Il miglior software di scansione delle fatture nel 2022

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Tungsten è una soluzione di fatturazione e fatturazione software-as-a-service (SaaS) basata su cloud progettata per aiutare le piccole imprese a tenere traccia delle proprie finanze.

La piattaforma fornisce tutti gli strumenti necessari per creare, inviare e monitorare facilmente le fatture, il tutto mantenendo al sicuro le informazioni finanziarie della tua azienda nel cloud. Inoltre, il tungsteno è stato ampiamente elogiato per la sua capacità di integrarsi perfettamente con altre applicazioni aziendali come software di contabilità come Xero o Freshbooks o persino piattaforme di social media come LinkedIn per l'invio di e-mail promozionali sui servizi della tua azienda.

La piattaforma dispone anche di notifiche integrate quando il pagamento è stato ricevuto dai clienti tramite e-mail o SMS, qualcosa che può farti risparmiare ore ogni mese se hai a che fare con un grande volume di clienti su base continuativa.

Stampli è uno strumento di scansione delle fatture basato su cloud che ti aiuta a gestire le finanze aziendali e fatturare i clienti. È disponibile sul Web, Android e iOS.

Puoi creare e inviare fatture dal tuo telefono o tablet, il che è ottimo per le piccole imprese che vogliono risparmiare tempo non dovendo utilizzare un vero computer. Stampli offre anche promemoria per pagamenti scaduti, monitoraggio e-mail delle fatture ricevute e modelli personalizzabili per diversi tipi di clienti (come abbonamenti ricorrenti).

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Qual è il miglior software di scansione delle fatture sul mercato?

Il miglior software di scansione delle fatture è quello che si adatta alle tue esigenze aziendali ed è facile da usare. Uno scanner di fatture può essere utilizzato per trasformare le fatture cartacee in copie digitali, risparmiando tempo consentendo di scansionare più fatture in modo rapido ed efficiente.

Il software di fatturazione ti consentirà di importare le fatture nel programma e organizzarle in base al nome del cliente o del progetto, consentendoti di tenere traccia di chi deve quale importo di denaro in un dato momento. Ciò consente anche una facile conservazione dei registri nel caso in cui un cliente contesti il pagamento con la società emittente della carta di credito o l'emittente della carta di credito perché ha ricevuto un importo errato sul suo estratto conto a causa di addebiti duplicati da un altro fornitore/fornitore di servizi che ha lavorato su progetti con clienti simili anche.

Le funzionalità indispensabili della piattaforma di scansione delle fatture

Una piattaforma di scansione delle fatture può aiutare le aziende a risparmiare tempo, fatica e denaro. La chiave è assicurarti di scegliere la soluzione giusta per le tue esigenze aziendali. Ecco alcune delle funzionalità indispensabili per una piattaforma di scansione delle fatture:

Inserimento dati sicuro ed eccezionale

Vuoi che i dati che acquisisci siano al sicuro e anche i tuoi clienti. Pertanto, è necessario un sistema che sia:

Sicuro e crittografato: la tua piattaforma di scansione delle fatture dovrebbe utilizzare algoritmi di crittografia (come AES 256) per garantire che tutti i tuoi dati non siano solo protetti da utenti malintenzionati ma anche protetti dall'accesso non autorizzato da parte di hacker.
Inserimento sicuro dei dati: quando acquisisci le fatture, vuoi essere certo che ogni informazione sulla tua azienda o cliente sia stata inserita correttamente da una sola persona e senza alcuna interferenza da parte di altre parti, quindi nessun altro può modificare una fattura dopo che è stata stato catturato da qualcun altro in ufficio.

Nanonets può estrarre testo dalle fatture con una precisione superiore al 95%. Con l'accesso basato sui ruoli, puoi anche impedire agli utenti di alterare le informazioni estratte. Le nanoreti sono considerate affidabili da oltre 30,000 utenti per automatizzare le attività manuali.

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Utilizzo dei campi fattura per nominare e salvare le fatture

A volte, tutto ciò di cui hai bisogno è un metodo affidabile per riconoscere e conservare le tue fatture in base a una manciata di campi chiave.

Ai fini dell'argomentazione, supponiamo che le fatture scansionate siano archiviate in base ai nomi dei rispettivi fornitori. Il documento sarà inserito nella cartella corrispondente al fornitore di riferimento con il numero di fattura e la data chiaramente indicati.

Ad esempio, il nome del venditore, il numero della fattura e la data della fattura possono essere estratti dal documento scansionato utilizzando il miglior software di scansione delle fatture che utilizza metodi di raccolta automatizzati. Una volta che la fattura è stata realizzata con queste caratteristiche, può essere esportata in un documento e assegnarle un nome univoco.

La piattaforma intelligente di Nanonets può estrarre in modo selettivo le informazioni dalle tue fatture. Ho ricevuto una fattura di 15 pagine ma voglio solo informazioni dalla 2a e 3a pagina. Consideralo fatto con Nanonets.

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Acquisizione dati fattura

L'acquisizione dei dati consente di importare e gestire le fatture da un'unica posizione. Aiuta a garantire che tutti i dati della tua fattura siano archiviati in un unico posto, dandoti accesso alle informazioni di cui hai bisogno in qualsiasi momento.

La parte più importante dell'acquisizione dei dati è l'importazione dei file di fattura PDF originali nel tuo sistema. Tuttavia, è importante non solo per acquisire la fattura, ma anche per creare un audit trail per ogni transazione e memorizzare le informazioni rilevanti su ciascuna transazione (come quando è stata creata), chi l'ha creata, chi l'ha rivista o approvata e quali azioni sono state preso una volta approvato.

Poiché ogni azienda ha i propri requisiti per i sistemi di acquisizione dati (e diversi tipi di fatture), esistono molti modi diversi per utilizzare questa funzionalità all'interno della piattaforma software.

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Precisione e output senza errori

Un'adeguata piattaforma di scansione delle fatture assicurerà che i dati vengano inseriti correttamente e tempestivamente. In questo modo, tu e i tuoi dipendenti potete evitare errori durante l'immissione dei dati.

Informazioni imprecise o errate sulle fatture possono causare errori costosi e situazioni imbarazzanti. Gli errori possono anche richiedere molto tempo, con conseguenti perdite di entrate dovute a penali o addebiti per ritardato pagamento.

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Risparmia tempo, fatica e denaro

La scansione delle fatture è il processo di acquisizione di fatture, ricevute, fatture e altri documenti in formato digitale in modo che possano essere facilmente archiviati e gestiti. Quando si utilizza il software di scansione delle fatture, si risparmia tempo e fatica automatizzando questo processo. Puoi anche automatizzare il processo di contabilità per ridurre gli errori e risparmiare sui costi. Alcune funzionalità come l'archiviazione dei documenti, l'accesso multiutente o l'archiviazione nel cloud aiutano a ridurre i costi garantendo al contempo la sicurezza dei dati.

Se lavori con fatture e ricevute o ti preoccupi della verifica dell'identità, dai un'occhiata a Nanonets OCR in linea or Estrattore di testo PDF per estrarre testo da documenti PDF gratuito. Fare clic di seguito per saperne di più Soluzione di automazione aziendale Nanonets.

Chi utilizza il software di gestione delle fatture?

Molte aziende utilizzano la tecnologia per semplificarsi la vita nel mondo moderno. Una delle aree più importanti in cui ciò accade è con il software di fatturazione e contabilità. Un sistema di gestione delle fatture aiuta a creare e gestire le fatture in modo che siano sempre disponibili quando devono essere inviate, tenendo traccia di chi le ha pagate e quando. Questi sistemi possono anche semplificare processi come l'invio di promemoria o ottenere la cronologia dei pagamenti, se necessario.

Il software di gestione delle fatture può essere vantaggioso per le aziende di tutte le dimensioni. Che tu sia una piccola impresa appena avviata o un'azienda affermata con centinaia di dipendenti, è uno degli strumenti più importanti per mantenere la tua azienda in carreggiata. Il software di gestione delle fatture è utilizzato da:

Proprietari di piccole imprese

Per i proprietari di piccole imprese e i liberi professionisti, il software di gestione delle fatture è uno strumento fondamentale per tenere traccia dei dati finanziari e delle fatture. Questi strumenti ti consentono di vedere cosa entra ed esce, permettendoti di pianificare facilmente le tue finanze. Puoi usarlo per creare fatture, gestirle durante il loro ciclo di vita (processo di approvazione) e tenere traccia delle spese e delle vendite in movimento utilizzando i dispositivi mobili.

Lo strumento di scansione delle fatture aiuta anche a prevenire errori contabili calcolando automaticamente le tasse di ciascuna fattura in modo che vengano riscosse al momento giusto.

Organizzazioni di medie dimensioni

Le organizzazioni di medie dimensioni sono spesso quelle che hanno un gran numero di fornitori e clienti, ma non così tanti da aver bisogno di software di livello aziendale. Queste aziende sono alla ricerca di una soluzione semplice e semplice con funzionalità sufficienti per soddisfare le loro esigenze.

In questo caso, il software di elaborazione delle fatture può essere particolarmente utile perché è relativamente facile da configurare e personalizzare per la tua attività. Inoltre, i processi di fatturazione più complessi possono essere automatizzati utilizzando questo tipo di software, risparmiando tempo sugli errori di immissione manuale o di immissione dei dati, fornendo al contempo la piena trasparenza su ciò che sta accadendo alle fatture in un dato momento.

Grandi aziende

Le grandi aziende hanno spesso un gran numero di fatture da elaborare, così come molti dipendenti e fornitori da fatturare. Hanno anche molti clienti che devono fatturare per conto di questi dipendenti e fornitori.

Pertanto, è probabile che dispongano di processi contabili complessi che possono essere semplificati utilizzando un software di scansione delle fatture.

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Come selezionare il miglior software di scansione delle fatture?

La fatturazione è uno degli elementi essenziali affinché ogni azienda possa adempiere ai propri obblighi finanziari. Gli imprenditori devono scegliere la migliore piattaforma di scansione delle fatture per aiutarli a gestire tutti i dati e generare fatture dall'aspetto professionale.

Trovare la migliore piattaforma di scansione delle fatture potrebbe essere difficile poiché sono disponibili molte opzioni. Prendi una decisione informata e completa la fatturazione più rapidamente utilizzando i passaggi seguenti.

Acquisire una comprensione dei requisiti della tua azienda

Conoscere le esigenze della tua azienda è la cosa più importante che puoi fare quando cerchi un software di automazione delle fatture. Aiuterà a determinare quali caratteristiche e funzionalità sono fondamentali per la tua azienda e fornirà informazioni su quali applicazioni specifiche potrebbero essere più adatte a soddisfare tali esigenze.

Ad esempio, se hai un negozio al dettaglio fisico che vende prodotti di fascia alta, una piattaforma online potrebbe non essere adatta a te perché i clienti avrebbero difficoltà ad accedervi dai loro telefoni o tablet.

Al contrario, una buona soluzione sarebbe un'applicazione desktop tradizionale con potenti funzionalità di reportistica che consentono ai manager delle sedi centrali di tenere sotto controllo le vendite in base alla posizione in modo da poter pianificare di conseguenza gli orari del personale.

Scopri di cosa hai bisogno dalla tua integrazione software

Prima di prendere una decisione, il software deve integrarsi con i sistemi e i processi esistenti. Non vuoi essere bloccato con un sistema che non si adatta al tuo modello di business. Quindi, come fai a sapere quali requisiti di integrazione sono importanti? Ecco alcune domande da porre:

È necessario integrare altre applicazioni con lo strumento di scansione delle fatture? Se sì, che tipo di integrazione richiede?
Questa applicazione funziona su più piattaforme? Funzionerà sia su Mac che su PC, o solo sull'uno o sull'altro?
C'è qualcos'altro, in particolare, che dovresti cercare quando scegli un sistema di scansione delle fatture?

Sii consapevole del tuo budget.

Considerando il costo del software, è importante considerare non solo il canone mensile ma anche i costi aggiuntivi. Alcuni fornitori offrono prove gratuite o versioni software gratuite, che possono aiutarti a decidere se la soluzione è adatta alla tua attività prima di impegnarti in un piano di abbonamento a pagamento. Altri venditori offrono sconti generosi se paghi in anticipo per diversi mesi alla volta, quindi vale la pena ricercare questo tipo di offerte e scoprire cosa è disponibile.

Inoltre, non dimenticare i costi di formazione o le spese di supporto. Molte soluzioni di scansione delle fatture richiedono che il personale riceva una formazione supplementare per utilizzarle in modo efficace; alcuni forniscono anche assistenza dal vivo limitata o supporto telefonico a un costo aggiuntivo e alcuni addirittura non includono il servizio clienti! Il fornitore del software di scansione delle fatture dovrebbe essere in grado di spiegare esattamente quanto costeranno questi servizi e cosa comportano in modo che non ci siano sorprese lungo la strada quando arriva il momento dell'implementazione e dell'utilizzo continuo.

Confronta le funzionalità del software di scansione delle fatture

Quando confronti i pacchetti di scansione delle fatture, assicurati di cercare quanto segue:

Il pacchetto deve avere tutte le funzionalità di cui hai bisogno. Se vuoi aggiungere nuovi prodotti o servizi alla tua attività, il software li consentirà?
è facile da usare? Ciò influirà sul tempo impiegato dai tuoi dipendenti per impostare nuove fatture? Si integra con altre applicazioni, come sistemi di contabilità o gestione dell'inventario, se necessario?
È abbastanza sicuro e scalabile per un'azienda in crescita? Considera cosa potrebbe succedere se un giorno avessi improvvisamente 100 dipendenti invece di 10. Vuoi un sistema di creazione di fatture che gestisca il carico senza andare in crash o rallentare la produttività perché il suo database non è attrezzato per la crescita della dimensione dell'occupazione e del numero di transazioni elaborate ogni mese (o settimana)?

Scopri quali metodi utilizzano altre aziende.

Controlla il numero di recensioni di un pacchetto software. Se sono troppo pochi, non significa che il prodotto sia pessimo; non è stato sul mercato abbastanza a lungo per ottenere buoni voti. Tuttavia, se vedi qualcosa con oltre 100 recensioni e una valutazione media di 4 stelle o superiore, questo è un buon indicatore del fatto che altre aziende che utilizzano il software sono soddisfatte.

Un altro modo per verificare se un software di scansione delle fatture vale il tuo tempo è guardare la sua base di installazione, il numero di volte in cui è stato scaricato dagli utenti. Più alto è questo numero, più interessato alla tua attività sarà quel segmento di mercato (supponendo che abbiano esigenze simili). Se non ci sono installazioni elencate per un particolare fornitore di servizi. Tuttavia, affermano di essere popolari nella loro zona, esaminano altri feedback dei clienti e recensioni online prima di iscriversi per qualcosa di troppo costoso o complicato per ciò di cui hai bisogno.

Infine, controlla quante valutazioni ottiene ciascuno! Questo può dare un'idea di quanto siano soddisfatte le persone che utilizzano prodotti simili durante la loro giornata lavorativa prima di prendere decisioni di investimento basate solo su informazioni limitate.

Conclusione

In conclusione, il software di scansione delle fatture è uno strumento che ti consente di scansionare le tue fatture e inviarle come file PDF. Sono progettati per rendere più facile per le aziende gestire i propri conti fornitori, fornendo un modo semplice per caricare documenti e tenere traccia di quanto è stato pagato finora. Alcuni dei migliori software di fatturazione sono menzionati in questo blog per aiutarti a selezionare il migliore in circolazione.

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