10 migliori software di gestione dei documenti nel 2022

Gli uffici di tutto il mondo stanno diventando senza carta. I sistemi di gestione dei documenti hanno sostituito stanze piene di documenti aziendali. Inoltre, offre vantaggi come automazione intelligente, meno errori, risparmi aggiuntivi, maggiore sicurezza e altro ancora.

E sta crescendo velocemente.

Il mercato del software per la gestione dei documenti ammonta attualmente a 5.5 miliardi di dollari nel 2022 ed è destinato a crescere fino a 16.4 miliardi di dollari entro il 2029 con un 16.8% CAGR.

Vediamo come sfruttare al meglio la tendenza per ottimizzare i processi aziendali con una gestione efficiente dei documenti. Questo articolo discuterà i 5 migliori software di gestione dei documenti sul mercato. Le principali organizzazioni utilizzano gli strumenti DMS menzionati di seguito per automatizzare i processi cartacei e migliorare la sicurezza dei documenti, l'indicizzazione e l'elaborazione complessiva dei documenti.

Nel caso tu abbia poco tempo, ecco i 5 migliori consigli sui software di gestione dei documenti nel 2022 e come si confrontano tra loro:

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Cos'è la gestione dei documenti?

La gestione dei documenti è un processo per semplificare l'acquisizione, il monitoraggio, l'estrazione, la verifica, le approvazioni e l'archiviazione di documenti come immagini, e-mail, documenti word, PDF e altri formati di documenti aziendali.

La gestione dei documenti comprende tutto il ciclo di vita dei documenti, dalla generazione allo smaltimento.

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Che cos'è un software di gestione dei documenti?

Il software di gestione dei documenti (DMS) è un software di automazione intelligente che automatizza ogni aspetto del ciclo di vita dei documenti con l'automazione del flusso di lavoro, come la creazione, l'acquisizione, l'estrazione dei dati, la classificazione, la verifica, le approvazioni, la modifica, la sincronizzazione del database, l'archiviazione e la sicurezza.

Il sistema di gestione dei documenti semplifica la ricerca e l'utilizzo dei file con funzionalità come l'etichettatura dei documenti, la ricerca full-text (questo consente di cercare i file tramite la ricerca di parole chiave) e le funzioni di archiviazione degli accessi in base al ruolo.

Tuttavia, è più di una semplice archiviazione di documenti; organizza il tuo database, automatizza le attività manuali come l'inserimento dei dati, migliora la produttività dei dipendenti e mantiene i registri delle attività per gli audit.

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Caratteristiche da ricercare nella scelta di un sistema di gestione dei documenti

Cerca queste funzionalità mentre cerchi un sistema di gestione dei documenti:

• Input di documenti: puoi acquisire automaticamente documenti da più fonti?
• Indicizzazione dei documenti: puoi ordinare automaticamente i documenti?
• Ricerca di documenti: puoi cercare documenti utilizzando parole chiave?
• Elaborazione dei documenti: puoi estrarre i dati dai documenti utilizzando l'OCR?
• Automazione del flusso di lavoro: è possibile utilizzare i flussi di lavoro per automatizzare l'elaborazione dei documenti?
• Sicurezza dei documenti: i documenti sono ospitati in un archivio sicuro? Hai un accesso basato sui ruoli?
• Personalizzazione: puoi personalizzare i flussi di lavoro e i processi?
• Integrazioni: si integra con gli strumenti aziendali che utilizzi?
• Hosting flessibile: puoi optare per le opzioni di archiviazione on-premise o cloud?

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I 5 migliori software di gestione dei documenti nel 2022

#1. Nanonet

Nanonets è un software di gestione dei documenti basato sull'intelligenza artificiale con potente OCR integrato, flussi di lavoro senza codice e archiviazione sicura. Le nanonet possono automatizzare tutti i processi documentali come l'acquisizione dei documenti, l'estrazione dei dati, la verifica dei documenti, la ricerca dei documenti, l'archiviazione dei documenti e altro ancora. Puoi controllare i tuoi documenti con accesso basato sui ruoli e opzioni di hosting flessibili.

Nanonets semplifica la gestione dei documenti con flussi di lavoro di documenti personalizzati senza codice, oltre 5000 integrazioni e software OCR avanzato.

Vantaggi

• Acquisisci facilmente documenti da origini dati come Gmail, Drive, Outlook e altro.
• Flussi di lavoro automatizzati per acquisire, digitalizzare, verificare e archiviare documenti
• Flussi di lavoro di approvazione per ottenere l'approvazione su tutti i documenti contrassegnati
• Facile integrazione con oltre 5000 app tramite API e Zapier
• Modelli API OCR pre-addestrati per estrarre informazioni dai documenti
• Estrai i dati dai record con una precisione >95%.
• Interfaccia facile da usare: impara come usarlo in 30 minuti o meno
• Modelli e facili opzioni di personalizzazione
• Controllo degli accessi in base al ruolo
• Supporto 24 × 7

Svantaggi

• Nessuna opzione di generazione dei documenti
• Non può essere utilizzato per la firma elettronica dei documenti

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#2. Riunirsi

Huddle offre un sistema di gestione dei documenti online che consente alle organizzazioni di creare un hub online per gestire la collaborazione, la revisione, le approvazioni e le discussioni sui documenti su una piattaforma sicura.

Come l'archiviazione online di Google Drive, puoi condividere senza problemi, fornire un accesso limitato o proteggere i tuoi file per migliorare la sicurezza. Huddle offre anche piani a pagamento che forniscono spazio di archiviazione aggiuntivo, componenti aggiuntivi come app mobili, funzionalità di videoconferenza, ecc.

Vantaggi

• Facile da usare e da imparare
• documento Versioning
• Archiviazione sicura dei documenti nel cloud
• Semplici opzioni di condivisione file per utenti esterni
• Facile processo di onboarding
• Facili integrazioni con Microsoft Office Suite

Svantaggi

• Le funzionalità di collaborazione potrebbero essere migliorate
• Mancano funzionalità ad alta sicurezza come l'autenticazione a 2 fattori.

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#3. Alfresco Uno

Il software di gestione dei documenti Alfresco One è stato progettato per gestione dei contenuti aziendali. Può essere utilizzato come servizio basato su cloud o installato on-premise. Il software consente una gestione efficiente dei contenuti aziendali con la ricerca di documenti aziendali, l'archiviazione sicura, l'elaborazione dei documenti OCR e l'analisi intelligente dei documenti.

Vantaggi

• Ottime funzionalità di archiviazione e condivisione dei documenti
• Molte opzioni di personalizzazione
• Casi d'uso complessi e di ampia portata.

Svantaggi

• L'interfaccia utente non è molto intuitiva.
• Difficile da configurare
• I flussi di lavoro sono complessi da capire.

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# 4. ApriKM

OpenKM è un sistema di gestione dei documenti all-in-one che combina tutti gli aspetti della gestione dei documenti, collaborazione, distribuzione e archiviazione in un'unica piattaforma. Il software di gestione dei documenti aziendali consente il controllo completo sui contenuti aziendali, migliora la sicurezza con registri delle attività dettagliati e mantiene il flusso dei documenti con l'automazione.

Vantaggi

• Piattaforma DMS ricca di funzionalità
• Buono per le persone non tecnologiche
• Integrazioni facili
• Eccellente uptime
• Esegue la scansione antivirus su tutti i documenti aggiornati

Svantaggi

• L'interfaccia utente è datata
• L'OCR non è sempre accurato

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eFileCabinet

eFileCabinet è un software di gestione dei documenti basato su cloud di livello aziendale per le piccole e medie imprese. eFileCabinet ti consente di gestire tutti i tuoi documenti cartacei, e-mail, fatture, contratti e altre informazioni importanti in un unico posto.

Vantaggi

• Modelli per la struttura delle cartelle
• Generatore di flussi di lavoro con trascinamento della selezione
• Archiviazione sicura dei file

Svantaggi

• Lungo processo di onboarding
• Non supporta le modifiche in blocco
• Ritardo a volte

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Ecco alcuni altri sistemi di gestione dei documenti che richiedono una menzione speciale:

Google Documents

Google Docs è un software di gestione dei documenti gratuito a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo, rendendolo la scelta ideale per i liberi professionisti e le piccole imprese che lavorano in remoto con clienti in altre parti del mondo. Come bonus, OCR di Google Documenti può convertire le immagini in testo modificabile.

Microsoft SharePoint

SharePoint aiuta le organizzazioni a condividere documenti, connettere persone e semplificare i processi relativi ai documenti. SharePoint è simile a Google Drive, dove i dipendenti possono collaborare e mantenere un elenco interno di documenti per un facile accesso. Puoi combinare Microsoft Sharepoint con Microsoft Power Automatizza E l'uso flussi di lavoro automatizzati dei documenti.

Squadra del punto di vista

Viewpoint Team è un potente sistema di gestione dei documenti per i professionisti dell'edilizia. È l'unica soluzione che fornisce gli strumenti di cui hai bisogno Gestione del caso dall'inizio alla fine, inclusi flussi di lavoro collaborativi con i clienti, revisione e approvazione sicure processi per i documentie il controllo dei diritti di accesso.

Odoo

Odoo è un software ERP e CRM open source con un modulo di sistema di gestione dei documenti gratuito per i professionisti della finanza. Odoo consente alle organizzazioni di avere un reparto contabilità senza carta digitalizzando i documenti, automatizzando i processi documentali e integrandosi perfettamente con altre applicazioni Odoo.

Dokmee

Dokmee è un software di gestione dei documenti che ti consente di archiviare, organizzare e condividere documenti, e-mail e altri file importanti.

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Qual è il miglior sistema di gestione dei documenti per la tua azienda nel 2023?

Abbiamo mappato le caratteristiche significative dei cinque migliori software di gestione dei documenti menzionati nell'articolo sopra per facilitare la selezione del miglior software di gestione dei documenti per la tua attività e le tue esigenze. Dai un'occhiata all'istantanea, prova la prova gratuita, delinea le tue esigenze e seleziona lo strumento migliore.

Secondo l'istantanea, Nanonets è il miglior software di gestione dei documenti. Sebbene Nanonets non disponga di funzionalità di generazione di documenti, puoi utilizzare semplici integrazioni con la suite Google per generare documenti rapidamente. Nanonets offre anche una prova gratuita e la configurazione gratuita dell'account con assistenza per la migrazione.

Seguito da Nanonets, OpenKM è il secondo miglior sistema di gestione dei documenti. È un software ERM open source. Il caso d'uso per la gestione dei documenti è limitato ai professionisti della finanza e offre una prova gratuita per 15 giorni.

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Nanonet come sistema di gestione dei documenti

[Contenuto incorporato]

Nanonets è un software facile da usare che non richiede un'intensa formazione o configurazione per iniziare a utilizzarlo. Qui, elenchiamo perché dovresti considerare Nanonets come il tuo software di gestione dei documenti.

Intelligente Raccolta dati:

Le aziende hanno molti documenti come moduli, fatture, ricevute, ordini, ecc. Le nanoreti aiutano le aziende a digitalizzare ed estrarre informazioni rilevanti da questi documenti utilizzando API OCR intelligente.

Flussi di lavoro automatizzati:

Accelera il ritmo dei processi aziendali automatizzando tutti i passaggi manuali, come la raccolta dei documenti, verifica del documento, Abbinamento a 3 vie, approvazioni e altro.

Dashboard in tempo reale:

Utilizza i dashboard delle spese per monitorare le tue spese, contrassegnare le spese e comprendere le tendenze in tempo reale. Monitora i KPI pertinenti come% fatture STP,% fatture pagate, ecc. con i dati di Nanonets.

Opzioni di hosting cloud e on-premise:

Scegli l'opzione di hosting adatta alle tue esigenze.

integrazioni:

Una facile integrazione è un must. Non puoi modificare il tuo stack tecnologico per ospitare un software. Nanonets si integra facilmente con tutti i tuoi software Zapier e integrazioni API. Nanonet si integra con Xero, Quickbooks, SAP, ecc.

Modelli e modelli personalizzati:

Con Nanonets, puoi utilizzare flussi di lavoro predefiniti come fatture, polizze di carico, ordini di acquisto o conti da pagare o creare la tua modalità AI personalizzata.

Prezzi trasparenti:

Nanonets ha una politica dei prezzi trasparente di $ 499 al mese e $ 0.1 per scansione del documento. Nessun costo nascosto per nessun cliente.

Conclusione

Con la trasformazione digitale in aumento, è giunto il momento di investire in un sistema di gestione dei documenti per la tua azienda. Non si limita a digitalizzare i file. Un sistema di gestione dei documenti semplifica il flusso dei documenti all'interno dell'organizzazione e fornisce un ulteriore livello di sicurezza ai documenti aziendali. I vantaggi della gestione dei documenti consentono alle organizzazioni di rimanere competitive e produttive.

Tuttavia, scegliendo il miglior software di gestione dei documenti per la tua attività richiede una comprensione approfondita di ciò di cui la tua azienda ha bisogno e di quale tipo di DMS si adatta. Quindi assicurati di esplorare le tue opzioni e provale tu stesso.

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