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L'automazione dei processi robotici (RPA) è un argomento caldo nel mondo degli affari. E per una buona ragione, RPA ha il potenziale per cambiare completamente il modo in cui facciamo le cose. Ma che dire dei revisori dei conti? L'RPA può aiutarci a controllare... meglio?
Il mercato globale dell'audit è un business enorme con il mercato dell'audit finanziario che dovrebbe crescere fino a raggiungere i 2.23 trilioni di dollari entro il 2023.
Ebbene, con l'aumento della scala del lavoro, aumentano anche i processi di documentazione. L'utilizzo dell'automazione per l'immissione di dati e i processi documentali può aiutare le organizzazioni a risparmiare un sacco di soldi. Quanto? Ecco una stima
45% delle attività della forza lavoro può essere automatizzata, il che potrebbe far risparmiare circa 2 trilioni di dollari in costi globali della forza lavoro.
Qui esploreremo come l'RPA può essere utilizzato nell'auditing e quali vantaggi può apportare. Resta qui perché potresti rimanere sorpreso da ciò che l'RPA può fare!
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Che cos'è l'RPA (Robotic Process Automation)?
RPA è una tecnologia software che consente di creare, distribuire e gestire robot software che emulano le azioni umane che interagiscono con sistemi e software digitali.
Come con le persone, i robot software possono eseguire attività come comprendere cosa c'è sullo schermo, completare la sequenza corretta dei tasti, navigare nei sistemi, identificare ed estrarre dati e altro ancora.
Tuttavia, i robot software possono farlo più velocemente e in modo più coerente rispetto alle persone senza la necessità di allungarsi o fare una pausa.
L'RPA è diversa dall'automazione tradizionale in quanto non richiede alcuna codifica personalizzata o integrazione con sistemi legacy. Ciò significa che può essere installato e funzionante in tempi relativamente brevi e con costi contenuti.
Come funziona l'RPA in Audit?
Robotic Process Automation è la creazione di bot in grado di interagire con dati simili agli esseri umani ma con diversi vantaggi. Poiché i robot sono software, possono essere eseguiti continuamente senza commettere errori come gli umani.
Considera questi passaggi se stai considerando l'automazione con RPA:
Requisiti di raccolta
Comprendere il processo che si desidera automatizzare è il primo passo verso l'automazione RPA. Nelle migliori pratiche, un processo dovrebbe essere mappato nel suo stato attuale in modo che i progettisti di bot sappiano da dove provengono i dati, quali sistemi sono coinvolti e quale sarà il risultato desiderato.
Valutazione della prontezza
Nella fase di preparazione, valutiamo se la tua organizzazione è pronta o meno per automatizzare e determiniamo se i dipendenti possiedono le competenze necessarie per creare attività di Robotic Process Automation.
Se le competenze necessarie non sono disponibili, verrà presa la decisione di esternalizzare il progetto o di continuare con il processo attuale.
Pianificazione di un progetto
Se il gruppo che richiede l'automazione con RPA e lo sviluppatore del bot decidono di portare avanti il progetto, è necessario redigere il piano di progetto. Considera come questo progetto si inserisce nel campo più ampio dell'automazione dei processi robotici.
Quasi tutte le organizzazioni stanno spingendo per una maggiore automazione, quindi è improbabile che il tuo progetto sia il primo del suo genere.
Prova concettuale
È tempo che gli sviluppatori lavorino sulla prova di concetto (POC). Verificheranno la teoria sulla base delle informazioni fornite finora. Di solito viene utilizzata una quantità minima di dati.
L'obiettivo è determinare se le attività di automazione dei processi robotici possono essere completate e se la logica di apprendimento del bot può produrre risultati più accurati nel tempo o meno.
Prove pilota
Se il POC mostra che l'automazione con RPA è fattibile, la fase successiva consiste nel provare l'RPA nel mondo reale. I test pilota vengono eseguiti in un ambiente di sviluppo monitorato. Questo test mira a simulare l'utilizzo del mondo reale il più fedelmente possibile.
L'RPA viene solitamente eseguito parallelamente al processo corrente in modo da poter confrontare i risultati. Misuriamo precisione, completezza, affidabilità e velocità durante questa fase. Il bot viene rispedito agli sviluppatori in caso di problemi con i risultati. Ciò potrebbe richiedere test ripetuti.
Attuazione della produzione
Quando i risultati del test pilota corrispondono al risultato desiderato, il bot è pronto per l'implementazione in produzione.
Il POC e i test pilota completati dal team avrebbero dovuto prepararli per l'implementazione nel mondo reale.
Controllo
In Robotic Process Automation in audit, le attività ripetitive vengono eseguite da un bot in modo che il tuo team possa essere più produttivo, ma questo non significa ignorare i bot. Si consiglia un controllo periodico delle uscite.
Mentre alcuni bot sono progettati per inviare i file di output in una posizione condivisa, altri hanno lo scopo di avvisare le persone se si verifica un problema. Controlla anche l'output vuoto. In caso di aggiornamento del sistema, il processo automatizzato può interrompersi e gli sviluppatori dovranno rivederlo.
Mantenere
Per l'aggiornamento, il processo è lo stesso dello sviluppo iniziale. Gli sviluppatori codificheranno il bot, verrà condotto un test pilota in un ambiente di sviluppo e quindi l'automazione dei processi robotici verrà implementata in produzione.
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Quali sono i vantaggi dell'utilizzo dell'RPA nei processi di audit e conformità?
L'RPA nell'audit e nella conformità può apportare numerosi vantaggi al processo di auditing:
Raccolta dei dati più rapida e accurata
Uno dei principali punti deboli dell'auditing è la raccolta dei dati. Questo può richiedere molto tempo e può essere soggetto a errori, principalmente se i dati sono distribuiti su più sistemi. Se le tue informazioni sono sbagliate, l'intero audit potrebbe essere respinto.
RPA può automatizzare la raccolta di dati da varie fonti e consolidarla in un unico sistema per ulteriori analisi. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma riduce anche le possibilità di errori.
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maggiore efficienza
L'RPA nell'audit può automatizzare le attività ripetitive e manuali nel processo di audit, liberando tempo per gli auditor per concentrarsi su attività di valore superiore.
Ad esempio, RPA può generare report standard, aggiornare record, preparare documenti, inviare e-mail e altro ancora. Ciò non solo semplifica il lavoro dei revisori, ma riduce anche il rischio di errore umano.
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Qualità aumentata
L'RPA nell'audit può aiutare a migliorare la qualità degli audit fornendo un processo coerente e ripetibile. Automatizzando le attività critiche, gli auditor possono essere sicuri che i passaggi non vengano persi e che i dati vengano raccolti in modo accurato.
Inoltre, l'automazione dei processi robotici negli audit può fornire un feedback in tempo reale sull'avanzamento di un audit, che può aiutare a identificare potenziali problemi nella fase iniziale.
Le nanoreti possono essere utilizzate per creare flussi di lavoro basati su regole per automatizzare i processi di immissione e approvazione ripetitivi dei dati. Prova oggi i flussi di lavoro di Nanonets gratuitamente.
Maggiore soddisfazione del cliente
Gli audit possono essere un punto dolente sia per gli auditor che per coloro che vengono sottoposti ad audit. Ci sono molte regole e requisiti di conformità durante il processo di audit, che deve essere completato con attenzione. L'utilizzo di processi manuali per completare questo requisito richiede molto tempo. Pertanto, è vantaggioso automatizzare i processi utilizzando un RPA in software di audit come Nanonets.
Le nanoreti possono ridurre il tempo dei processi di onboarding, convalida dei documenti e approvazione da giorni a minuti. Puoi impostare i tuoi flussi di lavoro, creare il tuo modello di estrazione dei dati dei documenti e convalidare i documenti utilizzando regole personalizzate in pochi minuti. Provalo ora.
L'RPA nell'audit e nella conformità può aiutare a semplificare il processo e renderlo più efficiente, portando a una maggiore soddisfazione di tutte le parti coinvolte.
Servizio clienti elevato
I revisori spesso hanno bisogno di raccogliere informazioni dai clienti per completare un audit. RPA in revisione
può automatizzare questo processo inviando e-mail, organizzando riunioni e inviando promemoria. Questo può aiutare a migliorare il servizio clienti e rendere il processo di audit più agevole per tutti i soggetti coinvolti.
L'RPA può anche aiutare a migliorare il servizio clienti fornendo tempi di consegna più rapidi su report e altri risultati.
Intercettazione di una frode
L'RPA può aiutare a rilevare le frodi identificando schemi nei dati che potrebbero indicare attività fraudolente.
Ad esempio, l'automazione dei processi robotici nell'audit e nella conformità può confrontare i dati su più sistemi per cercare discrepanze. Questo può aiutare a segnalare i casi di frode in modo che possano essere ulteriormente indagati.
Vuoi automatizzare le attività manuali ripetitive? Controlla il nostro software di elaborazione dei documenti basato sul flusso di lavoro Nanonets. Estrai dati da fatture, carte d'identità o qualsiasi documento con il pilota automatico!
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Quali processi di audit sono rilevanti per l'automazione dei processi robotici?
Anche se la tua azienda non utilizza attualmente l'automazione dei processi robotici (RPA), ci sono buone probabilità che lo faccia nel prossimo futuro. E quando arriverà quel momento, dovrai sapere quali processi di audit sono rilevanti per l'RPA e quali no.
Diamo un'occhiata ad alcuni dei processi di audit più critici per l'RPA ed esploriamo come possono contribuire a garantire che l'implementazione proceda senza intoppi.
Mappatura dei processi
Il primo passo in qualsiasi implementazione RPA è la mappatura dei processi. Questo è il processo di identificazione di quali attività in un processo possono essere automatizzate e quali no.
Questo processo è importante perché ti aiuterà a determinare quali processi di audit sono rilevanti per l'RPA e quali no. Ti aiuterà anche a identificare eventuali colli di bottiglia che potrebbero influire sulle prestazioni dei tuoi bot.
Documentazione del processo
Una volta identificati i processi che possono essere automatizzati, il passaggio successivo è documentarli. Questa documentazione verrà utilizzata per creare i tuoi bot, quindi è importante che sia accurata e aggiornata.
La documentazione dovrebbe includere una descrizione del processo e tutti i dati di input e output. Dovrebbe inoltre identificare eventuali eccezioni e come gestirle.
Test di processo
Dopo che i tuoi robot sono stati creati, è essenziale testarli per assicurarti che funzionino correttamente. Prima di essere distribuito in produzione, questo test deve essere eseguito in un ambiente controllato, ad esempio un server di test.
I tuoi test dovrebbero includere test funzionali e non funzionali. I test funzionali garantiranno che i tuoi bot possano completare l'attività per cui sono progettati.
I test non funzionali garantiranno che i tuoi bot possano gestire diversi tipi di dati e gestire le eccezioni in un modo che non influisca sul processo complessivo.
Monitoraggio del processo
Una volta che i tuoi bot sono attivi e funzionanti, dovrai monitorarli per assicurarti che funzionino come previsto. Questo monitoraggio può essere effettuato manualmente o tramite una piattaforma RPA.
Il monitoraggio dovrebbe includere una revisione dei log dei bot, nonché i dati sulle prestazioni. Questi dati ti aiuteranno a identificare eventuali problemi che devono essere affrontati, come colli di bottiglia o errori.
Miglioramento del processo
Man mano che l'implementazione dell'RPA matura, dovresti continuare a rivedere e migliorare i tuoi processi. Questo può essere fatto attraverso il process mining o altre tecniche di miglioramento dei processi.
Il process mining è una tecnica che consente di visualizzare e analizzare i dati di processo. Questi dati possono essere utilizzati per identificare aree di miglioramento, come colli di bottiglia o passaggi inefficienti.
Le 5 maggiori opportunità per l'automazione dei processi robotici per assistere l'audit interno
Gli audit interni possono aiutare le organizzazioni a identificare le opportunità per incorporare le attività di controllo dell'automazione degli audit all'interno dei processi e delle funzioni aziendali. Di seguito sono elencate le aree in cui l'RPA può avere il maggiore impatto.
Raccolta e pulizia dei dati per l'analisi
L'RPA Center of Expertise (CoE) può creare e standardizzare i dati per produrre analisi personalizzate, inclusi controlli di automazione per completezza, duplicati e convalida. Di conseguenza, l'audit interno è liberato dal tempo dedicato al coordinamento e alla raccolta dei dati.
L'audit RPA può anche aiutare a garantire l'accuratezza dei dati fornendo un livello più elevato di controllo e supervisione durante il processo di immissione dei dati. Ad esempio, l'RPA può essere utilizzato per convalidare i dati immessi rispetto a regole e standard predeterminati (ad esempio, politica aziendale, requisiti normativi, ecc.), segnalando gli errori per la correzione prima di procedere con l'analisi.
Valutazione del rischio
Quando si considerano nuove opportunità o processi aziendali, un audit interno può utilizzare l'audit RPA per aiutare a eseguire le valutazioni iniziali del rischio. RPA può raccogliere e analizzare rapidamente i dati relativi al processo in esame, fornendo una comprensione completa dei potenziali rischi coinvolti.
Quindi, può quindi essere utilizzato per supportare il processo decisionale sull'opportunità o meno di perseguire l'opportunità o implementare il nuovo processo.
Ciò consente di risparmiare tempo e fornisce un quadro più accurato dell'efficacia del controllo.
Automazione dei controlli
L'RPA nell'audit può automatizzare i controlli all'interno dei processi aziendali, fornendo un livello più elevato di garanzia sulla conformità e riducendo il rischio di errore umano.
Ciò è particolarmente vantaggioso nei casi in cui i controlli richiedono un monitoraggio in tempo reale o sono ripetitivi (ad esempio, l'immissione di dati).
Raduno di popolazione
È possibile utilizzare i bot per elaborare le popolazioni di dati in modo più efficiente e accurato rispetto agli esseri umani durante la fase di campionamento e raccolta delle prove iniziali.
Questo è molto vantaggioso quando si tratta di grandi popolazioni che richiedono pesanti risorse di calcolo per l'elaborazione, come l'analisi di migliaia di documenti di dichiarazione.
Scaricando questo lavoro su un bot RPA, un audit interno può concentrare la sua attenzione su altri aspetti dell'audit.
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Aree di Project Management Office (PMO) per l'audit interno
Il PMO può utilizzare l'RPA nell'audit per un'ampia varietà di attività, dalla pianificazione e gestione dei progetti di audit all'analisi dei dati del progetto e alla creazione di report.
Ciò è vantaggioso in quanto consente al PMO di concentrarsi su attività più strategiche mentre l'RPA gestisce attività banali e ripetitive.
Come puoi vedere, l'RPA offre molte opportunità ai reparti di audit interno per automatizzare i processi manuali e migliorare l'efficienza.
Se stai pensando di implementare la RPA per l'audit e la conformità nella tua organizzazione, assicurati di collaborare con un fornitore di audit RPA rispettabile che abbia esperienza nello spazio di audit interno. Ciò garantirà che l'implementazione della RPA abbia successo e offra i vantaggi promessi.
L'impatto dell'RPA sulla creazione di valore nell'audit interno
Poiché le organizzazioni cercano negli audit interni una guida più strategica, l'RPA può aiutare a generare valore fornendo approfondimenti altrimenti non disponibili.
L'RPA può anche aiutare a ottimizzare l'efficienza e l'efficacia all'interno della funzione di revisione interna, liberando tempo e risorse per concentrarsi su iniziative più strategiche.
Alcuni dei modi in cui l'RPA può aiutare a generare valore nell'audit interno includono:
Analisi e approfondimenti approfonditi
L'RPA può aiutare a fornire informazioni che altrimenti non sarebbero disponibili, come l'identificazione di tendenze, valori anomali e rischi.
Queste informazioni possono quindi migliorare il processo decisionale e generare valore per l'organizzazione.
L'RPA può essere utilizzato anche per automatizzare la generazione di report, risparmiando tempo e risorse che altrimenti verrebbero spesi in attività manuali.
Efficacia ed efficacia migliorate
L'RPA migliora l'efficienza e l'efficacia della funzione di revisione interna automatizzando le attività ripetitive, come l'immissione e l'analisi dei dati.
Ciò libera tempo e risorse che possono essere reindirizzate verso iniziative più strategiche.
Inoltre, l'RPA può aiutare a migliorare l'accuratezza delle informazioni fornendo un livello più elevato di controllo e supervisione durante il processo di immissione dei dati.
Qualità migliore
L'RPA può aiutare a migliorare la qualità delle informazioni fornendo un livello più elevato di controllo e supervisione durante il processo di immissione dei dati.
Questo può aiutare a ridurre gli errori e migliorare il processo decisionale.
Inoltre, RPA può aiutare ad automatizzare la generazione di report, assicurando che siano accurati e aggiornati.
Comunicazione avanzata
L'RPA può aiutare a migliorare la comunicazione tra la funzione di audit interno e altre parti dell'organizzazione automatizzando la generazione di report e distribuendoli agli stakeholder rilevanti.
Questo può anche aiutare a garantire che tutti siano sulla stessa pagina e che le informazioni vengano condivise prontamente.
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Casi d'uso RPA per audit e conformità
Esistono diversi modi in cui l'RPA può essere utilizzato per migliorare l'audit e la conformità.
Alcuni dei casi d'uso più comuni includono:
Esecuzione e monitoraggio degli audit interni
L'RPA può essere utilizzato per automatizzare l'esecuzione e il monitoraggio degli audit interni. Ciò può includere attività come la pianificazione delle attività di audit, l'invio di promemoria ai revisori dei conti e la generazione di report.
Inoltre, l'RPA può essere utilizzato per tenere traccia dei KPI e garantire che l'indipendenza del revisore sia mantenuta.
Mantenimento della conformità alle normative
L'RPA può essere utilizzato per aiutare le organizzazioni a mantenere la conformità alle normative. Ciò può includere attività come il monitoraggio dei rischi di conformità, la generazione di report sullo stato di conformità e l'aggiornamento dei record di conformità.
Inoltre, l'RPA può essere utilizzato per automatizzare la distribuzione delle informazioni relative alla conformità alle parti interessate pertinenti.
Ottimizzazione del processo di audit
L'RPA può ottimizzare il processo di audit in diversi modi, comprese attività come l'automazione della generazione di rapporti di audit, la distribuzione dei risultati dell'audit e il mantenimento di una pista di audit.
Inoltre, l'RPA può essere utilizzato per migliorare la comunicazione tra la funzione di audit interno e altre parti dell'organizzazione.
Guidare il miglioramento continuo dell'audit e della conformità
L'RPA può essere utilizzato per aiutare le organizzazioni a promuovere il miglioramento continuo dell'audit e della conformità, come la generazione di report sugli anticipi e l'aggiornamento dei record.
Inoltre, l'RPA può essere utilizzato per automatizzare la distribuzione delle informazioni alle parti interessate.
Gestione della qualità dei dati degli audit
Automazione dei dati anagrafici per gestire le prove e disporre di una piattaforma per convalidarle per ridurre il rischio di frode e migliorare la qualità dei dati per gli audit.
Questa è una duplice soluzione che avvantaggia l'auditor nell'automazione dei processi e fornisce controlli per l'organizzazione.
Notifiche e avvisi relativi agli audit
L'obiettivo è ricevere avvisi in tempo reale per eventuali modifiche ai dati che potrebbero indicare un problema di conformità o controllo. Ciò consentirebbe al revisore di indagare e intraprendere azioni correttive prima che diventi un problema materiale.
Anomalie che possono verificarsi nei dati durante gli audit
Durante il processo di audit possono verificarsi molti tipi di anomalie. Alcuni dei più comuni includono:
● Incongruenze nei dati
● Modifiche ai dati che non sono spiegate
● Dati mancanti
● Errori nei dati
L'RPA può aiutare a identificare queste anomalie e fornire avvisi all'auditor in modo che possa indagare e intraprendere azioni correttive.
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Metodologia per implementare l'RPA nell'audit interno
È possibile adottare alcuni approcci diversi quando si implementa l'RPA negli audit interni.
1. Definire chiaramente la visione e la strategia per l'automazione
Il primo passo è definire la visione e la strategia per l'automazione. Questo dovrebbe essere fatto in collaborazione con tutti i gruppi di parti interessate.
Alcune delle domande che dovrebbero essere considerate quando si esegue questa operazione includono:
- Quali sono gli obiettivi dell'automazione?
- Quali processi saranno automatizzati?
- Chi sarà responsabile della supervisione dell'iniziativa di automazione?
- Come sarà finanziata l'iniziativa di automazione?
- Quali rischi e sfide sono associati all'automazione?
2. Implementare un'infrastruttura di base per consentire l'automazione
Ciò è necessario per un'efficace implementazione, manutenzione e mitigazione del rischio. I quadri operativi e di governance non dovrebbero essere progettati nel vuoto ma allineati con gli standard aziendali e le migliori pratiche all'interno dell'organizzazione.
Questa infrastruttura dovrebbe includere:
Miglioramento della governance
Il primo passo è definire ruoli, responsabilità e strutture per identificare quali test e processi sono più promettenti per l'automazione. I quadri di governance dovrebbero riguardare anche le procedure per l'approvazione dei progetti e dei metodi di distribuzione e la standardizzazione della documentazione.
Gestire il cambiamento
Le cose cambieranno inevitabilmente. Per questo motivo, devono esistere protocolli per monitorare e affrontare le modifiche ai test e ai processi automatizzati stessi, nonché gli effetti a valle di tali modifiche.
Test e monitoraggio continui
Poiché i processi aziendali sono dinamici, i test periodici di assicurazione della qualità sono indispensabili. I test e il monitoraggio dovrebbero essere eseguiti frequentemente per stare al passo con l'ambiente in evoluzione.
Elaborazione e gestione delle eccezioni
È necessario sviluppare un quadro e un processo per il triage dei problemi, l'identificazione delle eccezioni operative e tecniche e l'indirizzamento appropriato.
3. Creare un modello operativo dello stato di destinazione per supportare e sostenere l'automazione
Dovrebbe essere una naturale estensione del modello operativo IA esistente, ma presenterà alcune differenze critiche riguardanti l'interazione di persone, processi e tecnologia.
Conclusione
L'automazione robotica dei processi può aiutare ad automatizzare più processi basati su regole che sono la spina dorsale del processo di audit. Con un processo privo di errori, più rapido ed efficiente, RPA può migliorare la conformità degli audit, mitigare i rischi e aumentare la produttività delle organizzazioni di audit.
L'implementazione dell'RPA può aiutare a ridurre i costi e gli sforzi FTE e migliorare l'efficienza, ma è importante trovare il software corretto per vedere il vero vantaggio. Farlo bene è meglio che implementare una soluzione economica. Nanonets è un software di elaborazione dei documenti intelligente che migliora l'efficienza delle organizzazioni automatizzando i processi documentali end-to-end con un sistema senza codice e basato sul flusso di lavoro.
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