L'importanza di conservare i registri dei dipendenti

La conservazione dei registri dei dipendenti è un obbligo federale negli Stati Uniti, ma può anche essere utilizzata come una risorsa preziosa per la tua azienda. Quando gestisci un'impresa, tenere registri accurati e aggiornati dei tuoi dipendenti è fondamentale per il successo della tua attività.

Cosa sono i registri dei dipendenti?

I registri dei dipendenti sono documenti protetti in cui vengono annotati i fatti relativi ai dipendenti. I registri dei dipendenti aiutano gli imprenditori a tenere traccia di molti aspetti diversi, tra cui salari, revisioni delle prestazioni, informazioni di contatto e altro ancora. Si consiglia di archiviare i documenti aziendali e dei dipendenti in un'area sicura con accesso limitato per la protezione della privacy di tutti.

Documenti richiesti a livello federale

Alcuni tipi di record dei dipendenti devono essere conservati da tutti gli imprenditori secondo la legge federale. Il motivo per cui hanno un mandato federale è per la tua protezione e quella dei tuoi dipendenti. Se c'è una controversia legale, un'indagine penale o anche qualcosa di piccolo come un licenziamento, il governo vuole avere accesso a informazioni accurate.

Ecco i registri dei dipendenti richiesti a livello federale che sei tenuto a conservare come imprenditore e cosa comportano.

Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC)

La legge EEOC è stato approvato nel 1965 e protegge i diritti dei lavoratori a poter essere assunti indipendentemente da razza, sesso o religione. Questa legge protegge i dipendenti dalla discriminazione prima, durante e dopo il rapporto di lavoro. Inoltre, questa legge stabilisce l'obbligo per i datori di lavoro di conservare tutti i registri dei dipendenti per almeno un anno, oltre a un anno dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

Legge sulla discriminazione basata sull'età nell'occupazione (ADEA)

L'ADEA, approvata nel 1967, impedisce ai datori di lavoro di discriminare un dipendente potenziale o attuale in base all'età. Garantisce inoltre che i datori di lavoro forniscano pari benefici e retribuzione a tutti i lavoratori, indipendentemente dall’età. Questa legge richiede inoltre di conservare i registri delle buste paga e i documenti del programma di benefit per almeno tre anni.

Fair Labor Standards Act (FLSA) e Equal Pay Act (EPA)

La FLSA e l'EPA sono messi in atto per prevenire la discriminazione basata sul genere quando si tratta delle buste paga dei dipendenti. Questi atti impongono di documentare eventuali motivazioni relative alle variazioni retributive tra dipendenti di sesso diverso e di conservare tali registri per due anni e di documentare adeguatamente la retribuzione dei dipendenti.

Altri tipi di documenti dei dipendenti

Esistono molti altri tipi di record dei dipendenti che è utile tenere a portata di mano, se possibile. Documentare cose come il comportamento, i salari e le prestazioni dei dipendenti può anche prevenire controversie sul posto di lavoro. Dopotutto, non c'è bisogno di discutere su qualcosa se è già scritto.

Ecco alcuni altri esempi di documenti dei dipendenti che potrebbe essere saggio tenere a disposizione:

• Informazioni di contatto (e-mail, telefono, ecc.)
• Note comportamentali/Scritture
• Presenze
• PTO
• Benefici
• Esperienza formativa
• Sistemazioni sul posto di lavoro

1. Utile per le revisioni delle prestazioni

Revisioni delle prestazioni sono una parte normale del lavoro, anche se a volte possono essere scoraggianti. Un modo per semplificare questo processo è creare record delle revisioni delle prestazioni condotte. In questo modo, la prossima volta che ti incontrerai con un dipendente, gli appunti della riunione precedente saranno freschi nella tua memoria.

È sempre una buona idea documentare anche il comportamento dei dipendenti, anche se non sei necessariamente interessato a impegnarti in un resoconto completo. Ad esempio, se noti che un dipendente arriva tardi al lavoro di tanto in tanto o litiga con un altro collega, dovresti annotarlo. Ciò risparmia alle risorse umane il mal di testa nel caso in cui dovessero indagare sul comportamento passato di un dipendente.

2. Crea un profilo dipendente

I record dei dipendenti ti consentono di organizzare le informazioni su ciascuno dei tuoi dipendenti che altrimenti probabilmente non ricorderesti. Ad esempio, se un dipendente ottiene risultati migliori durante i turni serali, puoi prenderne nota e farvi riferimento quando crei un programma. La creazione di un profilo dipendente ti consente di vedere il quadro più ampio che circonda ciascuno dei tuoi dipendenti.

Questo può anche aiutarti a identificare i problemi ricorrenti che potresti avere con alcuni dipendenti o, in alternativa, le loro ripetute aree di successo. Se un dipendente ti impressiona in un'area ma ha difficoltà in un'altra, potrebbe essere necessario un po' di coaching. Il loro profilo dipendente è dove puoi trovare quelle informazioni in modo da poter assicurarti che tutti i tuoi dipendenti stiano facendo del loro meglio.

3. Protegge dalle azioni legali

Nel caso in cui vieni citato in giudizio da un ex o attuale dipendente, puoi sempre fare affidamento su documenti e registrazioni per sostenere la verità. Questi documenti possono proteggerti da false accuse e problemi legali in seguito. Nessuno ha mai intenzione di essere denunciato, ma è meglio prevenire che curare.

Scrivilo

Conservare i registri dei dipendenti può proteggere te, la tua azienda e i tuoi dipendenti da controversie legali o personali non necessarie. Rimanere organizzati e preparati è il modo migliore per fare affari e può tenere te e i tuoi dipendenti fuori dai guai nel lungo periodo. Assicurati di documentare quanto più possibile sul tuo posto di lavoro e sui tuoi dipendenti per evitare incomprensioni lungo il percorso.

Uno degli obiettivi che potresti voler avere per la tua azienda è avere un ambiente di lavoro sicuro, sano e produttivo pieno di  dipendenti felici e impegnati.Conservare i registri dei dipendenti può aiutarti a farlo proteggendo te e i tuoi dipendenti.

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