Che cos'è il processo Record-to-Report (R2R) in Finanza?

Record-to-Report (R2R) è un processo critico di gestione finanziaria nella finanza aziendale, che si concentra sulla raccolta, elaborazione e fornitura di dati finanziari accurati.

Questo processo racchiude tutto, dalla registrazione delle transazioni finanziarie alla preparazione e rendicontazione dei rendiconti finanziari e dei rapporti sulle prestazioni che le parti interessate utilizzano per prendere decisioni chiave.

Per le aziende, R2R non è semplicemente una formalità normativa o contabile, ma funge da spina dorsale della pianificazione e dell’analisi finanziaria strategica. Offre uno specchio della salute finanziaria dell'organizzazione, consentendo decisioni informate che guidano la crescita, la sostenibilità e la conformità agli standard normativi.

Comprendere l’R2R nella sua interezza, quindi, non è solo compito dei contabili o degli analisti finanziari, ma è fondamentale per tutti all’interno di un’organizzazione.

Il concetto di record-to-report

Il ciclo Record-to-Report (R2R) è il cuore finanziario di un'organizzazione. Si tratta di un quadro completo che trasforma i dati finanziari grezzi in informazioni significative e utilizzabili.

Il ciclo R2R include questi componenti chiave:

1. Raccolta dei dati: La base di R2R, dove tutte le transazioni finanziarie vengono accuratamente registrate.
2. Elaborazione dati: Le transazioni vengono classificate, ordinate e registrate negli appositi conti.
3. Consolidamento: I dati provenienti da varie fonti e filiali vengono combinati per presentare uno stato finanziario unificato.
4. Riconciliazione: Garantire che tutti i dati finanziari siano accurati e coerenti nei report.
5. Reporting: La creazione di rendiconti finanziari e relazioni che riflettono la salute finanziaria dell'azienda.
6. Analisi: Interpretare i dati per fornire spunti per il processo decisionale strategico.
7. Chiusura: Finalizzazione dei resoconti e chiusura dei libri contabili del periodo.

La necessità di record-to-report

L'R2R svolge un ruolo fondamentale nella gestione della finanza all'interno di un'azienda. Ha diversi scopi:

1. Maggiore capacità decisionale

Il processo R2R è fondamentale per la creazione di rendiconti finanziari accurati, che fungono da base per il processo decisionale strategico a vari livelli dell'organizzazione.

• Per gli stakeholder interni:
  • Valutazione delle prestazioni: Consente ai leader di valutare la salute finanziaria e l'efficienza operativa rispetto a obiettivi e parametri di riferimento predefiniti.
  • Pianificazione strategica: Facilita la formulazione di strategie attuabili per colmare le lacune, ottimizzare le prestazioni e sfruttare le opportunità.
• Per gli stakeholder esterni:
  • Decisioni di investimento: Fornisce agli investitori e alle parti esterne dati essenziali per valutare la fattibilità finanziaria e il potenziale di crescita dell'organizzazione.
  • Trasparenza e fiducia: Aumenta la fiducia degli stakeholder attraverso un reporting finanziario chiaro e affidabile.

2. Conformità e accuratezza normativa

Il rispetto delle normative finanziarie non è negoziabile e il processo R2R garantisce che le organizzazioni rimangano conformi mantenendo l'accuratezza dei loro report finanziari.

• Quadro di reporting standardizzato: Offre un metodo coerente per l'acquisizione e la convalida dei dati finanziari, fondamentale per soddisfare diversi requisiti normativi.
• Mitigazione del rischio:
  • Rischio di conformità: Riduce la probabilità di non conformità con gli standard di rendicontazione finanziaria settoriali e geografici.
  • Rischio finanziario: Riduce al minimo gli errori nel reporting finanziario, evitando così potenziali multe, conseguenze legali e danni alla reputazione.

3. Reporting e strategia fiscale

Il processo R2R è determinante nel fornire le informazioni finanziarie dettagliate e organizzate necessarie per un'efficace gestione fiscale.

• Valutazione della responsabilità fiscale: Consente un calcolo accurato degli obblighi fiscali, garantendo il rispetto delle leggi e dei regolamenti fiscali.
• Pianificazione fiscale strategica: Identifica opportunità di ottimizzazione e risparmio fiscale, migliorando l’efficienza fiscale.

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In conclusione, il processo R2R non è solo una necessità procedurale, ma uno strumento strategico che supporta le aree critiche della gestione aziendale, dal prendere decisioni informate e garantire la conformità all’ottimizzazione delle strategie fiscali.

Il processo di record-to-report

Approfondiamo il processo Record-to-Report (R2R) e viaggiamo attraverso i suoi passaggi sequenziali, esplorando la sua applicazione pragmatica nel contesto aziendale.

Processo R2R manuale

Alcuni liberi professionisti, startup e piccole imprese affrontano il processo Record-to-Report (R2R) senza la sofisticata infrastruttura di ERP o software di contabilità dedicato, soprattutto nelle fasi iniziali. Questo approccio è spesso guidato da considerazioni sui costi, dalla semplicità e dal volume iniziale di transazioni inferiore.

• Raccolta dei dati: Inserimento manuale in fogli di calcolo o semplici strumenti contabili come Excel. Le transazioni vengono registrate in un formato registro in cui vengono annotate la data, l'importo e il metodo di pagamento, con fogli separati per vendite, spese, attività e altri eventi finanziari.
• Elaborazione dati: La categorizzazione e la registrazione delle transazioni vengono gestite manualmente al momento della raccolta dei dati. Il proprietario dell'azienda o un dipendente designato esamina ciascuna transazione, determinandone la natura (ad esempio, entrate, spese, acquisto di beni) e registrandola di conseguenza nel registro appropriato.
• Consolidamento: Nelle imprese o nelle startup molto piccole, il consolidamento potrebbe non essere necessario se l'azienda opera da un'unica sede e non ha filiali. Tuttavia, se necessario, il consolidamento viene effettuato manualmente, spesso preparando un foglio di calcolo principale che aggrega i dati finanziari provenienti da varie fonti.
• Riconciliazione: La riconciliazione prevede il controllo manuale dei record rispetto agli estratti conto e alle ricevute bancarie. Ciò può richiedere molto tempo, ma è fondamentale per garantire l’accuratezza del reporting finanziario.
• Reporting: I resoconti finanziari vengono compilati manualmente, impiegando un consulente freelance alla fine di ogni trimestre o utilizzando modelli in Excel o Word. Questo passaggio richiede una buona conoscenza dei principi finanziari per garantire che report come conto economico, stato patrimoniale e rendiconto finanziario siano preparati accuratamente.
• Analisi: L'analisi può essere meno formalizzata nelle operazioni più piccole senza software dedicato. Gli imprenditori o i manager potrebbero esaminare i rapporti finanziari per identificare tendenze, redditività e aree di risparmio sui costi, facendo affidamento sulla propria intuizione ed esperienza piuttosto che su sofisticati strumenti analitici.
• Chiusura: Il processo di chiusura è manuale, con una lista di controllo per garantire che tutte le attività finanziarie per il periodo siano state registrate e riconciliate. Ciò potrebbe includere la conferma che tutte le fatture sono state emesse e pagate, le spese registrate e gli accantonamenti necessari effettuati.

Operare senza un ERP o un software contabile dedicato richiede una meticolosa tenuta dei registri e una forte conoscenza dei fondamenti contabili. Sebbene fattibile per le aziende con un volume di transazioni molto ridotto, man mano che un'azienda diventa una PMI (piccole e medie imprese), i limiti dei processi manuali diventano sempre più evidenti, spesso rendendo necessaria una transizione verso soluzioni contabili più sofisticate e automazione per garantire efficienza, accuratezza e conformità.

Processo R2R utilizzando software di contabilità / ERP

Per le aziende che sono andate oltre i fogli di calcolo, l'uso di software di contabilità/ERP autonomo rappresenta un significativo passo avanti nella gestione del processo Record-to-Report (R2R). Questo scenario implica in genere una gestione finanziaria più sofisticata di quella consentita dai metodi manuali.

Raccolta Dati

Il passaggio ai software di contabilità o ai sistemi ERP automatizza parzialmente l’inserimento delle transazioni.

• Queste piattaforme possono integrarsi direttamente con conti bancari, sistemi di punti vendita e altre fonti di dati finanziari, registrando automaticamente le transazioni in tempo reale.
• Le fatture e le altre transazioni ricevute tramite e-mail o ricevute cartacee richiedono l'inserimento manuale nel sistema.
• Le transazioni finanziarie personalizzate o irregolari che non rientrano nei modelli o nelle categorie standard potrebbero richiedere un intervento manuale per garantire una registrazione accurata.

Elaborazione dati

Con un software di contabilità o un sistema ERP, la categorizzazione e la registrazione delle transazioni vengono implementate utilizzando un piano dei conti e un'appropriata codifica GL per ciascuna transazione finanziaria, che viene eseguita manualmente. Il software identifica la natura di ciascuna transazione in base al codice GL immesso (assegnato manualmente) e la assegna al registro corretto (spese, attività, entrate, ecc.), riducendo significativamente il carico di lavoro manuale e il rischio di errori. La codifica del fornitore può contribuire ulteriormente a facilitare la categorizzazione.

Tutto quello che devi sapere sui codici GL

I codici GL sono codici utilizzati per classificare le transazioni finanziarie. Scopri come configurarli e assegnarli ed esplora l'automazione del codice GL con Nanonets.

Si cresce

Per le aziende con più dipartimenti o filiali, i software di contabilità e i sistemi ERP facilitano il processo di consolidamento.

Questi sistemi possono gestire dati provenienti da diverse fonti, consolidandoli automaticamente in un insieme unificato di rendiconti finanziari accurati, pronti per l'analisi e il reporting.

Riconciliazione

Alcune funzionalità dei software di contabilità e dei sistemi ERP facilitano il processo, richiedendo un certo sforzo manuale.

• Necessità di inserire i dati delle transazioni bancarie nel software ERP/contabile utilizzando l'inserimento manuale.
• L'abbinamento delle transazioni registrate nel software con gli estratti conto bancari può rivelare elementi non abbinati a causa di differenze temporali o errori, che richiedono indagini e soluzioni manuali.

Reportistica

La generazione di report finanziari diventa semplice con il software di contabilità o i sistemi ERP.

Possono compilare automaticamente rendiconti finanziari basati sulle transazioni registrate, aderendo agli standard di rendicontazione finanziaria applicabili.

Gli utenti possono spesso personalizzare i modelli di report per soddisfare requisiti specifici senza grandi sforzi manuali.

Analisi

La disponibilità di dati in tempo reale abbinata a reporting e analisi completi migliora la capacità di prendere decisioni informate.

Chiusura

Il processo di chiusura beneficia dell'approccio strutturato fornito dai sistemi ERP, che offrono liste di controllo e flussi di lavoro.

Tuttavia, sono spesso necessari interventi manuali per rettificare le registrazioni contabili, rivedere e approvare le riconciliazioni e garantire che tutte le attività finanziarie siano rilevate accuratamente.

Le transazioni complesse o inusuali alla fine del periodo di riferimento, in particolare, possono richiedere una revisione manuale dettagliata per garantire una corretta registrazione e classificazione.

Processo R2R automatizzato utilizzando Nanonets e software di contabilità

L'integrazione di software di contabilità o sistemi ERP con software di automazione contabile come Nanonets rivoluziona il processo Record-to-Report (R2R), offrendo efficienza, precisione e informazioni utili per la gestione finanziaria senza precedenti.

Raccolta Dati

Attraverso l'integrazione con piattaforme di automazione AP come Nanonets, la raccolta e l'immissione dei dati finanziari diventano completamente automatizzati, sfruttando le tecnologie OCR e AI.

Ogni informazione finanziaria viene raccolta automaticamente dalla sua origine (fatture, ricevute, e-mail, sistemi POS, estratti conto bancari) ed elaborata non appena arriva, garantendo un flusso continuo di dati nei tuoi sistemi finanziari.

Con l'estrazione dei dati basata sull'intelligenza artificiale che vanta tassi di precisione superiori al 99%, l'affidabilità dei tuoi dati finanziari è notevolmente migliorata, risparmiando innumerevoli ore e trasformando l'atmosfera del posto di lavoro.

L'impatto nel mondo reale è profondo: immagina che il tuo team riorienti la propria attenzione dal noioso inserimento dei dati all'impegno in attività più strategiche e di alto valore.

Elaborazione dati

Una volta raccolti, i dati vengono automaticamente elaborati e codificati nel software di contabilità o nel sistema ERP in tempo reale.

Le attività tradizionalmente ad alta intensità di manodopera legate alla codifica delle voci della contabilità generale (GL) sono ora gestite senza sforzo dall'intelligenza artificiale avanzata, tra cui l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e i modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM).

Questa automazione non solo accelera l'elaborazione dei dati, ma riduce anche al minimo gli errori, consentendo al team finanziario di applicare le proprie competenze e competenze dove conta di più.

Si cresce

Le nanonet possono essere configurate per eseguire fasi di post-elaborazione, gestendo abilmente scenari complessi come transazioni interaziendali e operazioni multivaluta. Ciò garantisce che i dati immessi nel tuo ERP o nel software di contabilità siano costantemente puliti e accurati.

Riconciliazione

I Nanonet possono importare automaticamente i tuoi estratti conto e abbinare le transazioni agli estratti conto, segnalando eventuali incoerenze per la revisione umana, migliorando così la precisione e riducendo il rischio di discrepanze finanziarie.

Reporting, analisi e chiusura

Con le transazioni segnalate istantaneamente non appena si verificano, i decisori hanno accesso a dati finanziari aggiornati al minuto.

Questa agilità nel reporting facilita decisioni aziendali più informate e tempestive.

Inoltre, i flussi di lavoro ottimizzati e automatizzati riducono notevolmente il tempo e lo sforzo necessari per chiudere i libri, migliorando l'efficienza e riducendo il rischio di errori.

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L'integrazione di software di automazione come Nanonets con sistemi contabili o ERP non altera solo il processo R2R; lo rivoluziona. Automatizzando noiose attività manuali, migliorando l'accuratezza dei dati e fornendo informazioni finanziarie in tempo reale, le aziende possono non solo ottimizzare i propri processi finanziari, ma anche sfruttare informazioni strategiche per favorire la crescita e l'efficienza.

Ulteriori letture e risorse

La prima cosa da riconoscere è che, sebbene la panoramica del processo Record-to-Report (R2R) fornita sopra costituisca una solida base, le aziende devono attivamente cercare informazioni fruibili che possano essere applicate per rendere le loro operazioni più efficienti, conformi e strategicamente valido. Ecco cosa cercare:

1. Il ruolo di governance, rischio e conformità (GRC): In che modo le aziende possono allineare efficacemente i propri processi R2R con le esigenze GRC?
   1. Governance LPI in R2R garantisce che il reporting finanziario sia regolato da politiche, procedure e standard chiari. Definisce ruoli e responsabilità all'interno del team finanziario e garantisce l'allineamento con obiettivi aziendali più ampi.
   2. Risk Management all'interno di R2R si concentra sull'identificazione, valutazione e mitigazione dei rischi associati al reporting finanziario. Ciò include tutto, dagli errori di immissione dei dati ai rischi di conformità con le normative finanziarie.
   3. Conformità nel contesto di R2R implica il rispetto dei principi contabili, delle leggi e dei regolamenti applicabili. Ciò garantisce che i resoconti finanziari siano preparati in conformità con quadri riconosciuti come GAAP (Principi contabili generalmente accettati) o IFRS (International Financial Reporting Standards), oltre al rispetto delle leggi fiscali e di altri requisiti normativi.

Sei passaggi per un'implementazione GRC di successo: https://www.crowe.com/insights/6-steps-for-a-successful-grc-implementation

GRC integrato: la chiave per una migliore consapevolezza del rischio e migliori prestazioni

Le informazioni su rischio e conformità nel formato giusto, al momento giusto e nelle mani giuste sono fondamentali per il successo dell'organizzazione.

• Implicazioni strategiche di R2R: approfondisci il modo in cui le informazioni R2R possono essere trasformate in strategie attuabili. Ad esempio, come possono le tendenze identificate nei resoconti finanziari informare i cambiamenti strategici nei modelli di business, gli investimenti in nuove tecnologie o l’ingresso in nuovi mercati? Esempio -

La chiusura digitale

Promuovere il processo R2R nell’era digitale

• Casi di studio ed esempi del mondo reale: Cerca le aziende che hanno ottimizzato con successo il loro processo R2R. Ciò potrebbe includere esempi di risparmio sui costi, migliore conformità o perni strategici basati su informazioni derivate dai dati R2R. Esempio -

Trasformazione R2R di GlaxoSmithKline con Cadency

Scopri di più da Babak Naraghi, Direttore di R2R Cadency GPO presso GSK, mentre parla della trasformazione finanziaria di GlaxoSmithKline con Cadency.

• Standard internazionali: Quali sono le implicazioni per le aziende che operano in più giurisdizioni?

Conclusione

In sintesi, il processo Record-to-Report (R2R) è una parte fondamentale della gestione del denaro nelle imprese, che va oltre il semplice rispetto delle regole per diventare uno strumento cruciale per il successo.

Utilizzando l’automazione e le nuove tecnologie come i sistemi ERP e strumenti come Nanonets, le aziende possono lavorare più velocemente, con maggiore precisione e ottenere una visione chiara del proprio stato finanziario in tempo reale.

Un processo R2R efficiente non solo semplifica il lavoro quotidiano, ma aiuta anche a prendere decisioni importanti, aiutando le aziende ad affrontare le sfide aziendali odierne in modo più intelligente e con una migliore pianificazione.

Guardando al futuro, il ruolo dell’R2R nella strategia aziendale non potrà che aumentare, rendendo la sua padronanza un fattore determinante per il successo organizzativo.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/what-is-record-to-report-r2r-process-in-finance/