Tutto quello che devi sapere sugli ordini di acquisto

Se c'è un documento che funge da punto di riferimento per i dipartimenti di approvvigionamento, controllo qualità, amministrazione e finanza di un'azienda, è l'ordine di acquisto, più spesso indicato come PO.

Che la tua attività sia grande o piccola, l'Ordine di Acquisto gioca un ruolo chiave nel tracciare il tuo inventario, garantendo gli standard di qualità del tuo prodotto o servizio e l'efficacia della tua pianificazione finanziaria.

Che cos'è un ordine di acquisto?

Un ordine d'acquisto è un documento di approvvigionamento emesso da una società con i dettagli degli articoli da acquistare a scopo di amministrazione, produzione o servizio. Un PO contiene indicazioni circa il tipo e la quantità di prodotti/servizi da acquistare, specifiche tecniche, prezzo, data e indirizzo di consegna, termine per eventuali cancellazioni, termini di pagamento e altri termini e condizioni.

Nelle piccole imprese un PO viene sollevato dall'imprenditore o dall'amministratore delegato. Nelle grandi organizzazioni un appalto o richiesta di acquisto viene solitamente raccolto dai responsabili di un dipartimento e inviato al responsabile degli acquisti o al responsabile finanziario dell'azienda, che a sua volta emette un Ordine di acquisto. Un ordine di acquisto è l'inizio di una transazione tra un acquirente e un venditore.

Stato legale degli ordini di acquisto

Un ordine di acquisto di per sé è solo un elenco di cose da fare fornisce. Tuttavia, quando un venditore o venditore lo accetta e lo firma, un ordine d'acquisto diventa un contratto vincolante. Il Venditore è quindi legalmente obbligato a consegnare gli articoli richiesti dall'Acquirente secondo le linee guida dell'Ordine di Acquisto; e l'Acquirente è tenuto a liquidare i pagamenti secondo il programma menzionato. Un ordine d'acquisto confermato è legale nella misura in cui può essere utilizzato come garanzia da istituti finanziari per fornire finanziamenti commerciali alla tua attività.

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Che cos'è una fattura?

Una fattura è una richiesta di pagamento sollevata da un fornitore/venditore per l'adempimento di un ordine di acquisto. È la fattura e si basa su un ordine di acquisto e in genere contiene il numero dell'ordine di acquisto insieme a un numero di fattura e un listino prezzi dettagliato. La Fattura viene emessa secondo i termini di pagamento indicati nell'Ordine di Acquisto. Se l'Acquirente si è impegnato ad un pagamento anticipato, la Fattura viene emessa prima della spedizione degli articoli; in caso contrario, la fattura viene consegnata insieme agli articoli acquistati. L'Acquirente è legalmente tenuto ad effettuare i pagamenti secondo i termini dell'Ordine di Acquisto. (Cos'è una fattura proforma?)

Ad esempio, Bill White, il approvvigionamento e approvvigionamento manager di un albergo a cinque stelle, riceve dal pasticcere una richiesta d'acquisto per una macchina per coni di cialda, scatole per il pane e stampi per cioccolatini. Bill White compila un ordine di acquisto con specifiche chiare sull'attrezzatura richiesta, la data di consegna e il prezzo previsto e lo invia a un'azienda di attrezzature per la cucina.  

L'azienda di attrezzature per la cucina riceve l'ordine di acquisto e conferma di poter evadere l'ordine. Spediscono l'ordine insieme a una fattura a Bill White. Quando arriva la spedizione, Bill White e l'account manager dell'hotel effettuano un confronto a 3 vie per verificare la bolla di consegna rispetto all'ordine di acquisto e alla fattura. Una volta completata la verifica, il gestore dell'account elabora la fattura per il pagamento. Dopo che il pagamento è stato effettuato, l'Ordine di Acquisto viene contrassegnato come chiuso e la Fattura viene sigillata come pagata.

Ordine di acquisto vs fattura

Anche se un ordine d'acquisto viene utilizzato per creare una fattura, sono entrambi documenti separati utilizzati da persone diverse in fasi diverse del processo di acquisto. Ecco alcune differenze essenziali tra i due.

Un ordine di acquisto:

– è fatto dall'acquirente prima di un acquisto

- elenca i dettagli dei prodotti/servizi da acquistare

– ha un programma di pagamento proposto.

Una fattura:

– viene sollevato dal venditore dopo la vendita (acquisto)

– conferma i prodotti/servizi forniti con listino prezzi dettagliato

– specifica il programma di pagamento con le date.

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Come funzionano gli ordini di acquisto?

Gli ordini di acquisto sono anche un'indicazione della previsione di crescita della tua attività. Le decisioni su cosa acquistare e in quale quantità si basano sulla quantità di affari che prevedi nel prossimo futuro. Una volta individuate queste esigenze, si possono effettuare gli Ordini di Acquisto con le specifiche dei prodotti o servizi richiesti.

Allo stesso tempo, i fornitori/venditori possono essere identificati per soddisfare il requisito e gli ordini d'acquisto inviati loro per l'approvazione. Il venditore esamina e conferma se è in grado di rispettare la tempistica e soddisfare i tuoi requisiti e approva l'ordine di acquisto, che diventa quindi legalmente vincolante.

Di conseguenza, il venditore è responsabile di garantire che i prodotti o servizi ti vengano consegnati secondo i termini dell'ordine di acquisto. Il venditore emette anche la fattura e i pagamenti vengono effettuati dalla tua azienda come concordato nell'ordine di acquisto.

Tieni traccia dei tuoi ordini di acquisto per aumentare l'efficienza

Il monitoraggio dell'ordine di acquisto o il monitoraggio dell'ordine di acquisto è il processo di monitoraggio dell'ordine di acquisto dal concepimento alla consegna finale. Tradizionalmente, una volta che un ordine di acquisto è stato approvato, l'acquirente ha chiamato il fornitore o la compagnia di spedizioni per lo stato della spedizione. La tecnologia rapida ed efficiente ha completamente sostituito la tradizionale modalità lenta; e le spedizioni possono ora essere monitorate in ogni fase del percorso.

I moduli elettronici standardizzati per gli ordini di acquisto hanno reso l'elaborazione rapida, efficiente e più economica. Le soluzioni di monitoraggio intelligente consentono una visibilità e un reporting completi in tempo reale dell'intero processo del tuo ordine d'acquisto:

• presentazione del PO
• approvazione in più fasi
• preavviso di spedizione
• consegna
• fattura
• chiusura del pagamento

L'importanza degli ordini di acquisto per la tua azienda

Nella fase di avvio potrebbe essere più facile trovare un chiaro canale di comunicazione con i fornitori. Tuttavia, man mano che l'azienda cresce, crescono anche i requisiti a vari livelli e con diversi team di persone. È quindi consigliabile mettere in atto un sistema per creare ordini di acquisto per garantire che i dettagli di un ordine non vadano persi, i pagamenti non vengano persi o duplicati per lo stesso ordine, risparmiare tempo e stabilire una pista di controllo. Gli ordini di acquisto adeguatamente documentati forniscono una cronologia trasparente di quali articoli sono stati acquistati dalla tua azienda, chi li ha acquistati e quando, chi sono i venditori regolari e quanto capitale di spesa è disponibile in un determinato momento. Ciò, a sua volta, consentirà una migliore gestione finanziaria.

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I vantaggi dell'automatizzazione del processo degli ordini di acquisto

L'automazione degli ordini di acquisto è la razionalizzazione dell'intero processo dell'ordine di acquisto. Il più grande vantaggio dell'automazione degli ordini di acquisto è il risparmio di tempo e fatica. Nelle grandi organizzazioni la piattaforma di automazione consente ai membri del team di inviare automaticamente le richieste di acquisto al responsabile del team per la valutazione e l'approvazione. L'ordine di acquisto verrebbe quindi creato automaticamente, eliminando così la necessità di scartoffie, la duplicazione dell'inserimento dei dati nelle diverse fasi di approvazione e altre sfide come:

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– mancanza di efficienza e responsabilità

– mancanza di controllo del processo

– rischi per la privacy e la sicurezza.

Risparmia tempo su attività di basso valore. Aumentare l'efficienza complessiva

Qualunque sia la dimensione della tua attività, i vantaggi dell'automazione degli ordini di acquisto sono molteplici. Con l'elaborazione e l'approvazione in tempo reale, l'automazione garantisce il rispetto di regole e controlli, mentre aumenta l'efficienza del processo del tuo team e riduce in larga misura l'errore umano. Inoltre, fornisce una pista di controllo completa, evitando così il fastidio di cercare file cartacei mancanti. Con un processo semplificato e risparmi in termini di costi e tempo si ottengono flessibilità, controllo e visibilità dei processi. Inoltre, una piattaforma di acquisto automatizzata consente senza soluzione di continuità corrispondenza fattura in un reparto AP automatizzato.