Che cosa sono i giorni di contabilità fornitori o giorni AP?

I giorni di contabilità fornitori, noti anche come giorni pagabili in sospeso (DPO), sono una metrica finanziaria che misura il numero medio di giorni che un'azienda impiega per pagare le fatture e le fatture.

È un quantificatore delle operazioni di contabilità fornitori dell'azienda: più alti sono i giorni AP, più tempo impiega l'azienda per pagare le bollette.

Un valore DPO ottimale, come nella storia di Riccioli d'oro, non dovrebbe essere né troppo piccolo né troppo, ma giusto.  

Il resto di questo articolo usa i termini 'DPO', 'giorni esigibili in sospeso','giorni pagabili','giorni AP', e 'giorni in AP', in modo intercambiabile, a significare lo stesso concetto.

Continua a leggere per saperne di più sui giorni di contabilità fornitori e su come questa misura si riflette sulla salute finanziaria di un'impresa.

Che cosa sono i giorni di contabilità fornitori?

I debiti verso fornitori (AP) sono obbligazioni di cassa a breve termine di un'azienda dovute a fornitori, fornitori o creditori, che non sono state ancora pagate. Sono scritture in una contabilità generale come passività correnti perché beni o servizi sono stati acquistati a credito. Il venditore, fornitore o creditore invia una fattura all'azienda per il prodotto/servizio consegnato e l'azienda paga la fattura a tempo debito.

Alcune aziende pagano le fatture non appena vengono ricevute, alcune le pagano in seguito, ma entro il periodo di tempo concordato, e alcune superano il periodo, il che ovviamente si riflette negativamente sull'azienda. A volte la stessa azienda può utilizzare periodi di tempo diversi per pagare fatture diverse, a seconda dell'urgenza, degli sconti disponibili o dei problemi di flusso di cassa.

Per comprendere e tenere traccia delle tendenze di un'azienda nel pagamento delle fatture, il reparto contabilità fornitori utilizza una formula che calcola i giorni fornitori o i giorni pagabili in sospeso – DPO.

DPO è un rapporto che misura il numero medio di giorni che un'organizzazione impiega per pagare le bollette a fornitori/fornitori/creditori.

Come calcolare i giorni AP o DPO

I 'Giorni in AP', come vengono spesso indicati i giorni della contabilità fornitori, vengono calcolati utilizzando una semplice formula che somma tutti gli acquisti dai fornitori durante il periodo di misurazione e quindi li divide per il fatturato della contabilità fornitori.  

Il Fatturato Contabilità fornitori (APT) è il rapporto tra il totale degli acquisti dei fornitori e la media dell'importo dei debiti verso fornitori, ovvero la media dei saldi dei conti correnti fornitori e dei conti correnti fornitori finali. Si dà come:

I giorni in AP di un'azienda per un periodo di un mese di 30 giorni sono calcolati come segue.

Dato che,

Il saldo dei debiti a inizio anno era di $ 100,000,

Il saldo dei debiti a fine anno era di $ 150,000,

Gli acquisti sono stati effettuati a credito, per un importo di 1,000,000,

il Volume di Contabilità fornitori è calcolato in:

Il DPO viene quindi calcolato dividendo il numero di giorni per l'APT:

I giorni dell'azienda in AP sono 3.75 giorni.

Va ricordato che i pagamenti in contanti ai fornitori devono essere esclusi da questa equazione e devono essere inclusi solo gli acquisti a credito.

Perché calcolare i giorni di conto fornitori?

I giorni pagabili in sospeso sono come i punteggi di una singola materia fondamentale in un programma educativo. Di per sé, non è sufficiente prevedere o valutare la salute finanziaria dell'azienda. Tuttavia, se combinato con altri indicatori chiave di prestazione (KPI) come il costo per fattura elaborata, la percentuale di eccezioni fattura e il numero di fatture/dipendente/giorno, può essere un potente report sulla salute finanziaria di un'organizzazione.

È intuitivo supporre che un valore basso dei giorni pagabili sia una buona cosa, in quanto indica che un'azienda paga i suoi fornitori in tempo. Questo potrebbe non essere sempre il caso. Esiste un valore ottimale dei giorni pagabili che dipende dal settore/dominio a cui appartiene l'azienda. Un DPO inferiore a questo numero potrebbe indicare che l'azienda non ha condizioni di credito buone rispetto ai suoi concorrenti o non sta utilizzando completamente il periodo di credito offerto dai creditori.

Allo stesso modo, mentre intuitivamente un valore elevato dei giorni pagabili sembra indicare che l'azienda ha difficoltà a rispettare i propri impegni in tempo, può anche significare che esiste un capitale circolante per un tempo più lungo e che l'azienda ha una buona reputazione creditizia, che gli consente di pagare le fatture più tardi anziché prima. Tuttavia, ritardare il pagamento può comportare il deterioramento dei rapporti con i fornitori, i fornitori oi creditori, che a loro volta possono incidere sulla solvibilità dell'azienda.

I giorni di pagamento ottimali dipendono dallo stile di lavoro dell'azienda, dal background finanziario, dal settore a cui appartiene e da altri fattori simili. Non ci sono giorni oggettivi "buoni" o "cattivi" pagabili in sospeso. A i giorni pagano valori in sospeso a quelli di altre società dello stesso settore. Monitorare il DPO e mantenerlo a livelli paragonabili ad altre aziende del settore aiuta a raggiungere il giusto equilibrio tra flusso di cassa e soddisfazione del fornitore.

Come migliorare i tuoi giorni AP?

Il punto debole dei giorni pagabili in sospeso si ottiene ottimizzando il processo di contabilità fornitori.

Il mantenimento di un DPO ottimale dipende dal perfetto coordinamento tra il team di contabilità fornitori, i dipartimenti acquisti e l'alta dirigenza responsabile dell'approvazione dei pagamenti. Tale collaborazione garantisce che le fatture siano ricevute ed elaborate in modo tempestivo, ottimizza i debiti e libera capitale circolante per alimentare la crescita.

Un altro modo per ottimizzare il DPO è valutare i propri termini di pagamento nei confronti del venditore. Una mancata corrispondenza tra i termini di pagamento del cliente e quelli del venditore può causare ambiguità nelle date di scadenza del pagamento. Ad esempio, se il termine di pagamento del cliente è di 30 giorni e quello del venditore è di 15, potrebbero verificarsi ritardi nel pagamento. L'abbinamento dei propri termini di pagamento con quelli del fornitore o la negoziazione con il fornitore per far corrispondere i propri termini con quelli dell'azienda può aiutare a ottimizzare i DPO.

La condizione di cui sopra richiede una buona comunicazione tra il venditore e il cliente. Una buona comunicazione con il fornitore è fondamentale per evitare malintesi in merito ai pagamenti e ai termini di pagamento. Una collaborazione inefficace può erodere la fiducia dei fornitori, il che può avere effetti dannosi sull'intero processo di contabilità fornitori e, di conseguenza, sul DPO.

Una buona pianificazione e previsione può aiutare a ottimizzare i giorni di pagamento. Ciò a sua volta dipende da una buona gestione ed elaborazione dei dati e dall'uso di specialisti e software di previsione in modo che l'azienda abbia sempre un controllo sul capitale circolante. Conoscere lo stato del capitale circolante e il background finanziario immediato ed esteso dell'azienda può aiutare a decidere la tempistica per il pagamento delle fatture, ottimizzando il DPO.

Tutte le condizioni di cui sopra richiedono l'ottimizzazione dell'intero processo di contabilità fornitori Un modo a prova di errore per semplificare il processo di contabilità fornitori è automatizzare tutto o parte di esso. L'automazione può evitare molti degli eros che possono verificarsi nel flusso di lavoro di elaborazione delle fatture e quindi aiutare a mantenere un buon valore dei giorni pagabili in sospeso.

Automazione del processo AP per l'ottimizzazione del DPO

Un approccio collaudato per semplificare il processo AP è il automazione della contabilità flusso di lavoro. L'automazione ha i seguenti scopi:

• Elimina l'ingombro della carta, riducendo così i tempi di elaborazione e i tassi di errore
• Collega gli ordini di acquisto e le fatture ai pagamenti elettronici, che presenta il quadro completo del ciclo dei fornitori
• Aiuta a migliorare la gestione dei fornitori e prevenire le frodi dei fornitori
• Consente la corrispondenza a tre vie senza problemi
• Consente l'integrazione del processo Contabilità fornitori con altri sistemi core business come ERP e CRM
• Consente l'impostazione di più checkpoint nel ciclo di contabilità fornitori per evitare spese eccessive o acquisti non necessari
• Avvisi e allarmi possono essere impostati quando vengono rilevate discrepanze in qualsiasi fase del flusso di lavoro della contabilità fornitori
• Consente di impostare le scadenze di pagamento
• Consente la generazione di report periodici per comprendere i modelli di spesa dell'azienda e prepararsi per gli audit e la tassazione

Un processo AP completamente automatizzato include:

• Digitalizzazione delle fatture: le fatture in vari formati devono essere prima digitalizzate in un formato standard. Poiché ogni fattura contiene i dati chiave utilizzati nella pianificazione delle risorse contabili e nel processo decisionale all'interno dell'azienda, l'accuratezza nell'estrazione dei dati è essenziale. I dati letti dalle fatture vengono solitamente trasferiti alle piattaforme ERP, contabili o di analisi dei dati utilizzate dall'azienda per le successive elaborazioni.
• Convalida automatizzata: la corrispondenza a tre vie automatizzata può acquisire dati pertinenti da fatture, ordini di acquisto e ricevute ed elaborarli automaticamente in un modo che imita la mente umana. Di questi, l'elaborazione abilitata all'IA può anche confrontare e abbinare i record e prendere decisioni come passare la transazione, segnalare errori o sollevare eccezioni.
• Gestione automatizzata delle eccezioni: quando vengono segnalati errori o sollevate eccezioni, la fattura viene immediatamente indirizzata al personale appropriato che può correggere gli errori. Ciò può ridurre i ritardi associati alla gestione manuale degli errori.
• Approvazioni automatizzate: dopo l'abbinamento e la convalida, le fatture vengono automaticamente trasmesse al personale appropriato per l'approvazione. L'applicazione delle firme digitali e le approvazioni in forma digitale possono prevenire ritardi.
• Elaborazione del pagamento: dopo l'approvazione, il sistema automatizzato inoltra la fattura al team finanziario per l'elaborazione del pagamento, dopodiché la transazione viene chiusa e i dati vengono archiviati.

Secondo un recente indagine, ecco le migliori soluzioni di elaborazione automatizzata delle fatture che molte aziende vorrebbero implementare:

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Le attività di contabilità fornitori che includono la codifica, la valutazione, l'autorizzazione e il pagamento delle fatture determinano la salute finanziaria e amministrativa delle imprese. I giorni AP sono un indicatore chiave dell'efficienza delle attività AP di un'azienda. Non è una costante assoluta e deve essere considerata in relazione al settore e alla competenza. Come parte della triade del ciclo di cassa, che include Giorni di vendita eccezionali e Giorni di inventario, il DPO è un utile indicatore di quanta liquidità deve avere un'azienda per sostenersi.

Il mantenimento di un DPO ottimale richiede la razionalizzazione del processo AP. Oltre a mantenere l'ordine operativo, l'uso dell'automazione nei processi AP può aiutare le aziende a mantenere un DPO ottimale e, quindi, un capitale circolante sufficiente per gestire lo spettacolo in modo efficace. I software supportati dall'intelligenza artificiale come Nanonets possono far parte di un insieme di automazione più ampio per aiutare la tua azienda a mantenere un DPO ottimale per rimanere competitiva ed efficiente.

Le responsabilità di ciascun gruppo di contabilità fornitori contribuiscono a migliorare il processo di pagamento ea garantire che il denaro venga pagato esclusivamente in base a fatture e fatture legali e precise. Uno staff AP qualificato e ben gestito può far risparmiare tempo e spese alla tua azienda.