אוטומציה של טיפול תביעות הוצאות: מדריך לעסקים

אוטומציה של טיפול תביעות הוצאות: מדריך לעסקים

חותמת זמן: 10 באוגוסט, 2023 7:57

ייעול תהליך תביעת ההוצאות שלך אינו נהדר רק עבור היעילות והדיוק העסקי - זה משנה משחק לשורה התחתונה שלך.

חשבו על זה: החזרים מהירים יותר, רישומים פיננסיים מדויקים ועמידה קלה יותר בחוקי החברה והמס. אבל זה נשאר להיות תרגיל כואב. לפי זה דו"ח איגוד הנסיעות העסקיות העולמי, עיבוד א דו"ח הוצאות שהייה של לילה אחד במלון עולה בממוצע 58$ ולוקח 20 דקות!

לא משנה כמה מהמם המודל העסקי שלך או כמה גדול מספרי המכירות שלך, תהליכי תביעת הוצאות דולפים יכולים להיות רוצח איטי ושקט עבור הכספים שלך. ואם אתה עסק חדש או צומח, זה להיט שאתה לא יכול להרשות לעצמו.

החדשות הטובות הן שאוטומציה של תהליך תביעת ההוצאות שלך יכולה להפוך אותו למהיר יותר, מדויק יותר ופחות יקר. אם אתה רוצה דחיפה מהירה ומשפיעה על הכספים שלך, אתה צריך להתמקד בתחום הזה.

מאמר זה ידגיש כיצד לבצע אוטומציה ולנהל את תביעות ההוצאות שלך בצורה טובה יותר.

מהי תביעת הוצאה?

תביעת הוצאה היא בקשה רשמית שהעלה עובד לקבל החזר עבור הוצאות שנגרמו מטעם החברה. אלה יכולים להיות הוצאות נסיעה, ארוחות, ציוד משרדי או כל עלויות אחרות שעובד שילם עבור הכיס.

דרכים שונות להפקת תביעות הוצאות

אם חבר הצוות שלך מקבל כרטיס תנועה בזמן נסיעת עסקים, זו לא הוצאה עסקית. אבל אם הם טיפלו בלקוח בארוחת ערב מפוארת או הזמינו מלון, אז הם יכולים לתבוע על כך.

מהו דו"ח הוצאות?
קבל תבנית דוח הוצאות בחינם כאן

השמיים מס הכנסה יש כלל פשוט לגבי מה שנחשב כהוצאה עסקית לגיטימית. זה צריך להיות רגיל והכרחי. רגיל אומר שהוא נפוץ בתחום העבודה שלך, והכרחי אומר שהוא מועיל ומתאים לעסק שלך.

תביעות הוצאות יכולות להגיע ממקומות שונים, כמו נסיעות, ציוד משרדי או בניית קשרי לקוחות. 

דוגמה לתביעת הוצאות
דוגמה לתביעת הוצאות

בואו נשבור אותו:

1. הוצאות נסיעה: חשבו על כרטיסי טיסה, מלונות, רכבים להשכרה ודלק כשהעובדים בדרכים לעסקים.

2. אוכל ובידור: זה יכול לכלול את צוות המכירות שלך לפגוש לקוחות פוטנציאליים לארוחות או לתפוס כרטיסים לאירוע נטוורקינג.

3. הוצאות משרד: כל דבר, החל מהציוד המשרדי היומי שלך ועד לחשבון האינטרנט נכלל בקטגוריה זו.

4. לינה: כל עלויות ללינת לילה, כמו חדרי מלון או דירות שכורות, נחשבות כאן.

5. הוצאות קשורות בלתי צפויות: אלה כוללים עלויות בלתי צפויות של העובדים, כמו תיקוני חירום או הוצאות משפט, שאינן חלק מהפעילות הרגילה אך הכרחית לעסק.

ישנן מספר דרכים שבהן ניתן ליצור תביעות הוצאות:

תקבולים: הדרך המסורתית ביותר, עובדים שומרים את הקבלות שלהם מרכישות הקשורות לעסק ומגישים אותן יחד עם דוחות תביעת ההוצאות שלהם.

דפי כרטיס אשראי: אם החברה מספקת כרטיס אשראי עסקי, ניתן לעקוב אחר ההוצאות ישירות מהצהרת הכרטיס.

יישומים ניידים: עסקים רבים משתמשים כעת ניהול הוצאות אפליקציות המאפשרות לעובדים לצלם תמונה של הקבלה שלהם ולהגיש אותה באופן מיידי.

דמי יום: במקרים מסוימים, עסקים עשויים לספק קצבה יומית לעובדים לכיסוי הוצאותיהם. כל הוצאה מעבר לקצבה זו תצטרך לתבוע בנפרד.

לכל השיטות הללו יש יתרונות וחסרונות, והבחירה הטובה ביותר תלויה לרוב בגודל ובצרכים של העסק שלך.

כיצד עסקים עוקבים אחר תביעות הוצאות ומנהלות אותן

באופן מסורתי, חברות הסתמכו על תהליכים ידניים למעקב וניהול תביעות הוצאות. זה כרוך בדרך כלל במילוי דוחות הוצאות נייר, צירוף קבלות פיזיות והגשתן למנהל או לבקר שלהם.

לאחר מכן המנהל סוקר ומאשר את התביעות. לאחר מכן, ה דיווחים מועברים למחלקת הנהלת החשבונות להמשך טיפול. צוות הנהלת החשבונות מכניס את הנתונים למערכת הנהלת החשבונות, מוודא את ההוצאות ומוציא החזרים לעובדים.

נשמע כמו הרבה עבודה, לא? וזה. אבל זה אפילו לא החלק הגרוע ביותר. חשבו על כל הטרדות והשגיאות האפשריות שעלולות להתרחש.

  • העובדים חייבים לעקוב אחר כל שלהם קבלות ולהגיש אותם בזמן.
  • מנהלים חייבים לבדוק ולאשר כל טענה בנפרד, בזבוז זמן יקר שאפשר לבלות טוב יותר במקום אחר.
  • תביעות מזויפות או מנופחות עלולות לחמוק ולגרום להפסדים כספיים.
  • טעויות חשבונאיות עלולות להתרחש בעת הזנת נתונים ידנית, מה שמוביל לאי התאמה ברשומות הפיננסיות.
  • עיכובים בעיבוד עלולים להוביל לאיחור בהחזרים, ולגרום לאי שביעות רצון של העובדים.
  • צוות הנהלת החשבונות צריך לחלץ ולסווג את הנתונים לצורכי מס, דבר שעלול לגזול זמן רב ונוטה לשגיאות.
  • נתונים לא מדויקים עלולים לפגוע בתכנון פיננסי ובתקצוב, ולהוביל להחלטות עסקיות גרועות.

עם כל המכשולים הללו, אין זה מפתיע שעסקים רבים מאמצים פתרונות ניהול הוצאות אוטומטיים. כלים אלו מייעלים את התהליך כולו, מהגשה ועד לאישור ועד להחזר. הם יכולים גם להשתלב עם מערכת הנהלת החשבונות שלך, מה שמקל על מעקב וסיווג הוצאות.

מדוע כדאי לשקול להפוך את תהליך תביעת ההוצאות שלך לאוטומטי?

דמיינו את זה: עובד מצלם קבלה ומעלה אותה לפלטפורמה מקוונת. הוא מחלץ את הנתונים באופן אוטומטי, מחלק את ההוצאה לקטגוריות ומגיש את התביעה. לאחר מכן, התביעה מנותבת אוטומטית למנהל המתאים לאישור, ולאחר מכן מחלקת הנהלת החשבונות לעיבוד. העובד מקבל החזר, ונתוני ההוצאות נרשמים ומסווגים אוטומטית במערכת הנהלת החשבונות.

עם פתרון אוטומציה כמו OCR תביעת הוצאות ננונטים, זה לא תרחיש היפותטי אלא מציאות. אתה יכול לבטל את הצורך בהזנת נתונים ידנית, להפחית את הסיכון לשגיאות ולהאיץ את כל תהליך תביעת ההוצאות.

ישנן מספר סיבות מדוע כדאי לשקול להפוך את תהליך תביעת ההוצאות שלך לאוטומטי:

1. משפר את מהירות העיבוד: אוטומציה מבטלת הזנת נתונים ידנית, מזרזת את זמני האישור ומבטיחה החזרים מהירים יותר. הצוות שלך יכול להתמקד במשימות חשובות יותר במקום להסתבך בניירת.

2. צמצם התערבות ידנית: מכיוון שהכללים וזרימות העבודה נקבעים ממש בהתחלה, מנהלים וצוותי חשבונאות לא צריכים להשקיע זמן רב בבדיקה ואישור של כל תביעה. זה מפחית את הסיכון לטעות אנוש ומבטיח עקביות בתהליך.

3. מפחית אי דיוקים: נתונים לא חוקיים, ערכים כפולים ותביעות הונאה מסומנות אוטומטית וניתן לטפל בהן באופן מיידי. זה מבטיח שהרשומות הפיננסיות שלך מדויקות, אמינות ותואמות.

4. משפר את הנראות: עם אוטומציה, אתה מקבל נראות בזמן אמת להוצאות שלך. אתה יכול לעקוב אחר מגמות הוצאות, לזהות אזורים של הוצאות גבוהות ולקבל החלטות מושכלות כדי לשלוט בעלויות.

5. מבטיח ציות: ניתן לתכנת מערכות אוטומטיות עם מדיניות ההוצאות של החברה שלך ותקנות מס הכנסה. זה מבטיח שכל התביעות עומדות בדרישות, ומפחית את הסיכון לביקורות ועונשים.

6. מפשט את הדיווח: כלים אוטומטיים מייצרים דוחות מפורטים, המקלים על ניתוח הנתונים וקבלת תובנות לגבי דפוסי ההוצאות שלך. זה יכול לעזור בתקציב ובתכנון פיננסי.

7. משפר את שביעות רצון העובדים: עובדים לא רוצים להגיש מאות דוחות הוצאות או לחכות שבועות כדי לקבל החזר. עם מערכת אוטומטית, הם יכולים להגיש את ההוצאות שלהם בקלות ולקבל החזר מהיר; לא עוד לרדוף אחרי אישורים או לדאוג לאיבוד קבלות.

8. ידידותי לסביבה: אין יותר שימוש במדפסת ובמכונת צילום. על ידי מעבר לדיגיטל, אתה מצמצם את טביעת הרגל הפחמנית שלך ותורם ליותר בר קיימא סביבה.

9. ניתן להרחבה: ככל שהעסק שלך יגדל, כך גם ההוצאות שלך יגדלו. בניגוד לעיבוד ידני, מערכות אוטומטיות יכולות להתאים בקלות יותר משתמשים ועסקאות, מה שמבטיח פעולות חלקות ככל שהחברה שלך מתרחבת.

10. חוסך כסף: בטח, יש תג מחיר לאוטומציה של המערכת שלך, אבל קחו בחשבון את זה: לא עוד הוצאות על נייר, דיו ועוד. לא עוד לשלם עבור שעות שהושקעו בהזנה ועיבוד מידע ידני מייגע. בנוסף, שיפור הדיוק והפחתת תביעות כפולות ותביעות הונאה יכולים לחסוך לך יותר כסף בטווח הארוך.

כיצד להפוך את תהליך תביעת ההוצאות שלך לאוטומטי

לעסק שלך עשויים להיות צרכים ודרישות ייחודיות. עסק קטן עשוי להזדקק רק לכלי OCR כדי ללכוד נתוני קבלות. את השאר ניתן לנהל באמצעות גיליון אלקטרוני.

חברה בינונית, לעומת זאת, עשויה להזדקק לפתרון מקיף יותר. כזה שמטפל בכל דבר, החל מלכידת נתונים ועד תהליכי עבודה של אישור ועד אינטגרציה עם תוכנת הנהלת חשבונות.

ודא שאתה מבין את הדרישות שלך בבירור לפני שאתה חושב על אוטומציה.

להלן סקירה מהירה של השלבים שתוכל לבצע כדי להפוך את תהליך תביעת ההוצאות שלך לאוטומטי:

1. זהה את הצרכים שלך

קבע מה אתה רוצה להשיג עם אוטומציה. זה יכול להיות זמני עיבוד מהירים יותר, שגיאות מופחתות, תאימות טובה יותר או כל האמור לעיל.

כמו כן, שקול גורמים כגון:

  • גודל החברה שלך
  • מדיניות ההוצאות שלך
  • היקף תביעות ההוצאות שאתה מטפל בהן
  • היכולות הטכניות של הצוות שלך
  • התקציב שלך
  • מכשולים בזרימת העבודה הקיימת

2. הערכת פתרונות זמינים

חקור את השוק עבור פתרונות זמינים לניהול הוצאות. חפש תכונות שמתאימות לצרכים שלך:

  • OCR ללכידת ועיבוד נתונים
  • אישורים מבוססי כללים לעיבוד מהיר יותר
  • סימון חריגות המופעל על ידי AI
  • אלגוריתמים ללמידה עצמית לסיווג הוצאות
  • אינטגרציה עם תוכנת הנהלת החשבונות שלך
  • הגשת הוצאות תוך כדי תנועה
  • תהליכי עבודה ניתנים להתאמה אישית
  • בדיקות ציות והתראות
  • דיווח וניתוח מפורט

3. בחרו פתרון לניהול הוצאות והטמיעו אותו

קחו בחשבון גורמים כמו ידידותיות למשתמש, הכשרה נדרשת, מדרגיות, אמצעי אבטחה, עלות ותמיכת לקוחות בעת בחירת הפתרון.

צמצם את האפשרויות שלך. בקש הדגמה או תקופת ניסיון. זה יעניק לך ניסיון מעשי עם התוכנה ויעזור לך לקבוע אם היא מתאימה לעסק שלך.

לאחר שמצאת את הפתרון הנכון, תוכל ליישם אותו בארגון שלך. זה עשוי לכלול:

  • הכשרת העובדים שלך
  • הגדרת ההוצאות הזכאיות, המאשרים, מגבלות האישור וזרימות העבודה
  • הגדרת התפקידים והמערכת כדי לעמוד במדיניות ובתקנות ההוצאות שלך
  • שילוב זה עם המערכות הקיימות שלך (חשבונאות, שכר, משאבי אנוש וכו')

4. עקוב אחר הביצועים וייעל אותם

בדוק את הדיוק של לכידת נתונים, זמני אישור וזמני החזר. גלה באיזו תדירות יש צורך בהתערבות ידנית והאם המערכת מסמנת כראוי חריגות. עדכן את התפקידים והכללים לפי הצורך.

עקוב אחר משוב המשתמש. האם העובדים שלך מוצאים את המערכת קלה לשימוש? האם הם מסוגלים להגיש את ההוצאות שלהם ולקבל החזר מהיר? אתה יכול להשתמש במשוב שלהם כדי לבצע שיפורים.

כמו כן, עקוב אחר השפעת המערכת על השורה התחתונה שלך. האם אתה חוסך זמן וכסף? האם הכלי עוזר לך לשלוט בעלויות ולהפחית הונאה?

כיצד Nanonets יכולה לעזור להפוך את תהליך תביעת ההוצאות שלך לאוטומטי

עיבוד תביעת הוצאות נעשה הרבה יותר קל עם ננונטים. אתה יכול להפוך את כל תהליך תביעת ההוצאה לאוטומטי, מלכידת קבלה ועד אישור הוצאות ועיבוד תשלום.

[תוכן מוטבע]

להלן סקירה מהירה כיצד Nanonets יכולים לעזור:

1. אוטומציה של לכידת נתונים: עובדים יכולים להעלות את הקבלות שלהם בכמויות גדולות ולחלץ את כל המידע באופן אוטומטי ולסווג אותם. אין לדאוג לגבי שגיאות עיצוב או הזנת נתונים ידנית.

2. רכז את ניהול ההוצאות: כל תביעת ההוצאות מאוחסנת במקום אחד, מה שמקל על מעקב, ניהול, תשלום וביקורת. אתה יכול לייצא בקלות את הנתונים המנותחים כ-CSV או Excel קבצים לניתוח או דיווח נוסף.

3. עבודה עם מודל אינטליגנטי: מודל עיבוד תביעות ההוצאות שלנו לומד מהפעולות שלך לאורך זמן. זה עוזר לשפר את הדיוק של חילוץ וסיווג נתונים, מה שהופך את התהליך ליעיל יותר לאורך זמן.

4. התאם אישית את זרימות העבודה: אתה יכול להגדיר זרימות עבודה של אישור התואמות את המדיניות של החברה שלך. זה מבטיח שכל תביעות ההוצאות עוברות את הבדיקות והאיזונים הדרושים לפני האישור.

5. סמן חריגות באופן אוטומטי: זהה תביעות הוצאות חריגות על סמך נתונים היסטוריים וסמן אותן לבדיקה. זה עוזר במניעת הונאה ושמירה על עמידה במדיניות החברה.

6. השתלב עם מערכות קיימות: שלב בצורה חלקה עם כלים כמו Google Drive, Zapier, Xero, Sage, Gmail, QuickBooks ועוד. תשכח מהעברת נתונים אינסופית ותיהנה ממעבר חלק.

7. גישה לניתוח בזמן אמת: קבל תובנות לגבי דפוסי ההוצאות שלך, זהה מגמות וקבל החלטות מבוססות נתונים. עקוב אחר תביעות ההוצאות שלך בזמן אמת ונקוט פעולה מיידית בעת הצורך.

8. ודא תאימות: עם בדיקות והתראות מובנות של תאימות, אתה יכול להבטיח שכל תביעות ההוצאות תואמות למדיניות ולתקנות של החברה שלך. שמירה על נתיב ביקורת הופכת ללא מאמץ, ותוכל להימנע מכל בעיה משפטית אפשרית.

מחשבות סופיות

ניהול תביעות הוצאות חיוני לכל עסק. עם זאת, קל לאבד מעקב אחר ההוצאות, במיוחד כשאתה רודף צמיחה והתרחבות.

החדשות הטובות הן שאוטומציה של תהליך תביעת ההוצאות עוזרת. זה לא רק חוסך לך זמן וכסף אלא גם שומר על הפעילות שלך בצורה חלקה.

זה מפחית שגיאות ידניות, מבטיח ציות, משפר את דיוק התקציב ומספק תצוגה ברורה של ההוצאות של החברה שלך. זה לא רק על בקרת עלויות - זה על קבלת החלטות עסקיות אינטליגנטיות ומושכלות.

Nanonets יכולים לתמוך בך במסע זה על ידי מתן פתרון אינטליגנטי, אמין, מאובטח ויעיל עבור טיפול בתביעת הוצאות. הפלטפורמה שלנו נועדה להתאים לצרכים העסקיים שלך, מה שהופך את המעבר לניהול הוצאות אוטומטי לחלק וללא כאבים.

קבע הדגמה עם Nanonets עוד היום ואפשר לנו לעזור לך לייעל את ניהול ההוצאות שלך.

בול זמן:

עוד מ AI & Machine Learning