Business finance teams perform a 3 way match of vendor invoices as an essential accounts payable process. By 3 way matching supporting documents, companies can detect duplicate, erroneous, or fraudulent payments.
The goal of this article is to understand the 3 way match process, the pain points of manual matching processes, how to automate the three way matching process, and the benefits of automation.
3 way matching is best performed as an automated workflow powered by accounts payable automation solutions such as Nanonets.
Che cos'è una partita a 3 vie?
All payments involve some sort of verification to avoid fraud and ensure that financial details in supporting documents match each other.
A 3 way match is an internal control process comparing the purchase order (PO) against the good received note (GRN) and the concerned supplier’s invoice.
A 2 way match, in comparison, only compares the PO with the invoice. The quantity billed (in the invoice) should match the quantity ordered (in the purchase order). And the invoice price should match the price quoted in the purchase order.
The 2 way matching process is the default approach to verify invoices across organisations. But companies are increasingly adopting three way matching to add an additional layer of verification and prevent overspending.
3 way matching helps approve invoice payments faster and also flag any inconsistencies, errors or potential fraud.
Three way matching compares line item details and totals across purchase orders (PO), receipts for good (verified receiving document and packing slip), and vendor invoices sent to the customer.
A successfully verified invoice must match the PO and receipt within acceptable tolerance levels. An invoice that fails matching tolerances is placed on hold and is sent for appropriate review.
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Sommario
How to 3 way match?
Il processo di contabilità fornitori is largely dependent on tracking details across three documents: purchase orders, order receipts and invoices.
Before processing vendor payments, AP teams go over these 3 documents to verify that the product/service received by the company matches the details of what was initially ordered/requested.
Modo 3 corrispondenza delle fatture helps highlight errors or inconsistencies in any of the 3 important documents mentioned above. Errors/issues could include wrong payment details, inflated/incorrect prices, wrong or damaged products etc.
If errors are flagged in the 3 way matching process, the invoice is put on hold and payment is withheld. Once the issue is reconciled and a successful three way match, the invoice can be processed and paid.
3 way match example
Per illustrare, supponiamo che un acquirente, Acquirente Inc., riceve una fattura di $ 1500 da un venditore/fornitore, Fornitore Inc., per cento pen drive:
- Il team AP confronta/abbina prima la fattura con il suo ordine di acquisto per verificare se la descrizione (pen drive), la quantità (100), il costo ($ 15 per pezzo), il prezzo totale ($ 1500) e i termini (termini di pagamento) corrispondono a quelli inizialmente PO approvato.
- Successivamente, i dettagli della fattura e dell'ordine di acquisto vengono confrontati/abbinati con quelli nella ricevuta dell'ordine (rapporto di ricezione). Questa ricevuta viene preparata dal reparto di ricezione in base alla bolla di accompagnamento che accompagna la consegna. Il tipo e la quantità di pen drive (100), il prezzo ($ 15 per pezzo) e il prezzo totale ($ 1500) devono corrispondere a quelli dettagliati nell'ordine di acquisto e nella fattura originali.
- In questa fase il reparto ricevente controlla anche i danni e la qualità.
Se la fattura, l'ordine di acquisto e la ricevuta dell'ordine corrispondono esattamente (o entro un livello di tolleranza accettabile), allora hai una corrispondenza a 3 vie riuscita. La fattura può ora essere pagata dal team AP.
If the 3 documents don’t match – above the three way matching tolerance level – then the invoice is put on hold until the errors/issues are sorted.
Let’s briefly look at each of these documents and see how they relate to the accounts payable 3 way matching process:
Ordinazione d'acquisto
A purchase order or PO is a company’s standard, sequentially numbered form that lists the products or services it requires. The purchase order is used to authorise a purchase.
The PO becomes a contract when it is sent to and accepted by the vendor that intends to deliver the goods or services. Il ufficio acquisti genera un ordine di acquisto sulla base di un firmato e approvato richiesta di acquisto dopo la selezione del fornitore.
Il processo dell'ordine di acquisto captures company name and logo, vendor name and contact information, legal and payment terms, discounts offered, purchase order number, company billing and shipping address, line items with descriptions, pricing, quantities ordered, extended amount, subtotal, sales tax if any, and total amount.
Ricevimento
A receipt is a physical or electronic document that reflects the actual receipt of goods/services. Receipts are verified by the company’s receiving department against the itemized vendor packing slip included with the delivered products.
The receipt references the payment method as well as the purchase order number – facilitating document matching.
La ricezione della merce può essere la consegna dell'intero ordine d'acquisto o una spedizione parziale se alcuni prodotti sono in arretrato per una consegna successiva o spediti da un luogo diverso.
Fattura del venditore
A vendor invoice is a document that bills the customer for goods delivered or services rendered. The invoice is a request for payment.
Invoice fields are primarily the same as those of a purchase order.
Invoices also mention an invoice number, order dates, shipment dates, remittance address, payment terms, early payment discounts, subtotal, sales tax, and total amount due.
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Pain points in manual matching
Manual 2 way or 3 way matching can be a painfully slow, expensive and error-prone. Automatizzazione della corrispondenza a 3 vie e del flusso di lavoro di approvazione della contabilità fornitori would definitely help AP teams focus on higher value tasks and save them from a mountain of manual paper work.
Manual matching of thousands of supporting documents can be time-consuming, expensive and labour-intensive. AP teams end up spending lots of man-hours manually hunting for every invoice, PO and receipt!
Delays and errors force the accounts payable team to work overtime and could also bring on penalties for late payments to vendors.
Ecco alcuni dei principali punti deboli del processo di abbinamento manuale a tre vie che finiscono per causare ritardi e sforamenti dei costi:
Documenti smarriti o mancanti
Un processo di abbinamento manuale richiede che tutti i documenti siano raccolti, archiviati e conservati per riferimenti futuri. Nel tempo, i documenti potrebbero danneggiarsi, perdersi, rubare o andare persi. Ciò può influire gravemente sulla visibilità dei debiti e causare ritardi.
Gestione delle variazioni
Una variazione si verifica quando le voci, le quantità, gli importi estesi o il totale dovuto in una fattura fornitore non corrispondono all'ordine fornitore o all'entrata di beni o servizi. La gestione manuale di variazioni o eccezioni può essere estremamente complicata e difficile da documentare.
Scenari unici
Se un dipendente della contabilità fornitori riscontra un errore di corrispondenza una tantum, dovrà indagare sul problema per risolverlo. La risoluzione richiede più tempo rispetto a un problema ripetitivo noto.
Ad esempio, se il fornitore fattura il prodotto sbagliato, la contabilità fornitori dovrà richiedere una fattura corretta per completare la corrispondenza. L'attesa di ricevere una fattura corretta dal fornitore ritarderà l'approvazione e il pagamento della fattura e ridurrà la produttività complessiva.
Fatture duplicate o fraudolente
Le fatture duplicate non avranno i documenti giustificativi necessari, che sono già stati abbinati alla fattura originale. Ma immagina di provare a identificare manualmente una fattura duplicata o fraudolenta tra migliaia di altre!
Ritardi nell'approvazione della fattura
In un flusso di lavoro di approvazione fattura manuale, la fattura viene letteralmente trasferita da una scrivania all'altra fino all'approvazione finale. È difficile tenere traccia del livello di approvazione a cui è attualmente bloccato un documento e chi è l'approvatore.
Nella corrispondenza a tre vie cartacea e nell'approvazione delle fatture, i ritardi dell'approvatore possono derivare da procrastinazione, carichi di lavoro pesanti, risoluzione di domande con il richiedente e ferie/congedi.
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Vantaggi dell'automazione del processo
L'automazione del processo di abbinamento a 3 vie affronta la maggior parte, se non tutti, i punti deboli dell'abbinamento manuale trattati sopra. Ecco alcuni dei principali motivi per cui le aziende stanno automatizzando sempre più la corrispondenza a tre vie e il più ampio processo AP:
Fornire tracce di controllo
Un approccio automatizzato digital first garantisce che tutti i record siano coerenti e forniscano un'unica fonte di verità. Quando i dati sono facilmente accessibili in ogni momento, le aziende possono accedere a piste di controllo chiare e individuare rapidamente le incoerenze finanziarie.
Riduci i tassi di errore e le frodi
Automated 3 way matching software operate on preset rules/workflows based on tolerance levels and approvals. Such automated workflows are rapid and highly accurate. They quickly flag errors and potential cases of fraud so that AP teams can take immediate action.
Migliora le relazioni con i fornitori
Un flusso di lavoro AP abbinato a 3 vie sovralimentato garantisce pagamenti tempestivi del fornitore. I fornitori apprezzano i pagamenti anticipati e potrebbero offrire sconti in cambio. Pertanto, l'automazione può aiutare a risparmiare sui costi stabilendo una catena di approvvigionamento stabile.
Aumenta la linea di fondo
Automating three way matching and other AP processes saves time, reduces labour costs, prevents fraud/errors, and provides vendor discounts in the long run. This plays a significant role on the company’s bottom line.
Sincronizzazione perfetta
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How to automate 3 way matching and AP workflows
ponte Software di automazione AP, come Nanonets, può aiutare le organizzazioni a passare dall'abbinamento manuale a 3 vie a un flusso di lavoro completamente automatizzato senza contatto. I team AP di tutte le aziende utilizzano Nanonets per creare flussi di lavoro di contabilità fornitori automatizzati end-to-end.
L'automazione degli AP e i flussi di lavoro di abbinamento a 3 vie impostati su Nanonet possono ridurre dell'80% il carico di lavoro del dipartimento AP senza impiegare personale aggiuntivo.
Con Nanonets puoi impostare un flusso di lavoro automatizzato di corrispondenza AP a 3 vie che automaticamente:
- Estrae documenti e file da più fonti: e-mail, documenti scansionati, file/immagini digitali, archiviazione cloud, ERP ecc.
- Classifica e ordina correttamente i documenti come fatture, PO e ricevute
- Legge e acquisisce i dati da tutte le fatture, ordini di acquisto e ricevute in modo accurato
- Riconcilia campi, spese, saldi e informazioni a livello di SKU tra fatture, ordini di acquisto e ricevute correlati mediante una corrispondenza a 3 vie
- Segnala gli errori di corrispondenza a 3 vie che violano i livelli di tolleranza o invia fatture per un'ulteriore approvazione in caso di corrispondenza a 3 vie riuscita.
- Gestisci tutti i flussi di lavoro di spesa dalla creazione di una nota spese all'ottenimento delle approvazioni del manager
- E sincronizza/integra tutto quanto sopra con qualsiasi ERP, software di contabilità o strumento aziendale di tua scelta
- Ci integriamo prontamente con Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks e altro ancora
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