In che modo l'automazione dei processi robotici sulla gestione della posta elettronica può influire sugli educatori

L'automazione dei processi robotici (RPA) consente alle persone di interrompere l'esecuzione di determinati tipi di attività ripetitive spesso eseguite manualmente. Dal momento che così tante persone ora dedicano tempo prezioso alla gestione delle esigenze di gestione della posta elettronica, non sorprende che abbiano esaminato come RPA potrebbe aiutare le loro caselle di posta. Ecco alcuni esempi di come potrebbe migliorare le operazioni nel settore dell'istruzione e aiutare gli insegnanti laboriosi a liberare il loro tempo.

Diminuzione delle attività di digitazione

Alcuni strumenti RPA possono gestire le e-mail in entrata e in uscita prima ancora che gli insegnanti le vedano. Elimina gran parte del lavoro intenso che spesso comprende gran parte delle loro tipiche giornate lavorative.

Tali soluzioni generalmente valutano il contenuto di un'e-mail come primo passo. Quindi, creeranno un punteggio di affidabilità per ciò che dice l'e-mail. Se il sistema RPA ha un'elevata affidabilità, invia una risposta senza input da parte degli insegnanti o di chiunque altro sia coinvolto nella gestione della posta elettronica. Gli educatori vengono coinvolti solo quando lo strumento RPA ha poca fiducia nel contenuto dell'e-mail e necessita di assistenza.

Tali configurazioni sono particolarmente utili quando i genitori inviano e-mail a cui è facile rispondere. Un educatore potrebbe impostare modelli specifici da utilizzare per uno strumento RPA. Quindi, devono solo digitare risposte più dettagliate quando il contenuto di un'e-mail è più complesso.

Considera un esempio in cui gli studenti inviano i compiti via e-mail. Un educatore potrebbe utilizzare l'RPA per confermare la ricezione del lavoro o segnalare che uno studente ha dimenticato di includere un allegato necessario.

L'RPA è prezioso anche durante periodi come l'inizio di un anno scolastico, quando un educatore potrebbe dover inviare e-mail di benvenuto a dozzine di nuovi studenti e ai loro genitori. Gli insegnanti devono ancora aggiungere tocchi personali alla corrispondenza, ma possono eliminare o ridurre parte del contenuto dell'e-mail che deve essere contenuto in ogni messaggio.

"RPA può inviare risposte e-mail senza alcun input da parte degli insegnanti". 

Risparmiare tempo durante i doveri essenziali

Molti educatori di lavoro presentano elementi sia di ripetizione che di individualizzazione. La pianificazione delle lezioni è un ottimo esempio. Gli insegnanti in genere seguono quadri specifici per garantire che il contenuto della lezione soddisfi gli standard statali o nazionali. Tuttavia, adegueranno anche i piani per ogni studente, a seconda dei punti di forza e delle esigenze dello studente.

In Scozia, il consiglio comunale di Aberdeen è stato il primo nel paese a utilizzare l'RPA per la creazione di piani di lezione. Questa applicazione RPA ha causato cambiamenti positivi equivale ad assumere altri 14 insegnanti perché ha risparmiato così tanto tempo.

Alcuni programmi di lezione includono anche insegnare agli studenti come inviare e-mail. Tale contenuto è particolarmente vantaggioso per gli studenti più giovani o per le persone che imparano l'inglese come seconda lingua.

Le e-mail sono parte integrante della vita di tutti i giorni per molti, ma tutti hanno dovuto imparare a inviarle a un certo punto. Immagina una soluzione RPA che possa aiutare gli insegnanti a creare piani di lezione più velocemente, quindi a distribuire contenuti a tema direttamente nelle caselle di posta degli studenti.

"Un'applicazione RPA utilizzata in Scozia ha fatto risparmiare così tanto tempo da fornire l'equivalente dell'assunzione di 14 nuovi educatori". 

Garantire che gli educatori vedano le e-mail per livello di priorità

L'e-mail è un metodo di comunicazione conveniente, ma può diventare rapidamente opprimente. Questo perché la maggior parte delle persone ha le proprie caselle di posta configurate per ricevere tutte le e-mail non appena arrivano. Tuttavia, una best practice per la gestione della posta elettronica è dare la priorità a come e quando gestisci i messaggi. Quasi sicuramente scoprirai che alcuni hanno bisogno di un'attenzione immediata e altri non richiedono affatto risposte.

L'RPA può lavorare in background per dare priorità alle e-mail. Alcuni sistemi imparano nel tempo quali email sono più o meno importanti. Le persone possono anche modificare le impostazioni in modo da vedere le e-mail in batch a orari prestabiliti. In questo modo, gli utenti non vengono interrotti ogni volta che arriva un nuovo messaggio.

Alcuni sistemi RPA imparano anche a riconoscere parole chiave specifiche. Questi potrebbero includere "bambino malato", "compiti in ritardo" o "compito mancato". Queste sono tutte questioni che potrebbero richiedere una rapida attenzione da parte di un insegnante.

Molti educatori hanno affrontato sfide straordinarie negli ultimi anni e alcuni lo sono ora alle prese con il burnout di conseguenza. Un problema è che spesso devono dedicare così tanto tempo a fare cose diverse dall'insegnamento. RPA può risolvere questo problema, in particolare per quanto riguarda la gestione della posta elettronica.

"Alcuni sistemi RPA possono dare priorità alle e-mail e all'apprendimento nel tempo che è più o meno importante." 

Miglioramento dei tempi e delle procedure di elaborazione

Molti sistemi educativi utilizzano il contenuto della posta elettronica come sistema di allerta precoce. Ad esempio, alcune frasi potrebbero indicare uno studente a rischio o uno con opinioni estremiste che potrebbe mettere in pericolo se stesso o altri.

Nel Regno Unito, il Department for Education ha implementato uno strumento RPA noto come Automated Robot Negating the Onerous Logging of Data - o ARNOLD. Prima di utilizzare ARNOLD, i lavoratori maneggiavano circa 120,000 email dal pubblico ogni anno inserendo manualmente i dati in un sistema. Ciò ha richiesto molto tempo, richiedendo a qualcuno di leggere un messaggio e comprenderlo nel contesto, quindi classificarlo prima che arrivasse alla persona giusta.

Ora, ARNOLD esamina ogni e-mail classificandola in base al livello di rischio ed esegue l'immissione dei dati richiesti nel sistema del dipartimento dell'istruzione. Lo strumento RPA esamina centinaia di variabili associate a ciascuna email per decidere come classificarla. Questa configurazione ha eliminato l'inserimento manuale dei dati collegati alle e-mail in arrivo.

I membri del personale affermano che questo cambiamento li ha aiutati a concentrarsi sulla fornitura del servizio piuttosto che sull'amministrazione. Inoltre, rende più facile per loro individuare le e-mail che richiedono un'azione più rapida, come quelle sugli studenti a rischio o sulle scuole con prestazioni inferiori.

L'automazione robotica dei processi semplifica la gestione della posta elettronica

Gli educatori di oggi non possono evitare di scrivere e rispondere alle e-mail. Tuttavia, come mostrano questi esempi, uno strumento di automazione dei processi robotici potrebbe aiutarli a risparmiare tempo e impegnarsi in un lavoro più gratificante e pertinente.

Alcuni decisori dei dipartimenti educativi esitano a fare le cose in modo diverso, soprattutto se i nuovi processi richiedono risorse finanziarie. Ciò significa che gli insegnanti potrebbero aver bisogno di parlare in modo specifico di quanto tempo ed energia spendono attualmente per scrivere e-mail e di come l'RPA potrebbe essere un punto di svolta nel consentire loro di dedicare più tempo a ciò che sanno fare meglio.