I problemi contabili non sono mai stati facili da risolvere, ma oggi presentano alcune sfide uniche. L’IRS sta intensificando i propri sforzi in materia di conformità e audit, mentre il commercio e le transazioni transfrontaliere aumentano la complessità per le aziende di tutte le dimensioni. Sebbene il Financial Accounting Standards Board (FASB) affermi di cercare di mantenere i requisiti contabili GAAP agili e meno onerosi, coloro che si trovano alla fine delle loro decisioni spesso la pensano diversamente.
Ma l'era odierna della contabilità offre nuove soluzioni a vecchi e persistenti problemi di contabilità. Intelligenza artificiale, software di automazione finanziariae l'analisi semplificata dei dati si combinano con metodi di elaborazione dei pagamenti più semplici e altre tecnologie di nuova generazione per semplificare la vita del tuo team contabile.
Tuttavia, anche se alcuni problemi contabili sono nuovi a causa dei tempi mutevoli, altri sono costanti e affliggono i dirigenti da decenni. Collabora con il tuo team per comprendere alcuni dei principali problemi contabili odierni e come affrontarli al meglio.
Quali sono i problemi contabili?
Problemi contabili variano in gravità, complessità e frequenza. Ma, mentre i dettagli variano, la definizione fondamentale di problemi contabili non cambia. I problemi contabili sono identificabili, prevenibile fattore contabile che contribuisce direttamente a un risultato negativo tangibile all’interno della tua azienda, tra cui:
- Rendiconti finanziari e documenti normativi imprecisi.
- Rischi per la sicurezza fisica e digitale, comprese le frodi.
- Utilizzo di standard contabili obsoleti.
- Esiti negativi dell'audit.
La parola chiave nella nostra definizione è prevenibile. Altri fattori, imprevisti e imprevedibili, possono avere un impatto negativo sulla tua attività. Il trucco nella gestione dei problemi contabili è che ognuno di essi è evitabile: se si hanno le conoscenze, la lungimiranza e gli strumenti per combatterli,
Quali sono le cause dei problemi contabili?
La causa principale di ogni problema contabile è implicita sopra: se non si dispone delle conoscenze, della lungimiranza o degli strumenti per combattere i problemi contabili, non si è attrezzati per affrontarli prima che si presentino.
Al di là delle cause concettuali, tuttavia, le cause materiali includono (tra molte altre):
- La mancanza di controlli interni contribuisce all’errore umano e alla frode inosservati.
- I team finanziari non conducono una formazione regolare o non si tengono al passo con i cambiamenti delle normative e degli standard di rendicontazione.
- "Singoli punti di fallimento", in cui il ciclo finanziario e contabile si basa su un unico individuo, a causa di problemi di personale, competenza o formazione.
- Cause etiche che contribuiscono alla frode, o anche alla “frode lieve”, in cui i dipendenti interpretano in modo creativo le informazioni per dipingere un quadro artificialmente roseo.
I dieci principali problemi contabili
Nessuna organizzazione è perfetta ed è molto probabile che la tua azienda abbia bisogno di miglioramenti in almeno uno di questi ambiti. Ciò non è male, però: ciò che è male è identificare un problema e non agire di conseguenza. Ricorda, il primo passo per affrontare i tuoi problemi contabili è sviluppare le conoscenze per identificarli e agire di conseguenza, quindi capire dove la tua azienda non è all'altezza dà il via al processo di ottimizzazione della tua azienda.
La Securities and Exchange Commission (SEC) sta intensificando i suoi sforzi di applicazione delle norme e sta procedendo 9% in più di violazioni delle norme nel 2022 rispetto allo scorso anno. Ricorda, la SEC non accetterà l'ignoranza come scusa per gestire male i problemi contabili, e nemmeno tu dovresti.
1. Errore umano e immissione di dati imprecisi
L’errore umano è il problema contabile più comune e costa alle aziende milioni di dollari ogni anno. Gestire manualmente migliaia di righe di contabilità transazionale non è facile e la pressione del tempo unita all'esaurimento può creare negligenza che crea un catastrofico effetto valanga nel tempo. Questi problemi vanno da quelli più semplici, come i doppi pagamenti dei fornitori, a quelli molto più difficili da districare, come la mancanza inavvertita di buste paga.
Soluzione: Automazione contabile gli strumenti con controlli di convalida integrati e notifiche di errore contribuiscono notevolmente alla rimozione degli elementi di errore umano dall'equazione, ma non rappresentano la soluzione finale. Dovrai comunque implementare una solida formazione del personale, sia durante l'onboarding che su base di aggiornamento continuo. Di terzi o audit automatizzati, revisioni e riconciliazione aiutano anche poiché un paio di occhi nuovi potrebbero individuare errori che coloro che hanno la pelle nel gioco (o il semplice esaurimento delle statistiche) non possono.
2. Gestione del flusso di cassa e accuratezza del rendiconto
Il tuo conto economico potrebbe dipingere un quadro roseo, ma se non riesci a gestire il flusso di cassa, sei nei guai, soprattutto perché tassi più alti aumentano i costi di finanziamento e rendono la gestione del credito una cosa più complicata.
Anche se le tue strategie di gestione della liquidità fisica sono solide, mantenere conforme il tuo rendiconto finanziario è un’altra questione. Le regole cambiano spesso e il Note della SEC che “i redattori e i revisori potrebbero non applicare sempre al rendiconto finanziario lo stesso rigore e attenzione applicati ad altri rendiconti finanziari”.
Soluzione: La soluzione a questo problema di contabilità è su due fronti: in primo luogo, assicurati che il tuo team di contabilità sia diligente con il rendiconto del flusso di cassa come con gli altri documenti. Far corrispondere il flusso di cassa in tutte e tre le categorie è difficile, soprattutto se le transazioni all'estero e il cambio di valuta incidono sui profitti, ma molti strumenti contabili possono aiutare a fungere da assistente vitale nel processo. In secondo luogo, sviluppa un sistema come un revisore esterno per verificare il tuo rendiconto finanziario da una prospettiva esterna e imparziale.
3. Analisi finanziaria strategica
Una delle principali materie prime di oggi sono i dati, ma molte aziende non sfruttano la profondità dei dati che generano quando si tratta di analisi finanziaria. Anche le aziende che approfondiscono gli aspetti granulari del marketing e della produzione spesso trascurano il vantaggio offerto da un’analisi finanziaria strategica rigorosa e obiettiva.
Soluzione: Trasferimento da aeroporto a Sharm piattaforma finanziaria probabilmente offre strumenti per estrarre i dati esistenti. Alcuni offrono anche dashboard di analisi, mentre altri richiedono la migrazione a un servizio di terze parti, ma l'estrazione dei dati dal valore è un duplice processo. Estrarre i dati tende ad essere la parte facile, mentre consolidarli in una dashboard digeribile e accessibile per fornire informazioni può essere sfuggente.
Ricorda, non tutti hanno il tempo o la voglia di studiare risme di documentazione contabile. Per ricavare al meglio informazioni efficaci e utilizzabili dai dati, questi devono essere forniti in un formato che aiuti le parti interessate a identificare le tendenze per modellare il processo decisionale con una rapida occhiata.
4. Frode, sprechi e abusi
Anche se ci piace pensare che i dipendenti, e anche i manager, non froderebbero un'azienda, resta il fatto che la natura umana crea incentivi che possono mandare anche i lavoratori più onesti su una cattiva strada. Anche nei casi in cui le frodi non si verificano, una gestione finanziaria inadeguata può creare notevoli sprechi e spese inutili.
Soluzione: Dovresti avere una serie approfondita di controlli gestione delle spese, con particolare attenzione ai flussi di approvazione e al riscontro degli ordini. Inoltre, dovresti pianificare revisioni ricorrenti dei processi del tuo flusso di lavoro, anche se gestisci una struttura solida spesa automatizzata ed sistema degli appalti.
Aiuta anche mantenere un velo interno tra i dipartimenti e persino tra i singoli dipendenti, garantendo al tempo stesso che un unico membro dello staff non abbia accesso esclusivo prevenire le frodi nei pagamenti.
5. Riconciliazione dei conti
Se non lo fai riconciliare correttamente i conti, ti aspetta un mondo di dolore. I conti non riconciliati possono dipingere un quadro roseo sulla carta, ma ti lasciano con le mani in mano quando i tuoi saldi nel mondo reale non corrispondono. Allo stesso tempo, un leggero calo può aggravarsi rapidamente poiché una mancata riconciliazione su un singolo conto in un periodo può trasformarsi in un errore a sei cifre un anno dopo.
Soluzione: Questo problema contabile è semplice: riconcilia i tuoi conti spesso e in modo accurato. Assicurati che l'accesso del tuo team contabile copra tutta la gamma di conti di credito, bancari e di altro tipo per assicurarti che nulla sfugga al radar. Centralizzare la gestione degli account su un unico database tende ad essere una buona pratica, soprattutto se la tua azienda si destreggia tra più account contemporaneamente.
6. Sicurezza e controlli interni
Troppo spesso le aziende si trovano ad affrontare una delle due sfide contabili correlate a controlli interni. O fanno troppo affidamento solo su pochi dipendenti senza controlli di convalida esterni oppure esternalizzano tutto al software e adottano un approccio “hands-off”. Entrambe le sfide contabili significative possono mettere in ginocchio un’azienda ben gestita.
Soluzione: Se non riesci a mantenere una sostanziale separazione tra i dipendenti, ad esempio gestendo una piccola operazione, dovrai dedicare del tempo per convalidare le approvazioni mentre vengono inviate personalmente. È oneroso e richiede tempo, ma gli effetti di non farlo sono molto peggiori. Se puoi usare software di contabilità automatizzata per implementare i controlli, assicurati di continuare a condurre revisioni regolari dei flussi di lavoro per assicurarti che rimangano accurati e utili.
7. Riconoscimento dei ricavi disallineato
Riconoscere correttamente i ricavi è difficile, soprattutto per le aziende basate su abbonamento come le società SaaS. Peggio ancora, c'è un incentivo a programmare in modo improprio il riconoscimento dei ricavi, poiché “prendere in prestito” i ricavi oggi dagli utili di domani può gonfiare artificialmente i report attuali e contribuire a rafforzare l'immagine di un'azienda. Ma questa spinta di breve durata tende a crollare rapidamente una volta che il conto arriva a scadenza.
Un altro riconoscimento dei ricavi disallineato include il channel stuffing, in cui le aziende spingono i prodotti ai distributori senza il segnale della domanda necessario per pompare le statistiche delle vendite. Alcune aziende possono persino falsificare le entrate, in particolare nelle attività basate sui contanti, ma il trucco di solito non passa inosservato a lungo.
Soluzione: Assicurati che la tua piattaforma contabile disponga di controlli accurati sul riconoscimento dei ricavi e sviluppa la tua procedura operativa per affrontare circostanze in cui esiste un grado di incertezza o spazio per l'interpretazione. Dovrai inoltre assicurarti che il personale contabile sia aggiornato sui cambiamenti dei requisiti e degli standard contabili per mantenere la conformità con l'evoluzione delle linee guida normative.
8. Spese non monetarie
Ogni volta che gli ingegneri finanziari, non importa quanto siano esperti, iniziano a lavorare con spese non in contanti, i margini di errore si moltiplicano. In alcuni casi, le norme a sostegno delle spese non monetarie non sono chiare; in altri, sono abbastanza aperti all'interpretazione che un contabile potrebbe generare una serie di cifre molto diverse per la stessa circostanza.
Ricorda, le spese non in contanti includono:
- Deprezzamento e ammortamento
- Esaurimento
- Perdita di valore delle attività
- Compensazione basata su azioni
La perdita di valore delle attività è uno dei problemi più comuni di contabilità delle spese non monetarie. Determinare il valore tramite la contabilità mark-to-market richiede una comprensione approfondita del mercato, prospettive accurate e onestà. Ad esempio, la valutazione di asset come quelli immobiliari richiede uno sguardo attento ai fattori del mercato locale, alle condizioni attuali e alla durata del periodo in cui l’azienda detiene l’asset immobiliare. A seconda del punto di vista di un singolo contabile, un bene immobiliare potrebbe “valere” molto di più o di meno della valutazione dello stesso immobile da parte di un altro. Spese non monetarie imprecise possono, quindi, creare un bilancio artificialmente gonfiato e causare la preoccupazione che la tua azienda stia fuorviando gli investitori.
Soluzione: Il modo migliore per mitigare i problemi contabili associati alle spese non monetarie è disporre di una procedura operativa standard completa per le voci comuni. Anche le spese semplici non monetarie, come l'ammortamento, dovrebbero essere prescritte meticolosamente al team finanziario (ad esempio, se un articolo si svaluta lungo una linea retta, tramite unità di produzione, ecc.). Se sei un'azienda più piccola, il tuo CFO o controllore finanziario dovrebbe dare priorità alla codifica di una SOP che affronti tutte le spese non monetarie per risparmiare tempo ed evitare successivi coinvolgimenti legali.
9. Errori o inefficienze del libro paga
Le aziende più piccole di solito non possono permettersi di esternalizzare le buste paga, i benefici pensionistici e i requisiti di gestione fiscale. Ciò è comprensibile poiché le aziende terze sono costose e spesso inutili per le aziende con solo una manciata di dipendenti. Ma quando ci si affida a risorse interne meno esperte per gestire le buste paga, si aprono le porte a problemi significativi nella contabilità. Alcune strutture previdenziali e fiscali sono complesse da gestire da soli, ma anche i pagamenti salariali di base sono soggetti a calcoli errati ed errori.
Soluzione: Ricorda: i tuoi dipendenti sono la tua risorsa più grande e gli errori sui salari sono un ottimo modo per creare personale insoddisfatto. Se non puoi permetterti di esternalizzare completamente la gestione delle buste paga, trova una soluzione software che serva efficacemente la struttura di pagamento e retribuzione della tua azienda. Potresti anche voler spendere i soldi in anticipo per una consulenza per mettere in atto un sistema solido e pagare per audit ricorrenti lungo il percorso per assicurarti di rimanere sulla buona strada.
10. Sfide tecnologiche
Non tutti siamo nativi digitali e alcuni settori della forza lavoro faticano ad adattarsi all’evoluzione della tecnologia contabile. Allo stesso tempo, la tua azienda potrebbe dipendere totalmente da strumenti manuali obsoleti per bilanciare e gestire i libri contabili pagamento del fornitore conti. Anche se questi sistemi e strumenti avrebbero potuto funzionare bene in passato, le tendenze mutevoli indicano un’imminente necessità di abbandonare i software finanziari obsoleti in favore di qualcosa basato sul cloud e facilmente integrabile nel flusso di lavoro esistente.
Soluzione: La formazione, indipendentemente dalla piattaforma scelta, è il primo passo per garantire che tutti comprendano gli strumenti che vengono loro forniti. Oltre a ciò, a seconda delle circostanze della tua azienda, puoi risolvere questo problema contabile esplorando strumenti che offrono:
- Gestione dei pagamenti attraverso una vasta gamma di metodi (ACH, assegno, carta, ecc.)
- BI e analisi dei dati (vedi il terzo problema contabile)
- Gestione fatture ricorrenti
- Automazione AP e soluzioni automatizzate di fatturazione dei clienti
Conclusione
Ne abbiamo fatto spesso riferimento in relazione alla risoluzione dei tuoi problemi contabili, ma finanziaria e contabile automatizzata Gli strumenti contribuiscono notevolmente alla risoluzione dei problemi di contabilità. Di base, efficaci strumenti di contabilità automatizzata consentono di risparmiare quantità incalcolabili di tempo rispetto alla gestione manuale delle finanze, consentendo al team di concentrarsi sulla crescita aziendale e sull'ottimizzazione operativa.
Allo stesso tempo, questi strumenti aiutano a prevenire risultati catastrofici – in caso di frode o non conformità normativa – mantenendo allo stesso tempo felici fornitori e clienti offrendo opzioni di pagamento tempestive e accessibili. Inoltre raggruppano una suite di servizi di sicurezza per gestire la documentazione a lungo termine e mantenere al sicuro le tue informazioni (e quelle dei tuoi clienti).
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