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Il settore sanitario sta vivendo un periodo di grandi cambiamenti. Fortunatamente, gran parte di questo cambiamento migliora il processo per i pazienti e gli operatori sanitari. Tuttavia, attraverso questi cambiamenti, i pazienti si aspettano automazione, digitalizzazione e supporto immediato a causa del rapido ritmo con cui la tecnologia avanza e i gadget intelligenti diventano sempre più ampiamente disponibili.
I pazienti di oggi non desiderano avere responsabilità eccessive che richiedono tempo. Come conseguenza diretta di questo sviluppo, il settore sanitario si concentra sul miglioramento dell’esperienza del paziente.
Secondo ricerca sulla soddisfazione del paziente Secondo l’Altarum Institute Center for Consumer Choice in Health Care, i medici ritengono che il 76% dei loro pazienti sia soddisfatto delle cure ricevute. Tuttavia, solo il 39% dei pazienti era soddisfatto del trattamento.
Spesso esiste una divisione tra il paziente e il professionista, che può influenzare la vostra pratica. Uno degli aspetti più importanti è la prima impressione che dai, compreso il processo di onboarding che segui con i nuovi pazienti.
Questo articolo esaminerà attentamente il flusso di lavoro per l'inserimento di nuovi pazienti, che è una componente essenziale per produrre l'eccezionale esperienza del paziente che i professionisti medici cercano di ottenere.
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Che cos'è l'onboarding dei pazienti?
La registrazione di nuovi pazienti e l'offerta loro di un orientamento presso la vostra struttura sanitaria vengono definite "inserimento del paziente". Il processo di onboarding dei pazienti spesso passa inosservato negli studi medici. Tuttavia, è possibile perfezionare questo processo mostrare risultati immediati nei punteggi di soddisfazione del paziente.
I pazienti potrebbero avere un'impressione iniziale non proprio favorevole della pratica se il processo di inserimento di un nuovo paziente è difficile da comprendere, richiede una quantità eccessiva di tempo o si basa su metodi antiquati come la compilazione di pagine e pagine di carta forme. Tuttavia, l'adozione di misure per accelerare il processo di onboarding dà ai potenziali pazienti l'impressione che il tuo istituto fornisca un'assistenza non solo rapida e conveniente ma anche personale.
L’inserimento di nuovi pazienti può essere stressante e richiedere tempo e impegno significativi. Puoi ridurre lo stress, il tempo e lo sforzo di onboarding di nuovi pazienti senza sacrificare la soddisfazione del paziente attraverso una procedura di onboarding priva di supporti cartacei.
Per garantire che i tuoi pazienti inizino bene, è necessario stabilire un flusso di lavoro digitale efficiente costituito dai seguenti quattro componenti essenziali:
- Onboarding dei pazienti efficace ed efficiente
- Sicurezza dei dati
- Feedback del paziente
- Archiviazione e instradamento dei dati
Vuoi raschiare i dati dal PDF documenti, convertire PDF in XML or automatizzare l'estrazione della tabella? Dai un'occhiata a Nanonet Raschietto PDF or Analizzatore PDF convertire PDF nel database inserimenti! Check out API OCR, Automazione delle fatture, Passaporto OCR, Soluzione di automazione AP, Ricevuta OCR, Licenza OCR Soluzione, oppure inizia la tua prova gratuita cliccando qui sotto!
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I vantaggi dell'onboarding dei pazienti senza supporto cartaceo
La documentazione ha sempre svolto un ruolo importante nel settore sanitario. I medici hanno bisogno che i pazienti compilino documenti di assunzione, firmino accordi di consenso e ottengano l'accesso alle loro informazioni, tra gli altri requisiti.
Una soluzione di onboarding paziente senza carta che ti colleghi completamente ai sistemi esistenti è ora una necessità. Con l'assistenza a distanza che sta diventando un requisito assoluto per i fornitori di tutto il mondo, l'onboarding dei pazienti senza carta fornisce una soluzione efficace per promuovere l'assistenza a distanza.
Quindi, ecco solo alcuni dei vantaggi che puoi aspettarti di vedere quando implementi l'onboarding dei pazienti senza carta:
- Documentazione senza contatto: L'onboarding dei pazienti senza supporto cartaceo consente di ridurre i limiti temporali imposti dall'assunzione e dagli accordi dei pazienti, offrendo allo stesso tempo un'esperienza contactless sicura e protetta per i pazienti e i reparti interni.
- Basi di conoscenza accessibili e ricercabili: L'onboarding dei pazienti senza supporto cartaceo consente di semplificare la raccolta dei dati e la tenuta dei registri. Puoi utilizzare repository di contenuti centralizzati liberamente accessibili e ricercabili da tutti i dipartimenti necessari. Ciò consente al personale di lavorare in modo più efficiente lasciando più tempo per la cura del paziente e riducendo al tempo stesso i rischi di errori di immissione dei dati.
- Tracciamento dei dati: L'onboarding dei pazienti senza supporto cartaceo ti consente inoltre di gestire e aggiornare i contratti collegando i documenti firmati al tuo software di gestione dei contenuti. Questo processo apre la strada al monitoraggio senza supporto cartaceo e alla gestione delle modifiche.
- Accessibilità remota: Puoi semplificare ulteriormente i check-in senza contatto con l'aiuto di una soluzione di onboarding dei pazienti senza supporto cartaceo, offrendo ai tuoi pazienti un'esperienza più semplice presso il tuo studio. Questa soluzione consente ai pazienti di prenotare appuntamenti e accedere da qualsiasi luogo.
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Migliori Pratiche per un Efficiente Onboarding del Paziente
Ogni fase del percorso del paziente dovrebbe concentrarsi sul paziente. Mantenere l'attenzione sul paziente dà loro un senso di valore e importanza mentre viene trattato nel tuo studio. Con i processi sanitari digitali, gli operatori sanitari possono espandere le proprie capacità e incontrare i propri pazienti ovunque per un'esperienza più conveniente.
I pazienti possono utilizzare i loro dispositivi preferiti per condividere i dati dell'anamnesi, firmare documenti critici e gestire gli appuntamenti. Questo processo utilizza la raccolta di dati online, la produzione di documenti e la raccolta di firme elettroniche per una transazione completamente sicura. I flussi di lavoro digitali riducono la necessità di procedure e processi noiosi e obsoleti soggetti a errori umani.
Di conseguenza, i seguenti consigli miglioreranno il processo di inserimento dei nuovi pazienti e ti aiuteranno a stabilire solide basi per le tue connessioni con i nuovi pazienti.
Fornire l'accesso online ai moduli dei pazienti
L'uso di moduli cartacei nelle professioni mediche è una delle pratiche più inefficienti. Di solito i pazienti hanno già poco tempo e molti sono malati. I moduli sono l'ultima cosa che vogliono affrontare quando sono seduti in una sala d'attesa affollata.
Il disordine della carta non è solo un problema per i pazienti. Quasi un terzo dei medici riferito di aver speso almeno 20 ore settimanali occupandosi di scartoffie e altre attività amministrative.
Il passaggio ai moduli di assunzione dei pazienti online è il primo passo per semplificare il processo di onboarding dei pazienti. Ai nuovi pazienti viene chiesto di compilare questi moduli per fornire la loro storia medica, informazioni di contatto e altre informazioni rilevanti. Il consenso informato dei pazienti può essere ottenuto tramite firme elettroniche, che è possibile utilizzare per incorporare termini e condizioni. I pazienti possono compilare tutti i documenti necessari prima di arrivare alla clinica, riducendo la probabilità di sentirsi affrettati una volta arrivati.
Inoltre, il tuo personale può dedicare più tempo al lavoro strategico e meno tempo al noioso inserimento di dati con l'aiuto di questi sistemi, che non richiedono l'amministrazione manuale.
Mantieni la riservatezza e la sicurezza dei tuoi dati
È impossibile incorporare moduli online e informazioni sanitarie protette (PHI) per i nuovi pazienti senza fare riferimento al Legge sulla portabilità e responsabilità delle assicurazioni sanitarie (HIPAA). È necessario adottare determinate precauzioni per mantenere l'integrità e la riservatezza delle informazioni sanitarie protette.
La protezione dei dati sensibili sulla salute dei pazienti raccolti tramite i moduli di assunzione online è essenziale per l'onboarding senza carta dei pazienti. Riduce la possibilità di una violazione della sicurezza e facilita l'acquisizione e il mantenimento della fiducia dei pazienti.
Oltre all'utilizzo di moduli conformi HIPAA, le seguenti misure di sicurezza aggiuntive possono aiutare a garantire la conformità e la riservatezza durante il processo di onboarding:
- Controllo di accesso: Implementando i controlli di accesso, puoi monitorare attentamente chi ha accesso ai dati raccolti. Per proteggere i dati del paziente e dello studio, è possibile stabilire autorizzazioni utente individuali in base alle responsabilità.
- Controllo e registrazione: Dovresti aspettarti di conservare i registri di controllo per almeno sei anni e tenere traccia dell'attività degli utenti nei tuoi account, il che può aiutare a scoprire eventuali violazioni dei dati o problemi relativi alla sicurezza dei dati.
- Crittografia dei dati: La crittografia protegge i dati del paziente crittografandoli con una chiave che può essere decodificata solo da qualcuno con accesso alla chiave di crittografia. Anche se gli hacker accedono ai file, le loro informazioni saranno inaccessibili senza una chiave di decrittazione.
- Timeout di inattività: Impostando la scadenza delle sessioni utente dopo una quantità predeterminata di inattività, è possibile ridurre la possibilità che i dati del paziente o dell'ambulatorio siano accessibili su un dispositivo inattivo.
Un passaggio cruciale nella procedura di onboarding del paziente senza carta è l'archiviazione e l'instradamento in modo sicuro dell'ePHI che acquisisci dai pazienti. I flussi di lavoro possono essere notevolmente semplificati e la precisione dei dati può aumentare automatizzando queste attività.
- Archivio dati: Un sacco di informazioni, inclusi i dettagli identificativi di base, una storia medica e la prova dell'assicurazione, sono spesso richieste ai nuovi pazienti. Puoi archiviare i dati immediatamente in un database sicuro se raccogli queste informazioni utilizzando i moduli online. Quando un paziente fa clic su Invia, le informazioni su quel paziente entrano nel database richiesto, a cui gli utenti autorizzati possono accedervi per verificare l'assicurazione o elaborare piani di trattamento.
- Instradamento dati: Il flusso del paziente può migliorare utilizzando metodi sicuri per fornire automaticamente ePHI per compilare moduli cruciali o creare record. Poiché i dati non devono essere spostati manualmente dal punto A al punto B, può anche ridurre gli errori di dati. Esistono diversi modi per implementare il routing dei dati:
- E-mail: Quando i dati vengono inviati, viene inviato un semplice messaggio di posta elettronica ai membri del personale che li informa che i nuovi dati sono stati aggiunti al database. È possibile includere in queste e-mail un collegamento ai dati di invio archiviati nel database. Un'altra scelta è quella di utilizzare l'e-mail SMTP, che ha il vantaggio di inviare e-mail su un server privato, che consente di includere i dati di invio direttamente nell'e-mail.
- Sistemi di terze parti: I dati di invio possono essere inoltrati ad applicazioni di terze parti tramite integrazioni, API e webhook se le connessioni sono conformi a HIPAA. Per generare e aggiornare le cartelle dei pazienti, puoi utilizzare un'interfaccia CRM, come Salesforce, per trasferire ePHI da un modulo online al CRM.
- Collezione di firme elettroniche: I dati inviati possono essere utilizzati anche per completare documenti importanti e trasmetterli per la firma elettronica. Puoi occuparti della firma di qualsiasi modulo su computer, tablet o telefono cellulare. Inoltre, puoi impostare il sistema in modo che vengano emessi promemoria per incoraggiare la tempestività.
Chiedi ai pazienti le loro opinioni e feedback
Non appena le informazioni sul paziente vengono ottenute elettronicamente e il medico competente ha visitato il paziente, è il momento di scoprire quanto è soddisfatto dell'intera esperienza.
Questa funzione può essere realizzata in modo più efficiente inviando un sondaggio sulla soddisfazione dei pazienti a tutti i nuovi pazienti, chiedendo loro di valutare la loro esperienza complessiva, incluso il processo di inserimento.
Cerca le tendenze che potrebbero aiutarti a migliorare l'esperienza complessiva. Di conseguenza, puoi assicurarti di fare tutto il possibile per fornire ai tuoi pazienti una visita regolare e di alta qualità.
Una procedura di onboarding rapida e conveniente è fondamentale perché rappresenta la prima impressione che il paziente ha della tua struttura medica. Un approccio per accelerare il processo consiste nell'utilizzare moduli elettronici sicuri e protetti. I pazienti possono inviare i propri dati nel momento e nel luogo di loro scelta e possono farlo in tutta sicurezza, sapendo che i loro dati sono al sicuro.
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Conclusione
Oggigiorno, il tempo è il bene più prezioso che ci sia. Pertanto, l'implementazione di vecchi processi tradizionali di onboarding invece di quelli paperless è controproducente e uno spreco per tutte le parti.
Crea una procedura di onboarding del paziente senza carta come primo passo nel tuo piano per migliorare l'esperienza complessiva del paziente presso la tua struttura sanitaria. Poiché l'assistenza sanitaria può essere personale e invasiva, è essenziale mettere a riposo le persone e ridurre il loro carico dall'inizio della loro esperienza.
In definitiva, l'implementazione di flussi di lavoro sanitari online farà risparmiare tempo al back office, semplificherà l'esperienza del paziente e conserverà le informazioni critiche sulla salute del paziente.
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