Nell'ambiente aziendale frenetico di oggi, la gestione efficiente della contabilità clienti (AR) e debiti verso fornitori (AP) è fondamentale per mantenere un flusso di cassa sano. Le fatture sono una parte essenziale di questo. La creazione e l'elaborazione delle fatture sono passaggi critici in questi processi.
Oracle di Net Suite Il robusto sistema di gestione delle fatture offre una potente soluzione per automatizzare e semplificare il processo di fatturazione, aumentando l'efficienza e migliorando i profitti.
Questa guida completa approfondisce le funzionalità di Oracle NetSuite sia per AR che per AP, consentendoti di assumere il controllo delle tue operazioni finanziarie. Discuteremo anche di NetSuite e dell'automazione abilitata all'intelligenza artificiale per semplificare alcuni dei processi manuali in AR e AP.
Questa guida alla gestione delle fatture NetSuite copre i seguenti aspetti:
- Contabilità clienti: creazione e aggiornamento delle fatture di vendita, personalizzazione dei flussi di lavoro AR
- Contabilità fornitori: creazione e aggiornamento delle fatture dei fornitori, esecuzione della corrispondenza degli ordini d'acquisto, personalizzazione dei flussi di lavoro AP
Fatturazione NetSuite – Contabilità clienti (AR)
Riscuotere i pagamenti dai clienti può essere una lotta costante per molte aziende. Le funzionalità AR di NetSuite ti forniscono gli strumenti per accelerare il processo e migliorare il tasso di raccolta:
Creazione fattura
Genera fatture in modo rapido e semplice convertendo gli ordini di vendita direttamente in fatture. Ciò elimina la necessità di inserire dati duplicati, garantendo la precisione e facendo risparmiare tempo prezioso.
In Transazioni-> Vendite-> Fai clic su "Crea fatture"
Fare clic su "Nuova transazione"
- Nella schermata sopra è possibile selezionare il modulo. Inserisci il Cliente e la data della fattura.
- Hai la possibilità di selezionare più valute e il relativo tasso di cambio.
- Nella sezione Articoli è possibile includere le voci fatturate. Nelle schede successive è possibile aggiungere ulteriori indirizzi di fatturazione e dettagli fiscali.
- Fornisci ai tuoi clienti un modo comodo e semplice per ricevere le fatture. NetSuite ti consente di inviare fatture elettronicamente via e-mail o di offrire un portale online sicuro per l'accesso e le opzioni self-service.
Modelli di fatture NetSuite personalizzabili
Progetta modelli professionali che riflettono l'identità del tuo marchio e comunicano informazioni essenziali come dettagli del prodotto, prezzi, termini di pagamento e date di scadenza.
Puoi selezionare vari modelli di fattura in Personalizzazione->Moduli->Moduli di transazione.
Puoi vedere i vari modelli accessibili qui. Filtra in base al tipo di fattura. Puoi creare un nuovo modello e selezionare il tipo come Fattura.
Puoi scegliere dal modello esistente e premere Personalizza per modificarlo
Nel modello di stampa è possibile selezionare modelli HTML personalizzati che consentono modifiche e design estesi
Puoi scegliere vari modelli di fattura dalla schermata iniziale in Personalizzazione->Moduli->Modelli PDF/HTML avanzati. Lo screenshot allegato mostra come appare la schermata dell'editor.
- Puoi premere il pulsante "+" per includere campi in NetSuite.
- I campi possono includere il nome dell'azienda, la fattura, le voci, ecc.
- Quando viene creata una fattura, i campi nel modello vengono compilati automaticamente in base alla fattura.
Ciò crea un modo semplice per predefinire i modelli e visualizzare come apparirebbero. Puoi anche importare modelli HTML.
Hai ulteriori opzioni di personalizzazione per includere immagini, suddividere in più colonne, aggiungere numeri di pagina e altro ancora.
Ci sono ulteriori funzionalità che facilitano la contabilità clienti e le fatture in NetSuite.
- Molteplici opzioni di consegna: Puoi salvarli e scaricarli come PDF o inviare direttamente le fatture via e-mail ai clienti.
- Promemoria di pagamento automatizzati: Non lasciare che le fatture in sospeso passino inosservate. NetSuite ti consente di impostare promemoria di pagamento automatizzati che avvisano i clienti dei pagamenti scaduti. Puoi personalizzare i tempi e la frequenza di questi promemoria per spingere i clienti verso un pagamento tempestivo.
- Visibilità dei pagamenti in tempo reale: Ottieni informazioni in tempo reale sull'invecchiamento della tua realtà aumentata. NetSuite fornisce report dettagliati che classificano i tuoi crediti in base alle loro date di scadenza, consentendoti di identificare i pagamenti scaduti e dare priorità agli sforzi di riscossione.
Ulteriori personalizzazioni con SuiteApp
I SuiteApp Fatturazione Elettronica è progettato per supportare le seguenti personalizzazioni:
- Metodi di invio personalizzati—Un amministratore deve creare metodi di invio di documenti elettronici disponibili per la selezione nel record della transazione e nel record del pacchetto di documenti elettronici. I metodi di invio devono essere implementati come plug-in personalizzati anziché come script.
- Pianificazione della generazione di documenti elettronici in uscita—La SuiteApp per la fatturazione elettronica consente a un amministratore di implementare uno script per generare più documenti elettronici contemporaneamente invece di generare manualmente documenti elettronici per ciascuna transazione.
- Pianificazione dell'invio di documenti elettronici in uscita – Come lo script per la generazione di documenti elettronici in blocco, anche la SuiteApp Fatturazione Elettronica dispone di uno script per l'invio programmato automatico di documenti elettronici in uscita. Lo script invia solo documenti elettronici in uscita il cui stato è Pronto per l'invio.
Elaborazione fatture: Contabilità fornitori (AP)
Per molte aziende, la gestione della contabilità fornitori comporta una montagna di pratiche burocratiche e un noioso inserimento di dati. NetSuite ti consente di impostare un sistema completo di gestione delle fatture fornitore, che include fatture collegate all'ordine di acquisto e autonome, nonché funzionalità per la corrispondenza bidirezionale e tridirezionale.
Ecco come puoi eseguire una delle operazioni AP base (creazione di una fattura) in NetSuite:
- In Transazioni->Debiti->Fatture, puoi aggiungere una nuova fattura e vedere quelle esistenti.
- Se creata manualmente, una fattura necessita di informazioni aggiuntive su voci, importo, tasse, ecc.
- Una volta aggiunta la fattura, puoi esaminarla e approvarla
Corrispondenza PO a 2 e 3 vie
Una fattura fornitore può anche essere abbinata a un ordine d'acquisto esistente, andando su Ordine d'acquisto -> Elenco ordini d'acquisto, dove è possibile "Ricevere" una fattura e quindi "Fatturare" l'ordine d'acquisto abbinando ad essa una fattura fornitore.
L'associazione di una fattura a un ordine d'acquisto fa sì che l'ordine di acquisto cambi lo stato da "Fattura in sospeso" a "Completamente fatturato". È anche possibile eseguire una corrispondenza parziale dell'ordine d'acquisto, aggiornando solo le voci richieste nell'ordine d'acquisto; tuttavia, questo può trasformarsi in un processo noioso da eseguire manualmente per ogni singola fattura del fornitore.
Questa funzione di NetSuite si collega anche alle richieste di pagamento: una fattura del fornitore può anche essere approvata come fattura pagata. Tuttavia, questo è anche un processo abbastanza manuale e soggetto a errori. È qui che entra in gioco la necessità di automazione e di processi guidati dall’intelligenza artificiale.
Le attività AP che più probabilmente trarranno vantaggio dall'automazione sono quelle in cui è possibile ridurre i tempi di elaborazione o aumentare la precisione, risparmiando quindi denaro. Rispetto alla lavorazione manuale, Automazione AP può migliorare significativamente i seguenti passaggi:
- Inserimento dati. Automatizzare acquisizione dati fatture e altri documenti di origine è più veloce e meno soggetto a errori rispetto all'immissione manuale dei dati.
- Abbinamento fatture. Le fatture possono essere automaticamente abbinate ai documenti giustificativi, come ordini di acquisto e documenti di ricezione (corrispondenza a tre vie). Questa corrispondenza automatica è più rapida e precisa rispetto alla corrispondenza manuale, soprattutto per le aziende che altrimenti potrebbero dover abbinare documenti archiviati in posizioni diverse.
- Codificazione fatture. Puoi stabilire regole che impostano automaticamente il generale corretto codice contabile per ogni fattura, eliminando i tempi e le incongruenze inerenti alla codifica manuale.
- Itinerario di approvazione. L'instradamento elettronico a tutti gli approvatori necessari è più rapido rispetto all'invio manuale dei documenti a ciascuno di essi e fornisce inoltre un migliore monitoraggio durante tutto il flusso di lavoro.
L'app Payment Automation Suite ti consente di automatizzare i pagamenti dei fornitori e gestire in modo efficiente i flussi di cassa e di riconciliazione. L'automazione dei pagamenti fa parte di Modulo a pagamento di AP Automation. Questa SuiteApp presenta i suoi limiti, ed è qui che le integrazioni di terze parti e altre SuiteApp entrano in gioco e offrono ulteriori vantaggi:
Questa SuiteApp presenta i suoi limiti, ed è qui che le integrazioni di terze parti e altre SuiteApp entrano in gioco e offrono ulteriori vantaggi:
- Integra e inserisci fatture, ordini d'acquisto, ecc. da più fonti. Niente più drag-and-drop, e-mail o connessione a Google Drive, ecc.
- Impostazioni di approvazione complesse con promemoria per l'approvazione e il monitoraggio
- Intelligenza artificiale per abbinare fatture, ordini d'acquisto e tutti i vari progetti in cui arrivano.
- Più opzioni di pagamento e integrazioni con Stripe, Wise, Revolut e ACH.
nanonet: Il tuo campione di automazione AP
Nanonets è una potente soluzione di automazione AP che sfrutta la magia dell'intelligenza artificiale (AI) per semplificare l'elaborazione delle fatture e si integra perfettamente con NetSuite e altre integrazioni
Scelto da oltre 10,000 marchi, Nanonets è dotato del miglior riconoscimento delle fatture e di un software AI per il riconoscimento e l'elaborazione accurati degli AP.
Ecco uno sguardo su come Nanonets automatizza il flusso di lavoro dell'AP NetSuite:
- Ricevute automatizzate delle fatture: Importazione di fatture in Nanonets da più fonti è il migliore della categoria in termini di precisione e copertura delle integrazioni.
- Inserimento automatico dei dati: Nanonets estrae i dati strutturati dalle vostre fatture, indipendentemente dal formato della fattura e dal fatto che la fattura sia scansionata o digitale.
- Verifica automatizzata: Abbinamento bidirezionale e oltre. Confronta le informazioni della fattura con gli ordini di acquisto aperti, le note di consegna e altri documenti AP. Evita completamente il noioso processo di corrispondenza di NetSuite.
- Routing di approvazione in più fasi: Invia notifiche automatizzate alla persona giusta all'interno dell'organizzazione per esaminare le fatture prima dell'approvazione. Gli utenti non devono pagare le licenze NetSuite per approvare le fatture.
- Pianificazione ed elaborazione automatizzata dei pagamenti: Paga le fatture utilizzando qualsiasi metodo di pagamento
- Sincronizzazione in tempo reale: Importa il tuo piano dei conti NetSuite e crea regole per codificare i documenti dei tuoi Fornitori.
Automatizzando queste attività critiche, Nanonets riduce significativamente lo sforzo manuale, minimizza gli errori e accelera il processo AP, consentendo al tuo team di concentrarsi su attività più strategiche.
Scatenare la potenza delle integrazioni native
L'integrazione di Nanonets con NetSuite offre numerosi vantaggi per le aziende di tutte le dimensioni. Ecco alcuni dei vantaggi più interessanti:
- Sforzo ridotto: Nanonets automatizza l'elaborazione delle fatture, liberando il tuo team AP.
- Precisione migliorata: L'integrazione riduce gli errori e garantisce l'integrità dei dati.
- Elaborazione più veloce: Automatizza le attività per approvazioni e pagamenti più rapidi.
- Maggiore visibilità: Ottieni informazioni approfondite con dashboard in tempo reale.
- Conformità migliorata: Garantisce un processo AP semplificato e verificabile.
L'integrazione di Nanonet con NetSuite può automatizzare e ottimizzare le operazioni di contabilità fornitori. Questa combinazione può semplificare il processo AP, ridurre i costi e consentire al team di concentrarsi su iniziative più strategiche.
Fare il primo passo verso l'automazione AP
Nanonets automatizza la contabilità dei fornitori, promuovendo efficienza, accuratezza e un solido processo finanziario. Sfrutta l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per essere leader nella gestione finanziaria. Elimina gli errori, automatizza le attività e integra perfettamente gli AP. Scopri come Nanonets personalizza le soluzioni con una demo gratuita. Entra nel futuro della finanza con Nanonets.
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