Secondo un Rapporto 2020 sullo studio sulle frodi e gli abusi sul lavoro Secondo l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), la quantità di denaro persa ogni anno a causa delle frodi sul lavoro rappresenta un salasso sbalorditivo per l’economia globale e ha un impatto diretto sulla capacità delle organizzazioni di creare posti di lavoro, produrre beni e servizi e fornire servizi pubblici. . Secondo lo studio, gli schemi di frode professionale più comuni del settore includono schemi di fatturazione. Uno schema di fatturazione è uno schema di esborso fraudolento in cui una persona induce il proprio datore di lavoro a emettere pagamenti presentando fatture per beni o servizi fittizi, fatture gonfiate o fatture per acquisti personali.
Con truffe come questa, è meglio prevenire che curare. In questo blog approfondiremo cosa comportano gli audit delle fatture e perché sono cruciali per l'integrità finanziaria delle aziende.
Che cos'è un audit dei conti da pagare?
Una verifica della contabilità fornitori è un processo mediante il quale i registri finanziari del reparto contabilità fornitori vengono esaminati da un revisore. In questo processo, i revisori esaminano l'accuratezza, la completezza, la conformità ai principi contabili generalmente accettati (GAAP) e la validità delle transazioni.
Tutte le aziende devono essere controllate?
Il Sarbanes-Oxley Act del 2002 rende necessario che le società quotate in borsa forniscano tutti i loro registri per un audit indipendente. Dopo aver esaminato le procedure e le registrazioni, il revisore esprime il proprio giudizio sul bilancio. Il revisore esterno verifica le procedure contabili e i controlli interni della società, condividendo la propria opinione su come funzionano. Ciò significa che le società quotate in borsa non possono evitare di sottoporre i propri conti a revisione.
Anche se le piccole imprese potrebbero non essere obbligate a effettuare una revisione contabile per legge, è nel loro interesse vedere che almeno le loro fatture siano adeguatamente controllate.
Che cos'è un controllo delle fatture?
Gli audit delle fatture comportano un esame meticoloso dei documenti finanziari per verificarne l'accuratezza, l'aderenza alle politiche aziendali e il rispetto degli standard e delle normative del settore. Questi audit svolgono un ruolo fondamentale nel mantenere la trasparenza finanziaria e prevenire discrepanze.
Attraverso il controllo delle fatture, le aziende possono ridurre al minimo il rischio di frode e furto, sia da parte dei clienti che dei dipendenti.
Chi effettua la verifica delle fatture?
Il controllo delle fatture e il controllo dei conti da pagare possono essere effettuati internamente dai dipendenti o tramite revisori esterni di terze parti.
Auditori interni
I revisori interni presentano alcuni vantaggi, come la comprensione delle esigenze peculiari dell'istituzione rispetto ai revisori esterni. I loro servizi sono meno costosi. Tuttavia, i revisori interni potrebbero non essere obiettivi nella loro valutazione e tendere ad avere pregiudizi.
Revisori esterni
I revisori esterni sono obiettivi e indipendenti nella loro valutazione e hanno una conoscenza più ampia del funzionamento dei sistemi finanziari delle imprese. Sono inoltre dotati di una conoscenza migliore e pratica delle leggi e dei regolamenti. Pertanto, i revisori esterni hanno un vantaggio rispetto ai revisori interni nel risultato complessivo dell’audit.
È da notare che la revisione contabile dei conti fornitori prevista dalla legge deve essere effettuata solo da revisori esterni. L'azienda può intraprendere un audit interno oltre all'audit da parte di un revisore esterno.
La lista di controllo del controllo delle fatture
- Ricevuta e documentazione: Le fatture vengono ricevute da venditori e fornitori. Tutta la documentazione rilevante, inclusi ordini di acquisto, contratti e ricevute, viene raccolta e associata alle fatture.
- Inserimento e verifica dei dati: I dettagli della fattura, come importi, date e descrizioni degli articoli, vengono inseriti nel sistema contabile. La verifica dei dati inseriti rispetto ai documenti giustificativi viene eseguita per garantirne l'accuratezza.
- Codifica e classificazione: Le fatture sono codificate in base alla natura della spesa o del servizio. La classificazione garantisce la corretta allocazione ai centri di costo o ai conti corretti.
- Controllo di conformità: Le fatture vengono controllate rispetto alle politiche aziendali, agli ordini di acquisto e agli accordi contrattuali per garantirne la conformità. Eventuali discrepanze o deviazioni vengono contrassegnate per ulteriori indagini.
- Valutazione dell'accuratezza: Viene verificata l'accuratezza matematica dei calcoli delle fatture. Le quantità, i prezzi unitari e tutte le tasse o sconti applicabili vengono sottoposti a controlli incrociati.
- Valutazione del controllo interno: Vengono valutate le procedure di controllo interno della società relative all’elaborazione delle fatture. Ciò include la revisione dei processi di autorizzazione, la separazione dei compiti e i flussi di lavoro di approvazione.
- Analisi di ottimizzazione: Gli esperti possono analizzare le fatture per identificare opportunità di risparmio sui costi o di miglioramento dell'efficienza. Ciò può comportare la negoziazione con i fornitori per condizioni o sconti migliori.
- Comunicazione con le parti interessate: Se vengono rilevate discrepanze, viene avviata la comunicazione con le parti interessate rilevanti, come fornitori o dipartimenti interni, per chiarimenti. Le discrepanze possono essere risolte attraverso la negoziazione o aggiornando le registrazioni contabili.
- Documentazione della traccia di controllo: Viene mantenuta una traccia di controllo completa, che documenta ogni fase del processo di controllo. Questa documentazione costituisce la prova dell'audit ed è fondamentale ai fini della conformità e della rendicontazione.
- Segnalazione e analisi: Un rapporto riepilogativo evidenzia i risultati dell’audit e le eventuali azioni correttive intraprese. È possibile analizzare tendenze o problemi ricorrenti per migliorare l'efficienza futura dell'elaborazione delle fatture.
La parte più cruciale del controllo delle fatture
Il controllo dell'accuratezza di una fattura è un aspetto fondamentale del processo di verifica delle fatture ed esistono tre metodi principali per la verifica manuale:
- Corrispondenza bidirezionale
In questo metodo i dettagli della fattura vengono confrontati con la ricevuta di spedizione. L'obiettivo è confermare che le voci sulla fattura rappresentino accuratamente ciò che è stato consegnato. Ciò garantisce che i beni o i servizi elencati nella fattura siano allineati con l'effettiva ricezione degli articoli.
- Corrispondenza a tre vie
Questo approccio prevede il confronto dei dettagli della fattura non solo con la ricevuta di spedizione ma anche con l'ordine di acquisto. Il processo di corrispondenza a tre vie verifica che i beni o i servizi siano stati sia ordinati che ricevuti. Garantisce l'allineamento tra i dati della fattura, dell'ordine d'acquisto e della ricevuta di spedizione, fornendo un processo di verifica più completo.
- Controllo senza ordine d'acquisto
Nei casi in cui non è stato emesso un ordine di acquisto, il reparto contabilità fornitori può comunque verificare la fattura. Ciò può comportare una conferma diretta con l'ufficio acquisti, lo spedizioniere o un riferimento ad altri documenti di transazione come la distinta di trasporto. Questo metodo è un'alternativa al tradizionale abbinamento bidirezionale quando un ordine di acquisto formale non faceva parte della transazione.
Se durante il processo di verifica vengono identificate discrepanze, la pratica standard è rifiutare la fattura e inviarla al fornitore per la correzione. Ciò garantisce che nei registri finanziari siano mantenute informazioni accurate e valide. Nei casi in cui vi siano prove di frode o attività sospetta, la fattura contrassegnata viene generalmente accantonata per ulteriori indagini per determinare la natura e la portata del problema.
Una volta che il team di contabilità fornitori (AP) ha convalidato con successo la fattura, confermandone l'accuratezza e la conformità con i documenti pertinenti, può procedere a inviarla per l'approvazione e avviare l'elaborazione del pagamento. Questo passaggio segna la fase finale della verifica delle fatture, garantendo che solo le fatture legittime e accurate vengano approvate per il pagamento, contribuendo all'integrità finanziaria e alla conformità all'interno dell'organizzazione.
In che modo AP Automation migliora il controllo delle fatture?
L'automazione della contabilità fornitori (AP) svolge un ruolo fondamentale nel migliorare l'efficienza e l'accuratezza del processo di controllo delle fatture. Un vantaggio significativo è l’accelerazione dell’elaborazione delle fatture attraverso funzionalità come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), eliminando la necessità di inserire manualmente i dati. Questa velocità non solo accelera il processo complessivo, ma consente anche audit più frequenti e tempestivi.
Inoltre, l’automazione AP riduce il rischio di immissione manuale dei dati e di errori di elaborazione. L'automazione dell'estrazione e della convalida dei dati garantisce che le informazioni rilevanti vengano acquisite accuratamente, riducendo al minimo la probabilità di discrepanze durante l'audit. Questa precisione è fondamentale per mantenere l'integrità dei registri finanziari.
Le capacità di abbinamento dell'automazione AP sono un altro vantaggio degno di nota. Il sistema abbina perfettamente le fatture ai documenti giustificativi, come ordini di acquisto e ricevute di spedizione, garantendo che tutti i dettagli siano allineati. Questa funzionalità di corrispondenza completa migliora la precisione e riduce al minimo le possibilità di trascurare le discrepanze durante il processo di audit.
La visibilità e la trasparenza in tempo reale sono agevolate dall'automazione degli AP. Le parti interessate possono tenere traccia dello stato di fatture, approvazioni e pagamenti, fornendo approfondimenti sul flusso di lavoro. Questa trasparenza è essenziale per identificare i colli di bottiglia, affrontare tempestivamente i problemi e garantire il rispetto delle linee guida stabilite.
Inoltre, l'automazione degli AP offre analisi strategiche che forniscono informazioni dettagliate sui modelli di spesa e sulle prestazioni dei fornitori. Queste analisi consentono alle organizzazioni di prendere decisioni informate durante il processo di audit, identificando le aree di ottimizzazione dei costi e di miglioramento dell'efficienza.
Inoltre, l'automazione degli AP garantisce la conformità alle politiche aziendali e ai requisiti normativi. I flussi di lavoro automatizzati possono essere configurati per seguire regole predefinite e gerarchie di approvazione, riducendo il rischio di non conformità. Ciò garantisce che le fatture vengano verificate in modo coerente e in conformità con le linee guida stabilite.
Mantenere un audit trail completo è una caratteristica fondamentale dell'automazione AP. Questa cronologia dettagliata delle azioni intraprese, delle approvazioni e delle eventuali modifiche fornisce un solido percorso documentale, facilitando gli audit interni ed esterni. Il sistema automatizzato garantisce che tutte le attività relative all'elaborazione delle fatture siano registrate per responsabilità e trasparenza.
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