Che cos'è l'esternalizzazione della contabilità fornitori?

Le aziende in crescita devono mantenere relazioni con molti fornitori e venditori. I fornitori con standard/procedure di fatturazione diversi tendono a fare processi di contabilità fornitori abbastanza ingombrante. L'esternalizzazione della contabilità fornitori può aiutare a semplificare il processo AP garantendo al contempo che i pagamenti ai fornitori vengano liquidati in modo efficiente.

Informazioni sulla contabilità fornitori

È possibile pagare per questi account si riferisce al breve termine passivo sostenute da un'impresa attraverso l'acquisto a credito di beni o servizi da fornitori/venditori. Il processo di contabilità fornitori è fondamentale per un'azienda in quanto tiene traccia delle fatture in entrata o delle fatture che devono essere liquidate regolarmente.

Le organizzazioni che cercano di ridurre il carico sui loro processi AP e mantenere un flusso di affari regolare potrebbero utilizzare i servizi di an È possibile pagare per questi account società in outsourcing.

Cos'è l'outsourcing della contabilità fornitori

L'outsourcing della contabilità fornitori è il processo di assunzione di un fornitore di servizi specializzato che può assumere più funzioni AP che le aziende trovano difficile gestire internamente.

Le società di outsourcing di contabilità fornitori sono dotate delle competenze, degli strumenti e della tecnologia necessari per integrarsi con i processi AP esistenti di un'organizzazione.

Le organizzazioni che trattano dati finanziari sensibili potrebbero essere riluttanti a utilizzare un fornitore di terze parti per i propri processi AP. Pertanto potrebbero prendere in considerazione AP Automation.

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Outsourcing AP e automazione AP

AP Outsourcing comporta la consegna dei processi di contabilità fornitori a un fornitore di attività di terze parti. Ciò significa che utilizzi i servizi di contabilità fornitori di un'entità esterna per eseguire le tue transazioni commerciali. Automazione AP, in confronto, è l'adozione/integrazione di un software AP per estrarre, convalidare e approvare i processi di contabilità fornitori.

L'esternalizzazione dei processi di contabilità fornitori può aiutare a semplificare i pagamenti e risparmiare su manodopera, tempo ed errori. L'adozione di un software di automazione AP può darti un controllo migliore acquisizione dati fattura, sicurezza e assistenza in una migliore analisi dei dati per aumentare l'efficienza aziendale. Ma comporta l'assunzione di altri costi come l'investimento nel software e l'allocazione del tempo per la formazione dei dipendenti all'utilizzo del software.

La scelta tra l'outsourcing della contabilità fornitori o l'automazione dipende interamente dalle dimensioni e dalla natura di un'azienda. Mentre l'automazione AP renderà più semplici i processi AP interni, l'outsourcing sarà l'ideale per un'azienda che cerca di ridurre il proprio carico di lavoro AP.

Per ora, concentriamoci sui vantaggi e gli svantaggi dell'outsourcing dei conti fornitori.

Vantaggi dell'outsourcing della contabilità fornitori

L'esternalizzazione della contabilità fornitori può essere molto vantaggiosa per un'azienda. Fornitori qualificati di outsourcing possono rendere più efficienti i processi AP di un'azienda; migliorando così il flusso di cassa. Fornitori e venditori possono così beneficiare di pagamenti tempestivi.

Ecco alcuni modi in cui le aziende possono trarre vantaggio dall'esternalizzazione dei loro processi AP:

1. Riduzione dei costi

L'esternalizzazione dei processi di contabilità fornitori può essere conveniente per un'azienda. I processi AP interni richiedono l'assunzione di personale, l'investimento in materiali di formazione e attrezzature/software che possono essere piuttosto costosi per un'azienda. L'outsourcing può aiutare a evitare queste spese generali e risultare comunque favorevole al budget poiché paghi il fornitore in base alla fattura.

2. Sconti per pagamenti anticipati

L'outsourcing della contabilità fornitori può aumentare l'efficienza dei processi AP semplificando le fatture e i pagamenti dei fornitori. Questo può aiutare a evitare doppi pagamenti o mancate fatture. Poiché tutto è organizzato, puoi anche saldare anticipatamente le fatture dei fornitori per ottenere sconti migliori.

3. Maggiore efficienza e produttività

L'esternalizzazione dei processi AP può aiutare a velocizzare l'elaborazione delle fatture. Le aziende che offrono servizi di contabilità fornitori si concentrano solo sui processi AP; completare il lavoro in modo più rapido e preciso. Inoltre, con i processi AP gestiti, i tuoi dipendenti possono concentrarsi su attività di valore più elevato con una maggiore efficienza che porta a una migliore produttività complessiva.

4. Riduzione degli errori e migliore mitigazione delle frodi

Oltre a semplificare le fatture, le società di esternalizzazione dei debiti verso fornitori riducono anche l'incidenza degli errori nelle fatture. Eseguendo controlli e convalide adeguati, possono identificare errori nelle fatture e prevenire pagamenti errati. L'uso di esperti AP e di una tecnologia sofisticata li aiuta a identificare i rischi e ridurre l'incidenza di frode.

5. Risorse qualificate e tecnologia all'avanguardia

Le società di outsourcing di contabilità fornitori utilizzano professionisti che hanno familiarità con gli strumenti o software più recenti per ottimizzare i processi AP. Ciò significa che la tua azienda è alimentata dalla tecnologia più recente e da strumenti ad alta precisione senza che tu debba investire in essi.

6. Monitoraggio costante

Molte società di outsourcing di conti fornitori lavorano fuori sede ma utilizzano una tecnologia modernizzata che può essere monitorata in ogni fase. Con il monitoraggio automatizzato in atto, le aziende possono ottenere l'accesso in tempo reale e informazioni sui processi relativi alla contabilità fornitori.

7. Nessuna carenza di forza lavoro

I processi AP, se interrotti per assenza dei dipendenti, possono moltiplicarsi e gravare sul business. I fornitori di outsourcing dispongono di una forza lavoro adeguata (e team di backup) per intervenire e gestire i processi AP.

Svantaggi dell'outsourcing della contabilità fornitori

Anche se l'esternalizzazione dei debiti può sembrare senza problemi, ci sono alcuni problemi che un'azienda può ancora affrontare con l'outsourcing. Di seguito sono elencati alcuni degli svantaggi che possono sorgere con l'outsourcing AP.

1. Convalida degli errori

Le società di outsourcing potrebbero non essere sempre trasparenti nel modo in cui gestiscono i processi AP. Nonostante l'utilizzo della tecnologia moderna, gli errori sono ancora destinati a verificarsi. Questi errori potrebbero spesso passare inosservati. Inoltre, le modifiche ai processi potrebbero non essere completamente implementate dalle società di outsourcing che gestiscono i processi AP, causando più errori o rielaborazioni.

2. Meno controllo del processo

Qualsiasi azienda che abbia a che fare con migliori pratiche di contabilità fornitori internamente è destinata ad avere un maggiore controllo sui propri processi. Le emergenze possono essere prioritarie e gestite immediatamente con approvazioni dirette. Con un fornitore di terze parti, dovrai giocare secondo i loro termini e tempi. Potrebbero trovarsi molto lontano e la mancanza di trasparenza nei processi può diventare un problema serio.

3. Problemi con la duplicazione

Molte società di outsourcing di conto fornitori addebitano in base alla fattura. Quindi, se la tua azienda condivide fatture duplicate, dovrai pagare anche quella. Se i fornitori di outsourcing non hanno la possibilità di rilevare fatture duplicate, l'azienda finisce per sostenere costi più elevati del necessario.

4. Meno flessibile

Una società di outsourcing dei conti fornitori può avere determinati termini e condizioni che potrebbero non rendere il lavoro flessibile per la tua attività. Se un contratto con il fornitore non copre le eccezioni nell'elaborazione, la tua azienda deve gestirlo separatamente. Ciò può comportare maggiore complessità, rilavorazione e inconveniente.

5. Eccessiva dipendenza

Essere in grado di trasferire le responsabilità cruciali dell'AP può essere positivo, ma ha un costo. Il fatto è che diventi fortemente dipendente dal fornitore di outsourcing per i servizi di contabilità fornitori che coinvolgono transazioni vitali. Pertanto, se il provider deve affrontare sfide come violazioni della sicurezza o addirittura fallimento, i processi aziendali potrebbero subire un arresto improvviso.

6. Problemi di privacy e sicurezza

Le aziende dovrebbero ricordare che perdono la privacy quando divulgano informazioni finanziarie e forniscono l'accesso a dati sensibili mentre scelgono di esternalizzare i processi AP.

Di solito, tali terze parti utilizzano server interni e cloud storage per archiviare dati sensibili. Sebbene servano come accesso centralizzato per entrambe le parti coinvolte, i dati sono anche soggetti a potenziali violazioni e hack della sicurezza.

Valutazione dei fornitori di outsourcing della contabilità fornitori

Come si può scegliere il giusto tipo di servizio di outsourcing dei conti fornitori per ottenere i benefici necessari? Ecco alcune linee guida che puoi seguire per selezionare il giusto fornitore di outsourcing del conto fornitori:

• Ricerca la società di outsourcing AP: È buona norma ricercare una società di outsourcing AP prima di collaborare con loro. Le informazioni tramite testimonianze, recensioni degli utenti o feedback possono evidenziare la cronologia delle prestazioni del fornitore. Esaminare i progetti precedenti può fornire un'idea di come gestiscono i clienti, i loro processi, ecc.
• Discuti internamente: Una discussione interna con la direzione e il personale, prima di consegnare i processi AP a un fornitore di outsourcing, può aiutare a ottenere chiarezza sui requisiti da soddisfare e sulle sfide che potrebbero potenzialmente sorgere. L'efficienza aumenta e gli errori si riducono quando l'azienda, i suoi fornitori e il fornitore di outsourcing sono tutti sulla stessa pagina.
• Verifica la privacy e le misure di sicurezza: Le società di outsourcing AP possono anche essere ubicate in un altro paese. Prima di lasciare che le società di outsourcing prendano le redini dei tuoi processi AP, controlla le loro misure di sicurezza e come mantengono la privacy dei tuoi dati finanziari. Questo può aiutare a valutare il rischio coinvolto e le misure di sicurezza in atto per prevenire violazioni della sicurezza.

Servizi di outsourcing della contabilità fornitori

L'esternalizzazione della contabilità fornitori è diventata una pratica commerciale popolare per molte aziende che non hanno la capacità e i mezzi per gestire i loro processi AP in crescita. Molte società di outsourcing in lungo e in largo sono disponibili per offrire una moltitudine di servizi.

I processi AP più comuni che vengono esternalizzati sono ordine di acquisto or corrispondenza fattura (0r Abbinamento a 3 vie), automazione delle fatture, risoluzione delle discrepanze e amministrazione AP. Un'azienda può optare per ciò che vuole esternalizzare a seconda dell'entità del lavoro e del budget coinvolti.

Conclusione

L'outsourcing della contabilità fornitori è una soluzione pratica per le aziende per rendere i propri processi AP efficienti ed economici. Sempre più aziende si affidano ad aziende di outsourcing AP per riprogettare e semplificare i propri processi AP nonostante lievi intoppi lungo il percorso. Assumere, automatizzare o esternalizzare è una scelta che le aziende possono fare a seconda dei mezzi, del tempo e delle capacità a disposizione per garantire processi AP più fluidi e una migliore efficienza aziendale.