אוטומציה דיגיטלית של חדרי דואר בשנת 2023

חדרי הדואר המסורתיים הם עתירי עבודה וגוזלים זמן, ולמען האמת, הופכים מיושנים. כמו כן, הלחץ הגובר לצמצם עלויות ולהסתגל למודלים היברידיים ומרוחקים מאלץ עסקים לחפש דרכים חדשות לייעל את זרימות העבודה שלהם ולבטל תהליכים ידניים.

עם עלייתן של טכנולוגיות אוטומציה של חדרי דואר דיגיטליים, חברות יכולות לייעל את תהליכי הדואר שלהן, להגביר את היעילות ולהפחית עלויות. עם זאת, ארגונים רבים אינם יודעים מאיפה להתחיל.

קרא את המדריך הזה כדי ללמוד עוד על האופן שבו העסק שלך יכול למנף חדרי דואר אוטומטיים כדי לשפר את התפעול ולהגביר את הפרודוקטיביות.

---

מהי אוטומציה של חדר דואר?

בפשטות, אוטומציה של חדרי דואר הוא תהליך של אוטומציה של דואר נכנס (הן פיזי ודיגיטלי) והתכתבויות אחרות על ידי הפיכתו לנתונים עסקיים מובנים שנשלח לאחר מכן לאנשים הרלוונטיים או מוזנים לתהליכים ומערכות בתוך הארגון שלך.

אוטומציה של חדרי דואר יכולה לייעל תהליכים כגון לכידת נתוני מפתח הנעולים בתוך מיילים, קבצים מצורפים, דואר פיזי או מסמכים סרוקים ושליחתם ישירות ליישומים עסקיים כגון ERPs, CRMs ותוכנות הנהלת חשבונות.

איך עובדת אוטומציה של חדרי דואר?

לאוטומציה של חדרי דואר יש ארבעה שלבים: קֶלֶט, מִיוּן, תהליך, ו תהליך עסקי.

מקור: מסופק על ידי הלקוח.

בואו נסתכל מה קורה בכל שלב.

קֶלֶט

השלב הראשון של אוטומציה של חדרי דואר כולל איסוף של מסמכים נכנסים שנלכדו דרך ערוצי קלט שונים, כולל דואר, דואר אלקטרוני, נייד ו-MFP.

סורקים אוטומטיים וטכנולוגיות מתקדמות אחרות, כגון זיהוי תווים אופטי (OCR), משמשים בדרך כלל לטיפול בדואר דואר ולקריאה מדויקת והמרת מסמכים. זה מבטל את הצורך בהזנת נתונים ידנית, מפחית את הפוטנציאל לשגיאות ושיפור היעילות.

מִיוּן

לאחר איסוף התכתבויות נכנסות, השלב הבא של אוטומציה בחדר הדואר הוא לסווג כל פריט לפי המאפיינים החזותיים והמבוססים על התוכן שלו. זה נעשה בדרך כלל באמצעות אלגוריתמים מתקדמים המנתחים כל סוג של דואר נכנס וקובעים את היעד המתאים.

לדוגמה, באמצעות טכנולוגיית עיבוד שפה טבעית (NLR), אתה יכול לחלץ נתונים מטקסט של מיילים או אפילו מקבצים מצורפים. כמו כן, ניתן למיין דואר פיזי לפי המחלקה או האדם אליו הוא מיועד.

תהליך

הבא הוא שלב העיבוד, הכולל טיפול בכל פיסת התכתבות.

כאן, בינה מלאכותית (AI) וטכנולוגיית למידת מכונה (ML) עוזרות לזהות דפוסים במסמכים סרוקים, קובצי PDF או מיילים. מאוחר יותר, נתונים אלה מאומתים על ידי השוואתם מול תווים מוכרים ובסופו של דבר מומרים לטקסט הניתן לעריכה עבור תהליכים עסקיים במורד הזרם.

תהליך עסקי

השלב האחרון של אוטומציה בחדרי דואר כולל הזנת מידע לתהליכים וליישומים העסקיים של הארגון. זה כולל בדרך כלל העברת מידע לאנשי צוות מתאימים, עדכון מסדי נתונים מרכזיים ומערכות ERP או פשוט אחסון בארכיון.

מעל לכל, המידע הופך לנגיש ונגיש בקלות עבור בעלי עניין רלוונטיים, מה שמאיץ את זרימות העבודה ומגביר את הפרודוקטיביות.

---

מהם היתרונות של אוטומציה של חדר דואר?

אוטומציה של חדרי דואר עמוסה ביתרונות. הנה כמה יתרונות של אימוץ אוטומציה של חדר דואר.

אוטומציה של תהליכים עסקיים

בנוף העסקי המהיר של ימינו, אוטומציה של תהליכים היא כבר לא אופציה אלא הכרח עבור ארגונים המחפשים להקדים. לפי סקר של Camuda, 97% מהארגונים רואים באוטומציה של תהליכים כמרכיב קריטי של טרנספורמציה דיגיטלית.

אחד היתרונות העיקריים של אוטומציה בחדר הדואר הוא היכולת להפוך משימות שגרתיות לאוטומטיות כגון מיון, סריקה וניתוב מסמכים. זה מבטל את הצורך בעיבוד ידני, ממזער שגיאות, והכי חשוב, מגביר את הפרודוקטיביות.

עם זאת, העובדים שלך כבר לא צריכים להתמקד בהזנת נתונים ועיבוד ידני, מה שמפנה יותר זמן לפעילויות אסטרטגיות.

זריזות

עסק זריז הוא עסק מונע נתונים. אבל אם הנתונים הקריטיים שלך נמצאים במסמכי נייר או מיילים, אינך יכול להפיק מהם ערך אנליטי כלשהו.

ב2022, 333.2 מיליארד מיילים נשלחו והתקבלו ברחבי העולם, אז חשבו כמה מידע בעל ערך היה יכול להיות מוזן לתהליכים עסקיים חיוניים כדי להניע את קבלת ההחלטות. כאשר הנתונים אינם זמינים בקלות, אינך יכול לפעול מהר, בין אם אנו מדברים על טיפול בלקוח מתלונן או על עיבוד חשבונית של ספק.

Zapier מגלה זאת 73% מהעובדים מבלים בין 1 ל-3 שעות בחיפוש אחר מידע או מסמך מסוים. בנוסף, 76% מעובדי המשרד מבלים עד 3 שעות בהזנת נתונים ידנית.

מקור: Zapier.

עם זאת, סיווג וניתוב מסמכים אוטומטיים יכולים לשלוח מסמכים במהירות ובדייקנות למחלקה או לאדם הנכון שיש לפעול. כמו כן, ארגונים יכולים לקבל נראות בזמן אמת לגבי מצב המסמכים הנכנסים ועיבודם. זה יכול לעזור לצוותים לתעדף עבודה ולקבל החלטות טובות יותר, להגביר את הזריזות וההיענות.

עלויות נמוכות יותר

אוטומציה של חדרי דואר יכולה גם לסייע בהפחתת עלויות על ידי ביטול הצורך בעיבוד ידני והפחתת הפוטנציאל לשגיאות.

בעזרת אוטומציה, אתה יכול להפחית את ההסתמכות על תהליכים מבוססי נייר, שעלולים להיות יקרים וגוזלים זמן. אוטומציה יכולה גם לסייע בהפחתת עלויות העבודה, מכיוון שפחות עובדים נדרשים לנהל את תהליך חדר הדואר. חוץ מזה, זה יכול לפנות שטח אחסון.

מקרי שימוש נרחבים

אוטומציה של חדר הדואר שלך מציעה מגוון רחב של מקרי שימוש שיכולים לייעל את התפעול ולהניע יעילות בתעשיות כמו בריאות, פיננסים, שירותים משפטיים, משאבי אנוש, חינוך וממשל.

מקור: Unsplash.

בנוסף, זה יכול לסייע לתהליכים עסקיים סטנדרטיים כגון חשבונות לתשלום, תקשורת לקוחות, תאימות וניהול רשומות.

כל תעשייה ומחלקה יכולים להפיק תועלת מאוטומציה בדרכים ייחודיות. למשל, ספקי שירותי בריאות יכולים לייעל את מידע המטופל, בעוד שמגייסים יכולים לבצע אוטומציה לחדש את העיבוד. הבנת היתרונות הללו יכולה לעזור לארגונים למנף אוטומציה של חדרי דואר להשפעה מרבית.

לבסוף, הפעלת עסק בשנת 2023 משמעה אימוץ שיטות ירוקות יותר- וכאן גם אוטומציה של דואר יכולה לעזור. הטכנולוגיה מאפשרת לחברות למזער את טביעת הרגל הפחמנית שלהן על ידי הפחתת ההסתמכות על נייר, ובסופו של דבר מאפשרת להן לפעול באופן בר-קיימא יותר.

---

כיצד ליישם אוטומציה של חדר דואר?

רכישת תוכנת אוטומציה של חדרי דואר מחוץ לקופסה אינה מספיקה כדי להבטיח יישום מוצלח. עליך להעריך בקפידה את הדרישות העסקיות הייחודיות שלך כדי למנף את הטכנולוגיה להשפעה מירבית.

הנה תהליך פשוט בן שישה שלבים:

1. בדוק את חדר הדואר הנוכחי שלך: הערך את נהלי חדר הדואר שלך, כולל נפח דואר נכנס, סוגי מסמכים וניהול מסמכים ידני.
2. הגדר יעדי אוטומציה בחדר הדואר: מה אתה מקווה להשיג? להפחית את זמני העיבוד, לשפר את הדיוק או להגביר את הזריזות?
3. בחר את הפתרון הנכון: חקור ספקי אוטומציה שונים של חדרי דואר כדי למצוא את הפתרון המתאים לעסק שלך.
4. להבטיח רכישת צוות: הצגת טכנולוגיה חדשה יכולה להיות מרתיעה. למד את הצוות שלך על הכלי שבחרת וספק הכשרה מתאימה.
5. הטמעת המערכת החדשה.
6. צג: שימו עין על המערכת החדשה ובצעו התאמות לפי הצורך כדי להבטיח שהיא עוזרת לכם להגיע ליעדים שלכם.

---

מהן התכונות העיקריות של מערכת האוטומציה של חדר הדואר?

כשמדובר במערכות אוטומציה של חדרי דואר, לא כל הפתרונות נוצרים שווים. כדאי להיזהר מהתכונות והיכולות הבאות:

• יכולות OCR מתקדמות ולמידה עמוקה.
• לכידה אוטומטית של מסמכים שונים ממכשירים שונים.
• טיפול במסמכים מורכבים.
• חילוץ נתונים אינטליגנטי.
• אוטומציה של זרימת עבודה עם כללים מוגדרים מראש לניתוב מידע למחלקות ולאנשים הנכונים.
• פלטפורמת קוד נמוך או ללא קוד ליישום מהיר יותר.
• אינטגרציות חזקות עם מערכות עסקיות אחרות למערכת אקולוגית מאוחדת.
• אחסון מאובטח.
• ממשק ידידותי למשתמש כדי להקל על אימוץ קל יותר בתוך הארגון.

פתרונות האוטומציה המובילים של חדרי דואר בשנת 2023

ננונטים

[תוכן מוטבע]

ננונטים הוא OCR API המופעל על ידי AI שיכול לחלץ נתונים לא מובנים מהדואר הנכנס תוך שניות. היא זוכה לאמון על ידי חברות ברחבי העולם ומביאה חיסכון גבוה בעלויות ובזמן לחדרי דואר מודרניים. עם התאימות שלו לכל מערכות ההפעלה, משתמשים יכולים לשלב אותו בקלות עם למעלה מ-5,000 אפליקציות באמצעות שילוב ה-API ו-Zapier שלו.

הפתרון דורש מעט או לא נתוני הדרכה ומציע אפשרויות ייצוא מרובות, מה שהופך אותו לאידיאלי עבור ארגונים המעוניינים לייעל את תהליכי עיבוד המסמכים שלהם. יתר על כן, Nanonets מציעה תוכניות בחינם, תמיכת לקוחות 24×7, סיוע בהגירה בחינם ועוד.

בסך הכל, Nanonets הוא פתרון מצוין לארגונים המעוניינים לשפר יעילות ולהפחית עלויות הקשורות להזנת נתונים ידנית. עם יכולות OCR המופעלות על ידי בינה מלאכותית, אפשרויות אינטגרציה נרחבות ואפשרויות ייצוא מרובות שלה, Nanonets היא הבחירה המובילה עבור חדרי דואר מודרניים ברחבי העולם.

---

הזמן הדגמה והתחיל להפוך את חדר הדואר שלך לאוטומטי.

---

ציון G2: 4.9 / 5

אפסופט

Ephesoft היא חברת תוכנה מבוססת קליפורניה המשתמשת בבינה מלאכותית ו-ML כדי לעזור לעסקים להפוך תהליכים בחדרי דואר לאוטומטיים. הם מציעים עיבוד מסמכים אוטומטי, כולל:

• סיווג;
• חילוץ;
• ניתוב נתונים מסוגי מסמכים שונים.

הספק טוען שהפתרון שלהם ניתן להרחבה וניתן להתאמה לצרכים הספציפיים של עסקים בגדלים שונים.

ציון G2: 4.5/5

אבי

ABBYY FlexiCapture היא תוכנת מיצוי נתונים שהופכת מסמכים לנתונים עסקיים שמישים ונגישים, ללא קשר למבנה, שפה או תוכן.

על ידי אוטומציה של כל התהליך מסריקת מסמכים ועד לחילוץ נתונים, FlexiCapture for Mailrooms מבטיחה עיבוד מהיר, מדויק ומאובטח של מסמכים נכנסים כגון חשבוניות, הזמנות רכש ותכתובת לקוחות.

הפתרון הניתן להתאמה אישית מאפשר לארגונים להתאים את המערכת לצרכיהם ולשלב אותה עם זרימות עבודה ומערכות קיימות.

ציון G2: 4.3/5

רוסום

Rossum הוא פתרון מבוסס ענן המציע יכולות עיבוד מסמכים חכמות. זה יכול לייעל את מחזור החיים של עיבוד המסמכים על ידי אוטומציה של הקליטה המורכבת של דואר ומסמכים על פני ערוצים מרובים ולכידה מדויקת ואימות של נתונים לפני שליחתם ליעד הסופי.

משתמשים דיווחו כי התוכנה יכולה לסרוק ולחלץ במהירות נתונים חיוניים ממסמכים שונים, כגון חשבוניות והזמנות רכש. לאחר מכן ניתן לאמת את הנתונים שחולצו ולהזין אותם אוטומטית למערכות עסקיות אחרות, כגון מערכות ERP, ללא צורך בהזנת נתונים ידנית.

עם זאת, חלק מהמשתמשים ציינו כי הפתרון עשוי להיות יקר, מה שאולי לא יתאים לעסקים קטנים יותר.

ציון G2: 4.4 / 5

סיכום

בנוף עסקי המתפתח כל הזמן, לכידה, עיבוד וניתוח מהיר של מידע הוא חיוני.

חדר דואר דיגיטלי מודרני יכול לשפר את היעילות התפעולית, התאימות והאבטחה תוך הפחתת עלויות ואספקת חוויית לקוח ועובד טובה יותר. והכי חשוב, זה יכול לעשות שיפורים אדירים בשורה התחתונה, אז פעל עכשיו!

ננונטים הוא פתרון OCR מבוסס בינה מלאכותית שיכול ללכוד ולחלץ מידע מתקשורת נכנסת עם דיוק של 95+%, מהימן על ידי 1000+ שותפים וסופר. אל תתנו למשימות דואר איטיות לעכב את העסק שלכם, ותנו לנו להפוך את חדר הדואר שלכם לאוטומטי להשפעה מירבית!

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. ידע מוגבר. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/digital-mailroom-automation/