Gli imprenditori sfruttano sempre più piattaforme single-source come QuickBooks per vari processi finanziari e aziendali, tra cui contabilità di base, monitoraggio del tempo, buste paga e altro ancora.
QuickBooks offre una gamma di modi per ricevere pagamenti, dai pagamenti semplici (fatturazione diretta) a pagamenti complessi (come inserimenti manuali e passaggi di carte fisiche). Per coloro che desiderano integrare il flusso di lavoro di elaborazione dei pagamenti nel loro panorama contabile più ampio, QuickBooks probabilmente ha ciò di cui hai bisogno e, in caso contrario, le integrazioni di terze parti servono a colmare le lacune e personalizzare la tua esperienza.
Quali funzionalità di pagamento offre QuickBooks?
QuickBooks offre due modi principali per ricevere pagamenti:
- Gestione delle fatture su QuickBooks Online
- Strumento aggiuntivo aggiuntivo chiamato Pagamenti QuickBooks.
Discuteremo di entrambi in questo blog e di come portare l'esperienza al livello successivo.
Per coloro che non sono interessati a gestire i pagamenti tramite QuickBooks, non preoccuparti: QuickBooks offre integrazioni di terze parti per sincronizzare i dati di pagamento esterni da Square, Stripee processori di pagamento simili per mantenere i tuoi libri allineati e accurati.
Ricevi pagamenti in QuickBooks Online (senza pagamento QuickBooks)
Il pagamento QuickBooks tende ad essere l'opzione più popolare per chi è interessato a un sistema di punti vendita robusto e completo. Tuttavia, le piccole imprese, le imprese individuali e i liberi professionisti spesso si attengono al sistema di pagamento delle fatture di base di QuickBooks.
Ricevere il pagamento tramite il metodo di fatturazione è semplice.
- Innanzitutto, navigare in Vendite pagina in QuickBooks Online. Vedrai le fatture esistenti (se ne hai), ma per ora ne creeremo una nuova facendo clic Crea fattura.
- Dovrai quindi compilare i dati del cliente e fare clic Rivedi e invia.
- Verrai quindi indirizzato a una finestra di revisione per convalidare le informazioni e vedere la fattura dal punto di vista del cliente.
- Vedrai anche la gamma di opzioni di pagamento il tuo cliente ha, incluse carte di credito, trasferimento ACH, PayPal e Venmo.
E questo è tutto! Utilizzare la funzione di fatturazione per ricevere pagamenti in QuickBooks è semplice e adatto alle esigenze di base. QuickBooks Payments colma il divario per coloro che necessitano di maggiore supporto back-end o requisiti di pagamento complessi.
Gli utenti devono tenere presente che la riconciliazione e l'elaborazione dei tuoi libri, in questo caso, non sono automatiche: solo QuickBooks Payments offre la contabilità automatica. Per registrare il pagamento, è necessario contrassegnare la fattura come pagata al momento della ricezione (totale o parziale).
Registrazione manuale dei pagamenti in QuickBooks
Puoi utilizzare la registrazione manuale se non disponi di QuickBooks Payments e i clienti preferiscono contanti, assegni o altri pagamenti offline. Il procedimento è semplice, come sempre:
- Per prima cosa, vai a Ricevi pagamenti ed selezionare il pagamento manuale pertinente Metodo:
- Nella schermata sopra, compilerai anche i dati rilevanti del cliente nei campi e li collegherai a quelli esistenti fatture, se presente.
- Quindi salverai e chiuderai, ma ricorda che da questo punto in poi dovrai gestire manualmente i libri poiché il processo non è automatizzato.
Semplifica i pagamenti con i pagamenti QuickBooks
Per coloro che necessitano di un po' più di robustezza dalla propria esperienza di ricezione dei pagamenti QuickBooks, QuickBooks Payments offre una gamma di funzionalità adatte alle aziende più grandi che devono gestire un'ondata di fatture o pagamenti.
QuickBooks Payments è una piattaforma di elaborazione dei pagamenti all-in-one che offre:
- Rilevamento fisico di carte di credito o lettura di chip
- Fatturazione online standard
- Inserimento manuale della carta di credito
- Pagamenti ricorrenti e addebiti su carta di credito
QuickBooks Payments automatizza inoltre il processo di riconciliazione dei pagamenti, abbinando automaticamente i pagamenti dei clienti alle fatture esistenti e riducendo drasticamente la gestione manuale. Offre inoltre una maggiore flessibilità per consentire ai clienti di “Pagare adesso” online tramite la fatturazione digitale (mostrata sopra) o pagamenti diretti con carta, aumentando in definitiva la capacità di continuare a ricevere contanti.
Ricezione di pagamenti tramite QuickBooks Payments
Per ricevere pagamenti tramite QuickBooks Payments, devi prima richiedere e registrarti al servizio:
- Dalla finestra di registrazione principale, inserirai alcune informazioni aziendali di base (ora tutte le aziende possono beneficiare dei pagamenti QuickBooks), informazioni sul proprietario e su quale conto preferisci depositare i fondi.
- A questo punto avrai la possibilità di utilizzare QuickBooks Checking o scegliere un account esterno preesistente. Utilizza QuickBooks Integrazione API per confermare la proprietà del conto bancario, quindi è relativamente veloce.
Una volta registrato, convaliderai che QuickBooks Payments è collegato al prodotto principale corretto: sarà quello con cui ti sei registrato. Se utilizzi più prodotti, assicurati di navigare da quello che desideri collegare a QuickBooks Payments (ad esempio, non iscriverti a QuickBooks Self-Employed se utilizzi il prodotto ma desideri collegare Payments a un'attività QuickBooks Online).
Ora sei pronto per ricevere i pagamenti! I clienti possono pagare utilizzando carte di credito, trasferimenti ACH e altro utilizzando il sistema di fatturazione digitale descritto sopra e lo scorrimento diretto della carta di credito o l'inserimento manuale della carta.
Nella scheda Depositi sotto Vendite, puoi vedere tutti i depositi da Quickbooks Payments.
Da lì, QuickBooks Payments brilla: automatizza la corrispondenza nel piano dei conti per risparmiare tempo, soprattutto se elabori decine di transazioni ogni giorno (o più!).
Utilizzo di Nanonet per gestire i pagamenti in QuickBooks
Per colmare il divario tra QuickBooks Online e QuickBooks Payment – o per coloro che cercano un po’ più di personalizzazione – Nanonets offre un integrazione di terze parti a automatizzare l'elaborazione della contabilità fornitori ed riconciliazione bancaria utilizzando l'intelligenza artificiale avanzata. Allo stesso tempo, Nanonets si annida con Wise, Stripe e altri processori di pagamento senza "passare" a QuickBooks Payments se preferisci non farlo.
I nanonet aiutano inoltre gli utenti a smussare gli spigoli durante la ricezione manuale dei pagamenti utilizzando la tecnologia avanzata riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per elaborare la documentazione relativa ai pagamenti manuali, mentre i processi basati sull'intelligenza artificiale automatizzano la corrispondenza e altri requisiti contabili derivanti dai pagamenti manuali.
Conclusione
Il metodo che utilizzi per accettare pagamenti in QuickBooks (standard, Pagamenti QuickBooks o manuale) dipende dalle tue esigenze aziendali specifiche. Mentre le piccole imprese e le operazioni individuali tendono ad andare bene con la fatturazione diretta tramite QuickBooks Online, gli utenti avanzati o le aziende più grandi tendono a godere della automazione fornito con QuickBooks Payments per risparmiare tempo ed energia riducendo al minimo gli errori.
Indipendentemente da ciò che scegli o dalla combinazione delle numerose opzioni disponibili che crei, la capacità di QuickBooks di mantenere il tuo ecosistema di pagamento annidato all'interno del tuo più ampio contesto finanziario e ambito contabile non ha eguali e serve a mantenere la tua mente concentrata su ciò che conta: guadagnare denaro ed espandere la tua attività.
E, naturalmente, Nanonets funge da globale integrazione di terze parti per colmare il divario tra QuickBooks Online e QuickBooks Payments per coloro che necessitano di un po' più di potenza nell'elaborazione dei pagamenti ma potrebbero non essere pronti (o in grado di permettersi) QuickBooks Payments.
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