Come organizzare le bollette? - 3 modi per tenere facilmente traccia delle fatture

Le bollette sono una parte inevitabile della vita. Che tu sia un'azienda, un libero professionista o una persona stipendiata, sei destinato ad avere delle bollette. Con un sovraccarico di bollette, sei destinato a perderne e dimenticarne qualcuna.

Routing gestione bollette inizia con una migliore organizzazione, per non perdere mai una bolletta importante. Ma come organizzare le bollette in modo efficiente? Come iniziare? E quali sono le migliori pratiche per tenere facilmente traccia delle fatture?

Discuteremo tre modi per organizzare le tue bollette in modo da averle sempre a portata di mano quando ne hai bisogno.

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Perché è necessario organizzare le bollette?

Quando hai una sola persona che gestisce un numero inferiore di fatture, è facile da gestire. Ma, con l'aumentare delle bollette, gli errori sono destinati a verificarsi. Ecco alcuni motivi per cui dovresti prendere sul serio la gestione delle fatture:

Perdere traccia delle scadenze e degli importi: Tenere traccia di più fatture, delle loro date e degli importi è un compito noioso. E se perdi i pagamenti, potresti dover pagare un importo extra.

Punteggi di credito dannosi: I pagamenti tempestivi delle bollette sono collegati al tuo punteggio di credito. Un'ammaccatura qui può costarti molto in futuro.

Tenuta dei registri dei pagamenti: Per un'azienda, è fondamentale mantenere registri finanziari di pagamenti, fatture, bollette e altro per rimanere conformi. Durante un audit, è necessario presentare dati accurati e affidabili. Le fatture mancanti possono inviare un segnale sbagliato e portare a ulteriori controlli intensi.

Bilancio inefficiente: Le fatture danno un'idea delle tendenze di spesa e ti aiutano a tenere d'occhio il tuo budget rispetto alle tue spese. La mancata gestione delle bollette può portare a perdere la traccia del budget.  

Oltre a questi, l'organizzazione delle bollette può aiutarti a contrastare il furto di identità, gestire i registri finanziari e garantire il pagamento tempestivo delle bollette.

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3 modi per organizzare le bollette come un professionista!

Questo blog discuterà questi tre modi per organizzare le bollette. Questi metodi sono posti in ordine crescente di accuratezza, efficienza e affidabilità.

• Organizza le bollette manualmente
• Digitalizzare le fatture e ordinarle sul desktop
• Automatizzazione dell'organizzazione delle fatture con flussi di lavoro automatizzati

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Organizza le bollette manualmente

L'organizzazione manuale delle fatture comporta l'utilizzo di cartelle e armadietti cartacei per classificare le spese. Ad esempio, puoi creare una cartella denominata "Spese di intrattenimento" per archiviare tutte le fatture relative all'intrattenimento, come cene, uscite di gruppo e altro.

Puoi seguire questi passaggi per organizzare manualmente le fatture:

• Ordina le fatture in base alla data di scadenza e classifica le fatture in entrata in base alla categoria di spesa.
• Crea un sistema di archiviazione per le tue fatture. Usa cartelle o armadi per ogni tipo di categoria.
• Per tenere traccia dei pagamenti e delle date di scadenza, utilizza un foglio di calcolo cartaceo o Excel e annota l'importo della fattura, la data di scadenza, lo stato del pagamento e la categoria.
• Imposta promemoria sul tuo dispositivo mobile in modo da non dimenticare i pagamenti delle bollette.
• Effettua i pagamenti alla scadenza e aggiorna lo stato del pagamento per ogni bolletta.
• Memorizza le fatture pagate in un file o in un archivio separato per mantenere gestibile il tuo foglio di monitoraggio delle fatture attivo.
• Ripeti questo processo mensile per mantenere le tue bollette organizzate e sotto controllo.

PRO:

• È un metodo semplice.
• Chiunque può seguire questi passaggi per mantenere le bollette in un unico posto.

Contro:

• È richiesto un grande sforzo manuale.
• È difficile identificare le tendenze di spesa.
• Le ricevute possono perdersi o danneggiarsi facilmente.

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Digitalizzare le fatture e ordinarle digitalmente

La digitalizzazione delle fatture può aiutare a ridurre il rischio di danneggiare o perdere le fatture. Segui questi passaggi per organizzare digitalmente le fatture:

• Il primo passo è digitalizzare le bollette. Puoi scattare foto delle tue bollette usando il tuo telefono.
• È inoltre possibile utilizzare un'app per scanner di banconote per estrarre i dati dalla bolletta e digitalizzare le fatture in modo efficiente.
• Carica le immagini scansionate sul tuo desktop.
• Crea cartelle in base alla categoria di spesa e carica le fatture nelle cartelle designate.
• Utilizza una convenzione di denominazione dei file per identificare rapidamente ogni fattura, ad esempio il tipo e la data della fattura.
• Organizza le fatture digitali in sottocartelle in base a categorie o date di scadenza.
• Puoi farlo sul tuo desktop o su un sistema online come Google Drive, Sharepoint o altro.
• Ora, utilizza un foglio di calcolo o strumenti di gestione finanziaria per tenere traccia delle date di scadenza delle fatture, dello stato dei pagamenti e degli importi.
• Imposta promemoria automatici per garantire il pagamento tempestivo delle bollette.
• Esegui il backup delle fatture digitali su un servizio cloud sicuro per proteggerti dalla perdita di dati.

PRO:

• Più facile classificare e tenere traccia dei pagamenti ed eseguire analisi finanziarie.
• L'archiviazione digitale delle fatture elimina il rischio di perderle o danneggiarle.

Contro:

• L'archiviazione digitale delle informazioni finanziarie può sollevare preoccupazioni sulla sicurezza dei dati.
• Devi eseguire l'intero esercizio per ogni nuova banconota che arriva.
• È necessario creare più backup per assicurarsi di non perdere i dati.  

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Automatizzazione dell'organizzazione delle fatture con flussi di lavoro automatizzati

I flussi di lavoro automatizzati sono un ottimo modo per eliminare le attività manuali nell'organizzazione delle fatture. La maggior parte delle attività di organizzazione delle fatture sono basate su regole, il che significa che possono essere codificate facilmente.

Piattaforme come nanonet può aiutarti ad automatizzare l'organizzazione delle fatture utilizzando flussi di lavoro senza codice, classificatori di documentie archiviazione cloud sicura. Ecco come appare un flusso di lavoro automatizzato per la gestione delle fatture su Nanonet:

• Una fattura in entrata verrà caricata automaticamente su Nanonet utilizzando le opzioni di caricamento dei documenti.

• La fattura viene quindi indirizzata al modello OCR, dove vengono estratti i dati rilevanti, come l'importo della fattura, la data di scadenza, l'indirizzo di pagamento, le condizioni di pagamento e altro.

• Ora più cose accadono nelle fasi successive:

1. I dati della fattura sono formattati correttamente se presentano errori. Ad esempio, formato della data, lettere maiuscole o rimozione di caratteri speciali.
2. Rinomina il conto in base all'importo del conto, alla categoria di spesa e altro.
3. In base ai dati della fattura, la fattura viene classificata nelle categorie di spesa appropriate.
4. In caso di errore viene attivato un flusso di lavoro di approvazione, che ti invia le fatture per una revisione manuale.
5. Puoi anche abbinare i dati della fattura con il tuo estratto conto bancario per assicurarti che non ci siano costi aggiuntivi.

PRO:

• Processo affidabile e privo di errori
• Crea piste di controllo automaticamente.
• Nessun rischio di perdere, danneggiare o dimenticare una bolletta da pagare in tempo.
• L'automazione consente di risparmiare molto tempo, fatica e denaro.

Contro:

• Dovrai fare uno sforzo una tantum per impostare i flussi di lavoro. [Il nostro team di esperti può aiutarti a configurare i flussi di lavoro.]

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Perché utilizzare Nanonet per organizzare le bollette?

[Contenuto incorporato]

Nanonets è un software OCR basato su intelligenza artificiale senza codice avanzato l'automazione del flusso di lavoro e piattaforma di pagamenti globale. Con Nanonets puoi automatizzare qualsiasi processo manuale con flussi di lavoro basati su regole.

Nanonets ' Software OCR è uno dei migliori sul mercato. Può estrarre dati da qualsiasi documento; PDF, immagini, documenti scritti a mano, Excel, Word, ecc. con una precisione superiore al 95% e 10 volte più veloce rispetto al metodo manuale.

Oltre a ciò, puoi utilizzare Nanonet per estrarre dati da documenti, classificare documenti, utilizzare un database per verificare i documenti, esibisciti arricchimento dei dati attività ed esportare i dati in diversi formati e database.

Le possibilità sono infinite.

Ecco alcuni motivi per considerare le Nanonet:

• Carica automaticamente documenti da più fonti come Gmail, Drive, SharePoint, desktop e altro ancora.
• Classifica i documenti in entrata con un classificatore di documenti.
• Eccellente corrispondenza dei documenti per una facile verifica del documento.
• Estrai i dati da qualsiasi documento in meno di 15 minuti
• Impostare flussi di lavoro personalizzati per eseguire il miglioramento dei dati, automazione dell'approvazioneE altro ancora.
• Archiviazione sicura dei documenti e archiviazione dei documenti.
• Integrazioni perfette per sincronizzare i dati con oltre 5000 software.
• Interfaccia senza codice completamente personalizzabile.
• Assistenza gratuita per la migrazione.
• 7 giorni di prova gratuita
• Manager dedicato al successo dei clienti.
• Controllo degli accessi in base al ruolo
• Supporto 24 × 7

Ecco un assaggio di ciò che Nanonets può fare e altro ancora:

Oltre 30,000 utenti utilizzano Nanonet per automatizzare più di 30 milioni di processi documentali. Nanonets è la scelta perfetta per le aziende che desiderano ottimizzare i propri processi documentali con una piattaforma solida, sicura e senza codice.

Hai in mente un caso d'uso specifico? Contatta il nostro team così possiamo aiutarti con il tuo caso d'uso.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/