi dipendenti. La trasparenza e il dialogo sono fondamentali per mantenere il personale a bordo in una nuova era del lavoro ibrido.