Ordine di vendita e fattura: differenze chiave, ruolo e tipologie

Monitorare una vendita dall'inizio alla fine aiuta le aziende a mantenere i giusti livelli di inventario, implementare le migliori tattiche di flusso di cassa e garantire che i clienti ricevano i prodotti giusti. Poiché la maggior parte delle aziende monitora più vendite contemporaneamente, è fondamentale tenere un registro accurato di ogni fase del percorso.

Indipendentemente dal tipo di attività, dal settore operativo o anche dalla regione, le aziende fanno affidamento sugli ordini di vendita e sulle fatture per garantire che ogni vendita venga eseguita correttamente, che il pagamento venga ricevuto e che sia predisposta una traccia cartacea. Tuttavia, ordini di vendita e fatture non sono la stessa cosa; infatti, vengono utilizzati per scopi completamente diversi. Entrambi sono ugualmente importanti, ma comprendere la differenza tra un ordine di vendita e una fattura aiuterà a garantire che la tua azienda tragga vantaggio da entrambi. 

Ad un livello elevato, un ordine di vendita viene prima. È il documento creato quando un cliente esprime il desiderio di acquistare qualcosa e collabora con il tuo team di vendita per concordare una tempistica di consegna per i beni o servizi inclusi nell'ordine di vendita. Una volta spedito l'ordine, il team della contabilità clienti invierà al cliente una fattura per riscuotere i fondi dovuti per l'ordine.

Non importa come si presenta il tuo processo di vendita, è probabile che inizi con un ordine di vendita e si concluda con un fattura pagamento.

Che cos'è un ordine di vendita?

Se sei un fornitore o un venditore, il tuo team creerà un ordine di vendita una volta che il cliente avrà espresso interesse a effettuare un acquisto. Di solito, un cliente esprime interesse attraverso a ordine di acquisto. L'ordine di vendita conferma la ricezione dell'ordine, finalizza i dettagli e funge da documento di origine per i team di vendita interni e i sistemi di tracciamento delle vendite al momento del completamento di ogni vendita.

Un ordine di vendita richiede informazioni dettagliate, quindi se non disponi già di tutte le informazioni sul cliente richieste, il tuo team potrebbe aver bisogno di input da parte del cliente che effettua l'ordine per compilare l'ordine di vendita. Le informazioni incluse in un ordine di vendita sono: 

• Il nome della tua azienda
• Informazioni di contatto della tua azienda
• Dati del cliente (nome, dati di fatturazione, indirizzo)
• Descrizione del prodotto o servizio venduto
• Quantità di beni o servizi compresi nella vendita
• Prezzo di beni o servizi
• Consegna, spedizione e costi fiscali
• Costo totale dell'ordine

Esistono diversi tipi di ordini di vendita che la tua azienda può utilizzare. A seconda della situazione o del panorama delle vendite, molte aziende utilizzano regolarmente tutti e 4 i seguenti elementi:

Ordine di vendita in contanti

Quando un cliente effettua un ordine, ritira il prodotto e paga in contanti, viene utilizzato un ordine di vendita in contanti. Poiché il cliente paga in contanti, non esiste crediti verso clienti voce associata alla transazione. L’acquisto del cliente ha un impatto diretto sui tuoi conti cassa e la consegna viene effettuata immediatamente.

Ordine di vendita urgente

Se un cliente richiede tempi di consegna eccessivamente rapidi, internamente verrebbe utilizzato un ordine di vendita urgente. Il tuo team di vendita può contrassegnare questi tipi di ordini di vendita come ad alta priorità per garantire che vengano completati in tempo. Il cliente può ritirare la merce o pagare un extra per riceverla rapidamente, a seconda delle circostanze. Dopo che il prodotto è stato consegnato, il tuo team AR invierà una fattura al cliente per riscuotere il pagamento.

Accordo di programmazione

In una situazione in cui un cliente richiede una quantità specifica di prodotti consegnati in date diverse, un accordo di programmazione può essere un ottimo strumento per garantire la regolarità di ogni consegna separata. Se un cliente desidera 10 widget in una settimana, 5 in due settimane e 7 in tre settimane, tutte queste transazioni possono essere effettuate su un unico accordo di programmazione che verrà aggiornato dopo la consegna. 

Ordine di vendita di terze parti

In alcuni casi, soprattutto per le piccole imprese, viene utilizzato un ordine di vendita di terze parti quando la tua azienda non consegna beni o servizi direttamente ai clienti. Invece, li invii a terzi venditore che poi completa la tappa finale della consegna al cliente.

Cos'è una fattura?

Quando fornitori o venditori completano un ordine di vendita e consegnano il prodotto concordato, genereranno un file fattura e inviarlo al cliente per riscuotere il pagamento per i beni o servizi consegnati. Uno dei passaggi finali del processo di vendita, l'invio di una fattura, avvia il pagamento del cliente e l'incasso, due componenti vitali per mantenere in salute la tua attività. Oggi le fatture vengono solitamente inviate elettronicamente e chiamate fatture elettroniche.

La fattura conterrà la maggior parte delle informazioni dell'ordine cliente, ma includerà anche quanto segue: 

· Termini di pagamento
·  Sconti per pagamenti anticipati
·  Numero dell'ordine di acquisto
· Numero di fattura
·  Penali per ritardi di pagamento
·  Informazioni sul pagamento per ACH, bonifici o Pagamenti EDI

Allo stesso modo in cui vengono utilizzati più ordini cliente in situazioni diverse, nelle transazioni commerciali vengono spesso utilizzati tipi di fattura diversi.

Fattura proforma

Di solito, le fatture sono considerate richieste di pagamento contrattuali, ma a fattura proforma non ha lo stesso utilizzo. Viene utilizzato quando una fattura commerciale non è disponibile e può essere considerata una "pre-fattura". Contiene ancora una ripartizione dei costi, ma è più una stima che il cliente può utilizzare come riferimento.

Quando si esportano merci negli Stati Uniti, la dogana statunitense richiede che una fattura pro forma sia allegata all'ordine in modo che sia chiaro cosa viene inviato attraverso i confini nazionali. 

Fattura provvisoria

Se c'è un progetto di grandi dimensioni o un ordine composto da più parti che deve essere suddiviso in più pagamenti o fasi, una fattura provvisoria è utile. Invece di aspettare fino alla fine del progetto per inviare una grossa fattura, è possibile utilizzare fatture provvisorie per riscuotere pagamenti incrementali lungo il percorso. Dal lato del venditore, le fatture provvisorie aiutano ad alleviare le sfide del flusso di cassa, mentre dal lato dell’acquirente suddividono i pagamenti in importi più gestibili. Questo è l'opposto di rete più fatture in un unico pagamento.

Fattura finale

Il tipo di fattura più comunemente utilizzato è la fattura finale. Questo tende ad essere uno dei tipi di fattura più semplici per saldare le fatture, rendendolo lo standard per la maggior parte delle aziende. Vengono inviati ai clienti una volta consegnati i beni o i servizi.

Ordine di vendita e fattura: le differenze

Per garantire che la differenza tra "ordine di vendita" e "fattura" sia chiara, abbiamo compilato un elenco di alcune delle differenze più importanti tra i due. Le aziende fanno affidamento su entrambi questi documenti per condurre regolari transazioni di vendita, ma lo scopo a cui servono varia.

È facile distinguere l'ordine di vendita dalla fattura se si considerano i seguenti fattori:

Tempi della creazione

Un ordine di vendita dà il via al processo di vendita; è ciò che consente al tuo team di logistica di iniziare a preparare beni o servizi per la consegna. Quindi, alla fine del processo di vendita, una volta completata la consegna, verrà inviata una fattura al cliente.

Scopo del documento

Quando si esamina una fattura rispetto a un ordine di vendita, è importante considerare lo scopo di ciascun documento. Un ordine di vendita è più rivolto all'interno e consente ai tuoi team di sapere che un ordine è stato avviato e che è necessaria un'azione. Una fattura, invece, è rivolta all'esterno. Viene inviato al cliente come richiesta formale di pagamento. Se la data di scadenza della fattura non viene rispettata, al cliente potrebbero essere imposte penali per ritardo o altre penalità.

Informazioni elencate

Sebbene la differenza tra un ordine di vendita e una fattura riguardi soprattutto quando e come viene utilizzato ciascun documento, esiste una leggera variazione per quanto riguarda le informazioni che ciascuno contiene. Entrambi conterranno informazioni come il nome del cliente e le informazioni di contatto, la quantità e il prezzo dei prodotti acquistati e le informazioni del venditore, ma una fattura includerà dettagli aggiuntivi. Questi dettagli potrebbero essere le tariffe per il ritardo, le date di scadenza del pagamento e altro ancora. Fai riferimento ai nostri elenchi sopra per una ripartizione esatta di ciò che c'è in ciascuno. 

Implicazioni contabili

Di solito un ordine di vendita non verrà visto o toccato dal tuo team contabile. A meno che non stiano cercando di abbinare un ordine di vendita a una fattura specifica, non faranno affidamento sugli ordini di vendita. Le fatture, d'altro canto, sono elementi critici della documentazione contabile. Sono necessari per fornire audit trail accurati e garantire che le voci siano corrette.

Conclusione

Potrebbe essere facile leggere un articolo che tratta la differenza tra ordine di vendita e fattura e pensare che il suo impatto sia trascurabile. Ma, al contrario, comprendere lo scopo fondamentale dei principali documenti aziendali aiuterà la tua azienda a funzionare in modo più efficiente, a mitigare potenziali errori di adempimento e contabilità e a creare processi interni con i giusti controlli ed equilibri per proteggere la tua azienda dai rischi.

Alla fine, i tuoi team avranno bisogno sia di ordini di vendita che di fatture, ma il modo in cui i diversi team li utilizzeranno varierà. Il tuo team di vendita ha bisogno di ordini di vendita per garantire che le consegne vengano completate come promesso, ma gli esperti di contabilità clienti vivranno e respireranno le fatture ogni giorno. È necessario che questi team lavorino all'unisono e dispongano delle risorse adeguate necessarie per svolgere il proprio lavoro affinché la tua azienda raggiunga il suo massimo potenziale. 

Comprendere l'ordine di vendita e la fattura potrebbe non sembrare una priorità di leadership strategica, ma per molte persone nella tua organizzazione non c'è niente di più importante. Se sei pronto per gestire la gestione degli ordini di vendita e elaborazione fattura al livello successivo, investendo nel giusto automatizzato software per l'elaborazione delle fatture - piace nanonet – può fare un mondo di differenza.

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