Si ipotizza che il sistema di scrittura si sia evoluto tra gli esseri umani per registrare le transazioni finanziarie; le prime tavolette d'argilla risalenti al 3000 a.C. sono conti di documenti finanziari – i “conti pagabili” delle civiltà mesopotamica ed egiziana, per così dire.
Da allora in poi, il sistema di tracciamento delle interazioni finanziarie tra venditori e clienti si è evoluto attraverso quello di Contrugli sistema di contabilità in partita doppia, Quella di Pacioli il leggendario sistema di contabilità generale, la semplificazione del processo di contabilità fornitori operata dal settore dei trasporti negli Stati Uniti negli anni ’1960, fino agli attuali processi di contabilità fornitori migliorati digitalmente adottati in tutto il mondo.
Impariamo di più su Migliori pratiche di contabilità fornitori e il processo di contabilità fornitori.
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Sommario
- Introduzione
- Il processo del flusso di lavoro AP di base
- Documenti associati al processo AP
- L'importanza della gestione degli AP
- L'ampiezza del processo AP
- Sfide al processo AP
- Semplificazione del ciclo dei conti da pagare
- Automatizzazione del processo di gestione degli AP
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Introduzione
Tutte le imprese si basano su cicli interconnessi di entrate e spese. La contabilità clienti (AR) rientra nel ciclo delle entrate mentre la contabilità fornitori rientra nelle spese e nei cicli di acquisto associati.
Il conto fornitori o conto fornitori (AP) è l'importo di denaro che un'entità commerciale deve ai venditori/fornitori per usufruire dei loro beni/servizi. Il processo di contabilità fornitori è la gestione e l'esecuzione degli obblighi di pagamento a breve termine della società nei confronti del venditore/fornitore.
In parole povere, l'elaborazione della contabilità fornitori è il processo responsabile del pagamento di fornitori e venditori per beni e servizi di cui si avvale qualsiasi azienda. L'obiettivo del processo AP è garantire la legittimità e l'accuratezza di qualsiasi pagamento proveniente dall'azienda. Fa parte del processo P2P (procure-to-pay) che copre tutte le attività, dall'approvvigionamento all'elaborazione delle fatture e ai pagamenti dei fornitori.
La maggior parte delle aziende dispone di un reparto AP separato che gestisce le fatture/fatture in entrata e i pagamenti effettuati ai fornitori. Le responsabilità del dipartimento possono variare a seconda della natura e delle dimensioni dell'impresa.
Il processo del flusso di lavoro AP di base
La portata dell'elaborazione della contabilità fornitori di qualsiasi organizzazione dipende da:
- il numero di fornitori/fornitori di servizi che soddisfano le sue esigenze
- l’importo del pagamento previsto in un breve periodo di tempo
- le tipologie di documentazione necessarie per validare il processo di acquisto
Il dipartimento AP può anche interfacciarsi con altri dipartimenti come il dipartimento acquisti nelle sue operazioni.
Ad esempio, un piccolo negozio a conduzione familiare richiederebbe solo una procedura di base del conto fornitori. Un unico registro può registrare fatture e fatture, in due colonne: una per le fatture ricevute e l'altra per i pagamenti effettuati. Qui il reparto acquisti funge anche da reparto AP.
I reparti di elaborazione della contabilità fornitori di imprese più grandi con più parti interessate non possono funzionare su questo sistema di contabilità unica. Avrebbero bisogno di procedure che comportano più passaggi: ricezione dell'ordine d'acquisto (PO) dal reparto acquisti, ricezione delle fatture dal fornitore, corrispondenza dei dettagli sull'ordine d'acquisto e sulla fattura, convalida, approvazione e pagamento delle fatture al fornitore.
In questi casi, un flusso di lavoro più elaborato diventa essenziale per gestire in modo efficiente l’elevato valore e volume delle transazioni.
Un semplice flusso di lavoro del processo AP include i seguenti passaggi:
Al termine del processo, l’importo “da pagare” nella prima fase non costituirebbe più una passività. Potrebbero intervenire processi che coinvolgono gli ordini di acquisto, verifiche e approvazioni, ma i cinque passaggi fondamentali sono essenziali per evitare errori e frodi nella spesa.
Documenti associati al processo AP
A seconda della portata delle operazioni, le procedure di contabilità fornitori di una società possono includere molti o tutti i seguenti documenti:
Ordine d'acquisto: l'ordine d'acquisto: l'ordine d'acquisto è un accordo giuridicamente vincolante emesso dalla società al venditore, che informa del tipo di prodotto/servizio ordinato, della quantità e dei prezzi concordati. Per le grandi aziende, nel processo dell'ordine di acquisto sono coinvolte più entità, tra cui la persona/dipartimento che richiede i beni/servizi, l'ufficio acquisti, l'ufficio contabilità fornitori, l'ufficio ricevimento e il venditore.
Rapporto di ricezione: Il rapporto di ricezione di beni/servizi è una conferma dell'acquisizione del prodotto/servizio ordinato dal venditore. I dettagli sul rapporto di ricezione devono corrispondere a quelli dell'ordine d'acquisto emesso in precedenza.
Fattura del fornitore: contemporaneamente o dopo il ricevimento della merce ordinata, l'azienda riceverà la fattura/fattura per il prodotto dal fornitore dei beni/servizi. A livello aziendale, si chiama fattura fornitore. L'elaborazione della fattura fornitore è di esclusiva responsabilità del dipartimento AP, che verifica i dettagli della fattura mediante una corrispondenza a tre tra ordine d'acquisto, rapporto di ricezione e fattura fornitore e pianifica i pagamenti dopo l'approvazione.
Voucher: i voucher vengono talvolta utilizzati per "garantire" la completezza del processo di approvazione: sono come un indice dei documenti giustificativi come ordine di acquisto, rapporto di ricezione, fattura del fornitore, ecc. e contengono informazioni su approvazioni, numeri di caso e altre informazioni relative a quel particolare acquisto.
Questi documenti vengono conservati in un file “aperto” fino alla completa elaborazione del pagamento, dopodiché viene etichettato “chiuso”.
Per illustrare, supponiamo che un acquirente, Buyer Inc., richieda 10 pen drive per la società. Emette un ordine di acquisto al suo fornitore, Supplier Inc., per i dieci articoli, al prezzo, diciamo, di 15 dollari per pen drive, da consegnare in cinque giorni. L'ordine d'acquisto viene generato dall'ufficio acquisti, una copia del quale viene inviata a Supplier Inc., una all'ufficio AP, una all'ufficio beneficiario e una che deve essere conservata dall'ufficio acquisti. Quando Supplier Inc. fornisce le pen drive, un rapporto di ricezione (o un rapporto di ricevuta) viene preparato da ABC Inc., dal dipartimento acquisti e la fattura del fornitore viene archiviata dal dipartimento AP. A questo punto, il reparto AP esegue una corrispondenza a tre tra l'ordine d'acquisto, il report di ricezione e la fattura di acquisto per verificare se la descrizione, la quantità, il costo e i termini corrispondono in tutti e tre i documenti. Una volta verificata la corrispondenza da parte del dipartimento AP, viene avviato il pagamento. Non tutte le aziende potrebbero avere la corrispondenza a tre, ma è necessaria una corrispondenza a doppio senso tra l'ordine d'acquisto e la fattura per evitare una cattiva gestione dei fondi.
L'importanza della gestione AP e del flusso di lavoro della contabilità fornitori
La gestione dei processi di contabilità fornitori è fondamentale per il funzionamento efficiente e privo di errori di un'impresa. La sua importanza deriva dal fatto che:
- Aiuta a pagare tempestivamente le fatture, il che è importante per l'affidabilità creditizia dell'azienda e aiuta a stabilire rapporti sani tra il venditore e l'azienda.
- I pagamenti tempestivi prevengono anche addebiti scaduti, penali o ritardi.
- L'elaborazione della contabilità fornitori mantiene sotto controllo le spese eccessive e impedisce pagamenti multipli/duplicati per lo stesso prodotto/servizio.
- Tiene traccia delle esigenze e degli acquisti dell'azienda, il che aiuta a evitare ritardi e interruzioni nel funzionamento quotidiano dell'azienda.
- Consolida tutte le azioni di acquisto per un facile recupero.
- L'elaborazione AP elimina le frodi attraverso un follow-up e controlli rigorosi in ogni fase del processo.
- Aiuta a gestire meglio il flusso di cassa consentendo i pagamenti solo alla scadenza, utilizzando la linea di credito offerta dai venditori, ecc.
L'ampiezza del processo AP
Il processo di contabilità fornitori comprende quasi tutti i pagamenti effettuati da un'azienda per beni e servizi; il libro paga, tuttavia, non fa parte del processo AP, ma rientra nella classe della gestione delle risorse umane. L'AP conserva i registri di tutti gli aspetti finanziari degli acquisti effettuati dalla società, il che è fondamentale a fini di audit e fiscali.
Gli obiettivi principali dell’AP sono:
- Per garantire che i pagamenti siano legittimi e accurati
- Per sfruttare pagamenti anticipati o sconti dinamici.
L'integrazione dei controlli interni nel processo AP, in particolare nei processi automatizzati, elimina i pagamenti fraudolenti o imprecisi garantendo al contempo che tutte le fatture siano contabilizzate.
Sfide al processo AP
Alcune sfide comuni all'elaborazione AP sono:
- Ritardi temporali: ciò è particolarmente vero con l'elaborazione AP manuale poiché i documenti cartacei devono essere spostati tra tabelle e reparti. Ciò può causare ritardi nell'elaborazione di una fattura e nel pagamento al fornitore. I ritardi lungo il ciclo dei conti da pagare possono degenerare in ritardi nella ricezione degli articoli ordinati, scarsa solvibilità, scarsi rapporti con i fornitori e commissioni/multe.
- Errori di corrispondenza: la corrispondenza a tre è necessaria per garantire che tutte le fatture fornitore vengano pagate correttamente. Possono verificarsi discrepanze in caso di errori di immissione dei dati o informazioni di fatturazione errate, la cui identificazione o correzione potrebbe richiedere tempo.
- Gestione delle eccezioni: i reparti contabilità fornitori devono gestire eccezioni come informazioni incomplete e non corrispondenti nelle fatture, che possono portare a costosi ritardi.
- Acquisti non necessari: l'assenza di controlli e punti di controllo adeguati nel ciclo della contabilità fornitori può comportare acquisti non necessari o non autorizzati.
- Frode e furto: i team AP devono essere costantemente vigili contro frodi e furti, sia all'interno che all'esterno dell'azienda.
- Documenti mancanti: le pratiche burocratiche possono comportare lo smarrimento e la perdita di documenti importanti come le fatture. Ciò può portare a una serie di problemi durante il ciclo di contabilità dei fornitori, a partire dagli attriti con il fornitore fino ai ritardi nelle operazioni.
- Doppio pagamento: incoerenze e inefficienze nella documentazione possono far sì che una singola fattura venga pagata due volte. I pagamenti doppi possono verificarsi anche se vengono utilizzati più software finanziari, invece di un unico sistema integrato.
- Punti ciechi: i processi cartacei e manuali sono associati a un’opacità che impedisce ai team AP di monitorare il flusso di cassa dell’azienda in tempo reale.
- Contabilità fornitori in outsourcing attività rispetto all'automazione delle responsabilità AP
Semplificazione del ciclo dei conti da pagare
L'elaborazione della contabilità fornitori può essere semplificata centralizzando tutti i documenti AP rilevanti e archiviandoli per un facile accesso. Tale razionalizzazione può essere abilitata dall’automazione. L'automazione ha i seguenti scopi:
- Elimina l'ingombro della carta, riducendo così i tempi di elaborazione e i tassi di errore
- Collega ordini d'acquisto e fatture con pagamenti elettronici, presentando il quadro completo del ciclo della contabilità fornitori
- Aiuta a migliorare la gestione dei fornitori e prevenire le frodi dei fornitori
- Consente la corrispondenza a tre vie senza problemi
- Consente l'integrazione del processo di contabilità fornitori con altri sistemi aziendali principali come ERP e CRM
- Consente l'impostazione di più checkpoint nel ciclo di contabilità fornitori per evitare spese eccessive o acquisti non necessari
- Avvisi e allarmi possono essere impostati quando vengono rilevate discrepanze in qualsiasi fase del flusso di lavoro della contabilità fornitori
- Consente di impostare le scadenze di pagamento
- Consente la generazione di report periodici per comprendere i modelli di spesa dell'azienda e prepararsi per gli audit e la tassazione
Automatizzazione del processo di gestione degli AP
Si ritiene che il flusso di lavoro della contabilità fornitori migliorato digitalmente sia iniziato nel 1978, con Visical, il primo software per fogli di calcolo che poteva essere utilizzato per la gestione della contabilità. Questo è stato seguito da un software simile che potrebbe aiutare le aziende a informatizzare la propria contabilità. Oggi, il processo digitale di contabilità fornitori include l'acquisizione dei dati delle fatture, la codifica delle fatture con il conto e il centro di costo corretti, l'approvazione delle fatture, l'abbinamento delle fatture con gli ordini di acquisto e la registrazione per i pagamenti.
Una varietà di software per il flusso di lavoro della contabilità fornitori utilizza funzionalità come Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e acquisizione intelligente dei dati (IDC) per acquisire automaticamente dati chiave come il numero dell'ordine di acquisto, l'importo e la data. Utilizzano inoltre modelli preimpostati per convertire tutti i documenti associati alla gestione AP in versioni digitali.
Più recentemente, tutte le attività contabili, compresa la contabilità fornitori, vengono automatizzate utilizzando tecnologie basate sull’intelligenza artificiale. Il Machine Learning consente al sistema AP di apprendere dagli elementi abituali del processo e fornire suggerimenti significativi su come gestire questi elementi in futuro. Tale automazione dell’intelligenza artificiale dei processi AP può dare al team AP più tempo da dedicare alle funzioni analitiche e amministrative a vantaggio dell’azienda.
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