Una fattura funge da documento per dettagliare le merci consegnate o i servizi resi da un venditore a un acquirente. Oltre a un semplice registro, tuttavia, una fattura contiene una serie di informazioni che includono termini di pagamento, accordi legali e altro ancora. Le fatture sono un documento fondamentale per qualsiasi azienda e aiutano a proteggersi da difficoltà di audit e legali. Allo stesso tempo, quando raccolti come parte di una strategia olistica di gestione dei dati, una fatturazione efficace e ben sviluppata supporta l’analisi dei dati che contribuisce al processo decisionale strategico.
Cos'è una fattura?
Una fattura è proprio come la ricevuta che ricevi dopo aver acquistato generi alimentari o cambiato l'olio, ma in un ordine diverso e molto più complesso. Mentre ricevi una ricevuta della spesa dopo il pagamento, invierai o riceverai una fattura prima di pagare il conto o di essere pagato. Come le ricevute, anche le fatture registrano una transazione finanziaria tra un acquirente e un venditore.
Allora, cos’è una fattura e in cosa differisce da una ricevuta? Una fattura fa tutto quanto sopra ma offre anche:
- Tutela legale rigorosa se eseguita correttamente.
- Punti dati utili per contribuire a definire una strategia di analisi più ampia.
- Un modo per rendere la tua attività a prova di audit.
- Facilitazione della dichiarazione dei redditi.
- Termini e condizioni che descrivono in dettaglio la metodologia di pagamento.
- Molto di più, a seconda delle circostanze della tua attività.
In conclusione: una fattura è un registro ufficiale delle transazioni tra un acquirente e un venditore, supportato legalmente, con dettagli esaustivi che garantiscono una comprensione comune tra entrambe le parti, legittimazione ad agire in caso di controversia e serve come documentazione per supportare gli sforzi analitici, proteggersi da scarsi risultati di audit e tempi massimi di tassazione più semplici.
Quali sono i tipi di fatture?
Quando gestisci, invii o ricevi fatture, in genere sono di quattro tipi:
- Fattura di vendita: Il tipo più comune, una fattura di vendita, è solitamente ciò a cui pensi quando senti questo termine. A differenza di una ricevuta di vendita, una fattura di vendita include informazioni dettagliate su entrambe le parti, informazioni sui prezzi, informazioni sul pagamento e altro ancora. Inoltre, una volta che il denaro cambia di mano e la fattura viene firmata, il documento funge da strumento legale in caso di controversia.
- Fattura proforma: Una fattura proforma è essenzialmente come una fattura di vendita preliminare: offre all'acquirente una data di consegna stimata e un preventivo prima di procedere con il lavoro o inviare l'articolo. Una fattura proforma consente all'acquirente di porre domande e comprendere i costi prima di impegnarsi.
- Fattura ricorrente: Se hai un rapporto continuativo tra acquirente e venditore con beni consegnati o servizi resi su base periodica ma continuativa, generare e approvare manualmente una fattura ogni volta è uno spreco. Invece, probabilmente utilizzerai una fattura ricorrente. Questo tipo di fattura viene inviata prima dei risultati finali del ciclo successivo (ad esempio, mensile, trimestrale o annuale) e deve essere pagata prima dell'esecuzione della transazione. È un po' come un abbonamento video in streaming: se ricevi una fattura per posta per Netflix il 31 dicembrest per il tuo 15 gennaioth rinnovo mensile ma non paghi, perdi l'accesso.
- Fattura della scheda attività: Se lavori con un'azienda di servizi, come consulenti o servizi di contabilità in outsourcing, il tuo fornitore registrerà il tempo dei propri dipendenti durante ogni periodo e consoliderà il totale su una fattura della scheda attività. Questa fattura includerà la tariffa oraria per dipendente, il totale delle ore lavorate, ciò su cui hanno lavorato i dipendenti (di solito è sufficiente un breve promemoria di riferimento) e le eventuali spese amministrative concordate nel contratto.
Altri tipi di fatture in contabilità includono:
- Fattura scaduta
- Fattura consolidata
- Fatture provvisorie e trattenute
- Note di credito e debito
- Fattura commerciale (utilizzata nelle transazioni transfrontaliere per la dogana)
Che aspetto ha una fattura?
Sono disponibili molti modelli di fattura e sono tutti personalizzabili in base alle tue esigenze specifiche. Ecco un esempio di come appaiono in genere le fatture: dettaglia la data, le parti coinvolte nella transazione, i beni/servizi resi, le informazioni di pagamento e tutti i dettagli aggiuntivi richiesti.
Qual è lo scopo di una fattura?
Fondamentalmente, una fattura soddisfa tutte le funzioni standard di una ricevuta ma offre ulteriori vantaggi sia agli acquirenti che ai venditori.
Gestione dei documenti e degli archivi
Quando esegui transazioni come azienda, sei legalmente obbligato a mantenere una contabilità rigorosa per tutti gli acquisti e le vendite. Una fatturazione efficace significa essere protetti da controlli o azioni legali, mentre la gestione della documentazione di qualità rende la dichiarazione dei redditi molto più semplice ogni anno.
Non solo la fatturazione fa parte necessario gestione dei record, ma mantenere il controllo della documentazione è un segno di salute generale dell'azienda. Se non sai fare bene le piccole cose, non farai mai correttamente le grandi cose e la fatturazione è una di quelle piccole cose che rappresentano la tua efficacia organizzativa complessiva.
Monitoraggio dei pagamenti e analisi dei dati
Una funzione fondamentale di riconciliazione dei conti include la gestione delle fatture: senza fatturazione, non sarai in grado di abbinare in modo efficace le transazioni tra gli ordini di acquisto e la conferma di entrata della merce. La fattura è anche la terza tappa dell'abbinamento a 3 vie e una funzione fondamentale delle pratiche contabili simili corrispondenza fattura.
Allo stesso tempo, se ti destreggi tra molti venditori e fornitori, dovrai tenere sotto controllo il flusso di cassa in uscita e quanto devi a chi. Una fatturazione ben organizzata aiuta a mantenere l'equilibrio nel panorama dei pagamenti, assicurandoti di mantenere un rapporto di qualità tra la tua azienda e i fornitori.
Se hai sviluppato una profondità di fatturazione delle fatture sufficiente, la documentazione può anche fungere da efficace alimentatore di informazioni per l'analisi dei dati, in particolare se sei dal lato del fornitore. La fatturazione aiuta a determinare le tendenze di acquisto, i cicli aziendali e altro ancora per contribuire a definire la tua strategia di marketing. Dal punto di vista degli approvvigionamenti, un’analisi efficace delle fatture aiuta anche a ridurre i costi e a identificare sprechi o inefficienze.
Protezione legale
Sebbene fatture efficaci aiutino a proteggerti da problemi di audit o fiscali, sono anche uno strumento nel tuo arsenale legale. Poiché le fatture firmate fanno parte degli accordi e dei procedimenti contrattuali, puoi utilizzare la fatturazione per assicurarti di pagare il prezzo concordato per beni o servizi o di essere pagato correttamente come fornitore. Questo può aiutare a proteggersi da cause legali futili o servire da prova se sei costretto a rivolgerti al sistema giudiziario per imporre il pagamento.
Quali dettagli contiene una fattura?
Sebbene la forma possa variare a seconda dei settori e delle attività, la funzione no. Di solito includerai la maggior parte, se non tutti, di questi dettagli fondamentali:
- Numero di fattura per archiviare e tenere traccia in modo efficace di fatture e pagamenti in tutta l'azienda.
- Data in cui sono stati resi i servizi o consegnati i beni (o proiezioni nel caso di una fattura proforma), nonché la data in cui la fattura è stata preparata e inviata.
- Informazioni di contatto per acquirente e venditore.
- Eventuali termini e condizioni applicabili, ad esempio pagamento a 30 termini netti, eventuali clausole di controversia, ecc.
- Informazioni dettagliate per ogni bene consegnato o servizio reso insieme ai prezzi per quella specifica voce, sia come prezzo unitario che addebitato collettivamente.
- Eventuali tasse applicabili.
- Totale dovuto e informazioni sulla valuta se si tratta di un transazione internazionale.
- Qualsiasi promemoria, nota o messaggio personalizzato aggiuntivo per il destinatario.
Quando inviare le fatture?
Non esiste un “momento migliore” per inviare una fattura, ma una buona regola pratica lo è presto e spesso. La comunicazione è fondamentale in tutti gli aspetti della vita, ma in particolare quando si è impegnati in servizi B2B o B2C che hanno importanti implicazioni legali.
Anche se la tua attività specifica necessita di tempistiche più elevate, è buona norma inviare una fattura pro forma dopo aver analizzato i requisiti del cliente per assicurarsi di essere sulla stessa lunghezza d'onda e inviare rapidamente la fattura di vendita alla conferma di ricezione o quando i servizi sono stati completamente resi. Viene chiamata la fatturazione a posteriori fatturazione alla consegna.
Se stai lavorando con un nuovo cliente o il contratto è particolarmente importante, potresti anche voler inviare una fattura preliminare prima di iniziare il lavoro per garantire un acconto. Questo è chiamato fatturazione anticipata. Allo stesso modo, se il contratto è lungo, una fattura di medio periodo o una fattura in base a traguardi stabiliti e predeterminati può aiutare a garantire che siate in linea con i tempi e il budget fatturati.
Fatture e controlli interni
Le fatture sono una parte fondamentale della corrispondenza a 3 vie e quindi fondamentali per essere efficaci controlli interni sulla contabilità fornitori. Monitorare il flusso delle fatture lungo il suo percorso aiuta a garantire che la merce venga ordinata in modo tempestivo in base al costo concordato, proteggendosi al tempo stesso dalle frodi dei dipendenti o dalle spese anticonformiste.
Nel quadro di conti da pagare o da ricevere, a seconda del tuo ruolo di acquirente o venditore, la fattura aiuta anche a gestire il tuo conto credito poiché viene ricevuta prima del pagamento. Dal punto di vista delle vendite, la fatturazione ti aiuta anche a tenere sotto controllo i livelli di inventario o i requisiti di personale se sei un'azienda basata sui servizi.
Conclusione
La fatturazione non è complessa di per sé ma, a seconda delle dimensioni e dell'ambito della tua azienda, puoi rapidamente sentirti sopraffatto dal dover destreggiarsi tra molte fatture e garantire che il pagamento venga inviato (o ricevuto) in modo tempestivo e corretto.
Oggi, la fatturazione sta vivendo un rapido cambiamento poiché la digitalizzazione e le transazioni transfrontaliere stanno diventando la norma. Una moltitudine di AP automatizzato ed software di fatturazione aiuta gli utenti ad automatizzare il processo di fatturazione, inclusi modelli personalizzati per inviare rapidamente fatture agli acquirenti e semplificare la contabilità fornitori e flussi di lavoro di approvazione delle fatture durante l'esecuzione della riconciliazione dei conti o processi di approvvigionamento.
Poiché le piattaforme di fatturazione di nuova generazione sono interamente digitali, risparmierai denaro anche riducendo le esigenze di personale e consentendo ai dipendenti di concentrarsi sul miglioramento del posizionamento aziendale anziché affannarsi tra montagne di dati manuali. Se invii o ricevi fatture fisiche, molte piattaforme offrono anche questo servizio riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), una tecnologia che popola automaticamente testo digitale e informazioni scansionate da documenti fisici.
Ricorda, fare correttamente le piccole cose è il fondamento di una gestione efficace e tenere sotto stretto controllo il processo di fatturazione è una di quelle vittorie facili che preparano la tua organizzazione al successo.
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