La gestione efficiente dei processi di contabilità fornitori è fondamentale per qualsiasi organizzazione, in quanto influisce sul flusso di cassa, sui rapporti con i fornitori e sulle prestazioni finanziarie complessive. Un aspetto significativo della contabilità fornitori è l'elaborazione delle fatture. Tradizionalmente, l'elaborazione manuale delle fatture è stata un'attività dispendiosa in termini di tempo e risorse, che comportava costi elevati per l'elaborazione di una fattura.
Tuttavia, con l'avvento delle tecnologie di automazione, le aziende hanno ora l'opportunità di semplificare e ottimizzare i propri processi di contabilità fornitori, riducendo significativamente il costo di elaborazione di una fattura.
In questo post, esploreremo come l'automazione può migliorare il costo per fattura dei conti da pagare, consentendoti di migliorare l'efficienza, ridurre gli errori e generare risparmi.
Quanto costa elaborare una fattura?
Il costo dell'elaborazione di una fattura comprende vari fattori, tra cui manodopera, tecnologia, infrastruttura, riconciliazioni e altro ancora.
L'elaborazione manuale delle fatture prevede più punti di contatto manuali, come l'inserimento dei dati, la verifica, l'instradamento dell'approvazione e l'elaborazione dei pagamenti. Queste attività possono richiedere molto tempo e sono soggette a errori, con conseguenti inefficienze e aumento dei costi.
Secondo studi di settore, il costo medio dell'elaborazione manuale di una fattura può variare da $ 5 a $ 20 per fattura, a seconda delle dimensioni dell'organizzazione e della complessità del processo.
I costi di elaborazione di una fattura possono essere suddivisi in costi diretti e indiretti. I costi diretti includono la manodopera, la stampa e la spedizione e i costi di archiviazione per le fatture fisiche. I costi indiretti comprendono i costi opportunità dei pagamenti ritardati, le potenziali penali per il ritardo e l'impatto sui rapporti con i fornitori.
Inoltre, l'elaborazione manuale aumenta il rischio di errori, portando a discrepanze nelle fatture, controversie sui pagamenti e processi di riconciliazione che richiedono tempo.
È importante notare che il costo medio dell'elaborazione delle fatture può variare notevolmente a seconda delle operazioni esistenti dell'organizzazione, del volume delle fatture e del livello di automazione implementato.
Adottando le tecnologie di automazione, le aziende possono ridurre significativamente questi costi e ottenere una funzione di contabilità fornitori più snella ed economica.
Quanto tempo richiede in media l'elaborazione delle fatture?
Il tempo medio impiegato per elaborare manualmente una fattura può variare a seconda di diversi fattori, tra cui la complessità della fattura, il numero di approvazioni richieste e l'efficienza del processo esistente.
L'elaborazione manuale delle fatture comporta spesso passaggi dispendiosi in termini di tempo, come l'inserimento dei dati, la verifica manuale, l'instradamento per le approvazioni e l'archiviazione manuale.
Gli studi hanno dimostrato che l'elaborazione manuale delle fatture può richiedere da alcuni giorni a diverse settimane.
I ritardi nell'elaborazione delle fatture possono portare a conseguenze negative, tra cui pagamenti in ritardo, sconti per pagamenti anticipati mancati, rapporti con i fornitori tesi e aumento dei costi operativi.
Inoltre, maggiore è il tempo necessario per elaborare una fattura, maggiore è la probabilità di errori e discrepanze, prolungando ulteriormente il processo di riconciliazione.
Nella sezione successiva, esploreremo in dettaglio i passaggi coinvolti nell'elaborazione delle fatture.
Cosa include l'elaborazione delle fatture?
L'elaborazione della fattura è un flusso di lavoro completo che prevede diversi passaggi, dalla ricezione della fattura al pagamento finale.
Comprendere i vari componenti dell'elaborazione delle fatture è essenziale per identificare le aree di miglioramento e implementare l'automazione in modo efficace.
Ecco le fasi critiche coinvolte nel ciclo di elaborazione delle fatture:
- Ricevuta fattura: Il processo inizia con la ricezione di una fattura da un venditore o fornitore. Può essere in vari formati, tra cui fatture cartacee, PDF o file EDI (Electronic Data Interchange).
- Cattura fattura: Il passaggio successivo consiste nell'acquisire accuratamente i dati della fattura. Ciò comporta l'estrazione di informazioni rilevanti come il numero della fattura, i dettagli del fornitore, la data della fattura, i dettagli della voce di riga e gli importi corrispondenti. L'inserimento manuale dei dati può richiedere molto tempo ed essere soggetto a errori, con conseguenti ritardi e imprecisioni.
- Verifica e validazione: una volta acquisiti i dati della fattura, è necessario verificarne l'accuratezza e convalidarli rispetto a ordini di acquisto, contratti o altri documenti giustificativi. Questo passaggio assicura che la fattura sia in linea con i termini e le quantità concordate.
- Approvazione fattura: La fattura in genere passa attraverso un processo di approvazione dopo la verifica. Ciò comporta l'inoltro della fattura al personale o al reparto appropriato per la revisione e l'approvazione in base a flussi di lavoro e livelli di autorizzazione predefiniti. I processi di approvazione manuale spesso comportano documenti cartacei o e-mail, con conseguenti ritardi e inefficienze.
- La gestione delle eccezioni: in alcuni casi, le fatture possono presentare discrepanze o richiedere azioni aggiuntive, come la risoluzione di controversie sui prezzi, il chiarimento dei problemi di consegna o la risoluzione delle differenze tra la fattura e i documenti giustificativi. La gestione delle eccezioni implica l'identificazione e la risoluzione di questi problemi per garantire un'elaborazione accurata delle fatture.
- Riconciliazione: Una volta che la fattura è stata approvata, deve essere riconciliata con i registri finanziari e i saldi dei conti corrispondenti. Ciò garantisce che la fattura corrisponda agli importi registrati nel sistema contabile e che eventuali discrepanze vengano identificate e risolte.
- Processo di pagamento: La fase finale del ciclo di elaborazione della fattura è il pagamento al venditore o al fornitore. Ciò può comportare la generazione di file di pagamento, l'avvio di trasferimenti elettronici di fondi (EFT), l'emissione di assegni o l'utilizzo di altri metodi di pagamento.
Ogni fase del ciclo di elaborazione delle fatture può richiedere molto tempo e molte risorse se eseguita manualmente. L'implementazione dell'automazione in queste aree può migliorare significativamente l'efficienza, l'accuratezza e il costo complessivo per fattura.
Cosa influisce sul costo medio di elaborazione di una fattura?
Secondo le stime di IOFM, con un volume di fatture basso (<20,000), le organizzazioni possono avere un costo medio di elaborazione di una fattura pari a $ 12.98 con automazione e $ 15.97 senza automazione.
Per un volume di fatture moderato (20,000 - 100,000), il costo medio per l'elaborazione di una fattura è di $ 4.24 con automazione e $ 6.10 senza automazione. Per volumi di fatture elevati (>100,000), il costo medio per l'elaborazione di una fattura è di $ 3.18 con automazione e $ 3.62 senza.
Queste differenze possono comportare flussi di cassa significativi, quindi è imperativo identificare opportunità di risparmio di tempo o di costi. L'automazione può aiutare in questo senso.
Come ridurre il costo medio di elaborazione di una fattura?
Diversi fattori influenzano il costo medio di elaborazione di una fattura. Comprendere questi fattori è fondamentale per le organizzazioni che cercano di ottimizzare l'elaborazione della fatturazione e ridurre il costo dell'elaborazione delle fatture. I seguenti elementi sono potenziali aree di miglioramento:
- Volume fattura: Il numero totale di fatture elaborate in un determinato periodo influisce sul costo complessivo. Volumi di fatture più elevati generalmente portano a costi medi per fattura inferiori a causa delle economie di scala e della maggiore efficienza del processo.
- Automazione: Il livello di automazione implementato nel flusso di lavoro di elaborazione delle fatture ha un impatto significativo sui costi. L'automazione semplifica le attività manuali, riduce gli errori e accelera il tempo di elaborazione complessivo, con conseguente riduzione dei costi per fattura.
- Costi del lavoro: il costo delle risorse umane coinvolte nell'elaborazione delle fatture, inclusi gli stipendi del personale, i benefici e la formazione, contribuisce al costo complessivo per fattura. Le organizzazioni con costi di manodopera più elevati avranno costi medi per fattura più elevati.
- La gestione delle eccezioni: Gestire le eccezioni della fattura, come errori, discrepanze o informazioni mancanti, aumenta il costo di elaborazione. La risoluzione delle eccezioni richiede risorse, tempo e sforzi aggiuntivi, che possono far aumentare il costo medio per fattura.
- Infrastruttura tecnologica: L'efficienza e le capacità dell'infrastruttura tecnologica, compresi i sistemi di gestione delle fatture, la scansione dei documenti, le soluzioni di archiviazione e gli strumenti di estrazione dei dati, incidono sul costo per fattura. L'implementazione di tecnologie solide e integrate può ottimizzare il flusso di lavoro di elaborazione e ridurre i costi.
Comprendendo e affrontando questi fattori, le organizzazioni possono identificare opportunità per ottimizzare i propri processi di contabilità fornitori e ottenere costi medi inferiori per l'elaborazione di una fattura.
Ciò migliora le prestazioni finanziarie e fornisce un flusso di cassa aggiuntivo per gli investimenti in iniziative strategiche, portando a migliori risultati aziendali complessivi. La sezione seguente esaminerà come l'automazione può aiutare con l'elaborazione delle fatture.
In che modo l'automazione può migliorare l'elaborazione delle fatture e ridurre i costi
L'automazione è emersa come un punto di svolta nell'elaborazione delle fatture, offrendo vantaggi significativi alle organizzazioni che desiderano semplificare le operazioni di contabilità fornitori e ridurre i costi.
Ecco alcuni modi chiave in cui l'automazione può migliorare l'elaborazione delle fatture:
Elaborazione più veloce
L'elaborazione manuale delle fatture può richiedere molto tempo ed è soggetta a ritardi. L'automazione accelera il flusso di lavoro di elaborazione delle fatture eliminando l'inserimento manuale dei dati e automatizzando le attività ripetitive.
Le fatture possono essere acquisite digitalmente, convalidate e inoltrate per l'approvazione con un intervento umano minimo, con tempi di elaborazione più rapidi per la gestione della manodopera e dei volumi. Questo aiuta a ridurre il costo medio di elaborazione di una fattura.
Migliore precisione
L'inserimento manuale dei dati è suscettibile di errori, con conseguenti discrepanze nei pagamenti e potenziali perdite finanziarie.
L'automazione sfrutta la tecnologia avanzata di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e algoritmi intelligenti di estrazione dei dati per acquisire accuratamente i dati delle fatture da vari formati.
Ciò riduce le possibilità di errori umani e garantisce l'accuratezza dei dati durante tutto il ciclo di elaborazione, riducendo così il tempo e le risorse impiegate. Questo aiuta a ridurre i costi di elaborazione di una fattura.
Efficienza potenziata
Con l'automazione, l'elaborazione delle fatture diventa più efficiente e semplificata. Gli strumenti intelligenti di automazione del flusso di lavoro possono automatizzare i processi di instradamento e approvazione, garantendo che le fatture raggiungano tempestivamente le parti interessate giuste.
Notifiche e promemoria automatizzati riducono al minimo i colli di bottiglia, riducendo i tempi del ciclo di elaborazione e migliorando l'efficienza complessiva.
Riduzione dei costi
Il significativo vantaggio cumulativo dell'automazione è la possibilità di ridurre il costo dell'elaborazione delle fatture.
Le organizzazioni possono ottenere significativi risparmi sui costi eliminando l'inserimento manuale dei dati, riducendo gli errori e semplificando i flussi di lavoro.
L'automazione riduce la necessità di personale aggiuntivo, riduce al minimo l'utilizzo di carta e migliora l'efficienza del processo, portando infine a un costo inferiore per fattura.
Conformità migliorata
L'automazione dell'elaborazione delle fatture può imporre la conformità alle politiche interne e ai requisiti normativi.
Le regole di convalida automatizzate possono contrassegnare le fatture non conformi, garantendo il rispetto dei termini di pagamento, dei termini contrattuali e delle linee guida normative. Questo aiuta a mitigare i rischi e fornisce un'elaborazione accurata e conforme.
Visibilità e analisi dei dati
Le soluzioni di automazione forniscono visibilità in tempo reale sulle attività di elaborazione delle fatture. Le organizzazioni possono generare report e analisi completi per ottenere informazioni sui volumi delle fatture, sui tempi di elaborazione, sui colli di bottiglia e sulle metriche delle prestazioni.
Queste informazioni consentono un processo decisionale informato, l'ottimizzazione dei processi, il miglioramento continuo e l'efficienza aziendale.
Sfruttando la potenza dell'automazione, le organizzazioni possono trasformare le proprie operazioni di elaborazione delle fatture. L'automazione migliora la velocità, l'accuratezza, l'efficienza e l'efficacia in termini di costi, migliorando significativamente la funzione complessiva della contabilità fornitori.
In che modo Nanonets automatizza l'elaborazione delle fatture
Nanonets è un fornitore leader di soluzioni di automazione avanzate per rivoluzionare l'elaborazione delle fatture.
Con la sua tecnologia all'avanguardia e le sue capacità intelligenti, Nanonets semplifica l'intero flusso di lavoro di elaborazione delle fatture, offrendo efficienza e precisione senza pari. Ecco come Nanonets automatizza l'elaborazione delle fatture.
Nanonets sfrutta la tecnologia avanzata di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e gli algoritmi di apprendimento automatico per estrarre i dati rilevanti dalle fatture in modo accurato.
Può gestire vari formati di fattura, inclusi documenti scansionati, PDF e fatture digitali.
Il sistema acquisisce automaticamente i dettagli essenziali come il nome del fornitore, il numero della fattura, la data, le voci e gli importi, eliminando la necessità di inserimento manuale dei dati.
Convalida e verifica automatizzate
Le nanonet possono implementare regole per garantire l'accuratezza e l'integrità dei dati.
Esegue controlli per fatture duplicate, informazioni mancanti e rispetto di regole predefinite. Eventuali discrepanze o anomalie vengono contrassegnate per la revisione, riducendo il rischio di errori e attività fraudolente.
Semplifica l'intero processo del flusso di lavoro
Nanonets indirizza automaticamente le fatture alle parti interessate appropriate per la revisione e l'approvazione in base a regole e flussi di lavoro predefiniti.
Il sistema invia notifiche e solleciti, garantendo azioni tempestive e riducendo i tempi del ciclo di lavorazione.
Le parti interessate possono collaborare, comunicare e tenere traccia dello stato delle fatture all'interno del sistema, migliorando la trasparenza, la velocità e la responsabilità.
Integrazione con sistemi esistenti
Le nanonet possono integrare i sistemi esistenti, come il software ERP (Enterprise Resource Planning), i sistemi di contabilità e altre applicazioni, consentendo uno scambio e una sincronizzazione fluidi dei dati.
Questa integrazione elimina la necessità del trasferimento manuale dei dati, riducendo gli errori e migliorando l'efficienza del processo.
Nanonet può anche gestire in modo efficiente eccezioni o discrepanze nelle fatture con la sua interfaccia intuitiva.
Il sistema contrassegna le discrepanze, come la mancata corrispondenza dei prezzi o le informazioni incomplete, consentendo agli utenti di risolverle tempestivamente. Questo processo semplificato di gestione delle eccezioni garantisce un'elaborazione delle fatture accurata e conforme.
Offerte Nanonet funzionalità complete di reporting e analisi, fornendo preziose informazioni sulle prestazioni di elaborazione delle fatture.
Gli utenti possono generare report personalizzati, tenere traccia delle metriche chiave e identificare le aree di miglioramento. Queste informazioni aiutano le organizzazioni a ottimizzare i flussi di lavoro di elaborazione delle fatture, migliorare la produttività e prendere decisioni basate sui dati.
Nanonets offre alle organizzazioni una piattaforma robusta e intelligente per automatizzare e ottimizzare l'elaborazione delle fatture, abbassamento del costo medio di elaborazione di una fattura.
Sfruttando tecnologie avanzate, Nanonets riduce significativamente lo sforzo manuale, migliora la precisione, migliora l'efficienza e riduce il costo per fattura.
Le organizzazioni possono quindi sperimentare operazioni semplificate, tempi di elaborazione ridotti e aumento della produttività, determinando in definitiva una migliore gestione finanziaria e risultati aziendali.
Conclusione
I mercato del software per l'elaborazione delle fatture dovrebbe crescere da 22 miliardi di dollari nel 2022 a 25.3 miliardi di dollari entro il 2033, con un CAGR del 18%. Ciò indica chiaramente il ruolo crescente dell'automazione nell'elaborazione delle fatture.
L'elaborazione delle fatture è fondamentale per qualsiasi azienda per gestire il proprio processo di contabilità fornitori e flussi di cassa finanziari. L'elaborazione manuale delle fatture è dispendiosa in termini di tempo, manodopera e costi.
Per ridurre i costi e rimanere competitivi, le aziende devono automatizzare l'elaborazione delle fatture. Basato sull'IOFM del 2021 rapporto sul futuro della contabilità fornitori, è stato riscontrato che il 51% delle fatture sarà elaborato esclusivamente elettronicamente.
L'automazione elimina le noiose attività manuali come l'inserimento dei dati e la corrispondenza delle fatture, consentendo ai team finanziari di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
Con la tecnologia OCR avanzata di Nanonets, gli algoritmi di apprendimento automatico e le capacità di integrazione senza soluzione di continuità, le organizzazioni dispongono di un potente strumento per migliorare i propri processi di contabilità fornitori.
Sfruttando le capacità di automazione di Nanonets, le aziende possono sbloccare nuovi livelli di efficienza, accuratezza e risparmio sui costi nell'elaborazione delle fatture.
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