L’approvvigionamento è una funzione fondamentale per qualsiasi azienda su cui poggiano i pilastri dell’approvvigionamento strategico e della gestione dei costi. Questo è molto più che un semplice acquisto; si tratta di acquisire beni e servizi in modo da ottimizzare il valore per un'organizzazione. In definitiva, comprendere e perfezionare questo processo è essenziale per indirizzare la tua attività verso futuri più redditizi e sostenibili.
In questo blog analizzeremo il ruolo fondamentale del procurement, dalla comprensione di ciò che comporta alla sua esecuzione nel contesto aziendale, demistificando le idee sbagliate comuni lungo il percorso. Percorrendo ciascuna fase dell'approvvigionamento (identificazione delle necessità, valutazione dei fornitori, negoziazione dei contratti e altro ancora) offriremo approfondimenti su come prendere decisioni strategiche e strutture in sintonia con gli obiettivi aziendali.
Inoltre, affronteremo direttamente le sfide incontrate nel procurement ed esploreremo come il software di automazione del procurement possa semplificare e migliorare le pratiche di procurement. Che si tratti di combattere le inefficienze manuali o di sfruttare la tecnologia per ottenere risultati migliori, questo blog mira a fornirti conoscenze e strategie per un processo di approvvigionamento più efficiente e solido.
Comprendere i fondamenti dell'approvvigionamento
Nel mondo degli affari, il procurement rappresenta una funzione fondamentale, ma le sue sfumature, il modo in cui si discosta da concetti correlati come gli acquisti e la gestione della catena di fornitura, e i suoi obiettivi spesso rimangono avvolti nell’ambiguità. Demistifichiamoli.
Che cos'è l'approvvigionamento?
L'approvvigionamento è una funzione aziendale strategica che gestisce l'approvvigionamento, l'acquisizione e la gestione delle risorse necessarie per le operazioni organizzative. La natura strategica dell'approvvigionamento risiede nella sua capacità di influenzare e generare valore nell'intera organizzazione ottimizzando la spesa, sfruttando le relazioni con i fornitori per ottenere un vantaggio strategico e garantendo la tempestiva disponibilità di beni e servizi.
Il processo di approvvigionamento
Il processo di procurement può essere ampiamente classificato in diverse fasi chiave, ciascuna delle quali svolge un ruolo fondamentale nel garantire l’efficacia della funzione di procurement:
Per comprendere passo dopo passo ogni fase del processo di approvvigionamento, utilizziamo un esempio pratico di flusso di lavoro di approvvigionamento all'interno di un'azienda manifatturiera di medie dimensioni che richiede nuovi macchinari per la propria linea di produzione.
1. Identificazione del bisogno
È qui che l'azienda capisce cosa ha bisogno di acquistare o acquisire per migliorare le proprie operazioni.
- Processo: Il responsabile della produzione di XYZ Corp nota un calo dell'efficienza produttiva e identifica la necessità di una nuova macchina di produzione per soddisfare la crescente domanda dei clienti.
- Documentazione: A Rapporto sulla valutazione dei bisogni viene preparato, dettagliando il tipo di macchinari necessari, il miglioramento atteso dell'efficienza produttiva e il budget.
Un rapporto come quello seguente viene presentato al dipartimento appalti.
Rapporto sulla valutazione delle esigenze per XYZ Corp
Sintesi
Questo rapporto identifica la necessità di nuovi macchinari di produzione presso XYZ Corp per affrontare un calo di efficienza produttiva e soddisfare la crescente domanda dei clienti. Dopo un'analisi dettagliata da parte del team di gestione della produzione, si è concluso che investire in una nuova macchina di produzione è essenziale per migliorare i tassi di produzione e l'efficienza. Questo documento delinea il processo di identificazione delle necessità, i miglioramenti attesi e la stima del budget per l'approvvigionamento dei macchinari necessari.
1. Identificazione del bisogno
Requisiti
- Osservazione: Il responsabile della produzione ha notato un calo consistente dell'efficienza produttiva nell'ultimo trimestre, con una diminuzione della produzione del 15% rispetto all'anno precedente.
- Analisi: Un’analisi approfondita ha rivelato che l’attuale macchina di produzione funziona al 75% della sua capacità prevista, con conseguenti tempi di produzione più lunghi e maggiori tempi di inattività per la manutenzione.
- Requisito: Per risolvere questo problema e soddisfare un aumento del 20% della domanda dei clienti, è imperativo procurarsi una nuova macchina di produzione.
Miglioramento atteso
- Aumento dell'efficienza: Si prevede che i nuovi macchinari funzioneranno con un’efficienza del 95%, riducendo i tempi di produzione del 20% e i tempi di fermo macchina per la manutenzione del 30%.
- Aumento della capacità: Aumenterà inoltre la nostra capacità produttiva del 25%, consentendoci di soddisfare la domanda attuale e prevista dei clienti.
2. Specifiche
- Tipo di macchinario: Macchina CNC ad alta efficienza
- Caratteristiche principali:
- Funzionalità di automazione avanzate
- Operazioni ad alta efficienza energetica
- Maggiore precisione e velocità
- Fornitori: Identificato tre fornitori leader che offrono gli ultimi modelli che corrispondono alle nostre specifiche.
3. Stima del budget
- Costo dei macchinari: $500,000
- Installazione e formazione: $50,000
- Investimento totale: $550,000
- Ritorno sull'investimento (ROI): Stimato in 2 anni, considerando la maggiore efficienza e capacità produttiva.
4. Raccomandazione
Sulla base dell'identificazione delle necessità e dell'analisi condotta, si raccomanda che XYZ Corp proceda con l'approvvigionamento della nuova macchina di produzione. Questo investimento è fondamentale per migliorare l’efficienza produttiva, soddisfare la crescente domanda dei clienti e mantenere il nostro vantaggio competitivo sul mercato.
5. Passi successivi
Questo rapporto di valutazione delle esigenze viene presentato al dipartimento appalti per la revisione e l'approvazione. Dopo l'approvazione, verrà avviato il processo di appalto, che prevede l'installazione e il funzionamento della nuova macchina entro i prossimi sei mesi.
2. Valutazione e selezione dei fornitori
- Processo: Il team di procurement conduce ricerche di mercato per identificare potenziali fornitori. Mandano Richieste di informazioni (RFI) per raccogliere i dati iniziali sulle capacità dei fornitori e sulla conformità agli standard di settore.
- Documentazione: Sulla base delle risposte alla RFI, il team seleziona i fornitori e li invia Richieste di proposta (RFP) per ottenere offerte dettagliate, inclusi prezzi, tempi di consegna e servizi di manutenzione.
- Valutazione: Il team di procurement valuta le proposte utilizzando a Scorecard del fornitore, concentrandosi su criteri quali costo, qualità, tempi di consegna e servizio post-vendita.
- Selezione: XYZ Corp seleziona il fornitore che offre la migliore proposta di valore.
Vediamo come XYZ Corp potrebbe effettivamente procedere in base ai passaggi precedenti.
- Ricerca di mercato: Il team di approvvigionamento di XYZ Corp inizia identificando 10 potenziali fornitori a livello globale che producono i macchinari richiesti.
- Processo RFI:
- Azione: Le RFI vengono inviate a questi 10 fornitori.
- Obbiettivo: Raccogliere informazioni preliminari sulle capacità, sulla certificazione e sul rispetto degli standard di sicurezza e ambientali di ciascun fornitore.
- Risposte RFI:
- Ricevuto: Risposte da 8 fornitori su 10.
- Risultato: 2 fornitori sono stati eliminati a causa di risposte inadeguate o mancato rispetto dei criteri di conformità di base.
- Emissione della RFP:
- Azione: RFP dettagliate vengono inviate ai restanti 8 fornitori.
- Contenuto: Le RFP richiedono informazioni sui prezzi per 5 unità del macchinario, tempi di consegna (in particolare cercando consegna entro 3 mesi) e dettagli sui servizi di manutenzione e sulle garanzie.
- Risposte alla RFP:
- Ricevuto: Tutti gli 8 fornitori rispondono con le loro offerte.
- Variazione: I prezzi vanno da 50,000 a 75,000 dollari per unità, con tempi di consegna da 2 a 5 mesi e garanzie e pacchetti di servizi di manutenzione variabili.
- Creazione della scorecard del fornitore:
- criteri: Costo (30%), Qualità (30%), Tempi di consegna (20%) e Servizio post-vendita (20%).
- Punteggio: I fornitori ricevono un punteggio da 100 a XNUMX in base alle loro risposte.
- Esempio di punteggio:
- Il fornitore A ottiene un punteggio di 85, offrendo il miglior equilibrio tra costi ($ 52,000 per unità), qualità (certificazione ISO 9001), tempi di consegna (3 mesi) e servizio post-vendita completo.
- Il punteggio più basso è stato 65, con il fornitore che offre un prezzo basso ma tempi di consegna più lunghi e un servizio post-vendita limitato.
- Selezione:
- Decisione: XYZ Corp seleziona il Fornitore A, poiché offre la migliore proposta di valore in base alla scorecard.
- Giustificazione: Nonostante non sia il più economico, il Fornitore A fornisce il miglior equilibrio tra tutti i criteri valutati, allineandosi alle esigenze di XYZ Corp in termini di qualità, consegna puntuale e forte supporto post-vendita.
- Panoramica:
- RFI inviata: 10 fornitori
- Risposte RFI ricevute: 8 fornitori
- RFP inviata: 8 fornitori
- Risposte alla RFP ricevute: 8 fornitori
- Fascia di prezzo: $ 50,000 – $ 75,000 per unità
- Tempi di consegna offerti: 2 - mesi 5
- Selezione: Fornitore A con punteggio 85/100
Questa simulazione dimostra come XYZ Corp valuterebbe e selezionerebbe un fornitore per le proprie esigenze di approvvigionamento, utilizzando un approccio strutturato e dati quantificabili per prendere una decisione informata che bilanci costi, qualità, tempi di consegna e servizio post-vendita.
3. Negoziazione contrattuale
- Processo: Il team di approvvigionamento e il fornitore selezionato avviano trattative per finalizzare i termini del contratto.
- Documentazione: Le trattative si traducono in a Accordo di fornitura, che delinea i termini dell'acquisto, inclusi prezzo, programma di consegna, termini di pagamento, garanzia e sanzioni in caso di non conformità.
L'accordo di fornitura sarebbe simile a quello seguente.
Accordo di fornitura
Tra XYZ Corp (“Acquirente”) e il Fornitore A (“Fornitore”)
Il presente Contratto di fornitura ("Contratto") è stipulato a partire dal [Data], da e tra XYZ Corp, con sede a [Indirizzo dell'acquirente], e il Fornitore A, con sede a [Indirizzo del fornitore].
1. Prodotti
Il Fornitore si impegna a fornire e l'Acquirente si impegna ad acquistare [Descrizione del Macchinario] ("Prodotti") in conformità con i termini e le condizioni del presente Contratto.
2. Prezzi
Il prezzo per ciascun Prodotto sarà di $ 52,000 (“Prezzo”). Il prezzo totale per le unità di [Quantità] sarà [Prezzo totale].
3. Tempi di consegna
Il Fornitore si impegna a consegnare i Prodotti a [Indirizzo di consegna] entro la [Data di consegna]. Il tempo è essenziale nel presente accordo.
4. Termini di pagamento
L'Acquirente dovrà versare al Fornitore il 30% del Prezzo totale al momento della conclusione del presente Contratto a titolo di deposito. Il restante 70% dovrà essere pagato entro 30 giorni dalla consegna e dall'accettazione dei Prodotti da parte dell'Acquirente.
5. Ispezione e accettazione
L'Acquirente avrà [Numero] giorni dalla data di consegna per ispezionare i Prodotti e notificare al Fornitore eventuali difetti. L'accettazione dei Prodotti avverrà dopo il periodo di ispezione, a condizione che non siano stati riscontrati difetti.
6. Garanzia
Il Fornitore garantisce che i Prodotti saranno esenti da difetti di materiale e di lavorazione per un periodo di [Periodo di Garanzia] dalla data di consegna. Durante il periodo di garanzia, il Fornitore riparerà o sostituirà, a sua scelta, i Prodotti difettosi.
7. riservatezza
Entrambe le parti concordano di mantenere la riservatezza del presente Contratto e di qualsiasi informazione proprietaria scambiata durante la durata del presente Contratto.
8. Sanzioni per inosservanza
Se il Fornitore non riesce a consegnare i Prodotti entro la data di consegna concordata, il Fornitore dovrà corrispondere all'Acquirente una penale di [Importo di penale] al giorno per ogni giorno di ritardo.
9. Terminazione
Il presente Contratto può essere risolto da ciascuna delle parti con preavviso scritto di [Numero] giorni se l'altra parte viola uno qualsiasi dei suoi obblighi ai sensi del presente Contratto e non riesce a porre rimedio a tale violazione entro [Numero] giorni dalla ricezione della comunicazione scritta.
10 Giurisdizione
Il presente Contratto sarà regolato dalle leggi di [Giurisdizione].
11 firme
IN FEDE DI CHE, le parti hanno stipulato il presente Contratto di Fornitura a partire dalla prima data sopra indicata.
Società XYZ:
Di: ___________________________
Nome e Cognome:
Titolo:
Data:
Fornitore A:
Di: ___________________________
Nome e Cognome:
Titolo:
Data:
4. Elaborazione degli ordini di acquisto
- Processo: Con il Contratto di fornitura in vigore, XYZ Corp emette a Ordine di acquisto (PO) al fornitore, formalizzando la richiesta del macchinario.
- Documentazione: L'ordine d'acquisto include le specifiche dettagliate dei macchinari, la quantità, il prezzo concordato, la data di consegna e il numero dell'ordine d'acquisto per il monitoraggio.
Questo è l'aspetto tipico dell'ordine di acquisto.
Venditore
Nome: Gadget World Inc.
Indirizzo: 123 Tech Lane, Silicon Valley, CA 94088
Telefono: (555) 123-4567
E-mail: sales@gadgetworld.com
Nome: John Doe
Nome dell'azienda: Doe Enterprises
Indirizzo: 456 Innovation Drive, Tech Park, Boston, MA 02110
Telefono: (555) 987-6543
E-mail: procurement@doeenterprises.com
Code | Descrizione del prodotto | Quantità | Prezzo unitario | Quantità |
---|---|---|---|---|
1001 | Mouse senza fili | 10 | $25.00 | $250.00 |
1002 | Tastiera Bluetooth | 5 | $45.00 | $225.00 |
1003 | Hub USB-C | 15 | $20.00 | $300.00 |
5. Consegna e ispezione
- Processo: Dopo aver ricevuto i macchinari, il reparto ricevente controlla la spedizione rispetto al PO e al contratto di fornitura.
- Documentazione: A Nota di merce ricevuta (GRN) è pronto a documentare le condizioni e la quantità dei macchinari ricevuti. Eventuali discrepanze vengono immediatamente segnalate al fornitore per la risoluzione.
Questo è un modello di esempio per descrivere come apparirebbe la nota di merce ricevuta.
Informazioni di consegna
Numero PO: 123456
Fornitore: Gadget World Inc.
Data di consegna: 15 febbraio 2024
Ricevuto da: John Doe
Merce ricevuta
Code | Descrizione del prodotto | Quantità ordinata | Quantità ricevuta | Condizione | Commenti |
---|---|---|---|---|---|
1001 | Mouse senza fili | 10 | 10 | Buone | N/A |
1002 | Tastiera Bluetooth | 5 | 5 | Buone | N/A |
1003 | Hub USB-C | 15 | 15 | Buone | Scatola danneggiata, oggetti ispezionati e trovati integri |
Processo di consegna e ispezione
Dopo aver ricevuto i macchinari, il reparto ricevente ha controllato la spedizione rispetto al PO e al contratto di fornitura. È stata preparata una nota di merce ricevuta (GRN) per documentare le condizioni e la quantità dei macchinari ricevuti. Eventuali discrepanze sono state immediatamente segnalate al fornitore per la risoluzione.
Note
Tutti gli articoli ricevuti sono stati ispezionati e ritenuti in buone condizioni, ad eccezione di una scatola danneggiata, come indicato sopra. Il contenuto è stato verificato essere integro e non danneggiato. Non sono state rilevate ulteriori discrepanze.
6. Valutazione delle prestazioni e gestione delle relazioni
- Processo: Dopo l'installazione, il team di produzione valuta le prestazioni dei macchinari rispetto alle specifiche del PO e i miglioramenti attesi in termini di efficienza produttiva.
- Documentazione: A Valutazione delle prestazioni dei fornitori viene condotto, documentando eventuali problemi o successi. Tale valutazione viene condivisa con il fornitore nell'ambito della gestione continuativa del rapporto.
Questo è ciò che il quadro di valutazione delle prestazioni dei fornitori per XYZ Corp potrebbe incorporare.
- Criteri di valutazione e sistema di punteggio
- Tempestività della consegna: I macchinari sono stati consegnati entro i tempi concordati?
- Qualità del prodotto: I macchinari soddisfano gli standard di qualità specificati nel PO?
- Aderenza alle specifiche: In che misura il macchinario corrisponde alle specifiche delineate nell'ordine d'acquisto?
- Assistenza post vendita: Qualità del servizio post-vendita, compresa la formazione, la manutenzione e la risposta alle domande.
A ciascun criterio viene assegnato un punteggio su una scala da 1 a 10, dove 10 rappresenta il livello di soddisfazione più elevato.
- Raccolta Dati
- Data Di Consegna: Febbraio 15, 2024
- Data di installazione: Febbraio 25, 2024
- Periodo di valutazione: 3 mesi dopo l'installazione
- Punteggi delle prestazioni dei fornitori
- Tempestività della consegna: 9/10 (Consegnato in tempo)
- Qualità del prodotto: 8/10 (Alta qualità con piccole modifiche necessarie)
- Aderenza alle specifiche: 10/10 (corrisponde perfettamente alle specifiche)
- Assistenza post vendita: 7/10 (Buon supporto, con margini di miglioramento nei tempi di risposta)
- Punteggio complessivo delle prestazioni
Il punteggio complessivo della prestazione è calcolato come media dei punteggi individuali.
Il punteggio complessivo delle prestazioni del Fornitore A, basato sui criteri di valutazione, è 8.5 su 10. Questo punteggio indica un elevato livello di soddisfazione per le prestazioni del Fornitore A nella fornitura e nel supporto dei nuovi macchinari di produzione per XYZ Corp.
Questo approccio strutturato alla valutazione delle prestazioni dei fornitori facilita la comunicazione trasparente tra XYZ Corp e il fornitore A, ponendo le basi per un rapporto commerciale solido e continuo che può adattarsi e migliorare nel tempo. L'utilizzo di un meccanismo standardizzato garantisce che le relazioni con i fornitori possano essere valutate e confrontate in modo efficace.
7. Elaborazione e pagamento delle fatture
Questa fase comprende i seguenti passaggi:
- Ricevuta fattura: Il fornitore invia un Fattura per i macchinari al reparto contabilità fornitori di XYZ Corp.
- Corrispondenza dell'ordine d'acquisto: Il team della contabilità fornitori conduce una corrispondenza a tre tra l'ordine di acquisto, la GRN e la fattura per garantire che tutti i dettagli siano allineati.
- Processo di pagamento: Una volta confermato l'incontro a tre, a Modulo di autorizzazione al pagamento viene preparato e il pagamento viene elaborato secondo i termini del contratto di fornitura.
- Inserimento dati nell'ERP: I dettagli del pagamento sono registrati nel Buono di pagamentoe la transazione viene inserita nel sistema ERP/finanziario per la riconciliazione, la tenuta dei registri, ecc.
8. Riconciliazione e tenuta dei registri
- Processo: Il dipartimento finanziario riconcilia periodicamente i pagamenti effettuati con gli estratti conto bancari per garantirne l'accuratezza.
- Documentazione: Tutti i documenti relativi al processo di approvvigionamento, inclusi il rapporto di valutazione delle esigenze, la RFP, la scorecard del fornitore, il contratto di fornitura, l'ordine di acquisto, il GRN, la fattura, il modulo di autorizzazione al pagamento e il voucher di pagamento, sono archiviati sia in formato fisico che digitale a fini di controllo.
Sfide di approvvigionamento e come risolverle
Nell’intricata danza del procurement, le aziende si trovano ad affrontare una miriade di sfide che possono interrompere il ritmo delle loro operazioni e incidere sui profitti. Comprendere queste sfide è il primo passo per mitigarne gli effetti e garantire un processo di procurement senza intoppi. Esaminiamo alcuni degli ostacoli più comuni che le aziende incontrano nel procurement ed esploriamo le strategie per superarli.
Processi manuali e inefficienze
Problema: In troppe organizzazioni, il procurement rimane impantanato nei processi manuali. I sistemi cartacei, dai moduli di richiesta agli ordini di acquisto e alle fatture, non sono solo reliquie di un'epoca passata; sono ostacoli attivi all’efficienza. Questi sistemi manuali introducono diversi problemi: richiedono molto tempo, sono difficili da monitorare e soggetti a errori umani e frodi. Il risultato è un processo di approvvigionamento più lento, più soggetto a errori e più costoso di quanto dovrebbe essere.
Esempio: Un'azienda manifatturiera di medie dimensioni faceva molto affidamento su processi di approvvigionamento manuali, con richieste di acquisto, ordini e fatture tutti elaborati su carta. Ciò ha portato a significative inefficienze, inclusi tempi di elaborazione degli ordini ritardati e frequenti errori nelle quantità degli ordini e nei prezzi. Ad esempio, un errore di inserimento manuale ha portato all'ordinazione di una quantità eccessiva di materie prime, che non solo ha impegnato inutilmente il capitale ma ha comportato anche costi di stoccaggio aggiuntivi.
Soluzione: Dare priorità all'adozione di tecnologie che offrano chiari vantaggi in termini di efficienza, risparmio sui costi e migliore collaborazione con i fornitori. Questo si riferisce fondamentalmente a software di automazione degli appalti. Perché questo è importante? Considera il tempo impiegato per l'inserimento manuale dei dati nei fogli di calcolo o per la ricerca di documenti cartacei per approvare un ordine di acquisto. Ogni minuto dedicato a queste attività è un minuto non dedicato ad attività strategiche che potrebbero far avanzare l'azienda. Inoltre, gli errori causati dai processi manuali possono portare a ordini errati, pagamenti in eccesso e persino a frodi, ognuno dei quali ha un impatto diretto sui profitti. Discuteremo del software di automazione degli approvvigionamenti nella prossima sezione.
Visibilità e controllo sulla spesa
Problema: La mancanza di visibilità sulla spesa a livello aziendale è un’altra sfida significativa. Senza un quadro chiaro della destinazione del denaro, è quasi impossibile gestire i budget in modo efficace, identificare opportunità di risparmio sui costi o garantire la conformità alle politiche di spesa aziendale. Questa mancanza di visibilità deriva da diversi fattori, tra cui
- acquisti decentralizzati,
- raccolta dati inadeguata,
- e l’assenza di sistemi di procurement integrati.
Esempio: Una catena di vendita al dettaglio nazionale ha avuto difficoltà a ottenere visibilità sulla spesa a livello aziendale a causa degli acquisti decentralizzati nelle sue molteplici sedi. Ogni negozio operava in modo indipendente, effettuando acquisti in base alle esigenze immediate senza una supervisione o una strategia centralizzata. Questa mancanza di visibilità ha portato a incoerenze nei prezzi, opportunità mancate di sconti all’ingrosso e difficoltà nell’applicare le politiche di spesa aziendale. Implementando un software di procurement centralizzato, l'azienda ha ottenuto visibilità in tempo reale sulla propria spesa in tutte le sedi, consentendo una migliore gestione del budget, negoziazioni strategiche con i fornitori e rispetto delle politiche di spesa.
Soluzione: L'adozione di una soluzione software di procurement integrata è uno dei modi più efficaci per ottenere visibilità e controllo sulla spesa a livello aziendale. Questi sistemi centralizzano i dati di acquisto, consentendo il monitoraggio in tempo reale delle spese tra diversi dipartimenti e progetti.
- Standardizzare i processi e i moduli di approvvigionamento
- Creare un processo di approvazione ben definito e semplificato.
- Integrare l'approvvigionamento con altri sistemi aziendali
- Gestione delle categorie: Adottare pratiche di gestione delle categorie per ottimizzare la spesa e le prestazioni dei fornitori nelle diverse categorie di beni e servizi. Ciò consente di analizzare i modelli di spesa, le tendenze del mercato e le capacità dei fornitori per prendere decisioni informate sugli acquisti.
Certificazione di qualità
La sfida: Garantire la qualità dei beni e dei servizi acquistati è un aspetto critico del processo di approvvigionamento, poiché incide direttamente sull'efficienza operativa, sulla soddisfazione del cliente e sulla reputazione complessiva di un'azienda. Questa sfida diventa ancora più pronunciata quando si ha a che fare con nuovi fornitori o prodotti, dove non esistono la fiducia consolidata e i risultati comprovati delle prestazioni. I rischi intrinseci includono la ricezione di prodotti scadenti o non conformi, il rischio di interruzioni della catena di fornitura dovute a problemi di qualità e il potenziale aumento dei costi associati a resi, riparazioni o sostituzioni. Inoltre, nei settori in cui la sicurezza e la conformità sono fondamentali, come quello farmaceutico, automobilistico o alimentare e delle bevande, le implicazioni di una garanzia di qualità inadeguata possono estendersi a responsabilità legali e sanzioni normative.
Esempio: Consideriamo un esempio pratico reale di come un'azienda, XYZ Manufacturing, specializzata in componenti automobilistici, ha migliorato il proprio processo di garanzia della qualità negli approvvigionamenti implementando una strategia globale.
Soluzione: Sviluppa e implementa un quadro completo di QA basato sulle tue specifiche esigenze aziendali. Diamo un'occhiata a un framework di esempio che funziona nell'esempio precedente.
XYZ Manufacturing stava affrontando sfide legate alla qualità incoerente dei suoi fornitori, che portava a un tasso di rendimento del 15% sui componenti acquistati, con un impatto sui tempi di produzione e sulla soddisfazione del cliente. L'azienda ha deciso di rivedere il proprio processo di garanzia della qualità degli approvvigionamenti per ridurre il tasso di reso al di sotto del 5% entro un anno.
1. Processo di valutazione e selezione dei fornitori:
- Azione: XYZ Manufacturing ha sviluppato una scheda di valutazione dei fornitori che includeva criteri quali certificazione di qualità (ad esempio ISO 9001), tassi di consegna puntuale, tassi di difetti e reattività. Ciascun criterio è stato ponderato in base alla sua importanza per le operazioni di XYZ.
- Data: Ai fornitori è stato assegnato un punteggio su una scala da 1 a 100. È stato fissato un punteggio soglia di 75 affinché un fornitore potesse qualificarsi come fornitore primario.
- Risultato: Questo processo ha portato all'identificazione e selezione di fornitori con un punteggio medio pari a 85, migliorando la qualità complessiva dei materiali in ingresso.
2. Stabilire standard e aspettative di qualità:
- Azione: L'azienda ha definito standard di qualità specifici per ciascun componente, tra cui precisione dimensionale, specifiche dei materiali e prestazioni sotto stress test, allineandoli agli standard automobilistici internazionali.
- Data: Ad esempio, la precisione dimensionale per i componenti critici è stata fissata a una tolleranza di ±0.02 mm, direttamente collegata alle prestazioni del prodotto sul campo.
- Risultato: L’inclusione di questi standard nei contratti ha comportato una riduzione del 30% delle parti non conformi entro i primi sei mesi.
3. Rapporti di collaborazione con i fornitori:
- Azione: XYZ Manufacturing ha avviato un programma di partnership con i fornitori, che comprendeva riunioni di revisione trimestrali, progetti congiunti di miglioramento della qualità e dati condivisi sulle prestazioni.
- Data: I dati condivisi indicavano che i problemi di imballaggio erano responsabili del 40% dei danni ai componenti.
- Risultato: Insieme, hanno sviluppato una nuova soluzione di imballaggio, riducendo del 50% i difetti legati al trasporto.
4. Ispezione di qualità e regime di test:
- Azione: Implementato un processo di ispezione in due fasi: un'ispezione visiva iniziale seguita da un campionamento casuale per test dettagliati.
- Data: Il campionamento ha comportato il test del 5% di ciascun lotto, rispetto al 2% precedente, con particolare attenzione ai componenti ad alto rischio.
- Risultato: Ciò ha portato al rilevamento tempestivo dei problemi, diminuendo il tasso di difetti del 20%.
5. Sfruttare la tecnologia per la gestione della qualità:
- Azione: XYZ ha adottato un software di gestione della qualità (QMS) integrato con il proprio sistema ERP, consentendo il monitoraggio in tempo reale delle prestazioni dei fornitori e dei parametri di qualità.
- Data: Il SGQ ha generato report mensili che evidenziano i fornitori con un tasso di difetti superiore al 2%, avviando un processo di revisione.
- Risultato: Il monitoraggio e il feedback continui hanno migliorato le prestazioni dei fornitori, con il 95% dei fornitori che ha ridotto il tasso di difetti al di sotto della soglia del 2% entro un anno.
6. Gestione del rischio e pianificazione delle emergenze:
- Azione: Sviluppato un quadro di gestione del rischio identificando i componenti critici e stabilendo fornitori alternativi e livelli di scorte di sicurezza per ciascuno.
- Data: Per i componenti ad alto rischio, i livelli delle scorte di sicurezza sono stati aumentati da 2 settimane a 4 settimane di fornitura.
- Risultato: Questa strategia ha ridotto al minimo i ritardi di produzione dovuti a problemi di qualità, garantendo ai clienti un tasso di consegna puntuale del 99.8%.
Entro la fine dell’anno, XYZ Manufacturing è riuscita a ridurre il tasso di rendimento dal 15% al 4.5%, superando il suo obiettivo. L'approccio globale volto a migliorare la garanzia della qualità negli approvvigionamenti non solo ha migliorato l'efficienza operativa e la qualità dei prodotti, ma ha anche rafforzato le relazioni con i fornitori e aumentato la soddisfazione dei clienti. Questo esempio dimostra l’efficacia di un approccio strutturato e basato sui dati alla garanzia della qualità negli appalti, evidenziando il potenziale di miglioramenti significativi attraverso iniziative strategiche.
Gestione delle relazioni con i fornitori
La sfida La gestione delle relazioni con i fornitori è una componente complessa ma cruciale dell'approvvigionamento che influisce direttamente sull'efficienza della catena di fornitura, sulla qualità del prodotto e sulla competitività complessiva del mercato di un'azienda. La sfida sta nel mantenere un equilibrio tra garantire le migliori condizioni possibili dai fornitori e promuovere partnership positive a lungo termine che incoraggino la crescita reciproca, l’innovazione e la resilienza ai cambiamenti del mercato. Gli ostacoli più comuni includono interruzioni della comunicazione, obiettivi disallineati, mancanza di fiducia e incapacità di sfruttare i progressi tecnologici per una migliore collaborazione. Questi problemi possono portare a interruzioni della catena di fornitura, aumento dei costi e perdita di opportunità per entrambe le parti.
Esempio: Esaminiamo un esempio reale di come ElecTech, uno dei principali produttori di elettronica di consumo, ha rinnovato con successo la propria strategia di Supplier Relationship Management (SRM) per affrontare problemi di qualità, interruzioni della catena di fornitura e promuovere l'innovazione.
Soluzione: Usiamo l'esempio sopra per comprendere i componenti che devono essere incorporati nella tua strategia SRM.
1. Segmentazione strategica dei fornitori:
Utilizza la matrice Kraljic per classificare i fornitori in base al rischio e all'impatto sulla tua attività. Ciò aiuta a identificare quali relazioni richiedono maggiore attenzione e gestione strategica.
Classificare i fornitori in partner strategici, sfruttare i fornitori, i fornitori con colli di bottiglia e i fornitori non critici. Sviluppare strategie su misura per la gestione di ciascuna categoria, concentrandosi sulla costruzione di relazioni più profonde con fornitori strategici e di leva.
Comprendendo il ruolo e l'importanza di ciascun fornitore, un'azienda può allocare le risorse in modo più efficace, garantendo che le relazioni con i fornitori critici siano coltivate e mantenute.
2. Sviluppare obiettivi comuni e indicatori chiave di prestazione (KPI):
Sviluppare in modo collaborativo una Balanced Scorecard per le prestazioni dei fornitori che includa prospettive finanziarie, operative, dei clienti e di innovazione. Stabilire obiettivi e KPI chiari e concordati di comune accordo con ciascun fornitore chiave. Questi dovrebbero essere in linea con gli obiettivi strategici di entrambe le parti e includere parametri di qualità, consegna, miglioramento dei costi e innovazione.
3. Investi nella costruzione di relazioni e nella fiducia:
Applicare l'equazione della fiducia, che considera fattori come credibilità, affidabilità, intimità e orientamento verso se stessi, per sviluppare relazioni più forti.
Costruire fiducia e comprensione porta a relazioni più resilienti e flessibili, in grado di resistere alle fluttuazioni e alle sfide del mercato.
4. Sfruttare la tecnologia per una migliore collaborazione:
Utilizzare il modello SCOR (Supply Chain Operations Reference) per identificare le aree di miglioramento nei processi di approvvigionamento che possono essere supportati dalla tecnologia.
Risk Management
La sfida La gestione del rischio negli appalti implica l’identificazione, la valutazione e la mitigazione dei rischi che potrebbero avere un impatto sulla catena di fornitura, sulla stabilità finanziaria, sulla conformità e sull’efficienza operativa complessiva di un’organizzazione. Questi rischi possono derivare da una varietà di fonti, tra cui l’affidabilità dei fornitori, fattori geopolitici, cambiamenti normativi, volatilità del mercato, disastri naturali e minacce alla sicurezza informatica. La sfida risiede nella natura dinamica e interconnessa di questi rischi, che richiedono un approccio proattivo e globale per garantire resilienza e continuità nelle attività di appalto.
Soluzione: Per gestire efficacemente il rischio negli appalti, è essenziale adottare un quadro strutturato. Puoi scegliere il framework più adatto a te. Un approccio ampiamente riconosciuto e raccomandato dagli esperti è il Quadro di gestione del rischio ISO 31000. Fornisce un insieme universale di principi e linee guida per la gestione del rischio che possono essere adattati alle esigenze specifiche di qualsiasi organizzazione, comprese quelle nell'ambito degli appalti. Vediamo come il framework ISO 31000 può essere applicato specificamente alla gestione del rischio di approvvigionamento, incorporando azioni e processi specifici:
1. Stabilire il contesto
- Obbiettivo: Comprendere l'ambiente interno ed esterno della funzione procurement. Ciò include gli obiettivi organizzativi, le strategie di approvvigionamento e il contesto normativo, di mercato e tecnologico in cui opera l'appalto.
- Azione: Condurre un'analisi completa delle parti interessate per identificare le esigenze e le aspettative delle parti interessate interne (ad esempio, i dipartimenti di approvvigionamento e finanza) e delle parti interessate esterne (ad esempio, fornitori, regolatori e clienti).
2. Identificazione dei rischi
- Obbiettivo: Identificare cosa, dove, quando, perché e come potrebbero sorgere rischi nel processo di approvvigionamento.
- Azione: Utilizzare strumenti come l'analisi SWOT (punti di forza, debolezza, opportunità, minacce) e l'analisi PESTLE (politica, economica, sociale, tecnologica, legale e ambientale) per identificare sistematicamente i potenziali rischi.
3. Analisi del rischio
- Obbiettivo: Comprendere la natura del rischio e le sue caratteristiche. Ciò comporta la valutazione della probabilità e dell’impatto dei rischi identificati.
- Azione: Applicare metodi qualitativi (ad esempio, giudizio di esperti, matrici di rischio) e metodi quantitativi (ad esempio, analisi statistiche, modelli finanziari) per valutare i rischi. Ciò potrebbe comportare l’analisi dei dati storici sulle prestazioni dei fornitori, sulle tendenze del mercato e sui rapporti sugli incidenti.
4. Valutazione del rischio
- Obbiettivo: Confronta i risultati dell'analisi del rischio con i criteri di rischio per determinare la priorità di ciascun rischio.
- Azione: Utilizzare una matrice di rischio per dare priorità ai rischi in base al loro impatto e alla loro probabilità. Ciò aiuterà a concentrarsi sui rischi più significativi che potrebbero influenzare gli obiettivi dell’appalto.
5. Trattamento del rischio
- Obbiettivo: Selezionare e implementare opzioni per mitigare, trasferire, evitare o accettare i rischi.
- Azione: Sviluppare piani di trattamento del rischio che possano includere la diversificazione dei fornitori, l'avvio di partnership strategiche, l'implementazione di termini contrattuali più rigorosi o l'investimento in soluzioni tecnologiche per migliorare il monitoraggio e la conformità.
Seguendo un sistema come il quadro ISO 31000, le organizzazioni possono implementare un processo di gestione del rischio di approvvigionamento solido e proattivo. Questo approccio strutturato consente alle organizzazioni di ridurre al minimo i rischi, migliorare i risultati degli approvvigionamenti e supportare gli obiettivi strategici generali dell'organizzazione.
Misurazione delle prestazioni degli appalti
Per promuovere davvero il miglioramento della casa, è fondamentale monitorare i parametri giusti. KPI come il risparmio sui costi sono scontati, ma si concentrano anche sulle prestazioni dei fornitori, sui tempi di ciclo per i processi di approvvigionamento e sul rispetto dei protocolli di conformità. Allineare questi KPI con i tuoi obiettivi strategici trasforma il procurement da una funzione di back-office in un attore strategico lungimirante. Ad esempio, se la tua organizzazione sta spingendo per l'innovazione, includi parametri che misurano il contributo dei fornitori all'innovazione, come idee di nuovi prodotti o miglioramenti dei processi.
Ecco un elenco completo di metriche che puoi considerare di monitorare, in base ai tuoi obiettivi. Fai clic su ciascun obiettivo per esplorare i potenziali KPI.
CPI | Calcolo |
---|---|
Risparmi sui costi | (Costo previsto – Costo effettivo)/Costo previsto x 100 |
Eliminazione di costi | (Costo previsto – Costo effettivo) / Costo previsto x 100 |
Spesa totale in gestione | Spesa totale in gestione/Spesa totale per l'approvvigionamento x 100 |
CPI | Calcolo |
---|---|
Consegna puntuale del fornitore (OTD) | (Numero di consegne puntuali/Consegne totali) x 100 |
Tasso di qualità del fornitore | (Numero di merci accettabili / Merci totali ricevute) x 100 |
Tasso di conformità del fornitore | (Numero di azioni del fornitore conforme/Azioni totali del fornitore) x 100 |
CPI | Calcolo |
---|---|
Tempo del ciclo dell'ordine di acquisto | Tempo totale per tutti gli ordini di acquisto/Numero di ordini di acquisto |
ROI degli appalti | (Risparmio – Costo delle Operazioni di Approvvigionamento) / Costo delle Operazioni di Approvvigionamento |
Tasso di utilizzo degli appalti elettronici | (Valore delle transazioni di e-procurement/totale delle transazioni di procurement) x 100 |
CPI | Calcolo |
---|---|
Tasso di utilizzo del contratto | (Valore della spesa prevista dai contratti/Spesa totale per l'approvvigionamento) x 100 |
Percentuale di spesa con fornitori preferiti | (Spesa con fornitori preferiti/Spesa totale per l'approvvigionamento) x 100 |
CPI | Calcolo |
---|---|
Tasso di rotazione delle scorte | Costo delle merci vendute/inventario medio |
Precisione dell'inventario | (Registrazioni inventario corrette/Registrazioni inventario totali) x 100 |
Giorni di inventario disponibile (DOH) | (Inventario medio/costo delle merci vendute) x 365 |
CPI | Calcolo |
---|---|
Tasso di approvvigionamento sostenibile | (Spesa per acquisti sostenibili/Spesa totale per acquisti) x 100 |
Valutazioni del rischio del fornitore completate | (Numero di valutazioni del rischio dei fornitori completate/Numero totale di fornitori) x 100 |
Benchmarking
C'è molto da imparare dal mondo esterno. Il benchmarking rispetto agli standard e ai colleghi del settore ti aiuta a capire a che punto sei e dove devi andare. Si tratta di identificare le lacune nelle pratiche di approvvigionamento e trovare ispirazione nelle migliori pratiche disponibili. Ciò potrebbe variare dall’adozione di nuove tecnologie alla ristrutturazione dei contratti con i fornitori per una maggiore flessibilità ed efficienza dei costi.
Il benchmarking degli standard aperti nell'approvvigionamento di APQC evidenzia i livelli di prestazione mediani su parametri di riferimento cruciali per l'approvvigionamento, come il costo totale per eseguire il processo di approvvigionamento, il tempo medio di consegna dei fornitori e la percentuale di ordini di acquisto approvati elettronicamente, offrendo un'ampia prospettiva su come le organizzazioni possono misurare e migliorare la propria funzioni di approvvigionamento.
È possibile navigare in Internet per ulteriori benchmark specifici del settore e del caso d'uso.
Automazione degli acquisti
L'automazione degli approvvigionamenti si riferisce all'uso della tecnologia digitale per semplificare e migliorare il processo di approvvigionamento dall'inizio alla fine. Comprende l’automazione delle attività di routine e dei flussi di lavoro associati all’approvvigionamento di beni e servizi, riducendo così gli sforzi manuali, minimizzando gli errori e accelerando le transazioni. Questa automazione si estende a vari aspetti dell'approvvigionamento, tra cui la selezione dei fornitori, la gestione dei contratti, l'elaborazione degli ordini di acquisto e la riconciliazione delle fatture.
L’adozione di strumenti di Procurement Automation non solo ottimizza l’efficienza operativa ma fornisce anche vantaggi strategici. Consente alle aziende di ottenere informazioni in tempo reale sulle proprie spese, migliorare la conformità alle politiche di approvvigionamento e promuovere relazioni più forti con i fornitori attraverso processi più efficienti e trasparenti. In definitiva, l’automazione del procurement consiste nell’utilizzare la tecnologia per rendere il procurement più strategico, meno dispendioso in termini di tempo e più conveniente.
Processo di approvvigionamento automatizzato
Per illustrare l'impatto trasformativo dell'automazione degli approvvigionamenti, rivisitiamo il processo di approvvigionamento delineato in precedenza, ora automatizzato utilizzando il software di automazione degli approvvigionamenti Nanonets:
Identificazione della necessità (automatizzata): Nanonets si integra con il software di documentazione di vostra scelta e avvia l'avvio del flusso di lavoro quando ne viene creato uno nuovo Rapporto sulla valutazione dei bisogni viene inviato nell'app di documentazione.
Valutazione e selezione dei fornitori: Il reparto acquisti effettua manualmente la valutazione dei fornitori e seleziona il fornitore più adatto. Un conto fornitore viene creato nel sistema ERP se non esiste già.
Negoziazione del contratto (semplificata): Nanonets supporta la gestione dei contratti digitali per facilitare la creazione, la negoziazione e la firma dei contratti. Il reparto acquisti crea modelli, tiene traccia delle modifiche e gestisce le approvazioni, tutto dalla piattaforma Nanonets, semplificando così il processo di negoziazione.
Elaborazione degli ordini di acquisto (automatizzata): i PO digitali vengono creati su Nanonets dal team e inviati direttamente ai fornitori tramite posta.
Consegna e ispezione: Il team verifica manualmente la ricezione delle merci rispetto all'ordine d'acquisto e ai termini contrattuali e genera un Nota merce ricevuta.
Acquisizione fatture (automatizzata): Le fatture vengono acquisite istantaneamente grazie alle meraviglie della tecnologia mobile e alle integrazioni perfette per importare ricevute dalle tue app e database.
Estrazione dati (automatizzata): La tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) interviene, estraendo i dati strutturati dalle fatture in dati digitali più velocemente di quanto tu possa battere ciglio.
Codifica GL ed esportazione dati in ERP (automatizzata): Nanonets utilizza NLP e LLM per automatizzare la codifica GL e sincronizza istantaneamente i dati con il tuo ERP e altre app.
Corrispondenza a tre vie (automatizzata): la corrispondenza a tre vie automatizzata confronta gli ordini d'acquisto, le ricevute di consegna e le fatture, segnalando le discrepanze.
Approvazioni (semplificate): Le approvazioni con i Nanonet non rappresentano più un collo di bottiglia. Diventano flessibili e vivono dove vive la tua organizzazione, che si tratti di posta elettronica, Slack o Teams. Ciò elimina la necessità di telefonate disturbanti e della fin troppo familiare raffica di promemoria.
Elaborazione dei pagamenti (automatizzata): Puoi effettuare pagamenti diretti a livello globale utilizzando Nanonets e avere la certezza che il sistema gestirà le spese forex ed eviterà storni di addebito improvvisi.
Riconciliazione (automatizzata): Infine, parliamo di chiudere i libri. La riconciliazione automatica importa i tuoi estratti conto e trasforma questo compito spesso arduo, abbinando le transazioni bancarie alle voci del registro in una frazione del tempo necessario. Ciò che una volta richiedeva giorni, ora può essere fatto in pochi minuti.
Pertanto, l’automazione degli approvvigionamenti con Nanonets trasforma il tradizionale processo di approvvigionamento in una funzione altamente efficiente, basata sui dati e strategica. Non solo allevia il peso delle attività manuali, ma consente anche ai team finanziari di concentrarsi su attività di maggior valore come l'ottimizzazione dei costi, l'approvvigionamento strategico e la creazione di partnership con i fornitori.
Conclusione
In conclusione, l’essenza del procurement trascende il mero atto di acquistare beni e servizi. Incarna una funzione strategica fondamentale per generare valore, ottimizzare i costi e promuovere la crescita sostenibile all’interno delle organizzazioni. Come abbiamo esplorato in questo blog, il processo di approvvigionamento è complesso e comprende fasi dall'identificazione delle esigenze alla valutazione dei fornitori, alla negoziazione del contratto e oltre, ciascuna delle quali richiede un'attenzione meticolosa e un pensiero strategico.
L’avvento dei software per l’automazione degli approvvigionamenti segna un’evoluzione significativa in questo ambito, offrendo la promessa di operazioni semplificate, maggiore efficienza e intuizioni strategiche precedentemente irraggiungibili. Sfruttando la tecnologia, le aziende possono superare le sfide tradizionali, mitigare i rischi e sfruttare le opportunità per migliorare le proprie funzioni di approvvigionamento.
Inoltre, la gestione strategica dei rapporti con i fornitori, l’attenzione alla garanzia della qualità e l’adozione di pratiche globali di gestione del rischio sono componenti vitali che promuovono l’efficacia degli appalti. Questi elementi, combinati con l’impegno al miglioramento continuo e al benchmarking rispetto agli standard di settore, consentiranno alle organizzazioni di realizzare il pieno potenziale delle loro capacità di approvvigionamento.
Per scoprire come Nanonets Procurement Automation può trasformare il tuo processo di approvvigionamento e saperne di più sulle sue funzionalità, puoi programmare una chiamata con un esperto Nanonets. Questa opportunità ti consente di discutere le tue specifiche sfide di approvvigionamento e di dimostrare come Nanonet può semplificare i flussi di lavoro di approvvigionamento, dall'identificazione delle necessità all'elaborazione e alla riconciliazione delle fatture. Che tu stia cercando di migliorare l'efficienza, ottenere una migliore visibilità sulle tue spese o migliorare le relazioni con i fornitori, Nanonets ha gli strumenti e le competenze per aiutarti.
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- Uno sguardo approfondito sui miglioramenti dei pneumatici da corsa di Bridgestone.
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- Rappresentanza
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