La spina dorsale invisibile del settore bancario: un approfondimento sull'abbinamento e la riconciliazione

L'anno scorso ho celebrato due decenni di immersione nell'IT, in particolare nel settore dei servizi finanziari. Durante questo periodo sono stato testimone di notevoli trasformazioni nel settore bancario e tecnologico. L’emergere delle società Fintech e il loro approccio incentrato sul cliente, insieme a progressi significativi nell’ingegneria del software come le metodologie Agile, i microservizi e il cloud computing, hanno rimodellato il panorama. Tuttavia, aspetto interessante, le operazioni di back-office di molte società di servizi finanziari sono rimaste relativamente statiche nel corso di questi anni, ancora alle prese con codifica manuale, attività ripetitive e forte dipendenza da Excel.

Un processo particolarmente manuale e tuttavia automatizzabile nel settore dei servizi finanziari è corrispondenza e riconciliazione. Questo processo si manifesta in varie forme, ovvero dall'identificazione e risoluzione delle discrepanze (tipicamente dovute a problemi o lacune nelle integrazioni) nelle integrazioni master-slave alla correzione o rimozione di duplicati e aggiornamenti semiautomatici dei sistemi operativi con dati provenienti da fonti esterne.

Nonostante la disponibilità di software sofisticato (ad es. FIS IntelliMatch, Calypso confirmation matching, Misys CMS, Temenos T24 confirmation matching...​) per attività di riconciliazione specifiche, come l'abbinamento delle conferme di pagamento e di transazione (spesso basato su messaggi SWIFT), il la maggior parte delle attività di abbinamento spesso si basa su soluzioni personalizzate o manuali, inclusi Excel o anche metodi cartacei. Molto spesso anche l'automazione non è pertinente, poiché l'abbinamento è spesso coinvolto in azioni una tantum come campagne di marketing, pulizia dei dati, allineamento con i partner...​

È necessario comprendere una migliore riconciliazione dissezionandone i componenti, Cioè

• Inizia con raccogliere e trasformare i diversi set di dati per la comparabilità. Si tratta di recuperare 2 set di dati, che possono essere forniti in diversi formati, diverse strutture, diversi ambiti e con diversi nomi o enumerazioni. I dati devono essere trasformati per renderli comparabili e caricati nello stesso strumento (ad esempio un database o Excel), in modo che possano essere facilmente confrontati.

• Il passo successivo è definire a algoritmo di corrispondenza preciso. Può trattarsi di una semplice chiave univoca, ma può anche essere una combinazione di più attributi (chiave composita), una regola gerarchica (ad esempio, corrisponde prima alla chiave 1, se non corrisponde, provare alla chiave 2...​) o una regola fuzzy (se la chiave del set di dati 1 assomiglia alla chiave del set di dati 2 (è una corrispondenza). Definire questo algoritmo di corrispondenza può essere molto complesso, ma è fondamentale per la capacità di automatizzare la corrispondenza e raggiungere una buona qualità di output.

• Una volta definito l'algoritmo di corrispondenza, inseriamo il file fase di confronto. Per set di dati di piccole dimensioni, questo può essere fatto in modo abbastanza semplice, ma per set di dati molto grandi può richiedere tutti i tipi di ottimizzazioni delle prestazioni (come indici, segmentazione, parallelismo...​) per eseguire il confronto in un tempo ragionevole.

• Infine, le discrepanze individuate devono essere tradotte in risultati attuabili, come report, comunicazioni a colleghi o terze parti o azioni correttive (es. generazione di file, messaggi o istruzioni SQL per correggere le differenze).

Le complessità dell’abbinamento nei servizi finanziari sono diverse. Esploriamo alcuni casi d'uso tipici nel panorama dei servizi finanziari:

• La maggior parte delle banche ha un Anagrafica Titoli, descrivendo tutti i titoli che sono in posizione o possono essere negoziati presso la banca. Questo file deve essere integrato con molte applicazioni, ma deve anche essere alimentato da più fonti di dati, come Telekurs, Reuters, Bloomberg, Moody's...​ Ciò significa che un titolo deve essere abbinato in modo univoco. Sfortunatamente, non esiste un identificatore univoco che descriva tutti i titoli. Gli strumenti negoziati pubblicamente hanno un codice ISIN comunemente concordato, ma i prodotti privati ​​e OTC, come ad esempio la maggior parte dei derivati, di solito non lo hanno. Le banche hanno quindi inventato identificatori interni, utilizzano codici ISIN falsi (che in genere iniziano con una "X") o utilizzano chiavi composite per identificare in modo univoco lo strumento (ad esempio, per un derivato può essere una combinazione di ticker del titolo sottostante, prezzo di esercizio, tipo di opzione e data di scadenza).

• Nel Retail banking è ovviamente essenziale identificare e abbinare in modo univoco una persona fisica specifica. Tuttavia, anche in un paese sviluppato come il Belgio, questo è più facile a dirsi che a farsi. Ogni individuo in Belgio ha un numero di registro nazionale, quindi questa sembra la scelta più ovvia per una chiave corrispondente. Sfortunatamente, le leggi belghe limitano l’uso di questo numero a casi d’uso specifici. Inoltre questo identificativo non esiste per gli stranieri e può cambiare nel tempo (ad esempio i residenti stranieri ricevono prima un numero di registro nazionale temporaneo che può cambiare in definitivo, un altro successivamente o in caso di cambio di genere cambierà anche il numero di registro nazionale). Un'altra opzione è utilizzare il numero della carta d'identità, ma anche questo è diverso per gli stranieri e cambierà ogni 10 anni. Molte banche utilizzano quindi regole più complesse, come l'abbinamento basato su nome, cognome e data di nascita, ma ovviamente questo comporta anche problemi di ogni genere, come duplicati, differenze di ortografia ed errori nei nomi, uso di caratteri speciali nei nomi…​

• Un problema molto simile è abbinare un'azienda o più specificamente un negozio. In Belgio, ogni azienda ha un numero di società, che è simile al numero di partita IVA (senza il prefisso “BE”), ma anche questo è molto nazionale e 1 numero di partita IVA può avere più sedi (ad esempio più negozi). Esiste il concetto di “numero di filiale” (“vestigingsnummer” in olandese), ma questo concetto non è molto conosciuto e usato raramente. Allo stesso modo esiste il codice LEI (Legal Entity Identifier) ​​che è un codice composto da una combinazione di 20 lettere e codici, che identifica in modo univoco un'azienda in tutto il mondo. Sfortunatamente, solo le grandi aziende hanno richiesto un codice LEI, quindi per le aziende più piccole questa non è davvero un’opzione.
  Anche in questo caso vengono spesso effettuati abbinamenti più complessi, come una combinazione di partita IVA, codice postale e numero civico, ma ovviamente questo è lungi dall'essere l'ideale. Nella ricerca di un identificatore univoco e comunemente noto, anche l'ID Google diventa sempre più utilizzato, ma la dipendenza da un'azienda commerciale può comportare anche un grosso rischio operativo.

• Un altro caso interessante è quello corrispondenza di un'autorizzazione e del messaggio di compensazione in un pagamento con carta VISA. Normalmente un identificatore univoco dovrebbe corrispondere a entrambi i messaggi, ma a causa di tutti i tipi di casi di eccezione (ad esempio autorizzazioni offline o autorizzazioni incrementali), questo non sarà sempre corretto. Pertanto è necessaria una regola più complessa, che prende in considerazione diversi identificatori, ma anche altri criteri di corrispondenza come ID acquirente, ID commerciante, ID terminale, PAN (numero di carta), timestamp e/o importo.
  Questo tipo di abbinamento si applica anche ad altri casi di utilizzo del pagamento, come ad esempio abbinare il completamento di una pre-autorizzazione con la sua pre-autorizzazione precedente o un rimborso con un acquisto precedente.

• Un caso d'uso finanziario che riguarda quasi tutte le aziende è corrispondenza delle fatture e dei pagamenti. Quando un'azienda emette una fattura, deve essere in grado di vedere quando la fattura può essere considerata pagata. Questo è importante per la contabilità, ma anche per vedere se è opportuno inviare solleciti per fatture non pagate.
  Per abbinare in modo univoco il pagamento alla fattura, in Belgio in genere viene utilizzato un commento strutturato nell'istruzione di pagamento. Questo codice univoco con cifra di controllo fornisce un riferimento di corrispondenza univoco. Purtroppo spesso i clienti dimenticano di inserire il commento strutturato o utilizzano quello sbagliato (es. copia/incolla di una fattura precedente). Ciò significa che un'azienda deve disporre di una regola di corrispondenza di riserva nel caso in cui il commento non strutturato manchi o sia sbagliato. In genere, una combinazione di importo del pagamento, data di pagamento, IBAN della controparte e/o nome della controparte può fornire un modo alternativo per abbinare tali fatture.

Come puoi vedere, l'abbinamento è tutt'altro che facile, ma comprendere i passaggi di base può aiutare ad abbinamenti migliori. Nel frattempo, nonostante i suoi limiti, Excel rimane un potente strumento per la corrispondenza (manuale). Pertanto a promemoria rapido per tutti coloro che desiderano eseguire la corrispondenza in Excel:

• Usa il  CERCA.VERT per eseguire la corrispondenza. CERCA.VERT ha tuttavia alcune limitazioni, come il fatto che dà un errore se non c'è corrispondenza e che puoi cercare solo nella prima colonna. Una potente alternativa è usare XLOOKUP, che non presenta queste limitazioni.

• Se avete bisogno di un chiave di ricerca composita, aggiungi una colonna nel set di dati di ricerca, con la chiave di ricerca composita (ovvero concatena i diversi attributi, con ad esempio "#" come separatore) e quindi utilizza CERCA.VERT/CERCAX. per cercare in questa nuova colonna.

• Alcuni punti di attenzione quando si utilizza CERCA.VERT:

  • Non dimenticare di aggiungere "false" come ultimo argomento della funzione CERCA.VERT per garantire una corrispondenza esatta.

  • Assicurarsi che i formati dei dati siano gli stessi. Ad esempio, il numero "123" e il testo "123" non corrisponderanno, quindi è importante convertirli prima nello stesso formato. Idem per gli identificatori che iniziano con gli 0 iniziali. Spesso Excel li converte in numeri, rimuovendo così gli 0 iniziali e non ottenendo una corrispondenza.

  • Non utilizzare set di dati contenenti più di 100.000 righe in Excel. Set di dati più grandi sono problematici per le prestazioni e la stabilità di Excel.
    Può anche essere interessante impostare la modalità di calcolo su "Manuale" se stai lavorando con CERCA.VERT su set di dati di grandi dimensioni, altrimenti Excel ricalcolerà tutti i CERCA.VERT ogni volta che apporti una piccola modifica ai dati.

  • CERCA.VERT ha il numero di colonna da restituire come terzo argomento. Questo numero non viene adattato dinamicamente quando si aggiungono o rimuovono colonne, quindi ricordarsi di adattarlo quando si aggiungono o rimuovono colonne.

  • Se desideri solo una corrispondenza, puoi utilizzare la formula "=IF(ISERROR(VLOOKUP( , ,1,false),”NESSUNA CORRISPONDENZA”,” CORRISPONDENZA”)”

Questi trucchi possono aiutare velocizza i tuoi abbinamenti manuali, ma ovviamente la vera automazione è sempre migliore.

Il matching nei servizi finanziari è a sfida multiforme, ma comprenderne le fasi fondamentali è fondamentale per migliorare i risultati. Sebbene strumenti come Excel offrano soluzioni temporanee, il futuro risiede nell’automazione intelligente, che può semplificare notevolmente questi processi. Per coloro che cercano di approfondire le complessità di corrispondenza o l'automazione, sfruttare strumenti e piattaforme avanzati, comprese soluzioni basate sull'intelligenza artificiale come ChatGPT, può fornire sia approfondimenti che soluzioni pratiche.

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