Cos'è la contabilità e come automatizzarla?

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Come nuovo imprenditore, capirai subito che nella gestione dell'attività c'è molto di più del tuo prodotto o servizio. Migliorare le tue competenze, gestire le relazioni con clienti e fornitori e, cosa forse più importante, tenere registri esatti delle tue transazioni. È qui che entra in gioco la contabilità.

I numeri spaventano alcune persone.

Forse sei uno di loro. Potresti pensare: “Starò bene se tengo in testa un'idea approssimativa delle mie vendite e delle mie spese. Fino a quando non avrò iniziato, posso permettermi di assumere qualcuno che si occupi di questo genere di cose.

Questo potrebbe essere un errore pericoloso. Nel peggiore dei casi: la tua azienda potrebbe non sopravvivere a un controllo finanziario in fase fiscale senza i registri adeguati. Nel migliore dei casi, potresti ritrovarti con un groviglio costoso da risolvere quando assumi il giusto aiuto contabile. In ogni caso, è meglio tenere registri dettagliati fin dal primo giorno.

Ora potresti aver bisogno di sapere: cos'è la contabilità? Come mantengo i registri corretti? Cosa sono i rendiconti finanziari e come posso ottenerli? In questo articolo, esamineremo le risposte a tutte queste domande e altro ancora, così potrai iniziare il tuo viaggio nella contabilità aziendale con sicurezza.

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Che cos'è la contabilità?

La contabilità è il processo di tenuta dei registri finanziari della tua azienda. Una piccola impresa composta da una sola persona può farla franca mantenendo i registri finanziari scritti in un taccuino, ma le grandi aziende necessitano di voci dettagliate.

Nella sua forma più semplice, deve avere senso per la persona che tiene i registri. Se la tua azienda è più grande di una sola persona (unico proprietario), la tua contabilità dovrebbe essere in un formato standard comprensibile a tutti i soggetti coinvolti: il proprietario, il contabile o il contabile e qualsiasi professionista esterno come addetti ai prestiti o funzionari fiscali.

Il formato standard per la contabilità è il sistema di contabilità in partita doppia. Il tuo sistema di contabilità registra l'importo di ogni transazione in due posti diversi. Ogni transazione è composta da due parti:

• Una parte che viene registrata nel giornale generale: il registro di tutte le transazioni su tutti i conti;
• Il record per ciascun conto separato è una parte registrata nel libro mastro. Il registro ha sezioni diverse per ciascuna spesa, conto cliente e fonte di reddito.

Il sistema di contabilità in partita doppia è un sistema di controllo incrociato integrato che riduce l’errore umano. Le entrate e le uscite vengono entrambe registrate per mostrare il flusso di cassa complessivo e il modo in cui la transazione ha influenzato le singole parti della tua attività.

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Contabilità vs. Contabilità

Quindi, qual è la differenza tra contabilità e contabilità?

Se hai considerato l'assunzione di uno di questi professionisti per la tua attività, potresti pensare che un contabile sia solo un contabile costoso. Nulla potrebbe essere più lontano dalla verità. I contabili e i contabili svolgono ruoli vitali per gli imprenditori e i CFO: servono diverse parti del ciclo di vita finanziario dell'azienda.

Il contabile gestisce la registrazione finanziaria quotidiana dell'azienda. Ogni giorno, il contabile è impegnato a gestire le registrazioni delle transazioni, a fatturare ai clienti e a gestire i conti in ritardo, a riconciliare i conti, a tenere il passo con i debiti e a supervisionare le buste paga. A fine mese chiude i conti e fa quadrare i libri. La contabilità è la parte pratica della cura finanziaria dell'azienda.

Una volta terminato il lavoro del contabile, inizia il lavoro del contabile. Prende le informazioni dal mese o dall'anno e crea il rendiconto finanziario. Se necessario, può verificare il rendiconto finanziario e discuterlo con il proprietario. I rendiconti finanziari svolgeranno anche un ruolo chiave nella preparazione delle imposte sul reddito per l’azienda, un altro lavoro per il contabile. Il giusto commercialista può anche fornire assistenza nella pianificazione fiscale durante tutto l'anno per ridurre al minimo la responsabilità fiscale complessiva. Il lavoro del contabile è un'analisi finanziaria di livello superiore rispetto al lavoro del contabile.

Rapporti finanziari, importi esterni e altri indicatori chiave del successo o del fallimento di un'azienda sono ciò che il contabile cerca. Può discutere queste informazioni con l'imprenditore o il direttore finanziario in modo che i dirigenti possano avere le informazioni di cui hanno bisogno per prendere decisioni strategiche per il futuro dell'azienda.

Un'azienda può scegliere il livello di aiuto finanziario di cui ha bisogno da un contabile o da un contabile. Le piccole imprese possono decidere di non assumere un aiuto contabile e di fare il fai-da-te per la contabilità quotidiana. Possono assumere un contabile solo per poche ore all'anno durante la stagione fiscale.

Le aziende più grandi potrebbero non essere in grado di farla franca con questo basso livello di aiuto esterno. Possono avere un intero reparto contabile interno per il lavoro quotidiano e un aiuto contabile esterno per la stagione fiscale. Per decidere quale livello di aiuto finanziario è adatto alla tua azienda, valuta il budget, il settore, il tasso di crescita e le esigenze generali della tua azienda.

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Quali sono i due tipi di contabilità?

I due tipi di contabilità sono la contabilità in partita singola e la contabilità in partita doppia.

La contabilità in partita singola è semplice come un elenco di cifre in un taccuino o in un foglio di calcolo Excel. Aggiungi soldi, sottrai soldi. Se hai appena iniziato, questa può essere un'ottima opzione per iniziare. Si tratta di una copia dell'estratto conto della tua azienda e, per motivi di precisione, può essere riconciliato con l'estratto conto alla fine del mese.

Tuttavia, una volta avviata la tua attività, questo metodo contabile diventerà troppo grande abbastanza rapidamente. Non sarà efficiente per i professionisti esterni, come i consulenti fiscali o gli investitori, vedere come sta andando la tua attività. Potrebbe sembrare che il tuo reddito vari notevolmente da un mese all'altro; se hai avuto una spesa particolarmente elevata, come ad esempio una rata assicurativa all’inizio dell’anno, non sarai in grado di riconoscere che quella spesa “dovrebbe” essere ripartita sull’intero anno poiché la polizza assicurativa copre tutto l’anno. Una volta che la tua attività inizia a decollare, è tempo di passare al sistema di contabilità in partita doppia.

Il sistema di contabilità in partita doppia registra le transazioni per mostrare quali parti dell'azienda sono interessate da ciascuna transazione. La base del sistema di contabilità in partita doppia è l’equazione contabile, che afferma:

Attività = Passività + Patrimonio netto

Ciò significa che per ogni transazione, entrambe le parti della partita doppia devono mantenere l'equazione contabile in equilibrio.

Se il conto delle attività sale, anche il conto delle passività o quello del capitale (o entrambi) devono salire. Se una passività scende, allora anche l’attività deve scendere, oppure il capitale deve salire per rimanere in equilibrio. Ogni transazione viene registrata in modo da mostrare esattamente quale parte dell'azienda è interessata da quella specifica transazione. Alla fine dell'anno, il bilancio mostra come l'equazione contabile viene riportata nel bilancio dell'azienda.

La contabilità in partita doppia viene solitamente inserita in un sistema software di contabilità come Quickbooks o Xero e l'intero processo può essere automatizzato utilizzando software di automazione della contabilità come nanonet. Questo può essere fatto manualmente o automaticamente collegando il conto bancario dell'azienda al software.

Qual è il modo più semplice per tenere la contabilità?

Il modo più semplice per tenere la contabilità è quello giusto per la tua attività. Un sistema di contabilità a partita unica può essere il più semplice se la tua azienda è molto piccola. Tuttavia, la facilità di registrare entrate e uscite in un unico foglio di calcolo Excel potrebbe essere controbilanciata dagli inconvenienti di non disporre di registrazioni contabili adeguate per banchieri, investitori o redattori fiscali.

Se la tua attività cresce rapidamente, a lungo termine sarà più semplice disporre di un sistema di contabilità in grado di crescere con te. Potrebbe essere necessario un po' più di sforzo per impostare un sistema di contabilità a partita doppia, ma ti sarà utile fin dall'inizio della tua azienda fino a quando crescerai.

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Qual è il metodo di contabilità più comune?

Il metodo di contabilità della partita doppia è il metodo più diffuso in tutto il mondo. Nessuno ha ancora ideato un sistema così intuitivo e privo di errori come la contabilità in partita doppia.

Impostazione della contabilità aziendale

Per impostare la contabilità per la tua attività, dovrai decidere quale metodo utilizzerai per la tua contabilità. Forse utilizzerai software di contabilità basati su cloud come Nanonets e QuickBooks o forse tutto ciò di cui hai bisogno è un modello Excel.

Qualunque sia il metodo che sceglierai, dovrai pensare attentamente a tutte le spese e alle fonti di reddito che hai per la tua attività. Se necessario, puoi passare a un altro sistema contabile più avanti dopo l'espansione dell'attività, ma è meglio scegliere un sistema che possa crescere con te.

• Hai più conti bancari o carte di credito per la tua attività di cui dovrai tenere conto?
• Quante fonti di reddito hai?
  • Più linee di prodotti?
  • Servizi?
  • Altri redditi come quelli immobiliari o da investimenti?
• Quanti venditori paghi ogni mese?
• Che tipo di spese hai? Ad ogni spesa diversa dovrà essere assegnata una categoria numerata.
  • Legale
  • Assicurazione
  • Affitta
  • Utilità
  • Viaggi
  • Altro

Come fare la contabilità?

Sia che tu scelga un software di contabilità o un metodo semplice come Excel, inizierai. La maggior parte dei software di contabilità è intuitiva da usare e guida l'utente attraverso l'immissione delle transazioni, e Internet è piena di tutorial Excel per principianti.

Devi essere meticolosamente accurato quando inserisci le transazioni: alcuni errori verranno rilevati dal software o quando riconcilierai i libri alla fine del mese, ma altri sono più insidiosi.

Come posso iniziare a tenere la contabilità per i principianti?

Innanzitutto, scegli un metodo di contabilità adatto alle tue esigenze aziendali.

In secondo luogo, organizza i tuoi documenti aziendali in modo da poterli inserire nel tuo modello Excel o nel software di contabilità senza perdere alcuna transazione. Gli estratti conto bancari possono aiutare in questo.

Se hai documenti precedenti che devono essere inseriti negli ultimi mesi, puoi richiedere i vecchi estratti conto alla tua banca. Questo dovrebbe darti una registrazione abbastanza accurata degli affari svolti dalla tua azienda negli ultimi mesi.

In terzo luogo, stabilisci un programma regolare per assicurarti di non rimanere indietro con la contabilità. Le imprese molto piccole potrebbero dover tenere la contabilità solo una volta alla settimana. Le aziende più grandi dovranno farlo ogni giorno e potrebbero aver bisogno di personale contabile interno dedicato per gestire il carico di lavoro.

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Comprendere il bilanciamento dei libri

Alla fine del periodo contabile, solitamente alla fine del mese, sarà necessario “far pareggiare i conti”. Ciò significa esaminare i registri contabili e assicurarsi che entrambi i lati dell'equazione contabile corrispondano. Ci sono alcune cose che devono essere fatte alla fine del periodo per garantire che la contabilità sia accurata.

Riconciliazione estratto conto bancario

Dopo la fine del mese riceverai un estratto conto dalla tua banca. Devi esaminare il registro dei contanti della tua azienda nel registro per assicurarti che le transazioni sul registro corrispondano a quelle registrate nell'estratto conto. Se ci sono differenze, ad esempio un assegno inviato che non è stato ancora liquidato dalla banca, è necessario scoprirne il motivo.

STIMA SMART DI Modello di riconciliazione bancaria

Bilancio di prova

Il bilancio di verifica è un altro controllo che garantisce che ogni transazione venga registrata in due posti. Devi sommare tutti i saldi debitori e tutti i saldi creditori per tutti i tuoi conti. Dovrebbero essere uguali tra loro.

Se non lo fanno, devi scoprire perché. Potrebbe essere che un numero sia stato inserito in modo errato, una transazione sia stata registrata in modo approssimativo o per qualche altro motivo. I software di contabilità spesso dispongono di una protezione dagli errori integrata per evitare che questo tipo di errori si verifichino in primo luogo.

Chiusura delle voci del diario

Ci sono alcuni conti che devono essere “chiusi” alla fine di ogni mese e i loro saldi spostati su altri conti contabili permanenti. Tutti i conti spese vengono chiusi alla fine del mese in modo che i relativi saldi possano essere spostati nella parte patrimoniale dei libri. Questa azione sposta i conti delle entrate e delle uscite, riflessi nel conto economico, nei conti delle attività e del patrimonio netto, riflessi nello stato patrimoniale.

Bilancio e contabilità

Infine, una volta completate le attività contabili giornaliere, settimanali e mensili, sei pronto per inserire queste informazioni nei tuoi rendiconti finanziari annuali.

Tutti i conti delle entrate e delle uscite vengono compilati in un conto economico. Il conto economico mostra le vendite totali, le spese totali e le entrate o le perdite finali. Dopo aver compilato il conto economico, il reddito o la perdita finale vengono spostati nella parte patrimoniale dei conti di bilancio.

Tutti i conti di attività, passività e patrimonio netto sono compilati nel bilancio. Il bilancio mostra come ogni dollaro delle tue attività è bilanciato dal debito o dal capitale proprio. Sia il conto economico che lo stato patrimoniale sono informazioni fondamentali sulla salute e sulla redditività a breve e lungo termine della vostra azienda.

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• Elaborazione delle fatture: abbinamento, caricamento, estrazione dei dati e pagamento delle fatture
• Pagamento: invia ACH e bonifici bancari direttamente dalla piattaforma
• Processi di contabilità fornitori e clienti
• Processi di immissione dei dati
• Sincronizzazione dei dati ERP
• Gestione delle prove di audit

Ecco perché dovresti considerare Nanonets:

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