Blog sull'automazione intelligente di Nanonets e sull'intelligenza artificiale dei processi aziendali

Nel panorama aziendale in rapida evoluzione, l’efficienza dei processi di contabilità fornitori (AP) non è più solo una preoccupazione di back-office ma un imperativo strategico. La complessità e la natura ad alta intensità di risorse del lavoro AP tradizionale stanno diventando insostenibili, soprattutto di fronte alle crescenti richieste di velocità e precisione.

Automazione della contabilità fornitori (AP). è l'uso della tecnologia per semplificare e migliorare il processo di gestione delle fatture e dei pagamenti di un'azienda dovuti a terzi. Invece di gestire manualmente le fatture, controllarle ed effettuare pagamenti, l'automazione AP utilizza un software per svolgere queste attività in modo più rapido, accurato e con meno sforzo umano. Ciò può aiutare le aziende a pagare le fatture in tempo, evitare errori e risparmiare tempo e denaro.

Il nostro blog affronta la complessità dei processi AP, presentando un chiaro percorso verso l'automazione AP. Questa narrazione è fortemente guidata dalla sostituzione delle attività manuali associate alla contabilità fornitori tramite software; ma è anche una storia più ampia su come nel mondo degli affari le rivoluzioni di maggior impatto spesso avvengono in silenzio, dietro le quinte, cambiando profondamente il tessuto della vita aziendale.

Perché la contabilità fornitori è così impegnativa?

Questa è una domanda che affligge da tempo i migliori professionisti della finanza. La contabilità fornitori è generalmente vista come una funzione di costo all'interno delle aziende e il motivo è semplice: nessuno vuole perdere tempo a pagare le bollette e a inserire i dati sui pagamenti delle fatture!

Tuttavia, è ancora (molto) una funzione aziendale essenziale.

Il motivo per cui l'AP è difficile da ottimizzare è in realtà dovuto alla natura della bestia.

Le attività chiave in un processo AP (estrazione dati, codifica fatture, sincronizzazione ERP) sono essenzialmente attività di trasformazione dei dati. Automatizzarli sarebbe semplice con la tecnologia odierna.

Tuttavia, cosa ancora più importante, il lavoro AP prevede anche l’intervento umano – per revisione, approvazioni e controlli finanziari.

È questo mix di trasformazione dei dati e input umano che rende l’AP un processo notoriamente complesso e difficile da ottimizzare.

Quali sono esattamente queste sfide?

Ecco uno sguardo dettagliato a ogni fase del processo AP. Continuando a leggere, possiamo vedere dove si trovano le sfide intrinseche in ciascuna parte del flusso di lavoro della contabilità fornitori.

• Raccolta fatture: inefficienze nella gestione di un mix di fatture digitali e cartacee, che portano a smarrimenti di documenti e ritardi nell'elaborazione.

• Data Entry: L'immissione manuale dei dati causa inesattezze e ritardi nei registri finanziari e nei rapporti.

• Convalida: processo dispendioso in termini di tempo di controllo incrociato delle fatture con gli ordini d'acquisto e le bolle di consegna, che spesso porta a ritardi nei pagamenti.

• Approvazione: Processo di approvazione complicato con difficoltà nel fornire contesto agli approvatori, monitorare lo stato delle fatture e garantire autorizzazioni tempestive.

• pagamenti: Difficoltà nel gestire più termini, pianificazioni e valute di pagamento garantendo al tempo stesso pagamenti puntuali.

• Riconciliazione: Processo ad alta intensità di lavoro per abbinare le transazioni bancarie alle voci del registro.

• Soluzione della disputa: Processo di risoluzione delle controversie lungo e complesso, che incide sui rapporti con i fornitori e sull'efficienza operativa.

Contabilità fornitori inefficiente: un ostacolo comprovato alla crescita organizzativa

L'utilizzo di un processo di contabilità manuale per la tua azienda ne rallenta la crescita incidendo direttamente sull'accuratezza, sull'efficienza e sulle spese associate al processo AP –

1. Costi operativi non necessari: I costi di elaborazione manuale delle fatture aumentano da $ 13 a $ 50, prolungando la contabilità dei fornitori fino a tre settimane.
2. Sanzioni e rapporti tesi con i fornitori: Quasi la metà dei fornitori si trova ad affrontare ritardi nei pagamenti, mettendo a dura prova i rapporti con i fornitori e incorrendo in penali o penali per ritardi.
3. Caos del flusso di cassa: Il 74% dei CFO delle PMI e delle prime imprese riconosce che la digitalizzazione dei processi di pagamento AP migliora i bilanci.
4. Rischio di frode e conformità: uno studio condotto dall'ACFE ha rilevato che il 14% dei casi di frode hanno avuto origine nei dipartimenti di contabilità, con una perdita media di 200,000 dollari per caso.
5. Produttività persa: Il tempo medio di elaborazione delle fatture in un ambiente manuale può raggiungere i 45 giorni. Ciò rappresenta tempo perso e preziose risorse umane meglio spese in iniziative di maggiore impatto.

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Ora vediamo come AP Automation semplifica il processo di contabilità fornitori e risolve questi problemi.

Che cos'è l'automazione della contabilità fornitori?

Automazione della contabilità fornitori (AP). si riferisce al processo tecnologico di digitalizzazione, razionalizzazione, automazione e ottimizzazione della gestione delle operazioni di contabilità fornitori di un'azienda, migliorando l'efficienza, l'accuratezza e la conformità.

AP Automation cerca di rispondere a una domanda particolare: in che modo ogni fase del processo di contabilità fornitori può essere 10 volte migliore?

Esaminiamo ogni passaggio uno per uno e comprendiamolo.

Adottare la raccolta automatizzata delle fatture

Immagina un mondo in cui tutte le attività di riscossione delle fatture convergono armoniosamente in un unico hub centrale. Questo non è un sogno lontano: è una realtà con AP Automation. Dirai addio ai giorni in cui vagliavi e-mail, unità condivise, portali di fornitori e database obsoleti. Accogli invece una destinazione semplificata in cui ogni fattura, indipendentemente dalla sua origine, viene riscossa automaticamente. Pensa solo al tempo che risparmierai e alla riduzione degli errori!

Perfezionare l'arte dell'immissione automatizzata dei dati

L'immissione dei dati è spesso la rovina dell'efficienza, ma non deve esserlo necessariamente. AP Automation mette in campo l'estrazione dei dati basata sull'intelligenza artificiale che vanta un impressionante tasso di precisione superiore al 99%. Ciò significa che le fatture e gli ordini di acquisto vengono letti ed elaborati senza lo sforzo scrupoloso dell'inserimento manuale. Le ore o addirittura i giorni di lavoro che questo potrebbe far risparmiare al tuo team sono inestimabili. È il tipo di cambiamento che spinge il tuo team a venire al lavoro la mattina, sapendo di potersi concentrare su attività che richiedono veramente la loro esperienza.

Semplificazione con la codifica GL automatizzata e l'esportazione dei dati

Sappiamo tutti quanto possa essere noiosa e soggetta a errori la codifica delle fatture. Ma con AP Automation, tecniche di intelligenza artificiale avanzate come NLP e LLM sono qui per affrontare il lavoro duro. Automatizzando la codifica GL e l'esportazione dei dati, il tuo dipartimento può lavorare in modo più intelligente, non più difficile, e garantire che le competenze del team vengano utilizzate dove sono più necessarie.

Migliorare la precisione con la verifica automatizzata

La magia della corrispondenza automatizzata a 3 vie non può essere sopravvalutata. L'integrazione di fatture, ordini di acquisto e note di consegna riduce sia il tempo impiegato che il rischio di errori: non sarà più necessario cercare discrepanze o inviare innumerevoli e-mail di follow-up. Questo sistema gestisce il processo di verifica con tale precisione che sembra di avere un paio di occhi infallibili in più.

Semplificare i processi con approvazioni facili

L'automazione del flusso di lavoro fa sì che le approvazioni non costituiscano più un collo di bottiglia. Diventano flessibili e vivono dove vive la tua organizzazione, che si tratti di posta elettronica, Slack o Teams. Ciò elimina la necessità di telefonate disturbanti e della fin troppo familiare raffica di promemoria. Il tuo processo di approvazione diventa agile quanto il tuo team, adattandosi perfettamente al flusso delle tue operazioni quotidiane.

Raggiungere la fluidità con pagamenti senza interruzioni

AP Automation non riguarda solo la gestione delle fatture; si tratta anche di facilitare il processo di pagamento. Ciò significa che effettuare pagamenti globali diretti diventa senza preoccupazioni, poiché puoi avere la certezza che il sistema gestirà le spese forex ed eviterà storni di addebito improvvisi. Ciò significa anche che puoi garantire ai tuoi fornitori pagamenti tempestivi e accurati, favorendo relazioni migliori e una catena di fornitura più forte.

Padroneggiare le finanze con la riconciliazione automatica

Infine, parliamo di chiudere i libri. La riconciliazione automatica trasforma questo compito spesso arduo, abbinando le transazioni bancarie alle voci del registro in una frazione del tempo necessario. Ciò che una volta richiedeva giorni, ora può essere fatto in pochi minuti. Immagina di chiudere i tuoi libri mensili con tale velocità e precisione da poter quasi sentire il sospiro di sollievo collettivo del tuo team.

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AP Automation è il miglior alleato che il tuo dipartimento finanziario potrà mai avere. Si tratta di trasformare i processi AP in modo che siano dieci volte migliori non solo in termini di efficienza ma anche in termini di soddisfazione e accuratezza del lavoro.

Induce un cambiamento fondamentale nel reparto contabilità fornitori, passando da un approccio orientato ai compiti a uno incentrato sulla strategia. Abbraccia questi cambiamenti e vedrai una trasformazione non solo nei tuoi flussi di lavoro, ma anche nel morale del tuo team, man mano che si renderanno conto del potenziale di ciò che possono ottenere con il tempo adeguato e la giusta tecnologia a portata di mano.

I numeri parlano

Varie statistiche riportate sottolineano l’impatto di AP Automation. Questi numeri rappresentano una narrazione del tipo di successo che tu e il tuo team potete aspettarvi di sperimentare.

Drastica riduzione dei costi di lavorazione

Cominciamo con la salute finanziaria del tuo dipartimento. È stato dimostrato che AP Automation riduce i costi di elaborazione di uno sbalorditivo 70%. Non si tratta solo di risparmiare pochi centesimi; si tratta di riallocare il budget verso la crescita, la formazione e forse anche quella macchina per l'espresso da ufficio che tutti hanno adocchiato. Consideralo come un investimento sia nell'efficienza che nel benessere del tuo team.

Tempo è dell'essenza

Adesso, immagina di ridurre i tempi di elaborazione delle fatture del 384%. Non è un errore di battitura, è una rivoluzione. Questa drastica riduzione significa che il tuo team può elaborare più fatture più velocemente che mai, liberando tempo per concentrarsi su iniziative strategiche che contano davvero. Con AP Automation, "Non ho tempo per quello" diventa "Quali sono i prossimi impegni?"

Riduzione degli errori per la massima tranquillità

Sappiamo che gli errori possono essere più che semplicemente fastidiosi: possono essere costosi. Con una riduzione del 37% degli errori di elaborazione delle fatture, AP Automation porta tranquillità nelle tue operazioni. Meno errori significano meno ore spese nei cicli di correzione e maggiore fiducia nell'integrità dei dati. Ciò si traduce anche in meno attriti con fornitori e parti interessate, spianando la strada a relazioni e operazioni più fluide.

Coltivare le relazioni con i fornitori

Parlando di relazioni, parliamo del 76% delle organizzazioni che segnalano un aumento della soddisfazione dei fornitori. Questa è la chiave. Venditori soddisfatti significano una catena di fornitura affidabile e opportunità di trattative e sconti lungo il percorso. I tuoi fornitori noteranno e apprezzeranno la puntualità e l'accuratezza dei tuoi pagamenti, grazie ad AP Automation.

Ottimizzazione del flusso di cassa attraverso sconti per pagamenti anticipati

Un risparmio del 3% grazie agli sconti per pagamenti anticipati offre alla tua organizzazione un restyling finanziario, migliorando il flusso di cassa e fornendoti maggiore leva e flessibilità nelle tue operazioni finanziarie.

Conformità senza complicazioni

Infine, il fiore all'occhiello di AP Automation: conformità al 100% senza stress. In un'epoca in cui le esigenze normative sono in costante aumento, raggiungere la completa conformità senza stress è a dir poco miracoloso.

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Il cambiamento strategico

È importante parlare del profondo cambiamento che l'automazione della contabilità fornitori apporta all'etica e alle operazioni di un dipartimento AP. Non si tratta solo di un cambiamento nel modo in cui vengono svolte le attività: è una rinascita del ruolo stesso della contabilità fornitori all'interno della tua organizzazione. Ciò è caratterizzato dal passaggio da un flusso di lavoro orientato alle attività a un approccio incentrato sulla strategia.

• Dall'elaborazione all'analisi: Immagina che il tuo personale utilizzi il tempo risparmiato dall'immissione manuale dei dati per condurre analisi approfondite della spesa, identificando tendenze e opportunità di risparmio sui costi. Potrebbero negoziare condizioni migliori con i fornitori, sfruttando sconti sui volumi o esplorando vantaggi di pagamento anticipato con la ritrovata flessibilità finanziaria.
• Dalla reazione alla pianificazione: Invece di reagire al ciclo infinito di fatture e approvazioni, il tuo team ora può pianificare in modo proattivo. Con i guadagni in efficienza di AP Automation, hai la larghezza di banda per sviluppare solide previsioni di budget e impegnarti nella pianificazione finanziaria strategica. Ciò potrebbe comportare la creazione di piani di emergenza per garantire la stabilità finanziaria durante le fluttuazioni del mercato o l’allocazione di risorse verso progetti di crescita ed espansione.
• Dalla risoluzione all'innovazione: Invece di dedicare ore a risolvere errori e riconciliare i conti, il tuo team ora può concentrarsi sull'innovazione. Ciò significa che possono implementare nuove tecnologie di pagamento, come carte virtuali o blockchain per transazioni sicure ed efficienti. O forse potrebbero esplorare iniziative di sostenibilità, come il passaggio a un processo AP completamente privo di supporti cartacei, che non solo riduce i costi ma supporta anche gli obiettivi ambientali della tua azienda.
• Dalle transazioni alle relazioni: AP Automation sposta l'attenzione dai compiti transazionali alla costruzione e al mantenimento delle relazioni. Il tuo team può dedicare più tempo a collaborare con i fornitori per migliorare la catena di fornitura o con le parti interessate interne per comprendere e soddisfare meglio le loro esigenze di approvvigionamento. Possono avviare revisioni delle prestazioni dei fornitori, creare partnership strategiche e collaborare su iniziative congiunte che apportano vantaggi reciproci.
• Dalla conformità alla leadership: Finalmente, abbandonando i lunghi controlli di conformità, il tuo team può ora aprire la strada alle migliori pratiche per la governance finanziaria. Possono stabilire quadri di controllo interno che stabiliscano gli standard di settore e contribuiscano alla leadership di pensiero nelle operazioni finanziarie. Questo atteggiamento proattivo in materia di conformità può anche proteggere la tua organizzazione da futuri cambiamenti normativi, posizionandoti come un dipartimento lungimirante e resiliente.

Elementi essenziali di AP Automation

In ogni narrativa in evoluzione, ci sono fattori non negoziabili che devono essere presenti affinché la storia possa avanzare. Quando si tratta di automazione AP, questi 3 non negoziabili sono i pilastri che garantiranno una struttura solida ed efficiente del processo di contabilità fornitori.

1. Integrazione: il ponte verso il futuro

Ciò comporta la fusione perfetta dei nuovi strumenti di automazione AP con i sistemi ERP esistenti. Seleziona uno strumento AP che si integra facilmente con gli attuali sistemi ERP, fornendo un percorso diretto al mercato e diminuendo il time-to-value.

2. Basato sull'intelligenza artificiale: la mente dietro la macchina

Il secondo pilastro è l’intelligenza del sistema, un nucleo basato sull’intelligenza artificiale che modella il flusso di lavoro, garantendo che ogni processo manuale e trasformazione dei dati sia automatizzato e che ogni revisione umana sia più semplice.

3. Scalabilità: l'imperativo della crescita

Infine, la scalabilità parla dell’ambizione di crescita. Scegli un software che soddisfi le esigenze attuali e si adatti perfettamente alla crescita della tua azienda, evitando costose revisioni e licenze del sistema.

La checklist di AP Automation

Ecco un elenco esaustivo delle funzionalità che dovresti considerare per stabilire la priorità.

Puoi trattarlo come uno strappo da tenere come riferimento.

Rivoluziona la tua contabilità fornitori: come iniziare

Esploriamo come iniziare con AP Automation e integrarlo nel processo di contabilità fornitori. Ecco alcune cose da tenere a mente.

1. Abbraccia la mentalità dell'automazione: Inizia con la filosofia secondo cui l'automazione è una strategia fondamentale, non un ripensamento. Questa mentalità garantisce che ogni processo e decisione massimizzi l’efficienza e l’accuratezza.

2. Definisci le tue metriche di successo: Determinare obiettivi chiari e misurabili per valutare il successo della transizione. Ciò potrebbe ridurre i tempi di elaborazione, tagliare i costi o migliorare la precisione. Sapere come si presenta il successo è fondamentale per monitorare i progressi.

3. Collabora con un fornitore incentrato sul ROI: scegli un fornitore che chiede informazioni sui tuoi parametri di successo e mostra un impegno genuino nel fornire valore.

4. Garantire il coinvolgimento delle parti interessate: ottenere il sostegno della leadership articolando la proposta di valore dell'automazione AP: risparmio sui costi, maggiore efficienza e controlli finanziari più forti.

5. Valutare gli attuali processi AP: Conduci una revisione approfondita dei processi AP esistenti. Identificare le aree di inefficienza e il potenziale di automazione.

6. Chiarire requisiti e personalizzazioni: delinea chiaramente ciò di cui hai bisogno da uno strumento di automazione AP, comprese eventuali personalizzazioni specifiche.

7. Pianificare l'integrazione e la scalabilità: Assicurati che la soluzione scelta si integri bene con i tuoi sistemi esistenti e sia scalabile per adattarsi alla futura crescita aziendale e alle mutevoli esigenze.

8. Implementare, formare e adattare: Dopo l'implementazione, concentrati sulla formazione completa del tuo team. Preparati ad adattare i processi secondo necessità, in base al feedback e all'evoluzione dei requisiti.

Come si presenta il tuo percorso di AP Automation con Nanonets?

Storie di successo di AP Automation con Nanonets

Dalle piccole imprese alle prese con la configurazione del flusso di lavoro AP, alle grandi aziende che cercano di aumentare l'efficienza nei processi di contabilità fornitori, queste narrazioni offrono una visione panoramica dei vantaggi tangibili che l'automazione AP può apportare.

SaltPay utilizza Nanonets per l'integrazione con SAP per automatizzare la contabilità fornitori

Con sede a Londra, Inghilterra, SaltPay è un fornitore di servizi di pagamento e software per le imprese europee locali. Fondata nel 2019, l'azienda fornisce i propri servizi a oltre 100,000 piccole e medie imprese in tutta Europa.

La sfida

• SaltPay aveva bisogno di integrare SAP per una gestione efficiente dei fornitori.
• Gestire manualmente migliaia di fatture era poco pratico.

Soluzione

• Nanonets ha fornito uno strumento basato sull’intelligenza artificiale per l’estrazione dei dati delle fatture.
• Perfetta integrazione con SAP, migliorando l'accuratezza dei dati e l'efficienza dei processi.

Risultati

• Drastica riduzione dello sforzo manuale con un risparmio di tempo del 99%.
• Gestire con successo oltre 100,000 fornitori.
• Aumento significativo della produttività e delle capacità di automazione.

Tapi automatizza le fatture di manutenzione della proprietà utilizzando le nanoreti

Il software di manutenzione immobiliare di Tapi semplifica la manutenzione della proprietà. Con sede a Wellington, in Nuova Zelanda, Tapi contribuisce alla manutenzione di 110,000 proprietà ed è in rapida espansione.

La sfida

• Elaborazione manuale di oltre 100,000 fatture mensili nel settore della manutenzione immobiliare.
• Necessità di una gestione delle fatture scalabile ed efficiente.

Soluzione

• Strumento AI Nanonets per l'estrazione automatizzata dei dati delle fatture.
• Integrazione rapida con i sistemi esistenti, gestita da personale non tecnico.

Risultati

• Tempo di elaborazione ridotto da 6 ore a 12 secondi.
• Risparmio del 70% sui costi di fatturazione.
• Precisione dell'automazione del 94%.

Pro Partners Wealth automatizza l'immissione dei dati contabili con Nanonets

Pro Partners Wealth, con sede a Columbia, Missouri, è specializzata in servizi di gestione patrimoniale e contabilità per proprietari di veterinari.

La sfida

• Pro Partners Wealth necessitava di un inserimento dati accurato ed efficiente per la fatturazione.
• Gli strumenti di automazione esistenti erano insufficienti, con conseguenti tassi di errore elevati.

Soluzione

• Nanonets ha offerto una soluzione personalizzata con estrazione accurata dei dati e integrazione con QuickBooks.
• Abilitazione della fatturazione semplificata e della convalida automatizzata dei dati.

Risultati

• Ottenuta una precisione superiore al 95% nell'estrazione dei dati.
• Risparmia il 40% di tempo rispetto ai tradizionali strumenti OCR.
• Tasso di elaborazione diretta superiore all'80%, con riduzione dell'intervento manuale.

Augeo sfrutta Nanonets per l'automazione della contabilità fornitori su Salesforce

Augeō fornisce servizi di contabilità e consulenza in outsourcing e funge da dipartimento di contabilità virtuale per vari clienti negli Stati Uniti. Il loro fondatore e CEO, Ken Christiansen (ex direttore finanziario della Kaiser Permanente), ha oltre 20 anni di esperienza nel campo della finanza e della contabilità.

La sfida

• Augeo aveva bisogno di una soluzione efficiente per la contabilità fornitori su Salesforce.
• Elaborazione manuale di migliaia di fatture al mese.

Soluzione

• Nanonets ha fornito una piattaforma basata sull’intelligenza artificiale per l’elaborazione automatizzata delle fatture.
• Integrazione con Salesforce per una gestione semplificata dei dati.

Risultati

• Tempo di elaborazione delle fatture ridotto da 4 ore a 30 minuti al giorno.
• Riduzione dell'88% del tempo dedicato all'immissione manuale dei dati.
• Elaborazione di 36,000 fatture all'anno con maggiore precisione ed efficienza.

Domande frequenti

Che cos'è l'automazione della contabilità fornitori?

L'automazione della contabilità fornitori è come conferire un superpotere al tuo team finanziario. Si tratta dell'utilizzo di software per trasformare la tradizionale gestione manuale dei conti fornitori in un processo digitale semplificato. Automatizzando attività come l'elaborazione delle fatture, l'immissione dei dati e la pianificazione dei pagamenti, le aziende possono accelerare i flussi di lavoro, ridurre gli errori e ottenere informazioni in tempo reale sui propri dati finanziari. Consideralo come se le tue operazioni finanziarie funzionassero con il pilota automatico, con maggiore efficienza e controllo.

In che modo l'automazione influisce sull'accuratezza della contabilità fornitori?

Immagina un mondo in cui fatture smarrite, errori di battitura e calcoli errati appartengono al passato. Questo è il mondo dei conti fornitori automatizzati. Riducendo al minimo l’intervento umano, l’automazione riduce significativamente la possibilità di errori. È come avere un assistente virtuale meticoloso e instancabile che garantisce che ogni numero sia esatto, migliorando l'accuratezza complessiva delle tue operazioni finanziarie.

L’automazione può integrarsi con i sistemi finanziari esistenti?

Sì, e questo è uno dei suoi maggiori punti di forza! L'automazione della contabilità fornitori non significa sostituire i sistemi esistenti; si tratta di valorizzarli. Le soluzioni più moderne sono progettate per integrarsi perfettamente con un’ampia gamma di sistemi finanziari e piattaforme ERP. È come aggiungere un turbocompressore alla tua auto: aumenta le prestazioni senza modificare ciò che già funziona bene per te.

Quali sono le implicazioni in termini di costi derivanti dall’implementazione dell’automazione?

Non c'è niente di edulcorante: l'implementazione dell'automazione richiede un investimento iniziale. Ciò può includere costi del software, integrazione e potenziale formazione. Tuttavia, è come piantare un seme che diventa un albero del risparmio. Nel tempo, l’automazione riduce i costi della manodopera, elimina le penalità per i ritardi di pagamento e migliora la gestione del flusso di cassa. I vantaggi finanziari e il ROI a lungo termine spesso superano di gran lunga i costi iniziali.

Leggi questo blog che discute di quanto denaro l'automazione della contabilità fornitori fa risparmiare alle aziende. https://www.nextprocess.com/ap-software/much-money-will-accounts-payable-automation-actually-save-company-future/

Quanto è sicura l'automazione della contabilità fornitori?

Nell'era digitale di oggi, la sicurezza non è solo una caratteristica; è una necessità. Le soluzioni di automazione della contabilità fornitori sono realizzate con solide misure di sicurezza come crittografia, autenticazione degli utenti e audit trail. Sono conformi a varie normative sulla protezione dei dati per garantire che i tuoi dati finanziari rimangano sicuri e riservati.

È necessaria una formazione per il personale per utilizzare i sistemi automatizzati?

Sebbene gli strumenti di automazione della contabilità fornitori siano progettati per essere facili da usare, in genere è necessaria una certa formazione per ottenere il massimo dal sistema. Tuttavia, questo non è un corso della durata di mesi; si tratta più di familiarità e di migliori pratiche. La maggior parte dei fornitori fornisce risorse di formazione e supporto completi per garantire una transizione fluida. Considerala come una breve curva di apprendimento che può essere superata in poche ore e che porta a un lungo percorso di efficienza.

Come funziona il software AP?

Il software di contabilità fornitori opera digitalizzando e automatizzando l'intero flusso di lavoro di elaborazione delle fatture. Fondamentalmente, utilizza tecnologie come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per convertire i dati delle fatture in formato digitale. Algoritmi avanzati classificano e convalidano quindi questi dati rispetto agli ordini di acquisto e alle ricevute di consegna. Il software instrada automaticamente le fatture attraverso un flusso di lavoro di approvazione predefinito e si integra con i sistemi finanziari esistenti per l'elaborazione dei pagamenti e la tenuta dei registri senza soluzione di continuità.

In che modo il software di automazione facilita la scalabilità del team AP?

Il software di automazione AP consente ai team di gestire volumi più elevati di fatture senza aumenti proporzionali dell'organico o dello sforzo manuale. Automatizzando le attività di routine, il personale può concentrarsi su attività strategiche. La scalabilità del software garantisce che, man mano che i volumi delle transazioni crescono, il sistema possa gestire l'aumento del carico di lavoro senza sacrificare l'efficienza o la precisione.

AP Automation renderà ridondanti alcuni lavori di contabilità?

Invece di rendere i lavori obsoleti, l’automazione AP li trasforma. Sposta l'attenzione dalle attività manuali e ripetitive a ruoli più analitici e strategici. I professionisti della contabilità e della contabilità vedranno i loro ruoli evolversi per includere la gestione del software di automazione, l'analisi dei dati finanziari e il contributo al processo decisionale strategico.

Qual è il costo tipico del software AP?

Il costo del software AP varia in base a fattori quali le dimensioni dell'azienda, il volume delle transazioni e le funzionalità specifiche richieste. Può variare da poche centinaia a diverse migliaia di dollari al mese. Molti fornitori offrono modelli di prezzo personalizzabili per soddisfare le diverse esigenze e dimensioni aziendali.

Quanto può risparmiare un'azienda con AP Automation?

Le aziende possono realizzare risparmi sostanziali attraverso l'automazione degli AP. Questi risparmi derivano dalla riduzione dei costi di manodopera, dall’eliminazione delle penali per pagamenti in ritardo, dagli sconti sui pagamenti anticipati e dalla riduzione degli errori e delle frodi. In genere, le aziende possono aspettarsi di risparmiare dal 60% all'80% sui costi di elaborazione attuali dopo aver implementato l'automazione AP.

In che modo l'automazione può migliorare la struttura di un dipartimento AP?
L'automazione trasforma il dipartimento AP da una struttura incentrata sulle transazioni a una struttura incentrata sulla strategia. Grazie all'automazione delle attività manuali, il personale può concentrarsi su attività di maggior valore come la gestione delle relazioni con i fornitori, l'analisi della spesa e la strategia finanziaria. Questo cambiamento non solo migliora l’efficienza e l’efficacia del dipartimento AP, ma ne eleva anche il ruolo all’interno dell’organizzazione.

In che modo AP Automation aiuta il processo di approvazione delle fatture?

L'automazione AP semplifica il processo di approvazione instradando automaticamente le fatture agli approvatori appropriati in base a regole preimpostate. Fornisce agli approvatori tutte le informazioni e il contesto necessari, facilitando un processo decisionale più rapido. Il sistema tiene inoltre traccia dello stato di avanzamento di ciascuna fattura, inviando promemoria e aggiornamenti per garantire approvazioni tempestive.

Il software AP Automation può prevenire le frodi sulle fatture e i pagamenti duplicati?
Il software di automazione AP svolge un ruolo significativo nella prevenzione delle frodi sulle fatture. Lo fa implementando controlli come la corrispondenza a 3 vie, che garantisce che i pagamenti vengano effettuati solo per acquisti verificati e approvati. Inoltre, l’uso di audit trail digitali e algoritmi di rilevamento delle anomalie aiuta a identificare attività sospette, riducendo il rischio di transazioni fraudolente.

AP Automation può gestire pagamenti multivaluta e internazionali?
Il software di automazione AP è in genere attrezzato per gestire transazioni multivaluta e pagamenti internazionali. Può convertire automaticamente le valute ai tassi di cambio correnti, gestire i rischi di fluttuazione valutaria e conformarsi ai protocolli di pagamento internazionali e alle normative fiscali, garantendo processi di pagamento globali efficienti e conformi.

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