Tecnologie trasformative come la pianificazione delle risorse aziendali (ERP), la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e i sistemi di gestione della catena di fornitura (SCM) hanno apportato innovazioni in termini di produttività che hanno migliorato notevolmente le prestazioni aziendali.
La funzione finanziaria ha tratto benefici da questi progressi, ma c’è molto altro in arrivo. La prossima ondata di trasformazione è alle porte e coinvolge transazioni tra partner commerciali. Ciò eleverà lo status di un’area della finanza spesso trascurata – debiti verso fornitori (AP).
Tradizionalmente focalizzata sul pagamento delle bollette, la funzione AP è al culmine della sua svolta. Le organizzazioni lungimiranti hanno già automatizzato elaborazione delle fatture e dei pagamenti, ma questo è solo l'inizio. La possibilità di elaborare autonomamente le fatture crea nuove opportunità per il personale AP di fornire un prezioso supporto alle controparti della catena di fornitura, degli approvvigionamenti e della tesoreria.
Digitalizzando l'AP, non solo acceleri l'elaborazione di fatture e pagamenti, ma consenti al personale di essere maggiormente coinvolto nei processi a monte che offrono vantaggi aziendali misurabili. Al posto delle responsabilità di immissione dei dati e di corrispondenza dei documenti, AP diventa il punto focale delle operazioni finanziarie chiave che coinvolgono la gestione dei fornitori, la conformità dei contratti, la gestione del capitale circolante e altro ancora.
Questo perché l'automazione può completare molte attività AP che prima venivano gestite manualmente. Trasformare gli ordini di acquisto elettronici in fatture elettroniche è ormai una pratica commerciale collaudata da tempo e può essere facilmente ampliata per abbracciare transazioni più complicate; ad esempio, creando fatture da un contratto o da una scheda di servizio. Per transazioni ricorrenti di volume inferiore, i cataloghi elettronici accelerano ulteriormente l'elaborazione degli ordini e delle fatture.
Dal lato dei pagamenti, esistono numerose opzioni di pagamento elettronico che eliminano gli assegni cartacei e garantiscono pagamenti tempestivi ai fornitori. Ma ora AP può fare molto di più che eseguire il pagamento. Possono supervisionare la gestione dei termini di pagamento e dei programmi di gestione del capitale circolante. Fatto in modo efficace, questo può estendersi Giorni di pagamento in sospeso (DPO) riducendo al contempo i costi di beni e servizi e aumentando i rendimenti sulla liquidità a breve termine.
La gestione dei fornitori è un'altra area di opportunità per AP. Con un portale fornitori, i fornitori possono creare facilmente un account per effettuare transazioni elettroniche inserendo informazioni di contatto, dettagli di spedizione, numeri di conto bancario, certificazioni, dati fiscali, valutazioni di sostenibilità e altre informazioni chiave. Il team AP può supportare questo sforzo per spostare i fornitori dall'elaborazione cartacea a quella digitale e, allo stesso tempo, gestire in modo proattivo il rischio dei fornitori e supportare gli obiettivi di sostenibilità.
Poiché l'automazione gestisce sempre più funzioni di elaborazione AP, il personale AP ha più tempo per l'analisi dei dati e il reporting su molte dimensioni. Inoltre, queste capacità diventeranno più preziose se combinate con tecnologie abilitanti come il cloud computing, l’intelligenza artificiale (AI) e l’apprendimento automatico (ML).
Sebbene tutto ciò serva a ridurre i costi delle operazioni aziendali, il motore di questa trasformazione non sarà solo il risparmio sui costi. Altrettanto importante è il nuovo potenziale di business reso possibile da queste nuove funzionalità. Ciò include più tempo in AP dedicato alla gestione delle prestazioni e dei rischi dei fornitori, allo sviluppo di previsioni in tempo reale dei debiti in sospeso, alla capacità di supportare gli sforzi di tesoreria per gestire il capitale circolante e il flusso di cassa e il riconoscimento da parte degli approvvigionamenti come partner commerciale indispensabile.
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