כיצד לבנות אסטרטגיית רכש אפקטיבית

כאשר אסטרטגיית הרכש של החברה שלך מותאמת ליעדים העסקיים, שם עשוי להיות החזר גבוה פי 4 על ההשקעה. אבל לאסטרטגיית רכש עשויות להיות כמה יעדים פוטנציאליים: ההתמקדות עשויה להיות בחדשנות, או בהפחתת עלויות, או ביחסי ספקים, מרחק גיאוגרפי ומיקום, או כל שילוב של גורמים אלה ואחרים.

במאמר זה, נתעמק באסטרטגיית רכש - מה המשמעות של המונח, איך הוא עובד, סוגים רבים של אסטרטגיות רכש ומסגרות לחשוב עליה וליצור אסטרטגיית רכש יעילה כדי שהעסק שלך ישגשג. 

מהי אסטרטגיית רכש?

אסטרטגיית רכש משמשת כמפת דרכים מקיפה ליישום תהליך רכש בתוך ארגון. הוא משמש מתווה להנחיית יישום התהליך, וכולל בניית שרשרת אספקה, ייזום ומעקב אחר רכישות, ניהול עלויות וסיכונים והערכת תוצאות מול היעדים העסקיים שנקבעו איתם. המטרה העיקרית היא להתאים בין קונים לספקים חוזים ביעילות, לייעל עסקאות, למנוע טעויות, למזער סיכונים ולנהל את ההוצאות הארגוניות ביעילות.

ביתר פירוט, כל שלב כולל:

1. בניית שרשרת אספקה: זהו עמוד השדרה של אסטרטגיית הרכש. זה כרוך בזיהוי, הערכה ובחירת ספקים שיכולים לספק את הסחורה והשירותים הדרושים. המטרה היא ליצור שרשרת אספקה ​​איתנה שהיא גם חסכונית וגם אמינה.
2. ייזום ומעקב אחר רכישות: אסטרטגיית רכש מגדירה כיצד יש להתחיל, לאשר ולעקוב אחר רכישות. זה כולל הגדרת פרוטוקולים לבקשות רכישה, תהליכי עבודה של אישור ושמירה על רישום של כל העסקאות. תהליך זה מבטיח שקיפות ואחריות בתהליך הרכישה.
3. ניהול עלויות וסיכונים: ניהול עלויות הוא היבט מרכזי באסטרטגיית הרכש. זה כרוך במשא ומתן על תנאים נוחים עם ספקים, חיפוש הזדמנויות לחיסכון בעלויות וניהול תקציב. חשוב לא פחות הוא ניהול סיכונים, הכולל הערכה והפחתת סיכונים הקשורים לשיבושים בשרשרת האספקה, תנודתיות במחירים ואמינות הספקים.
4. הערכת תוצאות: מרכיב קריטי באסטרטגיית רכש הוא הערכת יעילותה. זה כולל ניתוח נתוני רכש כדי להעריך ביצועים מול יעדים מוגדרים, זיהוי אזורים לשיפור וביצוע התאמות נדרשות. הערכה מתמשכת זו מסייעת בחידוד תהליכי רכש ואסטרטגיות לאורך זמן.
5. ייעול עסקאות: האסטרטגיה שמה לה למטרה להפוך את תהליכי הרכש ליעילים ככל האפשר. זה כולל הטמעת מערכות המאפשרות עסקאות מהירות יותר וללא שגיאות, כגון מערכות רכש אלקטרוניות, זרימות עבודה אוטומטיות וניהול חוזים דיגיטליים.
6. מזעור סיכון: על ידי יצירת קשרים חזקים עם ספקים ויצירת בסיס ספקים מגוון, האסטרטגיה מסייעת במזעור סיכונים כגון שיבושים בשרשרת האספקה ​​או תלות בספק בודד.
7. ניהול הוצאות תאגיד: בסופו של דבר, אסטרטגיית הרכש מכוונת לניהול הוצאות יעיל. הדבר כרוך בהבטחה שההוצאות של הארגון תואמות את המטרות והיעדים הפיננסיים שלו, מניבה חיסכון בעלויות ומקסום הערך של כל רכישה.

בעצם, אסטרטגיית רכש עוסקת בהרבה יותר מסתם קניית סחורות ושירותים. מדובר בניהול אסטרטגי של תהליך הרכש כולו כדי להתיישר עם המטרות הרחבות יותר של הארגון, הבטחת יעילות תפעולית, בריאות פיננסית ויתרון תחרותי בשוק.

כיצד פועלת אסטרטגיית הרכש

פיתוח אסטרטגיית רכש אפקטיבית כרוך בסדרה של שלבים שיטתיים, שכל אחד מהם תורם ליעילות הכללית ולהצלחת תהליך הרכש. הבנת אלה היא המפתח למינוף זה ככלי להצלחה ארגונית. להלן פירוט של השלבים העיקריים המעורבים:

הערכה של הוצאות ודרישות נוכחיות: הבסיס של אסטרטגיית רכש אפקטיבית הוא שיקוף יסודי של דפוסי ההוצאות והמקורות הנוכחיים של הארגון. זה כרוך בניתוח נתונים היסטוריים כדי לזהות מה נרכש, ממי, באיזו עלות ובאילו כמויות. הערכה זו מסייעת באיתור אזורים שבהם ניתן לצמצם את ההוצאות והיכן ייתכן שיהיה צורך בעסקאות או ספקים טובים יותר.

חיזוי דרישות עתידיות: בהתבסס על הערכת ההוצאות הנוכחיות, האסטרטגיה כוללת חיזוי דרישות עתידיות. גישה צופה פני עתיד זו מסייעת בציפייה לצורכי רכש עתידיים, תוך התחשבות בגורמים כמו תחזיות צמיחה, מגמות שוק ושינויים פוטנציאליים בהיצע ובביקוש.

מחקר שוק והערכת ספקים: חלק בלתי נפרד מאסטרטגיה זו הוא ביצוע מחקרי שוק לזיהוי ספקים פוטנציאליים. זה כולל הערכת ספקים על סמך קריטריונים כמו עלות, איכות, אמינות ויכולתם לענות על הצרכים הספציפיים של הארגון. מדובר במציאת האיזון הנכון בין עלות-תועלת לאבטחת איכות.

בנייה ופורמליזציה של קשרי שרשרת אספקה: לאחר שמזהים ספקים מתאימים, השלב הבא הוא לבנות ולמסד את היחסים איתם. זה כולל ניהול משא ומתן על תנאים והגבלות, הקמת חוזים והקמת ערוצי תקשורת ברורים. המטרה היא ליצור מערכת יחסים יציבה ומועילה הדדית עם כל ספק.

הטמעת מערכות רכש אוטומטיות: כדי לייעל את תהליך הרכש, האסטרטגיה כוללת לרוב הטמעת מערכות אוטומטיות. מערכות אלו מקלות על היבטים שונים של רכש, החל מהנפקת הזמנות רכש ועד לעיבוד חשבוניות. אוטומציה מסייעת בהפחתת שגיאות ידניות, זירוז עסקאות ושיפור היעילות הכוללת.

ניטור ושיפור מתמיד: אסטרטגיית רכש היא לא גישת הגדר ושכח מזה. זה דורש מעקב והערכה מתמשכים. משמעות הדבר היא בדיקה קבועה של ביצועי הספקים, ניתוח נתוני רכש והתעדכנות בשינויים בשוק. האסטרטגיה צריכה להיות גמישה מספיק כדי להסתגל למידע חדש או לצרכים ארגוניים משתנים, תוך שהיא מושרשת ביסודות עסקיים חזקים והגדרת יעדים ברורים.

הפיכת רכש ליתרון תחרותי: אסטרטגיית רכש מבוצעת היטב הופכת את פעולת הרכש ליתרון תחרותי עבור הארגון, ויכולה אף להכפיל פי ארבעה את ההחזר על ההשקעה. הבטחת מחירים טובים יותר, הבטחת אספקה ​​באיכות גבוהה יותר, צמצום זמני אספקה ​​או שיפור האמינות של שרשרת האספקה ​​הן כל פעילות עסקית בעלת השפעה רבה, שאין להמעיט בחשיבותן לתוצאות עסקיות מוחשיות.

על ידי ביצוע שלבים אלה, אסטרטגיית רכש פועלת לא רק כדי למלא את צורכי הרכש של הארגון, אלא לעשות זאת באופן התומך ביעדים עסקיים רחבים יותר, ממקסם ערך ומטפח צמיחה וקיימות לטווח ארוך.

סוגי אסטרטגיות רכש

הבחירה באסטרטגיית רכש היא קריטית להצלחת הארגון, שכן היא משפיעה ישירות על היעילות הפיננסית ועל קשרי הספקים. סוגים שונים של אסטרטגיות רכש נותנות מענה לצרכים ויעדים עסקיים משתנים.

לפיכך, מומלץ לעסקים להתחיל את אסטרטגיית הרכש שלהם בהערכת התהליכים הנוכחיים, הצרכים והיעדים העתידיים שלהם, כדי שיוכלו לבחור סוג המתאים להם. להלן כמה סוגים של אסטרטגיות רכש:

1. רכש ממקור יחיד: אסטרטגיה זו כוללת הסתמכות על ספק יחיד עבור סחורות או שירותים ספציפיים. היתרון של גישה זו הוא פיתוח מערכת יחסים עמוקה יותר עם הספק, שעלול להוביל לתמחור טוב יותר, איכות משופרת ושירות מגיב יותר. עם זאת, זה מגיע גם עם סיכונים כמו תלות בספק אחד, תמחור לא תחרותי והפרעות פוטנציאליות באספקה.
2. מחזור רכישת ליבה: גישה זו משתמשת בספקים רגילים עבור רוב ההזמנות הסטנדרטיות תוך מיקור חוץ עבור רכישות גדולות יותר או ייחודיות יותר. הוא יוצר איזון בין שמירה על קשרים אמינים ומתמשכים עם ספקים מהימנים לבין מינוף משאבים חיצוניים לצרכים מיוחדים.
3. רכש בעלות נמוכה: כפי שהשם מרמז, אסטרטגיה זו מתמקדת במציאת הספק בעל העלות הנמוכה ביותר עבור מוצר או שירות נתון. למרות שזה יעיל להפחתת הוצאות, זה יכול לפעמים להוביל לפשרות באיכות או להחמצת הזדמנויות לתמורה טובה יותר. הערכה זהירה של עלות מול איכות חיונית באסטרטגיה זו.
4. איחוד נפח: כאן, ההתמקדות היא באיחוד רכישות כדי להשיג הנחות נפח. על ידי קנייה בכמויות גדולות יותר, ארגונים יכולים לנהל משא ומתן על תעריפים טובים יותר, ובכך להפחית את העלויות הכוללות. אסטרטגיה זו יעילה ביותר כאשר לארגון יש צרכים צפויים בנפח גבוה.
5. רכש ירוק: אסטרטגיה מודעת לסביבה זו נותנת עדיפות לרכישה מספקים המציעים מוצרים ברי קיימא וידידותיים לסביבה. זה משקף מחויבות של ארגון לאחריות סביבתית ויכול גם לתת מענה להעדפות הצרכנים למוצרים ירוקים.
6. מיקור אסטרטגי: שיטה זו כוללת תהליך מתמשך של ניתוח ההוצאות ויחסי הספקים של הארגון כדי לשפר ולהעריך מחדש את פעילויות הרכש. המקור האסטרטגי נועד לגבש כוח קנייה כדי להבטיח את הערכים הטובים ביותר הזמינים בשוק.
7. מיקור גלובלי: עבור ארגונים המעוניינים להרחיב את בסיס הספקים שלהם בעולם, מקורות מידע גלובליים פותחים עולם של הזדמנויות. זה כרוך במקור סחורות ושירותים על פני גבולות גיאופוליטיים, לעתים קרובות במטרה לנצל יעילות גלובלית כגון כוח אדם מיומן בעלות נמוכה יותר, חומרי גלם זולים יותר וגורמים כלכליים אחרים כמו הקלות מס ותעריפי סחר נמוכים.

לכל אחת מהאסטרטגיות הללו יש את החוזקות והשיקולים שלה, והבחירה תלויה בצרכים הספציפיים של הארגון, בתנאי השוק ובמטרות האסטרטגיות. אסטרטגיית רכש שנבחרה היטב יכולה להוביל ליתרונות משמעותיים, לרבות חיסכון בעלויות, שיפור מהימנות שרשרת האספקה ​​ומיצוב תחרותי משופר.

שלבים ליצירת אסטרטגיית רכש אפקטיבית

1. הערכת צרכי רכישה: השלב הראשון הוא הערכה יסודית של דרישות הרכש הנוכחיות והעתידיות של הארגון. זה כרוך בהבנה אילו סחורות ושירותים נחוצים עבור הפעילות העסקית, תדירותם וכמותם. שלב זה קובע את הבסיס לאסטרטגיה כולה, שכן הוא מגדיר מה צריך לרכוש.
2. תעדוף קטגוריות הוצאות: לאחר הערכת צרכי הרכישה, סיווג ותעדף אותם על סמך גורמים כמו עלות, קריטיות ונפח. צעד זה מסייע במיקוד המאמצים והמשאבים בתחומים המשפיעים ביותר, ומבטיח שליטה טובה יותר על הוצאות וניהול ספקים.
3. ביצוע מחקר שוק: מחקר שוק מעמיק הוא חיוני כדי להבין את נוף הספקים. זה כרוך בזיהוי ספקים פוטנציאליים, הבנת מגמות בשוק וקבלת תובנה לגבי מודלים של תמחור. מחקר שוק יעיל מסייע בקבלת החלטות מושכלות לגבי בחירת ספקים ומשא ומתן.
4. זיהוי ספקים מועדפים: בהתבסס על מחקרי השוק, זהה ספקים פוטנציאליים שיכולים לענות על צרכי הארגון. קריטריונים לבחירה עשויים לכלול עלות, איכות, אמינות והתאמה לערכי החברה ולדרישותיה. שלב זה כולל גם החלטה אם ללכת על ספקים במקור יחיד או על מספר ספקים, בהתאם לאסטרטגיית הרכש.
5. ניהול חוזים: כאשר ספקים מועדפים מזוהים, השלב הבא הוא לנהל משא ומתן על חוזים. זה כרוך בדיונים על תמחור, תנאי משלוח, תקני איכות ותנאי תשלום. המטרה היא ליצור חוזים המציעים את התמורה הטובה ביותר לכסף תוך הבטחת אמינות ואיכות.
6. הקמת כרטיסי תעריפים וקטלוגים: עבור הוצאה עקיפה חוזרת, הקמת כרטיסי תעריפים וקטלוגים עם תמחור ומפרטים מוגדרים מראש יכולה לייעל את תהליך הרכש. שלב זה מועיל במיוחד עבור פריטים הנרכשים באופן קבוע, מכיוון שהוא חוסך זמן ומבטיח עקביות בתמחור ובאיכות.
7. פורמליזציה של הצהרות עבודה ואבני דרך: עבור רכש שירותים, חיוני לגבש הצהרות עבודה (SOWs) ולהגדיר אבני דרך ברורות. זה עוזר בהגדרת ציפיות, מעקב אחר ההתקדמות ובהבטחה שאספקת השירות תואמת את התנאים המוסכמים.
8. יישום מדיניות רכש: קביעת מדיניות והנחיות רכש ברורות היא חיונית. מדיניות זו צריכה לכסות היבטים כמו זרימות עבודה של אישור, מגבלות הוצאות ודרישות תאימות. הם מבטיחים שתהליך הרכש יהיה שקוף, עקבי ומותאם ליעדים הארגוניים.
9. ניטור ושיפור מתמשכים: לבסוף, אסטרטגיית רכש יעילה דורשת מעקב ושיפור מתמשכים. זה כרוך בבדיקה קבועה של ביצועי הספקים, ניתוח דפוסי הוצאות והתאמת האסטרטגיה לצרכים המשתנים ולתנאי השוק.

מסגרת אסטרטגיית רכש

מסגרת אסטרטגיית רכש היא גישה מובנית המיישרת את תהליך הרכש עם יעדי העל והיעדים של הארגון. הוא משמש קו מנחה לקבלת החלטות רכש וניהול פעילויות רכש. כך זה מתפתח בדרך כלל:

1. התאמה לאסטרטגיה הארגונית: התחל בכך שאסטרטגיית הרכש מסונכרנת עם האסטרטגיה הארגונית הכוללת של הארגון. המשמעות היא שהחלטות רכש צריכות לתמוך ולתרום ליעדים העסקיים הרחבים יותר, בין אם הם חיסכון בעלויות, שיפור איכות, חדשנות, הגדלת ההחזר על ההשקעה, בניית קשרי ספקים טובים יותר או יעדי קיימות.
2. הגדרת יעדי רכש: השלב הבא הוא להגדיר בבירור את היעדים הספציפיים של פונקציית הרכש. יעדים אלה יכולים לנוע בין הפחתת עלויות רכש, שיפור קשרי ספקים, שיפור איכות המוצר ועד הבטחת מקורות אתיים וברי קיימא, בין היתר.
3. פיתוח מדדי ביצועי מפתח (KPI): כדי למדוד את הצלחת אסטרטגיית הרכש, חיוני להקים מדדי ביצועים מרכזיים. בהתאם ליעד העסקי הרחב אליו מתמקדים, ה-KPI יכול לכלול מדדים כמו חיסכון בעלויות שהושגו, ציוני ביצועי ספקים, שיעורי עמידה בחוזים וזמן יציאה לשוק עבור פריטים שנרכשו.
4. ניהול סיכונים: המסגרת צריכה לכלול תוכנית מקיפה לניהול סיכונים. זה כרוך בזיהוי סיכונים פוטנציאליים בתהליך הרכש (כגון שיבושים בשרשרת האספקה ​​או תנודתיות במחירים) ופיתוח אסטרטגיות לצמצום. זה כולל גם מעקב ועדכון מתמשכים של אסטרטגיות ניהול סיכונים כאשר תנאי השוק משתנים.
5. מעורבות מחזיקי עניין: רכש אפקטיבי מצריך מעורבות ורכישה של בעלי עניין שונים בתוך הארגון. על המסגרת לתאר כיצד לתקשר עם בעלי עניין אלה, לרבות הגדרת תפקידים ואחריות והקמת ערוצי תקשורת.
6. ניהול קשרי ספקים: מרכיב חיוני של המסגרת הוא ניהול קשרים עם ספקים. זה כולל אסטרטגיות לבחירה והערכת ספקים, משא ומתן על חוזים וניהול קשרים מתמשכים. התמקדות בבניית קשרים חזקים ומועילים הדדיים עם ספקים יכולה להוביל לתמחור, איכות ושירות טובים יותר.
7. שיפור מתמשך: המסגרת צריכה לקדם תרבות של שיפור מתמיד בתהליכי הרכש. זה כרוך בבדיקה ועדכון קבוע של נוהלי רכש, התעדכנות בשיטות עבודה מומלצות ובמגמות בשוק, ומינוף טכנולוגיה ליעילות רכש טובה יותר.
8. אינטגרציה טכנולוגית: בעידן הדיגיטלי של היום, שילוב טכנולוגיה באסטרטגיית הרכש הוא חיוני. המשמעות עשויה להיות שימוש במערכות רכש אלקטרוני, כלי ניהול חוזים דיגיטליים ופלטפורמות ניתוח נתונים. הטכנולוגיה יכולה לייעל את תהליכי הרכש, לספק תובנות נתונים טובות יותר ולשפר את קבלת ההחלטות.

חשיבותה של אסטרטגיית רכש טובה

אסטרטגיית רכש טובה חיונית לכל ארגון שמטרתו יעילות תפעולית והצלחה פיננסית. 

אחד היתרונות העיקריים של אסטרטגיית רכש מעוצבת הוא משמעותי חיסכון עלויות ולכן השתפר בריאות כלכלית. על ידי משא ומתן על תנאים טובים יותר עם ספקים, הפחתת בזבוז ואופטימיזציה של ההוצאות, ארגונים יכולים להשפיע באופן חיובי על השורה התחתונה שלהם. מחקרים מצביעים על כך שאסטרטגיות רכש יעילות יכולות להוביל לשיפורי עלויות הנעים בין 10% ל-25% בקטגוריות הוצאות שונות.

אסטרטגיית רכש טובה מטפחת קשרים חזקים עם ספקים, מה שיכול להוביל ליתרונות רבים כמו שיפור באיכות המוצר, תנאי תשלום נוחים יותר ושירות טוב יותר. קשרי ספקים חזקים הם חיוניים להבטחת חוסן ואמינות שרשרת האספקה.

אסטרטגיות רכש יעילות מסייעות בזיהוי, הערכה ו הפחתת סיכונים הקשורים לשיבושים בשרשרת האספקה, תנודתיות מחירים ובעיות בביצועי ספקים. גישה פרואקטיבית זו לניהול סיכונים חיונית לשמירה על פעילות עסקית חלקה.

אסטרטגיית רכש מוגדרת היטב מייעלת גם את תהליך הרכישה, מפחיתה את התקורה האדמיניסטרטיבית ומשפרת את עיבוד העסקאות. זֶה יעילות תפעולית לא רק חוסך זמן אלא גם מפחית את הסבירות לטעויות ועיכובים.

אסטרטגיית רכש טובה מבטיחה עמידה בדרישות החוק והרגולציה. זה גם מקדם שיטות מקורות אתיות, שחשובות יותר ויותר לצרכנים ויכולות לשפר את המוניטין וערך המותג של החברה.

על ידי התאמת הרכש לאסטרטגיה העסקית, ארגונים יכולים למנף את כוח הקנייה שלהם להניע חדשנות. זה יכול לכלול מיקור מספקים המספקים מוצרים ושירותים חדשניים, ובכך מעניקים לארגון יתרון תחרותי בשוק, שעלול להעלות את המותג שלו ואת כוח התמחור שלו.

יותר ויותר, ארגונים משתמשים גם באסטרטגיות הרכש שלהם כדי להשיג יעדי קיימות. זה כולל מקורות מספקים שמקפידים על נהלים ידידותיים לסביבה וקידום השימוש בחומרים ומוצרים ברי קיימא. מלבד תרומה לרווחת הסביבה, ישנם מספר יתרונות עבור מותגים ועסקים הפועלים למען מטרות ארגוניות אחראיות חברתית.

סיכום

אסטרטגיית רכש מתוכננת היטב היא יותר מכלי לחיסכון בעלויות. זה יכול להפוך למרכיב קריטי וסיבה להצלחת הארגון. על ידי ניהול יעיל של תהליכי רכש, ארגונים יכולים לא רק להשיג הפחתת עלויות משמעותית אלא גם לשפר את קשרי הספקים, להפחית סיכונים ולהתאים החלטות רכישה ליעדים עסקיים רחבים יותר. 

החשיבות האסטרטגית של רכש מודגשת בהשפעתה על יעילות תפעולית, ציות, חדשנות וקיימות. ככזה, השקעת זמן ומשאבים בפיתוח אסטרטגיית רכש איתנה היא לא רק פרקטיקה עסקית טובה - היא חיונית לכל ארגון בעל חשיבה קדימה.

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
• PlatoESG. פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
• PlatoHealth. מודיעין ביוטכנולוגיה וניסויים קליניים. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/procurement-strategy/