Modello di ordine di acquisto

Gli acquisti sono una parte inevitabile di qualsiasi attività commerciale. Man mano che l'attività cresce, cresce anche il numero di acquisti. Se non standardizzi il tuo processo, può diventare disordinato molto rapidamente.

Gli ordini di acquisto aiutano a mantenere la visibilità del processo di acquisto sia per gli acquirenti che per i fornitori. E se non li stai già utilizzando, puoi iniziare il tuo viaggio con il nostro modello di ordine di acquisto gratuito.

Il modello di ordine di acquisto di Nanonets è una soluzione semplice per creare ordini di acquisto professionali per la tua azienda. Non avrai bisogno di software aggiuntivo per crearli. Puoi utilizzare Fogli Google ed Excel per crearli facilmente.

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Come utilizzare questo modello di ordine di acquisto?

Questo modello di ordine di acquisto è presente su Fogli Google. Ma puoi scaricarlo e usarlo in excel. Vediamo come utilizzare il modello dell'ordine di acquisto.

1. Apri il modello dell'ordine di acquisto in Fogli Google.
2. Fai clic su File e seleziona "Fai una copia" per aggiungere il modello PO nel tuo disco.
3. Modifica il documento secondo le tue esigenze.

Per utilizzarlo come modello excel dell'ordine di acquisto, dopo aver eseguito una copia del documento nell'unità, selezionare download come "Microsoft Excel (.xlsx)".

Per scaricare l'Ordine di acquisto come file PDF dai fogli di Google, segui questi passaggi

1. Seleziona la scheda PO
2. Nascondi le colonne a destra con il testo irrilevante.
3. Seleziona File > Scarica come > PDF
4. Fai queste selezioni. Orientamento della pagina – Ritratto e scala – Adatta alla pagina

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Quali sono i componenti di un ordine di acquisto?

Assicurati che il tuo ordine di acquisto includa tutte le informazioni pertinenti per rimuovere del tutto l'ambiguità dalle discussioni. Ecco alcune delle cose che devi includere nel tuo ordine di acquisto. Cerca i modelli di ordine di acquisto che includono quanto segue:

Informazioni sull'azienda

Includi tutte le informazioni sulla tua azienda nell'intestazione come

• Logo della compagnia
• indirizzo azienda
• Numero PO
• Data PO
• Indirizzo e-mail e numero di contatto della persona responsabile

Informazioni sul fornitore/fornitore

Assicurati di includere le seguenti informazioni sul fornitore nell'ordine di acquisto.

• Informazioni di contatto del fornitore
• Nome del fornitore
• Indirizzo del venditore

Informazioni sulla spedizione

A volte le aziende inviano ordini di acquisto dalle sedi centrali ma vogliono che i prodotti vengano consegnati da qualche altra parte. In questo caso, le informazioni sulla spedizione sono utili. Indica chiaramente il luogo in cui è prevista la consegna del prodotto.

• Persona di contatto per la spedizione
• Indirizzo di spedizione
• Numero di telefono

Informazioni su prodotti e servizi

Al fine di eliminare l'ambiguità, entrambe le parti dovrebbero esaminare questa sezione che stabilisce i dettagli su prodotti e servizi.

• Codice articolo
• Dettagli articolo (descrizione del prodotto o dei servizi richiesti)
• Quantità o SKU
• Il prezzo unitario di prodotti e servizi
• Data di consegna

Prezzi e dettagli fiscali

Dopo tutti i dettagli e menzionati, dovresti riassumere l'ordine di acquisto con quanto segue:

• Prezzo totale dei beni e servizi ordinati
• Spese di spedizione, tasse e sconti sull'importo totale
• Termini e condizioni
• Requisiti speciali

Esempio di modello di ordine di acquisto

Ecco un modello di ordine di acquisto di esempio per riferimento con tutte le sezioni discusse sopra. È possibile modificare le sezioni in base alle proprie esigenze, ma è consigliabile includere quante più informazioni possibili per garantire una comunicazione fluida tra la propria azienda e il fornitore.

Ottieni il modello

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Processo dell'ordine di acquisto

Come funziona l'intero processo dell'ordine di acquisto? Diamo un'occhiata all'intero processo di PO e ai passaggi coinvolti.

Creazione e approvazione della richiesta di acquisto

Il dipendente solleva una richiesta di acquisto per avviare la richiesta di acquisto e la fa approvare dai manager e dal reparto acquisti. La richiesta di acquisto indica in dettaglio il motivo dell'acquisto ei requisiti esatti.

Una volta approvato, si passa alla fase successiva.

Creazione dell'ordine di acquisto

Dopo l'approvazione della richiesta di acquisto, viene creato un ordine di acquisto. Puoi utilizzare un generatore di ordini di acquisto online per creare facilmente ordini di acquisto invece di crearli manualmente.

Processo di approvazione dell'ordine di acquisto

In questo passaggio, l'ordine di acquisto viene inviato a vari reparti e manager per l'approvazione per garantire che i dettagli e i budget siano in linea con gli obiettivi fissati dall'organizzazione. Puoi automatizzare i processi di approvazione anche utilizzando Nanonets.

Approvazione del fornitore

Dopo l'approvazione, l'ordine di acquisto viene inviato al fornitore per l'approvazione. Una volta che il venditore ha approvato, viene firmato un contratto vincolante tra il venditore e la tua azienda per finalizzare la consegna e il pagamento del prodotto e del servizio.

Consegna e fattura

Il venditore consegna la merce secondo i requisiti e condivide le note di consegna. Al termine della consegna, il venditore condividerà la fattura.

Abbinamento PO

La tua azienda eseguirà l'abbinamento a 3 vie per abbinare l'ordine di acquisto, la bolla di consegna e le fatture per garantire che tutti gli importi corrispondano.

Pagamento

Dopo la verifica, il pagamento viene inviato all'account fornitore.

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Semplifica i tuoi ordini di acquisto con flussi di lavoro automatizzati personalizzabili e senza codice in 15 minuti con Nanonets.

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Costruisci relazioni più solide con i tuoi fornitori con processi di ordine di acquisto adeguati

Gli ordini di acquisto danno visibilità al processo di acquisto sia per il venditore che per l'acquirente. Utilizzando i modelli degli ordini d'acquisto e l'automazione degli ordini d'acquisto, è possibile rafforzare le relazioni con i fornitori automatizzando gli aspetti manuali del processo dell'ordine di acquisto, fornendo aggiornamenti in tempo reale ai fornitori e riducendo gli errori nei processi.

Prova il nostro modello di ordine di acquisto gratuito per creare ordini di acquisto professionali ed eliminare completamente i problemi di comunicazione dai tuoi acquisti.

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