Il processo di gestione dei fornitori: importanza, vantaggi e sfide

Buoni rapporti con i fornitori sono importanti affinché qualsiasi azienda abbia successo. La gestione dei fornitori mira a organizzare e rafforzare le relazioni azienda-fornitore. Una gestione efficace dei fornitori consente alle aziende di operare in modo efficiente prevenendo shock dal lato dell’offerta.

Che cos'è la gestione dei fornitori?

La gestione dei fornitori è un processo strutturato che le aziende seguono per gestire i propri fornitori o venditori. La gestione dei fornitori si concentra sulla costruzione/mantenimento di buoni rapporti di lavoro con i fornitori a lungo termine; in modo da prevenire potenziali interruzioni delle forniture e raggiungere gli obiettivi aziendali al miglior rapporto qualità-prezzo.

Il processo di gestione dei fornitori è piuttosto elaborato e comprende la selezione di fornitori idonei, la negoziazione di contratti validi, il controllo dei costi, la minimizzazione dei rischi e la garanzia della consegna puntuale di beni o servizi.

Importanza della gestione dei fornitori

La gestione dei fornitori è un processo strategico che, se eseguito correttamente, può aiutare le aziende a raggiungere obiettivi aziendali specifici.

Offre possibilità per un onboarding più rapido di più fornitori in grado di ridurre al minimo i potenziali rischi e ritardi dal lato dell’offerta. Con una selezione di fornitori a portata di mano, l'azienda beneficia anche di costi inferiori e consegne più rapide per mantenere la continuità dell'attività.

La semplificazione del processo di fornitura può garantire fiducia reciproca e relazioni più forti. Può contribuire ad aumentare l’efficienza aziendale con l’obiettivo di migliorare la soddisfazione del cliente, la redditività e la crescita.

Cosa comporta il processo di gestione dei fornitori

Sebbene il processo di gestione dei fornitori possa essere semplice o complesso a seconda delle dimensioni dell'organizzazione, i passaggi coinvolti sono praticamente gli stessi. Ma sono necessari alcuni prerequisiti:

Pre-requisiti

1. Definire gli obiettivi aziendali: le aziende possono impegnarsi in una buona gestione dei fornitori quando gli obiettivi e gli scopi aziendali sono ben definiti. L'identificazione degli obiettivi aziendali può fornire un quadro più chiaro rispetto alla gestione dei fornitori.

2. Creazione di un team di gestione dei fornitori – Avere personale qualificato come parte di un team dedicato può rendere la gestione dei fornitori più semplice e più fruttuosa. Selezionare, negoziare e valutare i fornitori non è un compito facile. Un team esperto può fungere da ponte tra i suoi dipartimenti interni e i fornitori per ottimizzare il processo di gestione dei fornitori.

Fasi del processo di gestione dei fornitori

Con il mercato pieno di potenziali venditori, un’azienda impegnata nella gestione dei fornitori seguirà alcuni passaggi comuni per garantire la selezione dei fornitori giusti. Sono:

1. Scelta dei fornitori – Il processo inizia effettuando una selezione dei fornitori ritenuti idonei per l’attività. Quindi vengono cercate le citazioni utilizzando strumenti di e-sourcing quali richieste di preventivo (RFQ) e richieste di proposte (RFP). Anche se il prezzo sarà un fattore decisivo, l'azienda può anche valutare il potenziale di un fornitore in base alla qualità, alla reputazione, alla capacità di soddisfare i requisiti e al track record.

2. Partecipare alle trattative contrattuali – Questa fase prevede la discussione dei termini e delle condizioni del contratto tra l’azienda e il fornitore prescelto. I termini possono essere correlati al tipo/quantità di beni e/o servizi, date di consegna, termini di pagamento e condizioni legali che coprono i rischi. Il contratto deve essere accettabile e reciprocamente vantaggioso per entrambe le parti.

3. Onboarding dei fornitori – Il processo di raccolta delle informazioni rilevanti e dei documenti associati è importante per riconoscere i fornitori come fornitori approvati per l'azienda. Informazioni sul conto bancario, moduli fiscali, licenze di settore valide sono alcune delle principali informazioni raccolte per effettuare pagamenti ai fornitori e a fini di controllo.

4. Monitorare e valutare le prestazioni del fornitore – Le aziende devono verificare le prestazioni dei fornitori per vedere se gli standard sono rispettati, la qualità dei prodotti o dei servizi è buona, le consegne avvengono in tempo e il servizio è soddisfacente. Le deviazioni possono essere corrette con piani d'azione discussi con i fornitori per garantire transazioni commerciali più fluide.

5. Monitoraggio e gestione dei rischi – La gestione del rischio implica la valutazione e il monitoraggio dei fornitori per i potenziali rischi che possono avere un impatto negativo sull’azienda. Violazione della conformità, frode del venditore, fughe di dati, azioni legali e perdita di proprietà intellettuale sono tutti rischi gravi che devono essere affrontati nell'ambito del monitoraggio dei rischi.

6. Pagamenti puntuali – Effettuare puntualmente i pagamenti ai fornitori può essere fondamentale per garantire buoni rapporti di lavoro. Il rispetto dei termini contrattuali per il pagamento e la garanzia che le fatture vengano liquidate senza ritardi può creare fiducia e fiducia affinché i fornitori mantengano i servizi continui.

Implementazione di un sistema di gestione dei fornitori

La gestione dei fornitori è un processo cruciale per qualsiasi organizzazione per garantire crescita e successo. L’emergere di tecnologie avanzate ha cambiato il modo in cui oggi vengono svolti i processi di gestione dei fornitori.

I sistemi di gestione dei fornitori (VMS) sono software basati sul Web o sul cloud progettati per aiutare a organizzare e gestire più attività relative ai fornitori da un'unica posizione. Sono efficienti, facili, convenienti e altamente vantaggiosi per le organizzazioni con più fornitori.

Vantaggi della gestione dei fornitori

I vari vantaggi derivanti dalla gestione dei fornitori sono:

1. Facilita una migliore selezione – L’organizzazione trarrà vantaggio da una più ampia selezione di fornitori che offrono più scelte a prezzi competitivi.

2. Negoziati economicamente vantaggiosi – La gestione dei fornitori può garantire che più fornitori competano per affari. Ciò consente all’azienda di negoziare tariffe migliori e ottenere prezzi o sconti più bassi.

3. Gestione efficace dei contratti – Uno dei vantaggi di avere un sistema di gestione dei fornitori sono i dati centralizzati. Tutti i contratti, le informazioni sui fornitori e i documenti correlati sono accessibili da un unico posto per l'intera organizzazione. Ciò rende più semplice tenere traccia dei contratti e prendere decisioni in modo più efficiente.

4. Gestione più semplice delle prestazioni – I sistemi di gestione dei fornitori consentono una visione d'insieme dell'intera performance dei fornitori. Monitorare le prestazioni e confrontarle con i dati passati è facile. Le parti interessate possono garantire che i fornitori rispettino i termini contrattuali e che le esigenze aziendali siano soddisfatte in modo efficiente.

5. Rapporti più forti con i fornitori – Le informazioni centralizzate sui fornitori in VMS aiutano a semplificare il processo decisionale. L'identificazione dei ritardi e la comunicazione tempestiva riducono le interruzioni nella catena di fornitura e prevengono costi o perdite aggiuntivi per entrambe le parti, con conseguente fiducia e relazioni migliori.

6. Migliore mitigazione del rischio – Il software VMS è in grado di identificare i rischi del fornitore che possono essere prevenuti o affrontati tempestivamente per evitare impatti sul business. Poiché tutti i dati relativi ai fornitori sono verificati ed è possibile un monitoraggio costante, la mitigazione del rischio diventa più semplice.

Sfide nella gestione dei fornitori

Processi di gestione dei fornitori inadeguati o assenti possono porre molte sfide:

1. Non conformità da parte dei fornitori – Un’organizzazione senza standard stabiliti per i fornitori corre il rischio di non conformità da parte dei suoi fornitori. Scegliere il fornitore giusto e definire gli standard durante le trattative contrattuali è importante per evitare deviazioni.

2. Rischio di cattiva reputazione dei venditori – Quando sono coinvolti più fornitori, valutare la qualità del lavoro dei fornitori è difficile e le scarse prestazioni di un singolo fornitore possono influire sull’azienda. L'esecuzione di controlli approfonditi e la conoscenza delle prestazioni passate diventano vitali durante il processo di selezione nella gestione dei fornitori.

3. Problemi di archiviazione manuale dei dati del fornitore – Le aziende in espansione potrebbero avere difficoltà a archiviare i dati dei fornitori man mano che l’azienda cresce e vengono inseriti sempre più fornitori. La mancanza di un sistema di gestione dei fornitori crea ulteriori problemi nel recupero delle informazioni sui fornitori quando necessario.

4. Nessuna visibilità per il processo decisionale – I sistemi di gestione dei fornitori possono fornire visibilità complessiva attraverso la disponibilità di dati centralizzati per un buon processo decisionale. Senza un VMS adeguato, questo diventa un compito complicato.

5. Incapacità di gestire pagamenti diversi – Il software VMS può mantenere e tenere traccia dei pagamenti anche se i termini o i metodi di pagamento differiscono. I pagamenti manuali a più fornitori possono essere macchinosi, complessi e soggetti a errori, con conseguente insoddisfazione dei fornitori.

Conclusione

I tempi di cambiamento e di rapido movimento spingono molte aziende a trovare soluzioni efficaci per gestire le relazioni con i fornitori in modo efficiente. Le organizzazioni, grandi o piccole, che hanno a che fare con più fornitori possono trarre vantaggio dall'implementazione di un buon sistema di gestione dei fornitori. Un software VMS efficace può aiutare a superare le sfide e favorire relazioni più forti con i fornitori, aggiungere valore e migliorare le prestazioni aziendali.