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Una guida approfondita all'automazione della fatturazione elettronica

Timestamp: 6 luglio 2022 4:54

Una guida approfondita all'automazione della fatturazione elettronica

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Le fatture sono cruciali e inevitabili per le aziende. L'elaborazione delle fatture è una delle principali responsabilità del reparto Contabilità fornitori. L'elaborazione manuale delle fatture è noiosa, dispendiosa in termini di tempo e soggetta a errori. Una delle soluzioni più efficaci che sembra cambiare le regole del gioco è la fatturazione elettronica.

La fatturazione elettronica o fatturazione elettronica aiuta le organizzazioni a semplificare le funzioni AP e a ottimizzarle. Riduce i tempi di elaborazione delle fatture, si assume le attività ripetitive e consente un funzionamento regolare tra l'azienda e i suoi clienti.

Questo articolo fornisce una visione approfondita di cosa sia la fatturazione elettronica, di come l'automazione possa agevolarla, dei vantaggi, delle sfide e altro ancora.

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Cos’è la Fatturazione Elettronica?

La fatturazione elettronica, una forma di fatturazione elettronica, si riferisce al processo automatizzato di generazione delle fatture. Inviato da un fornitore a un acquirente per i beni o i servizi forniti, questo scambio di documenti elettronici è un documento legalmente approvato utilizzato per gli scambi tra un'azienda e i suoi clienti/partner.

Rispetto alle fatture inviate tramite e-mail come allegati PDF, la trasmissione, la ricezione, l'elaborazione e la gestione dei pagamenti nella fatturazione elettronica sono completamente digitali.

La fatturazione elettronica è un sostituto ideale della fatturazione cartacea e aiuta a eliminare i problemi che si verificano durante i processi di fatturazione manuale.

Importanza della fatturazione elettronica

Il concetto di fatturazione elettronica non è nuovo per le imprese. Da quando l’Unione Europea ha adottato la fatturazione elettronica come standard ed ha emanato un Direttive nel 2014, molti paesi tra cui Hong Kong, Giappone, Sud America, Asia e altri hanno seguito l’esempio.

I Studio globale sulla fatturazione elettronica del 2012 è stato condotto da Basware, leader nelle soluzioni di fatturazione elettronica e Purchase-to-Pay basate su cloud, in collaborazione con The Institute of Financial Operations, un'autorità riconosciuta ed educatore per le operazioni finanziarie, e illustra in dettaglio come la fatturazione elettronica si sta espandendo in tutto il mondo. Secondo lo studio, nel 73 è stato osservato un aumento dell'adozione e dell'uso della fatturazione elettronica: il 2012% degli intervistati l'ha utilizzata in una certa misura, con un aumento del 14% rispetto al 2011. Analogamente, la resistenza dei fornitori alla fatturazione elettronica è aumentata in modo significativo è diminuito dal 46% nel 2011 al 26% nel 2012».

La fatturazione elettronica rappresenta un punto di svolta per molte organizzazioni che hanno a che fare con più clienti o acquirenti e devono gestire numerose fatture su base giornaliera. Poiché sono legalmente accettabili nelle aziende, servono anche a fini di conformità senza problemi.

La fatturazione elettronica aiuta a formalizzare l'elaborazione delle fatture, migliora il flusso di lavoro e semplifica il processo di pagamento. Gli strumenti di automazione utilizzati nella fatturazione elettronica rendono il processo fluido, sicuro, privo di errori ed efficiente.

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Cos’è l’automazione della fatturazione elettronica?

L'automazione della fatturazione elettronica si riferisce all'implementazione di software progettato per rendere il processo di fatturazione elettronico o informatizzato per facilità d'uso. Queste soluzioni di fatturazione elettronica sono in grado di automatizzare l’intero processo, dalla lettura dei dati per l’acquisizione delle fatture all’instradamento degli stessi dal sistema di contabilità fornitori del venditore a quello dell’acquirente, indipendentemente dal formato della fattura, per l’elaborazione dei pagamenti.

Le soluzioni di fatturazione elettronica possono rappresentare una parte importante dell'automazione della contabilità fornitori. Consente flussi di lavoro più fluidi come il supporto dell'integrazione dei sistemi, l'automazione di attività come l'abbinamento e l'approvazione delle fatture e la gestione delle attività ripetitive necessarie per completare il processo di pagamento delle fatture.

Come funziona l'automazione della fatturazione elettronica?

Le soluzioni di fatturazione elettronica generano un file di documento fattura che viene importato automaticamente nel sistema. EDI (interscambio elettronico di dati), XML (extensible markup Language) o CSV (valori separati da virgole) sono alcuni dei normali formati di dati utilizzati per esportare file nella fatturazione elettronica.

I progressi tecnologici hanno consentito l’uso automatico delle tecnologie di intelligenza artificiale (AI) e machine learning (ML). acquisire dati ed eliminare anche la remota possibilità di errore.

Le soluzioni di fatturazione elettronica automatizzata sono progettate per eseguire tutte le convalide con regole preimpostate per verificare che le fatture emesse e inviate ai propri clienti siano accurate e facilmente leggibili. I dati delle soluzioni di fatturazione elettronica sono per lo più archiviati in una piattaforma centralizzata basata su cloud che fornitori e acquirenti possono utilizzare per gestire i dati delle fatture.

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Ruolo dell'automazione nella fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è un vantaggio per molte piccole e medie imprese che dipendono da pagamenti regolari per gestire e sostenere le proprie aziende. L’automazione rende la fatturazione elettronica un gioco da ragazzi.

Catturando i dati rilevanti e prevenendo eventuali modifiche non autorizzate, garantisce un processo privo di errori. Non c’è spazio per fatturazioni eccessive o pagamenti duplicati poiché le regole preimpostate convalidano i dati prima che avvenga l’elaborazione dei pagamenti.

L'automazione consente alle soluzioni di fatturazione elettronica di integrarsi con i sistemi esistenti. Le fatture possono essere emesse, inviate e indirizzate alla persona appropriata impostando adeguati livelli di accesso e sicurezza per salvaguardare i dati da uso improprio o perdita.

Le soluzioni di fatturazione elettronica ottimizzano il processo di pagamento, riducono i carichi di lavoro dei dipendenti, consentono la conformità e gli audit trail e forniscono maggiore visibilità nel processo di contabilità fornitori per l'analisi e il processo decisionale.

Come si può utilizzare la Fatturazione Elettronica?

La fatturazione elettronica è un processo completo e per essere utilizzata in modo efficace dovrebbero essere soddisfatti alcuni requisiti di base.

  • Dovrebbe essere presente un ERP (pianificazione delle risorse aziendali) o un sistema contabile per visualizzare le transazioni coinvolte.
  • Le regole devono essere predefinite e il routing deve essere impostato dopo aver discusso gli input dei team di contabilità fornitori, IT e approvvigionamento.
  • Regole di convalida per eccezioni fatture, a 3 vie corrispondenza fatturae invio di notifiche quando le fatture vengono approvate o rifiutate.
  • Test pilota per vedere come funzionano i sistemi e il processo
  • Implementa il processo automatizzato in tempo reale

Tipologie di Fatturazione Elettronica

La diffusione della fatturazione elettronica è in espansione in molti paesi. Sebbene alcuni paesi non dispongano di normative sulla conformità alla fatturazione elettronica, questa viene comunque applicata in quanto promuove una migliore efficienza del processo di pagamento delle fatture. In questo senso, la fatturazione elettronica è classificata in 2 tipologie: fatturazione elettronica senza conformità e fatturazione elettronica con conformità.

Fatturazione elettronica senza adempimenti

In questo tipo, la fattura elettronica rispetta solo il formato dei dati concordato tra acquirente e venditore e non è conforme alle normative sulla fatturazione elettronica del paese. I processi seguiti sono:

  • Le parti coinvolte, ovvero l'acquirente e il fornitore, decidono e concordano i dati e il formato della fattura.
  • La fattura conterrà dati strutturati utilizzando la tecnologia EDI o semplici moduli web
  • Una fattura elettronica viene creata e inviata dal fornitore dal proprio sistema di contabilità clienti o tramite un modulo basato sul web.
  • La fattura elettronica viene ricevuta in un formato che può essere elaborato immediatamente dal sistema di contabilità fornitori dell'acquirente

Fatturazione elettronica a norma

I paesi variano in termini di norme e regolamenti per la fatturazione elettronica. Le fatture elettroniche che aderiscono alla conformità seguono un processo simile con le eccezioni:

  • Il formato della fattura è vincolato dalla legislazione e dai regolamenti dei paesi delle parti commerciali
  • Durante la fatturazione elettronica vengono seguite linee guida specifiche del governo in merito alla convalida dei contenuti, alla sicurezza, ecc.
  • Le fatture possono essere utilizzate a fini di controllo e di imposta sul valore aggiunto (IVA).
  • Nessun documento coinvolto

La fatturazione elettronica conforme è un metodo migliore poiché facilita gli audit trail. A seconda dei territori in cui si svolgono le transazioni commerciali, è consigliabile seguire questo tipo di fatturazione elettronica per ottenere maggiori vantaggi aziendali.

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Vantaggi dell'utilizzo dell'automazione della fatturazione elettronica

L'automazione mediante soluzioni di fatturazione elettronica può semplificare le funzioni di contabilità fornitori e apportare enormi vantaggi ai partner commerciali e alle loro attività. Alcuni dei maggiori vantaggi dell’utilizzo di soluzioni di fatturazione elettronica automatizzata sono:

Sostituto ideale per fatture cartacee

La creazione e l'elaborazione delle fatture cartacee sono complesse, soggette a errori e richiedono tempo e impegno sia da parte dei venditori che degli acquirenti. Quando sono coinvolte molte transazioni o più acquirenti, il processo diventa estremamente difficile. Le soluzioni di fatturazione elettronica possono eliminare problemi come la fattura in formato dati e non necessita di carta.

Processi semplificati e tempi di consegna ridotti

Le soluzioni di fatturazione elettronica aiutano a ottimizzare il ciclo di elaborazione delle fatture e aiutano a ridurre il tempo e gli sforzi spesi nelle varie fasi, tra cui il monitoraggio, l'approvazione e l'elaborazione dei pagamenti. L'eliminazione della necessità di fatture cartacee, la convalida e la corrispondenza dei documenti correlati e l'automazione delle attività ripetitive possono ridurre i tempi di elaborazione e comportare tempi di consegna più rapidi.

Relazioni migliorate

Le soluzioni di fatturazione elettronica fungono da ponte per sostenere buone relazioni tra i partner commerciali. Poiché tutto è automatizzato, i fornitori possono monitorare lo stato delle loro fatture senza dover chiamare o inviare messaggi di posta ripetutamente per conferma. Anche gli errori vengono corretti più rapidamente e le approvazioni vengono impostate per consentire un'elaborazione più rapida delle fatture. Nel complesso, ciò contribuisce a migliorare le relazioni e il buon funzionamento.

Promuove visibilità e trasparenza

La fatturazione elettronica può migliorare la visibilità dell’intero processo di fatturazione. Le soluzioni di fatturazione elettronica automatizzata tengono traccia delle fatture, delle convalide e dei processi di approvazione e consentono audit trail dettagliati. I dati transazionali in tempo reale forniscono una maggiore visibilità sugli impegni, migliorando così la precisione delle previsioni.

Costi ridotti

La fatturazione elettronica può portare grandi risparmi alle imprese. La fatturazione elettronica garantisce un aumento del flusso di cassa poiché le fatture vengono consegnate immediatamente per l'elaborazione. Il passaggio alla fatturazione elettronica può ridurre i costi della carta e i costi di elaborazione di quasi il 70%. Utilizzando soluzioni di fatturazione elettronica, le parti interessate possono tenere traccia dei pagamenti, analizzare le tendenze di spesa e trovare maggiori opportunità per risparmiare sui costi. Mentre i pagamenti tempestivi avvantaggiano i fornitori, gli sconti per pagamenti anticipati vanno a vantaggio degli acquirenti, con conseguenti risparmi sui costi per entrambe le parti.

Maggiore conformità

La conformità è uno dei maggiori vantaggi dell’utilizzo di soluzioni di fatturazione elettronica. Queste soluzioni sono progettate per gestire la conformità. La fatturazione elettronica elimina le tracce cartacee e memorizza i dati delle fatture e tutti gli altri documenti correlati archiviati centralmente per facilitare la conformità alle leggi sull'IVA. Mantiene l'autenticità dei dati della fattura e impedisce che vengano alterati facilmente.

Rischi ridotti

Con le soluzioni di fatturazione elettronica si riducono o si eliminano diversi rischi. La duplicazione delle fatture e la fatturazione in eccesso, comuni con le fatture manuali, sono fuori questione nella fatturazione elettronica poiché le regole di convalida se ne occupano. I protocolli di crittografia sicura controllano ogni fattura elettronica, segnalano le fatture fraudolente e prevengono l'uso improprio o la perdita di dati delle informazioni aziendali.

Iniziativa verde

Il passaggio alla fatturazione elettronica elimina la necessità di conservare fatture cartacee. Oltre a contribuire all’iniziativa verde per un ambiente globale migliore, le soluzioni di fatturazione elettronica rendono anche le aziende convenienti ed efficienti dal punto di vista energetico. Alcuni dei maggiori vantaggi su questo fronte sono:

  • Eliminazione della necessità di carta nel processo di fatturazione
  • Stampa e trasporto ridotti
  • Minore bisogno di lavoro umano
  • Minori sprechi
  • Meno spazio di archiviazione fisico

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Principali casi d'uso per l'automazione della fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica aumenta la visibilità sulla situazione finanziaria di un'azienda e funge da strumento di previsione indispensabile. Le soluzioni di fatturazione elettronica possono anche consentire relazioni collaborative con i clienti che a loro volta supportano pagamenti tempestivi delle fatture. Un portale comune per la fatturazione elettronica tra venditore e clienti consente l'accesso a documenti rilevanti per entrambe le parti, che possono ridurre controversie e incomprensioni e quindi promuovere migliori relazioni con i clienti. Le nanoreti sono state utilizzate per la digitalizzazione delle fatture da molti clienti. Di seguito sono riportati alcuni casi d'uso di successo dell'automazione della fatturazione elettronica tramite Nanonets:

  • Servizi dell'ACM: ACM Services è un appaltatore di servizi completi di bonifica ambientale con sede nel Maryland, USA. L'uso dell'intelligenza artificiale di Nanonets ha aiutato ACM Services ad automatizzare l'estrazione delle fatture, facendo risparmiare il 90% di tempo al team di contabilità fornitori.
  • Gestione del progetto In2, una società idrica urbana australiana ha utilizzato l'estrattore di fatture pre-addestrato Nanonets per acquisire informazioni sulle fatture in tempo reale e instradarle al database SQL di In2 Project Management. Le informazioni estratte sono state convalidate rispetto al sistema di gestione della spesa del cliente. Il database aggiornato è stato collegato a Power BI, che ha inviato tramite posta elettronica visualizzazioni approfondite.
  • Augeo, una società di contabilità virtuale negli Stati Uniti, ha utilizzato la piattaforma di elaborazione dati basata sull'intelligenza artificiale di Nanonets per la digitalizzazione delle fatture e il caricamento dei dati della fattura elettronica in un programma di contabilità per l'ulteriore elaborazione e flusso di lavoro.
  • Gioiellerie felici, un'azienda a conduzione familiare negli Stati Uniti, utilizza NanoNets per digitalizzare e organizzare le fatture che arrivano come e-mail, eseguirle attraverso il modello Fattura per acquisire informazioni chiave sulla fattura come nome del venditore, importo della fattura, data della fattura, data di scadenza, ecc., e salva le fatture sul cloud in cartelle strutturate per nome del venditore. NanoNets ha implementato il flusso di lavoro personalizzato per Happy Jewellers in < 7 giorni dalla data di firma del contratto. Ciò ha avuto un impatto diretto sul team finanziario, che ora poteva elaborare il 50% in più di fatture contemporaneamente senza assumere più persone.

Sfide nell'utilizzo della fatturazione elettronica e dei sistemi di automazione della fatturazione elettronica

Così come ci sono molti vantaggi nell'utilizzo della fatturazione elettronica, ci sono anche alcune sfide nell'adozione della fatturazione elettronica. Sono:

Scegliere una soluzione di fatturazione elettronica

La sfida principale è decidere se optare per una soluzione di fatturazione elettronica utilizzando le risorse disponibili o utilizzare un fornitore di servizi di fatturazione elettronica. Implementare una soluzione di fatturazione elettronica significa investire in costi, risorse, tempo e competenze. L'ottenimento delle licenze richieste, l'onboarding di partner in luoghi diversi con capacità tecniche diverse, il mantenimento degli aggiornamenti e l'adattamento ai cambiamenti sono le diverse sfide nella scelta di una soluzione di fatturazione elettronica interna. L'utilizzo di un provider di servizi può essere un'opzione molto più semplice e fattibile, ma le organizzazioni devono garantire che supportino gli standard B2B, forniscano opzioni di integrazione, dispongano di supporto multilingue, forniscano l'accesso basato su cloud e possano adeguarsi alle mutevoli normative.

Processo altamente tecnico e complesso

L'implementazione della fatturazione elettronica può essere un compito difficile. Ha bisogno del consenso e dell'impegno di entrambi i team interni come IT, approvvigionamento, team finanziari e possibilmente anche di alcuni consulenti fiscali per aiutare con le normative nazionali. La disponibilità delle risorse necessarie e del know-how tecnico per impostare il buon funzionamento dei sistemi a entrambe le estremità è una sfida importante che deve essere risolta.

Integrazione di sistema

L'integrazione è una delle maggiori sfide affrontate durante l'esecuzione della fatturazione elettronica. Le soluzioni automatizzate devono garantire che tutti i sistemi, inclusi i conti fornitori, i conti attivi e i sistemi ERP, consentano un processo di pagamento della fatturazione senza problemi. L'integrazione effettuata dovrebbe supportare lo scambio del documento qualunque sia il formato, consentire le convalide ed essere conforme alle normative nazionali.

Riluttanza del cliente

La fatturazione elettronica funzionerà solo se vi è l'accettazione di apportare modifiche da un processo manuale a un processo digitale da parte del cliente. Molti clienti potrebbero preferire il processo tradizionale di gestione delle fatture manuali, soprattutto se non esiste una legge nazionale che impone loro di seguire la fatturazione elettronica. Convincere i clienti discutendo in anticipo i vantaggi e persino fornendo formazione per gestire il processo digitale può semplificare le sfide della fatturazione elettronica.

Archivio dati

La scelta della fatturazione elettronica può ridurre la conservazione dei dati richiesta rispetto alle fatture cartacee. Stando così le cose, le leggi del governo possono imporre la conservazione delle fatture elettroniche per lunghi periodi. Anche un'organizzazione di medie dimensioni può gestire numerose fatture ogni giorno. Oltre a documenti di accompagnamento come ordini di acquisto, ricevute di merci e contratti potrebbe essere necessario conservare per facilitare l'IVA e scopi di revisione. Ciò rappresenta una grande quantità di archiviazione dei dati, che può rivelarsi sempre più difficile per le organizzazioni.

Errori e ritardi

Piccoli errori possono portare a ritardi insormontabili. Possono verificarsi ritardi a causa di versioni incompatibili delle soluzioni di fatturazione elettronica, numeri mancanti o in eccesso nei campi dati e discrepanze dei dati anagrafici con quelli delle fatture dei fornitori. Sebbene la fatturazione elettronica significhi un'elaborazione touchless, questi tipi di ritardi possono richiedere il coinvolgimento umano e la ripetizione dell'intero processo di fatturazione da zero, rendendo la ricezione dei pagamenti un'enorme sfida per il fornitore.

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Come scegliere il miglior software secondo i requisiti?

Con l'aumento della domanda di soluzioni di fatturazione elettronica, sceglierne una buona diventa un compito difficile. Di seguito sono riportati alcuni importanti suggerimenti che possono essere utilizzati per selezionare la migliore soluzione di fatturazione elettronica per le esigenze aziendali:

Facilita lo scambio di documenti elettronici

La soluzione di fatturazione elettronica deve supportare la configurazione di vari formati di fattura e più moduli di pagamento. Dovrebbe consentire lo scambio di documenti tra le parti commerciali indipendentemente dalle loro dimensioni o capacità tecniche. Altri documenti di accompagnamento necessari per elaborare la fattura devono essere supportati per completare il processo.

Facile integrazione del sistema

La maggior parte delle aziende vorrebbe mantenere le funzionalità dei sistemi ERP (Enterprise Resource Planning). Una soluzione di fatturazione elettronica dovrebbe essere in grado di integrarsi facilmente con i sistemi e i moduli Web esistenti e consentire l'elaborazione diretta (STP) con i sistemi dell'acquirente e del venditore.

Controlli di convalida e conformità

Soluzioni efficaci di fatturazione elettronica dovrebbero essere in grado di eseguire controlli di qualità dei dati efficaci. Dovrebbe convalidare se i campi obbligatori vengono acquisiti, i dati nella fattura corrispondono a quelli nei documenti associati come ordini di acquisto o contratti e entrate merci, soddisfare le regole commerciali stabilite e mantenere i criteri di conformità stabiliti dai rispettivi paesi.

Archiviazione e cloud storage

L'archiviazione delle fatture elettroniche per periodi di tempo più lunghi è fissata come criterio da molti paesi. Quindi la soluzione di fatturazione elettronica dovrebbe essere in grado di supportarla con requisiti di archiviazione cloud adeguati. Inoltre, l'accesso basato su cloud è la modalità preferita per l'archiviazione e l'accesso durante l'elaborazione delle fatture e per facilitare gli audit trail.

Sistema di supporto efficiente

Una buona soluzione di fatturazione elettronica probabilmente offrirà un buon supporto ai propri clienti in termini di funzionalità e possibilmente di personalizzazione. Dovrebbe supportare più lingue e fusi orari per adattarsi a partnership globali e transazioni commerciali. Dovrebbe anche essere in grado di eseguire aggiornamenti tempestivi per stare al passo con eventuali modifiche alle norme o alle leggi nazionali sull'IVA.

Takeaway

La fatturazione elettronica è attualmente una marea crescente che molti paesi possono utilizzare per ottenere buoni vantaggi commerciali. È una delle migliori strategie che le aziende possono adottare per abilitare la digitalizzazione del processo di fatturazione. La gestione dei processi di pagamento è necessaria e cruciale per la sopravvivenza di tutte le aziende in un mondo competitivo. L'utilizzo dell'automazione nella fatturazione elettronica garantisce che il processo di fatturazione possa essere accelerato, snellito, reso sicuro, conforme e può garantire buoni ritorni non solo al fornitore e all'acquirente, ma anche ai paesi che lo incoraggiano.

FAQ

Cos'è la fatturazione elettronica e come funziona?

La fatturazione elettronica o la fatturazione elettronica in breve si riferisce all'utilizzo di metodi digitali per creare e inviare fatture agli acquirenti per l'elaborazione dei pagamenti, invece di utilizzare le normali fatture cartacee.

La fatturazione elettronica funziona utilizzando formati dati strutturati che garantiscono l'interoperabilità dei sistemi tra acquirente e venditore. Le regole di convalida, il rispetto della conformità e l'accesso basato su cloud rendono le fatture elettroniche un documento digitale sicuro, protetto e legalmente valido per le transazioni commerciali.

La fatturazione elettronica è obbligatoria?

La fatturazione elettronica è sempre più popolare nella misura in cui è diventata obbligatoria in molti paesi per evitare l'evasione della GST e aumentare la riscossione delle tasse, con l'Europa in testa. Mentre paesi come Messico e Brasile utilizzano sistemi controllati dal governo per imporre la fatturazione elettronica, il Dipartimento del Tesoro degli Stati Uniti ha imposto la fatturazione elettronica a tutti i suoi fornitori. Allo stesso modo, Norvegia e Danimarca hanno imposto la fatturazione elettronica per le loro transazioni nel settore pubblico e l'India ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica per le aziende con un fatturato di 20 crore per consentire l'adesione alla GST. Paesi come Regno Unito, Germania, Francia e altri stanno cercando di rendere obbligatoria la fatturazione elettronica per i settori pubblici.

Chi ha diritto alla fattura elettronica in GST?

L'emergente globalizzazione digitale ha reso la tassazione complicata e i governi di tutto il mondo stanno sfruttando la tecnologia per consentire una tassazione metodica. Molti paesi ora richiedono l'invio diretto di documenti finanziari elettronici direttamente dal sistema ERP di un'azienda durante la presentazione delle dichiarazioni dei redditi. Tali invii digitali automatizzati consentono un migliore controllo e applicazione da parte dei governi e degli enti fiscali. La fatturazione elettronica è particolarmente utile in questo senso. Secondo a rapporto dalla Rete dei fornitori, almeno 56 paesi hanno adottato, o stavano seriamente considerando mandati di fatturazione elettronica già nel 2013, una cifra destinata ad aumentare da allora.

I tipi di attività che possono beneficiare della fatturazione elettronica, in particolare ai fini fiscali e GST, variano da paese a paese. La maggior parte dei paesi che dispongono di un sistema GST hanno criteri di idoneità per la fatturazione elettronica.

Gli Stati Uniti sono l'unica grande economia che non ha un sistema IVA o GST, e quindi non esiste ancora un quadro o un mandato per la fatturazione elettronica in quel paese. Tuttavia, alcuni stati degli Stati Uniti stanno lentamente ricorrendo alla fatturazione digitale. Ad esempio, la Business Payments Coalition (BPC) guidata dalla Federal Reserve Bank di Minneapolis, promuove l'adozione di pagamenti elettronici business-to-business (B2B), dati sulle rimesse e fatturazione. Un'attuale iniziativa del BPC consiste nello sviluppo e nel mantenimento degli standard e dei requisiti per consentire un ampio scambio di fatture elettroniche.

Qual è lo scopo della fattura elettronica?

Lo scopo dell'utilizzo di una fattura elettronica è superare la necessità di utilizzare fatture cartacee e aumentare l'efficienza del processo di pagamento delle fatture. Le organizzazioni cercano di aumentare i risparmi in termini di costi, sforzi e tempo, oltre ad aumentare la velocità e l'accuratezza dal momento della creazione della fattura fino al momento in cui i pagamenti vengono liquidati. La digitalizzazione delle fatture elettroniche aiuta anche ad aderire alle normative di conformità e IVA e garantire la sicurezza di documenti importanti per le revisioni.

Qual è la differenza tra fattura e fattura elettronica?

Una fattura è un documento cartaceo commerciale che viene inviato da un fornitore all'acquirente per riscuotere il pagamento di beni e servizi. Una fattura cartacea scansionata o creata in Word è chiamata fattura digitale. Le fatture elettroniche sono file di dati di fatturazione emessi utilizzando i formati EDI (Electronic Data Interchange) o XML (Extensible Markup Language) o tramite moduli Web standard basati su Internet.

Come viene generata la fattura elettronica?

Le fatture elettroniche vengono create da fornitori o venditori tramite software di contabilità o fatturazione. Di seguito sono riportati i passaggi per generare una fattura elettronica:

  • Lo schema della fattura elettronica con i parametri obbligatori viene prima completato e quindi viene creato un file JSON
  • Viene generato un numero di riferimento della fattura (IRN) univoco
  • La fattura elettronica viene quindi firmata digitalmente e viene generato un codice di risposta rapida (QR) in modo che sia possibile accedervi anche tramite dispositivi palmari.
  • La fattura viene caricata sul portale di registrazione delle fatture (IRP) per l'approvazione
  • I dati caricati vengono condivisi con il sistema E-way Bill e GST
  • Il JSON firmato digitalmente insieme all'IRN e al codice QR viene rispedito al venditore dal portale e l'acquirente riceverà anche la fattura sul proprio ID e-mail.

Chi è esentato dalla fatturazione elettronica?

Anche i tipi di attività esenti dalla fatturazione elettronica variano da paese a paese. In India, ad esempio, le compagnie di assicurazione, le banche e le istituzioni finanziarie, le agenzie di trasporto merci, i fornitori di servizi di trasporto e le unità nella zona economica speciale, nelle zone di libero scambio e nelle zone di deposito sono esentate dall'invio di fatture elettroniche per la GST/tassazione. ZUGFeRD, NLCIUS e Finvoice sono alcuni degli standard di fatturazione elettronica utilizzati in tutta l'UE, con informazioni su quali tipi di società sono e non sono idonee o esentate dalla fatturazione elettronica. Tutti questi standard si basano sulla norma EN 16931 (modello di dati semantici) e possono essere consultati per maggiori dettagli sulle esenzioni.

Che cos'è il software di fatturazione elettronica?

Una soluzione o un software di fatturazione elettronica è uno strumento utilizzato per semplificare il processo di fatturazione in contabilità fornitori (AP). Utilizza formati di dati strutturati per rendere compatibili i sistemi del fornitore e del cliente e utilizza la mappatura del campo appropriata per una migliore interoperabilità. Il software di solito utilizza un database basato su cloud o Saa per l'accesso e l'archiviazione.

Qual è il limite per una fattura elettronica?

Il limite per le fatture elettroniche varia da paese a paese ed è meglio ottenere le informazioni sui limiti specificati dal dipartimento fiscale del paese in questione. Ad esempio, in India, le aziende con un fatturato di 50 Cr. – 100 Credito sono tenuti a presentare fatture elettroniche ai fini fiscali.

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