Hai mai la sensazione di non avere abbastanza tempo o di affogare nelle scartoffie?
Se è così, non sei solo. La maggior parte dei professionisti concorda sul fatto che la gestione manuale dei documenti richiede molto tempo. Il giornale di oggi gestione documenti e i metodi di archiviazione sono costosi, dispendiosi e spesso inefficaci. Stando ai fatti,
- Gli usi ordinari del Nord America 504.84 libra di carta ogni anno.
- La presentazione di un documento costa $20, trovare un documento smarrito costa $ 120 e riprodurre un documento costa $ 220.
Tuttavia, ci deve essere un approccio migliore nel mondo frenetico di oggi. C'è automazione dei documenti software, per fortuna.
Impareremo di più sui migliori 11 software di automazione dei documenti nei paragrafi seguenti per scoprire come possono aiutarti a risparmiare ore del tuo tempo.
Nel caso tu abbia fretta, nanonet è la nostra prima scelta come piattaforma di automazione dei documenti, seguito da Adobe e Documate. Ecco un'istantanea del confronto.
I 10 migliori software di automazione dei documenti nel 2023
Che cos'è il software di automazione dei documenti?
Automazione dei documenti software ti aiuta a risparmiare tempo snellendo le tue procedure aziendali. Gli utenti possono generare, modificare, modificare e gestire documenti basati su vari punti dati utilizzando questo tipo di software.
Il suo utilizzo semplifica la creazione di modelli dinamici e modificabili che possono essere utilizzati per creare documenti di uso comune. È possibile produrre rapidamente un'ampia gamma di documenti, inclusi contratti, offerte, moduli, proposte e altro ancora utilizzando il software di automazione dei documenti.
I migliori 11 software di automazione dei documenti per la tua azienda.
1. nanonet [Inizia la tua prova gratuita]
nanonet è un documento senza codice piattaforma di automazione. Le nanonet possono automatizzare tutti gli aspetti dei processi documentali, da acquisizione di documenti, verifica del documento, workflow di approvazione, gestione degli incidenti, archiviazione dei documenti e altro ancora.
Gli utenti possono utilizzare Nanonet per automatizzare inserimento dati manuale dai documenti e migliorare la velocità di elaborazione dei documenti. Le nanonet possono essere integrate con oltre 5000 software in pochi minuti.
Nanonets ha un avanzato API OCR che rileva i tipi di documenti, estrae le informazioni rilevanti dai documenti e digitalizza i documenti in pochi minuti. Utilizzando i flussi di lavoro di Nanonets, puoi automatizzare qualsiasi processo come l'onboarding dei clienti, Verifica ID, processi di fatturazione, debiti di contoe altro ancora con un clic di un pulsante.
Nanonets ha più modelli da automatizzare processi documentali, ma puoi anche creare il tuo modello di intelligenza artificiale in meno di 15 minuti.
Vantaggi
- Acquisisci facilmente documenti da origini dati come Gmail, Drive, Outlook e altro.
- Estrarre dati da documenti con una precisione >95%.
- API OCR avanzata
- Interfaccia facile da usare
- Piattaforma senza codice
- Automatizza qualsiasi processo con i flussi di lavoro
- Creare funzioni logiche complesse per verificare i documenti
- Modelli e facili opzioni di personalizzazione
- Ampia scelta di integrazioni
- Controllo degli accessi in base al ruolo
- Audit Trail i registri
- Prezzi trasparenti – controllare i piani tariffari
- Supporto 24 × 7
Svantaggi
- Nessuna opzione di generazione dei documenti – Può essere integrato con Microsoft Word per inserire i documenti direttamente
- Non può essere utilizzato per la firma elettronica – Può essere integrato con altri software per la firma elettronica
- Nessuna app mobile
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2. PandaDoc
PandaDoc è un software di automazione dei documenti appositamente progettato per semplificare il processo di vendita. Consente agli utenti di creare, rivedere e firmare elettronicamente proposte, preventivi e contratti con facilità. Il suo editor drag-and-drop, i caricamenti con un clic e una raccolta di modelli ben realizzati semplificano la creazione di nuovi documenti.
Inoltre, il software consente agli utenti di monitorare l'interazione del cliente con i documenti inviati e ricevere notifiche in tempo reale per qualsiasi attenzione necessaria. Tuttavia, potrebbe non essere adatto alle esigenze di automazione dei documenti al di fuori del processo di vendita e il prezzo iniziale del software è di $ 19 per utente al mese. Le funzionalità più avanzate del flusso di lavoro dei documenti sono disponibili solo sui piani Business ed Enterprise che partono da $ 59/utente/mese.
PRO:
- Interfaccia utente pulita e semplice da capire
- Modelli precaricati disponibili
- Facilità d'uso
- Ampia scelta di opzioni di integrazione
- Tiene traccia del numero di volte in cui un potenziale cliente legge una citazione
- Consente di aggiungere altri campi e altre informazioni
- Firma elettronica
- altamente personalizzabile
- Rendicontazione dei contenuti e prestazioni utente fluide
Contro:
- Scarsa integrazione con i CRM
- Prezzi elevati per funzionalità di automazione e dimensioni del team di grandi dimensioni
- L'interfaccia utente potrebbe essere opprimente all'inizio
- I campi di testo sono difficili da modificare
- Layout di menu confusi con un sacco di immagini e opzioni in ogni opzione di menu
- Difficoltà nella denominazione dei moduli
- Sono richiesti più utenti
- La funzionalità di spostamento delle tessere all'interno dei modelli può essere migliorata
- Sarebbero utili altri tutorial
- Difficile modificare i processi documentali
- Nessuna logica condizionale sui moduli
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3. Editor di PDF Jotform
Jotform può rendere i tuoi documenti belli e professionali utilizzando la sua modifica drag-and-drop e oltre 1,200 modelli predefiniti che puoi modificare per adattarli alla tua azienda. Anche se Jotform è ancora nuovo nella creazione di documenti, può essere utile per le grandi aziende che desiderano inserire moduli nei propri siti Web in modo da poter ottenere informazioni dai clienti.
Vantaggi dell'utilizzo di Jotform
- Tabelle di facile comprensione
- Consente ai clienti di scegliere il prodotto giusto in base a una serie di domande
- Nessuna tassa di installazione
- Versione gratuita/freemium
- Tracciamento della risposta
- Risultati in tempo reale
- Ideale per elaborazione dei moduli
Contro dell'utilizzo di Jotform
- Lentezza intermittente
- Pulsante di disabilitazione del salvataggio non automatico
- Problemi di sincronizzazione delle informazioni tra l'App dello smartphone e il Web
- Sono necessari lievi miglioramenti per la facilità d'uso
- Non necessariamente intuitivo per la maggior parte degli utenti
- PDF non corretto Download allineamento
- Le opzioni per l'esportazione in Excel dovrebbero essere progettate in modo più intelligente.
- La modifica delle e-mail potrebbe essere migliorata con una più ampia selezione di modelli.
- La massiccia filigrana nella parte inferiore del modulo
- I campi della tabella possono essere aggiornati solo dai moduli, non viceversa
- Il servizio clienti telefonico e il supporto tramite chat possono essere migliorati
- Prezzi nascosti
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4. Documentare
Documate è un programma user-friendly, senza codice software di gestione dei documenti legali. Consente agli utenti di progettare moduli online unici che riempiono automaticamente i documenti Word o PDF con i dati.
Per assistere gli enti di beneficenza di assistenza legale nella creazione di processi rivolti ai clienti, all'inizio un team di avvocati e tecnici ha creato Documate. Sebbene gli avvocati sembrino essere i principali clienti del software, qualsiasi azienda può produrre documenti utilizzando le semplici strutture di Documate. Il prezzo di partenza è di $ 99 al mese con una limitazione di dieci flussi di lavoro.
Vantaggi dell'utilizzo di Documate
- Buon lavoro multipiattaforma come Windows e Mac
- Maggiore controllo sui nostri dati
- Questionari facilmente personalizzabili
- Genera accordi e listini
- Riduce l'errore umano
Svantaggi dell'utilizzo di Documentate
- Funzionalità di base per la gestione dei documenti
- Non tutte le funzionalità nel livello iniziale
- Costoso per più funzioni
- Nessun servizio di consulenza/integrazione premium
- Processo di implementazione lungo
- L'inserimento del codice richiede la risoluzione dei problemi
- Meno colori e temi di design
- Rivolto agli avvocati
- Buono per le piccole imprese
- Non è un granché OCR legale motore
Automatizza i documenti legali e altro ancora!
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5. Templafy
Templafy è una piattaforma che aiuta le grandi aziende a gestire, aggiornare e condividere informazioni e materiali importanti in tutta l'azienda. I responsabili e i team di conformità possono controllare quali informazioni vengono utilizzate assicurandosi che vengano utilizzate solo le informazioni approvate impostando le autorizzazioni.
I dipendenti possono utilizzare Templafy per creare facilmente documenti importanti come contratti, proposte e materiali di vendita utilizzando gli strumenti all'interno del loro software di elaborazione testi. Templafy è adatto per le aziende più grandi con almeno 50 utenti.
Vantaggi dell'utilizzo di Templafy
- Semplice interfaccia utente per fare scelte e vedere i risultati
- Mette il potere della personalizzazione nelle mani dell'utente
- Configurazione rapida e potente
- Ottimo supporto clienti
- Maggiore produttività
Contro dell'utilizzo di Templafy
- Interfaccia utente basata sul Web e indipendenza dal software Microsoft
- Il software in precedenza aveva difficoltà con la doppia autenticazione per alcuni utenti.
- Per il momento, il software non consente la condivisione di deep link.
- Al momento non è disponibile una versione per smartphone.
- Orientato alla generazione di documenti piuttosto che all'automazione dei processi documentali
- Costoso per le piccole imprese
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6. Conga
Conga Composer può essere la tua risposta se il tuo team di vendita cerca un software di automazione dei documenti da utilizzare con Salesforce. Conga sviluppa soluzioni Salesforce native che integrare i dati di Salesforce con processi e generazione automatizzata di documenti.
Conga offre anche una varietà di ulteriori strumenti relativi a Salesforce applicazioni per la gestione dei documenti. Devi metterti in contatto con l'azienda per un preventivo poiché i prezzi vengono calcolati su base personalizzata.
Vantaggi dell'utilizzo di Conga
- Supporta più utenti
- Integrazione di Salesforce
- Firme elettroniche
- Trasparenza delle modifiche tra i membri del team
- I clienti possono firmare un po' rapidamente gli accordi
- Estrae facilmente tutte le informazioni sul preventivo
Contro dell'utilizzo di Conga
- L'interfaccia utente può essere più interattiva
- Continua a utilizzare pagine VF obsolete.
- Il flusso del generatore di modelli può essere migliorato
- La manutenzione della certificazione è relativamente difficile
- Configurazione complessa: sono necessarie formazione ed esperienza pratica per configurarla in modo indipendente.
- È difficile replicare i contratti utilizzando la funzione padre.
- Alcune impostazioni del compositore non possono essere aggiunte direttamente dal generatore di soluzioni.
- Segnalazione di errori
- Salesforce Lightning non supporta tutte le funzionalità del prodotto
- La formattazione è inadeguata
- A volte potrebbe essere difficile unire i campi per le foto o le firme.
Utilizza un software di automazione dei documenti che si integra con tutti i software e mantiene tutte le promesse. Unisciti a 10,000 utenti nell'automazione dei documenti su Nanonets.
7. Picchio
Piccoli e singoli studi legali alla ricerca di un software di automazione dei documenti essenziale adatto alle loro esigenze apprezzerebbero questo componente aggiuntivo di Microsoft Word. Gli utenti possono creare modelli e automatizzare i processi di produzione dei documenti con Woodpecker, tutto all'interno di Word.
Gli utenti possono ottimizzare il loro processi documentali con oltre 2,000 connessioni software utilizzando l'API aperta di Zapier e Woodpecker. I costi partono da $ 39 al mese (per un piano annuale) con limitazioni
Vantaggi dell'utilizzo di Woodpecker
- Accelera la redazione di atti legali
- Integrazione con Microsoft Word
- Facile aggiungere variabili tramite la barra laterale
- Buono per l'assemblaggio di documenti
Contro dell'utilizzo di Woodpecker
- Orientato verso gli utenti della legge
- Interfaccia utente goffa
- Ha una curva di apprendimento, non abbastanza intuitiva
- Non esattamente l'automazione dei documenti, più verso la generazione e la modellizzazione dei documenti
8. Adobe Acrobat DC
Adobe Acrobat consente di creare, modificare, convertire, condividere, firmare e unire facilmente documenti con Acrobat dall'interno della piattaforma Adobe. Di conseguenza, puoi creare esperienze digitali fluide che rendono semplice per il tuo team lavorare insieme e comunicare da qualsiasi dispositivo, sempre e ovunque.
L'automazione dei documenti Adobe consente alle organizzazioni di creare documenti PDF nei formati word, page o ppt. Con l'API di generazione dei documenti, puoi inserire il codice nel tuo documento word per creare automaticamente fatture o qualsiasi altro documento PDF o word.
Vantaggi dell'utilizzo di Adobe
- Interfaccia utente intuitiva
- Crea automaticamente documenti PDF utilizzando un modello
- Protezione con password per una maggiore sicurezza
- Capacità di parlato audio
Contro dell'utilizzo di Adobe
- Costoso rispetto ad altri strumenti
- La versione gratuita manca di funzionalità di base
- L'API OCR non acquisisce il testo perfettamente.
- Mancanza di integrazioni
- Non puoi aggiungere più firme a un singolo documento
- Tempo di caricamento più lungo
- Per automatizzare, devi utilizzare la versione Adobe Pro Wizard
- Impossibile automatizzare i processi dei documenti come approvazioni o verifica.
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9. Bryter
Team di esperti come Legal and Compliance possono rendere la loro esperienza accessibile digitalmente utilizzando Bryter.
La piattaforma senza codice di Bryter può generare documenti e utilizzare i flussi di lavoro dei documenti per automatizzare i processi dei documenti. Bryter può creare applicazioni digitali senza scrivere una sola riga di codice. Bryter lavora per consentire la digitalizzazione nelle organizzazioni con applicazioni semplici ma potenti. Non vengono fornite informazioni sui prezzi.
Vantaggi dell'utilizzo di Bryter
- Nessuna piattaforma di codice
- Modelli preesistenti per l'automazione dei documenti
- Visualizzazione avanzata dei dati
Contro dell'utilizzo di Bryter
- Design speculativo
- Sforzi necessari per farlo funzionare
- Orientato alla generazione di contratti
- Difficile da configurare
- I modelli non sono molto intuitivi da usare
- Manca di funzionalità di accessibilità
10 Xait Porter
XaitPorter include un flusso di lavoro integrato basato su un database per facilitare il riutilizzo delle informazioni e gestisce automaticamente la formattazione, il layout e la numerazione. Gare, contratti, domande di licenza, piani di sviluppo sul campo, report utili, report annuali e molti altri documenti possono essere automatizzati con XaitPorter.
Formattazione, layout e numerazione vengono gestiti automaticamente. XaitPorter garantisce che i nostri clienti possano gestire, conservare e utilizzare il loro materiale in modo più efficace poiché si basa su un database.
Vantaggi dell'utilizzo di Xait
- Automatizza la generazione di documenti e la creazione di PDF
- Può utilizzare i flussi di lavoro per automatizzare la creazione di documenti
- opzione per archiviare le richieste precedenti
- Semplice da usare
- Migliora la collaborazione e la creazione condivisa dei documenti
Contro dell'utilizzo di Xait
- Orientato alla creazione condivisa di documenti
- Nessuna funzionalità avanzata di automazione del processo documentale
- Nessun prezzo fornito
- La nuova versione presenta bug nella comprensione delle tabelle
- L'importazione di Word non è priva di bug
- L'interfaccia utente può essere migliore
- I dashboard sono difficili da capire
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Il blog elenca i migliori strumenti di automazione dei documenti disponibili sul mercato. Prova a confrontare le tue esigenze con le funzionalità degli strumenti di automazione dei documenti. Prova le loro prove gratuite e seleziona il miglior strumento di automazione.
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Ecco l'istantanea del confronto della migliore piattaforma di automazione dei documenti sul mercato.
La selezione della migliore piattaforma di automazione dei documenti può essere fondamentale per implementare con successo l'automazione in tutta l'organizzazione. Trova il sistema flessibile e personalizzabile adatto alle tue esigenze. Con così tanti venditori sul mercato, questa decisione richiede molte ricerche. Ma non preoccuparti. Siamo qui per semplificare il processo di selezione del fornitore di automazione dei documenti.
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FAQ
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di una piattaforma di automazione dei documenti?
Riduci gli errori manuali e risparmia tempo
Il software di automazione dei documenti aiuta a risparmiare tempo automatizzando varie operazioni ripetitive, come l'aggiunta di intestazioni, numeri di pagina e tabelle e la formattazione, come la dimensione del carattere e il layout. Preparare documenti manualmente in quantità significative aiuta anche a ridurre la possibilità di errori umani.
Le nanonet possono risparmiare oltre il 90% del tempo automatizzando i processi manuali. Guarda come puoi risparmiare tempo anche tu.
Migliorare e standardizzare i processi cartacei
Il software di automazione dei documenti semplifica la generazione di documenti in linea con il marchio della tua azienda. Gli utenti possono creare e salvare modelli con le solite caratteristiche del testo (tipo, dimensione del carattere, colore e nome del file), un logo aziendale e informazioni di contatto. Il programma ti offre il controllo totale sul marchio durante la distribuzione di documenti commerciali rivolti ai clienti.
Coerenza visiva
Per mantenere una forte presenza e professionalità del marchio (identità aziendale), è necessario che tutti i tuoi documenti abbiano lo stesso aspetto, utilizzando lo stesso logo, font, dimensioni e colori ovunque. Tutte le tue pubblicazioni possono incorporare questa uniformità estetica.
Che cos'è il software di automazione dei documenti?
Il software di automazione dei documenti è un software che automatizza ogni aspetto dei cicli di vita dei documenti, come la generazione dei documenti, la collaborazione, l'estrazione dei dati, l'archiviazione e altro ancora. Ciò può includere l'unione di campi dati in modelli, la generazione di documenti basati su dati di input e la semplificazione del documento flusso di lavoro di approvazione processi.
Cos'è l'automazione dei processi documentali?
funzionalità di automazione di processo sta utilizzando la tecnologia per semplificare la creazione, l'elaborazione, l'archiviazione e l'archiviazione dei documenti gestione documenti su scala. Ciò include l'automazione delle attività manuali come l'immissione dei dati, l'inoltro dei documenti per l'approvazione e la generazione di report.
Come si automatizza un documento?
Puoi automatizzare facilmente un documento utilizzando una piattaforma di automazione dei documenti come Nanonets. UN sistema di gestione del flusso di lavoro può instradare i documenti in arrivo nel software, estrarre dati e approvare, classificare e indicizzare i documenti prima di archiviarli in un archivio cloud sicuro.
Come automatizzare un file PDF?
Sì, è possibile automatizzare un file PDF utilizzando uno strumento di automazione dei documenti con software OCR. Puoi estrarre il testo dai documenti PDF e usali come trigger per eseguire l'automazione delle attività come l'immissione dei dati, la trasformazione dei dati, classificazione dei documentie archiviazione dei documenti.
Puoi anche utilizzare il software di automazione PDF che fornisce funzionalità come l'estrazione dei dati, la convalida, la divisione, l'unione e l'annotazione per i PDF.
Sinizia ad automatizzare i processi dei documenti con Nanonet gratuitamente.
Leggi di più:
Il miglior software OCR per Mac
Come utilizzare l'OCR di Google Drive?
Software per l'automazione dei documenti
Software di automazione della contabilità
Software di gestione del flusso di lavoro
10 gennaio 2023: il blog è stato aggiornato il 10 gennaio 2023 con contenuti nuovi e pertinenti. Il blog è stato originariamente pubblicato il 12 luglio 2022.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/best-document-automation-softwares/
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