Necessità scomoda dei servizi finanziari per l'archiviazione di WhatsApp (Harriet Christie)

Nel settembre 2022, la Securities Exchange Commission (SEC) e la Commodity Futures Trading Commission (CTFC) hanno raggiunto accordi per un totale di circa 1.8 miliardi di dollari con

12 delle principali banche d'investimento di Wall Street. Importanti istituzioni, tra cui Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs e Bank of America, sono state penalizzate per non aver monitorato l'utilizzo da parte dei dipendenti di app di messaggistica non autorizzate, come Whatsapp, con
colleghi e clienti. 

L'indagine ha fatto seguito alla multa di 200 milioni di dollari comminata a JP Morgan nel dicembre 2021, con le porte che apparentemente si sono aperte. Sembra che le autorità abbiano utilizzato la cifra iniziale di 200 milioni di dollari come metro di paragone per il settore, segnando la fine di un accordo non ufficiale.
periodo di grazia concesso alle aziende per adattarsi alla pandemia.  

Sanzioni così monumentali hanno ovviamente avuto un impatto sismico sul panorama dei servizi finanziari, con ripercussioni che vanno ben oltre i colossi di cui evidentemente si è fatto un esempio. Ma come siamo arrivati ​​a questo punto e come possono le aziende affrontare questo problema?
comportamenti dei dipendenti che chiaramente non saranno più tollerati?

Che succede con WhatsApp? 

I mandati SEC che le banche conservino registrazioni di tutte le comunicazioni tra clienti e intermediari. Gli scambi privati, come quelli che avvengono tramite WhatsApp,
sono molto più difficili da monitorare e la probabilità che i dati vengano compromessi aumenta solo quando i dispositivi personali vengono introdotti nell'equazione. 

È importante notare che il problema qui non riguarda WhatsApp in sé; le stesse preoccupazioni si applicano a WeChat, Telegram e altre app di messaggistica "effimere". È la difficoltà nel documentare le comunicazioni su queste piattaforme crittografate, e le successive
violazione degli obblighi di tenuta dei registri, il che è problematico. 

Fatica da telefonata 

Fino a tempi relativamente recenti, i consumatori avevano a disposizione opzioni limitate se volevano rivolgersi a un’azienda regolamentata. Per discutere del loro conto bancario, ad esempio, dovrebbero telefonare o recarsi alla filiale locale per un colloquio personale.
discussione. Ora sono in grado di comunicare con l’organizzazione attraverso una moltitudine di canali digitali. 

Non è solo un'opzione, ma una preferenza. WhatsApp, Facebook Messenger e Telegram erano tra i

app più scaricate nel primo trimestre del 1, e la stessa WhatsApp ha un valore astronomico
2 miliardo di utenti attivi in tutto il mondo. Secondo
Forbes, il 93% dei consumatori statunitensi desidera comunicare tramite SMS, con velocità, facilità d'uso e familiarità (consumer) con le piattaforme che si rivelano vantaggi decisivi.  

Funziona in entrambi i modi; è anche più facile ed efficiente per i dipendenti comunicare attraverso strumenti che hanno familiarità con l'uso nella loro vita quotidiana, rispetto a quelli forniti dal loro datore di lavoro. 

Canali remoti 

L'interruzione della pandemia di Covid-19 ha portato a un ricorso molto maggiore alle app di messaggistica, poiché la vicinanza fisica, anche con i colleghi, era vietata. Nel 2019, 68.1 milioni di utenti di telefoni cellulari statunitensi hanno effettuato l'accesso a WhatsApp per comunicare. Questa figura è proiettata a

crescere fino a 85.8 milioni di utenti nel 2023. Un sottoprodotto di questa dipendenza dai nuovi canali digitali è stata un'escalation del numero di lavoratori che li utilizzano

telefoni o tablet personali per gli affari, quando i confini iniziarono a confondersi e le vite professionali e personali si intrecciarono. 

È più probabile che i dipendenti agiscano in modo disinvolto quando lavorano in remoto, sia che ciò significhi fare pause più lunghe o inviare messaggi a clienti o colleghi attraverso un canale non autorizzato. Avendo permesso a queste abitudini comunicative di instaurarsi per un periodo prolungato, lo sono
ora è molto difficile tornare al livello pre-Covid, data la comodità e l’usabilità intrinseche a cui i dipendenti sono abituati. 

Pagare il conto 

JP Morgan's
200 milioni di dollari di multa nel dicembre 2021 è stata la prima sanzione significativa in un'indagine che ha avuto un impatto anche sulla suddetta dozzina di importanti banche di investimento per un importo di $ 1.8 miliardi. Da allora la repressione della SEC ha continuato ad espandersi, come quella di Wall Street

colossi del private equity hanno rivelato di essere sotto inchiesta.  

Anche l'unità di esecuzione è stata lanciata
indagini sui protocolli RIA (Registered Investment Advisor) più piccoli per le comunicazioni aziendali "fuori canale". Le RIA sono soggette alle stesse normative delle aziende più grandi che erano state precedentemente penalizzate, quindi, anche se possono essere state risparmiate dall’imboscata dei
Durante le indagini iniziali, dovrebbero essere consapevoli di essere comunque nel mirino dei regolatori. 

What Now? 

La situazione lascia i leader aziendali e i team di conformità in un dilemma. Dovrebbero sacrificare la comodità e l’efficienza operativa nel perseguimento della conformità, vietando completamente le app di messaggistica e affidandosi invece alle soluzioni collaudate di
e-mail, telefonate e, in misura minore, social media? 

Questa è probabilmente un'opzione allettante vista l'enormità delle sanzioni somministrate. È stato sicuramente l'approccio più popolare dato che, nel luglio 2022, solo

Il 15% delle società finanziarie stava monitorando WhatsApp. 

Ma non è proprio così semplice. Vietare ai dipendenti di utilizzare particolari canali non significa necessariamente eliminare tutti i rischi. Il divieto di strumenti utili porterà probabilmente a dipendenti scontenti e a “lacune di conformità” sul posto di lavoro.
L’opzione più sicura è che i leader aziendali comprendano le piattaforme che dipendenti e consumatori preferiscono utilizzare, sviluppando quindi politiche adeguate di conseguenza.  

In definitiva, se i dipendenti desiderano utilizzare app non autorizzate, lo faranno, a meno che non sia in atto una procedura di supervisione per vigilare correttamente. Ciò ha avuto immense ripercussioni per aziende come Goldman Sachs, Bank of America e altri, che non sono riusciti a
questo passo, nonostante le loro risorse.  

WhatsApp può essere monitorato? 

L'opzione preferibile qui è sicuramente quella di consentire al personale di utilizzare le piattaforme con le quali è più a suo agio, riducendo al minimo le limitazioni ove possibile.  

Per ottenere la conformità su piattaforme crittografate come WhatsApp, i leader aziendali devono garantire di poter acquisire, conservare e monitorare le conversazioni. Questo è più facile a dirsi che a farsi, e il processo è stato storicamente fonte di grandi difficoltà. Tuttavia, dentro
Negli ultimi anni sono state sviluppate nuove soluzioni appositamente per affrontare questa necessità emergente.  

Proprio come avevano fatto in precedenza per le piattaforme di social media, i principali fornitori di archiviazione digitale hanno creato la tecnologia per acquisire e archiviare i dati delle comunicazioni da app come WhatsApp, WeChat, Signal e Telegram. Ciò salva i leader aziendali dalla frustrazione
di dover scegliere tra efficienza e conformità; entrambi possono ora coesistere molto pacificamente. 

Fondamentalmente, le aziende possono anche assegnare numeri secondari sui dispositivi personali, consentendo ai dipendenti di distinguere tra contatti di lavoro e non legati al lavoro e acquisire di conseguenza i dati pertinenti. Ciò significa che la privacy può essere mantenuta anche nonostante l'aumento
livelli di controllo professionale. 

Sarebbe controintuitivo ignorare la crescente domanda di app di messaggistica crittografate sul posto di lavoro. Per fortuna, le aziende non devono più farlo.