Eliminazione dei problemi di segnalazione di fine mese con l'automazione AP (Kim Albrecht)

La fine del mese è un momento stressante per molti dipartimenti di contabilità fornitori. La creazione di report di chiusura può essere un compito monotono e dispendioso in termini di tempo, in particolare per coloro che dipendono ancora da processi manuali per portare a termine il lavoro.

Fortunatamente, un numero crescente di organizzazioni si sta rendendo conto del fatto che non deve essere così. Durante la pandemia, molti hanno rivalutato i propri processi e scoperto rapidamente il valore che l’automazione della contabilità fornitori (AP) può apportare, non solo
quando si tratta di semplificare le operazioni e supportare la collaborazione remota, ma anche di rimanere aggiornati sui dati in tempo reale. Di seguito sono riportati alcuni dei molti modi in cui aiuta a raggiungere questo obiettivo.

Risparmiare tempo e risorse

L'automazione degli AP aiuta ad aumentare l'efficienza e la precisione dei report di fine mese in vari modi. Uno dei più efficaci è l’automazione dei numerosi e noiosi processi manuali coinvolti nel reporting di fine mese. Questi processi richiedono inutilmente
impiegando notevoli quantità di tempo, mantenendo i team AP nel back office molto più a lungo del necessario. Sono anche molto più suscettibili all’errore umano, soprattutto durante la fretta di riassumere i dati finanziari alla fine di ogni mese. Tuttavia, molti dei processi
tutte le operazioni coinvolte, dall'abbinamento delle fatture alla verifica dei dati, possono essere automatizzate in modo rapido e semplice, risparmiando tempo prezioso ed eliminando contemporaneamente errori costosi.

L'automazione AP può essere utilizzata anche per standardizzare le procedure di reporting manuale. Molte di queste procedure variano notevolmente a seconda di chi le implementa, il che può portare rapidamente a confusione ed errori da parte degli altri membri del team. Standardizzandoli attraverso una centrale
L'automazione degli AP aiuta le organizzazioni a garantire che tutti siano sempre sulla stessa pagina finanziaria. Inoltre, procedure ben documentate forniscono il massimo livello di velocità e precisione nell'affrontare i report di chiusura di fine mese, così come altri processi di audit.

Semplificare la gestione sia dei dati che delle persone

Un'altra considerazione chiave durante il reporting di fine mese sono i dati stessi, che spesso possono essere sepolti o ritardati a causa di processi manuali e cartacei. L'automazione AP crea una visibilità molto maggiore eliminando le fatture cartacee, fornendo report in tempo reale,
e la creazione di report personalizzati pronti all'uso per la chiusura di fine mese/anno. Di conseguenza, i dati rilevanti sono sempre a portata di mano delle parti interessate giuste quando necessario.

Può anche essere utilizzato per migliorare la collaborazione del team. Operazioni AP efficaci si basano sulla collaborazione dei membri del team per realizzare progetti in modo rapido ed efficiente. L'automazione degli AP consente ciò creando trasparenza tra i team, in modo che tutti capiscano
le responsabilità reciprocamente assegnate. Supporta inoltre la collaborazione, indipendentemente dal tempo, dalle circostanze o dal luogo, con approvazioni di fatture e richieste risolte in pochi secondi o minuti, anziché in giorni o settimane.

Promuovere l’efficienza operativa in tutta l’azienda

Ottimizzare l’efficienza in ogni aspetto delle operazioni è fondamentale per rimanere competitivi in ​​un mercato globale in continua evoluzione. L'automazione AP esegue senza problemi attività il cui completamento può richiedere molte ore di tempo da parte dei dipendenti. Può farlo anche in tempo reale,
da qualsiasi dispositivo o luogo, in un ambiente collaborativo e sicuro, risparmiando tempo e denaro e aumentando efficienza e produttività.

L'automazione degli AP può rendere indolori i report di chiusura di fine mese, se vengono messi in atto i processi giusti. L'obiettivo finale di qualsiasi automazione è eliminare la confusa caccia alla carta associata all'elaborazione manuale e supportare la collaborazione in tempo reale
qualsiasi posizione. Ciò non solo consente ai membri del team di lavorare su attività più strategiche e innovative, ma mette anche dati finanziari cruciali a portata di mano di coloro che ne hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, consentendo un processo decisionale più rapido e informato.
a tutti i livelli aziendali.