חשבונות זכאים מוגדרים
החשבונות לתשלום הוא מונח חשבונאי המתייחס לכסף שחבה חייבת לספק או לספק - על שהשתמשה במוצרים או בשירותיהם.
כאשר חברה רוכשת מוצרים או שירותים מספק עם הסדר לתשלום מאוחר יותר, הסכום נקרא חשבונות לתשלום - עד לביצוע התשלום. זה סוג של אשראי המוצע על ידי הספק או הספק.
החשבון לתשלום נרשם כאשר חשבונית מאושרת לתשלום. זה נרשם בפנקס החשבונות הכללי (או בפנקס המשנה של AP) כתשלום או התחייבות עד שהסכום ישולם. סכום כל התשלומים שעדיין נרשם כיתרת החשבונות לתשלום במאזן החברה. העלייה או הירידה בסך ה-AP מהתקופה הקודמת תירשם בדוח תזרים המזומנים.
חברות עוקבות אחריהם מקרוב תהליכי AP כדי למנוע הונאה, להבטיח תשלומים בזמן ולשמור על בריאות כלכלית כללית.
דוגמאות להוצאות חייבות
להלן מספר דוגמאות להוצאות חייבות:
- סחורות וחומרי גלם
- תחזוקת משרדים וכלי כתיבה
- תחבורה ולוגיסטיקה
- כוח / אנרגיה / דלק
- ציוד מחנאות
- הַחכָּרָה
- רישוי
- שירותים
- תוכנה
מה עושה מחלקת AP?
מחלקת החשבונות מנהלת את כל תהליך ה-AP משחק תפקיד תומך חיוני למחלקת הנהלת החשבונות. צוות AP אחראי על קבלת, אימות, קידוד, אישור, תשלום והתאמה של חשבוניות ספקים.
מחלקת AP מאורגנת היטב יכולה לעזור לחברות לחסוך כסף וזמן. מקצועני AP בוחנים מקרוב את חשבוניות הספקים כדי להבטיח שהתשלומים לגיטימיים - ובכך מונעים תשלומים הונאה או שגויים. הם גם מתמקדים בתשלום חשבוניות בזמן כדי למנוע עמלות איחור, קנסות או קשרי ספק מתוחים.
צוותי AP מודרניים פונים לאוטומציה כדי לייעל עוד יותר את תהליך התשלום. אוטומציה של AP מאפשרת לצוותי AP לבדוק, לאשר ולשלם חשבוניות כמעט באופן מיידי. סליקת תשלומים בלוח זמנים מתאים מסייעת למחלקות החייבים להרוויח הנחות ולשלוט על תזרים המזומנים.
זה מאפשר לצוות AP להתמקד בפעילויות בעלות ערך גבוה יותר התורמות לשורה התחתונה של החברות.
אוטומציה של לכידת נתונים, בנה זרימות עבודה ו לייעל את תהליך התשלומים בשניות. אין צורך בקוד. הזמן עכשיו הדגמה חיה של 30 דקות. הפוך תשלומי חשבוניות לאוטומטיים עם AI.
תהליך התשלומים
זרימת העבודה של AP מתחילה כאשר ספק/ספק מגיש חשבון המבקש תשלום. לאחר מכן מאמתת מחלקת החייבים את החשבון או החשבונית ומקודדת אותם בהתאם לפנקס החשבונות הכללי (קידוד GL).
רמה נוספת של בדיקה פנימית עשויה לכלול א התאמה דו כיוונית או תלת כיוונית של החשבונית כנגד מסמכים תומכים. לאחר מכן החשבונית עוברת לאישורים פנימיים ולבסוף מעובדת לתשלום עם האישור הסופי.
המחזור המלא של תהליך החיובים ניתן לסכם בשלבים הבאים:
- קבלה ולכידת נתוני חשבוניות
- קידוד GL מתאים
- התאמה תלת כיוונית של חשבוניות
- אישור או סימון חשבוניות
- ולבסוף עיבוד תשלומים.
מחלקת חשבונות - תפקידים ואחריות
חשבונות זכאים היא פונקציה פיננסית קריטית ביותר. הוא מפקח על חלק ניכר מתזרים המזומנים וגם משפיע על השורה התחתונה במידה רבה.
כל חבר בצוות AP ממלא תפקיד מכריע בתהליך AP. צוות AP מורכב ממספר תפקידים כגון:
- מנתח הזנת הנתונים מזין את החשבוניות למערכת הדיגיטלית ברגע שהן מתקבלות.
- אנליסט עיבוד התשלומים אחראי על תשלום חשבוניות בתאריך שבו הן מועדות
- אנליסט החריגים מטפל באי-התאמות בחשבוניות ומטפל בבעיות של כשל בתשלום.
- השמיים ניהול ספקים אנשי צוות יוצרים ומנהלים את מסד הנתונים של הספקים ומתאמים אותו עם פעולות רכש שונות.
- מנהל החשבונות מתאם עם הצוות לניהול חשבוניות ללא שגיאות וחלק.
כל חברי הצוות פועלים ליצירת ושימור קשרי ספקים חזקים. הצוות חייב גם לפקח מקרוב על הוצאות חייב ולשמור על בקרות פנימיות כדי להגן על תזרים מזומנים.
מקצועני AP בעסקים קטנים מטפלים לעתים קרובות במספר תפקידים ומלהטט בין תחומי אחריות רבים בו זמנית. להלן כמה מהאחריות הנפוצות המטופלות על ידי חשבונות לתשלום:
- איסוף, שמירה, אימות, רישום ושיתוף של עסקאות עסקיות.
- סימון חשבוניות או עסקאות.
- קבלת אישורים או חתימות נדרשים עבור עסקאות מסוימות
- יצירת שביל נייר לכל תשלום והתאמה בין דפי בנק.
- אימות חשבוניות ותשלומים על ידי התאמתם או התאמתם למסמכים תומכים.
- סקור פריטי שורה וסיכומים בחשבוניות כדי למנוע הונאה, שגיאות ותשלומים כפולים.
- מעקב אחר נתוני ספק ראשי, הקצאת מספרי שוברים ושמירה על התכתבויות ספקים.
- תקשור מדיניות חשבונאות והוצאות עם החברה ובגדול.
- הכן מערכת בלמים ואיזונים.
מערכת יעילה ומנוהלת היטב זרימת עבודה של תשלומי חשבונות יכול לחסוך לחברות כמויות נכבדות של זמן וכסף בכל הנוגע לחשבונות לתשלום. גם ארגונים, במקרים נדירים מיקור חוץ של AP תפקידים לסוכנויות חיצוניות.
תהליכי AP ידניים לעומת אוטומציה של AP
באופן מסורתי תהליכי AP היו במידה רבה ידניים.
למרות הבאזז סביב אוטומציה, סקר של PYMNTS.com הראה ש-80% מהחברות עדיין משתמשות בבדיקות נייר ידניות. סקר נוסף של IDC הראה כי 64% מהמשיבים הסתמכו על גיליונות אלקטרוניים כדי לנהל את תהליכי התשלום שלהם!
אלפי צוותי חובה עדיין אוספים מסמכים, מכניסים נתונים לתוכנת הנהלת חשבונות או ERP, מתואמים ומאמתים נתונים, מקבלים אישורים מעמיתים ומעבדים תשלומים - הכל נעשה באופן ידני!
משימות ידניות לתשלום חשבונות גוזלות זמן, גוזלות משאבים ולא יעילות, מלבד הנטייה לשגיאות. היעדר תהליכי AP ידניים לנראות חושפים אותו להונאה ופגיעויות אבטחה.
פיקוח ידני וטעויות עלולים לגרום לאיחור בתשלומים, לספקים לא מרוצים ולהשפיע על דירוג האשראי. וככל שחברה גדלה בגודלה, נפח הנתונים פשוט הופך לסיוט לטפל בו.
משימות ידניות כוללות בעיקר הזנת נתונים ואימות/התאמה של נתונים שהם בעלי ערך נמוך למדי - האופי השגרתי והחזרתי של משימות אלו מוביל לאי שביעות רצון בעבודה ותחלופת עובדים.
צוותי AP מודרניים שעוברים לאוטומציה של AP מנהלים את המשימות בעלות הערך הנמוך הללו בטייס אוטומטי. הם מתמקדים במקום זאת במשימות בעלות ערך גבוה יותר כמו הגדרת בקרה פנימית, שתדלנות לתנאי אשראי אופטימליים והנחות מספקים, עיצוב מדיניות הוצאות ומוכנות לביקורת.
עסקים קטנים או בינוניים מחפשים בדרך כלל א אוטומציה של AP מקצה לקצה כלי לטפל בכל תשלומי החשבונות בצורה חלקה. בעוד ארגונים גדולים יותר פונים תוכנת אוטומציה של AP לבצע אוטומציה של חלקים ספציפיים בזרימת העבודה החשבונאית הכוללת שלהם.
הגדר זרימות עבודה של AP ללא מגע ו לייעל את תהליך התשלומים בשניות. הזמן עכשיו הדגמה חיה של 30 דקות.
מדוע לבצע אוטומציה של חשבונות לתשלום?
כל החברות, גדולות או קטנות, מקבלות חשבוניות ספקים ומעבדות תשלומים. כל חברה מגיעה לנקודה שבה לא ניתן עוד לבצע את פעולות החייבים באופן ידני.
מלבד היותם לא יעילים הם פשוט נעשים יקרים מדי. מחקרים מראים שזה יכול לעלות בכל מקום בין 12-40 דולר פשוט לעבד חשבונית באופן ידני. הוסף תשלומים לתערובת והעלות תעלה בעוד $5.
אוטומציה של ספקים פתרונות כמו Nanonets עוזרים לחברות לעבד את התשלומים שלהן בצורה מדויקת בשבריר מהעלות הזו. אוטומציה של AP עוזרת גם לחסוך זמן ומשאבים יקרי ערך שניתן להפנות למקום אחר.
תוכנת AP יעילה כגון Nanonets יכולה לאפשר תהליכי רכש לתשלום טובים יותר, להבטיח ציות למס, אוטומציה התאמה תלת כיוונית, לייעל ימי AP או DPO, למנוע הונאה, לייעל את תזרימי המזומנים, לשמור על קשרי ספקים ולאחסן נתונים לדורות הבאים. אפשור דיגיטלי של תהליך AP יקדם אסטרטגיות עסקיות על ידי הפיכת קשרי ספק-לקוח ליתרון תחרותי.
Nanonets מציעה אוטומציה של חשבונות לתשלום מקצה לקצה באמצעות Flow, פלטפורמה שממכנת את כל התהליכים המרכזיים בחשבונות לתשלום:
1. הזנת נתוני חשבונית
2. הוצא אישור וביקורת
3. תשלומי ספקים
Flow משתמש בבינה מלאכותית מתקדמת כדי לייעל כל שלב בתהליך ה-AP, ומבטיחה שעסקים צומחים לא מבזבזים זמן יקר על משימות ידניות.
Flow מגיע גם עם תקני אבטחה ברמה ארגונית ובקרות פיננסיות, מה שמבטיח שהיעילות של פונקציית ה-AP שלך ממשיכה לעלות ככל שהעסק מתרחב.
שאלות נפוצות לחייבים
מהו חשבונות לתשלום?
החשבונות לתשלום הוא מונח חשבונאי המתייחס לכסף שחבה חייבת לספק או לספק - על שהשתמשה במוצרים או בשירותיהם. חשבונות זכאים מתייחסים למחלקה ולתפקיד.
האם חשבונות לתשלום חיוב או אשראי?
כדי לענות על השאלה, חשבונות לתשלום נחשבים לסוג של חשבון התחייבות. משמעות הדבר היא שכאשר חייבים כסף למישהו, זה נחשב לאשראי. למד עוד כאן.
כיצד נרשמים חשבונות לתשלום במאזן?
מכיוון ש-AP נחשבת להתחייבות, היא רשומה תחת התחייבויות שוטפות במאזן.
מה ההבדל בין חשבונות זכאים וחייבים?
חשבונות לתשלום הם הכסף שהעסק שלך חייב לספקים או לספקים. חשבונות חייבים הוא הכסף שהלקוחות שלך חייבים לעסק שלך. הראשון מייצג זרימות של מזומנים ואילו השני מתאר זרימות.
מה ההבדל בין חשבונות זכאים וחייבים?
חשבונות לתשלום הם הכסף שהעסק שלך חייב לספקים או לספקים. חשבונות חייבים הוא הכסף שהלקוחות שלך חייבים לעסק שלך. הראשון מייצג זרימות של מזומנים ואילו השני מתאר זרימות.
מהו יחס מחזור חשבונות זכאים?
ניתן להעריך את הנזילות לטווח הקצר של חברה על ידי חישוב יחס המכונה מחזור חובות. יחס זה מייצג את הקצב הממוצע שבו עסק מחזיר את הספקים שלו. יחס המחזור של ספקים הוא נתון שעסקים משתמשים בהם כדי לאמוד עד כמה הם סולקים את החוב לטווח הקצר שלהם.
להלן הנוסחה לחישוב יחס מחזור חשבונות זכאים:
יחס מחזור לתשלום = רכישות אשראי נטו / חשבונות לתשלום ממוצע
- הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. ידע מוגבר. גישה כאן.
- מקור: https://nanonets.com/blog/accounts-payable/
- :הוא
- $ למעלה
- 7
- a
- לפיכך
- חֶשְׁבּוֹן
- חשבונאות
- חשבונות
- חשבונות לתשלום
- אוטומציה של חייבים
- במדויק
- פעילויות
- כתובות
- לקדם
- יתרון
- להשפיע על
- נגד
- סוכנויות
- AI
- תעשיות
- מאפשר
- כמות
- כמויות
- מנתח
- ו
- אחר
- לענות
- בְּכָל מָקוֹם
- אוטומציה של AP
- בנפרד
- מתאים
- הסכמה
- לאשר
- מאושר
- ARE
- הסדר
- AS
- At
- אוטומטי
- אוטומטי
- אוטומטית
- אוטומציה
- מְמוּצָע
- בחזרה
- איזון
- מאזן
- גיליונות מאזן
- יתרות
- בנק
- BE
- הופך להיות
- להיות
- מוטב
- בֵּין
- גָדוֹל
- הצעת חוק
- ספר
- לִבנוֹת
- עסקים
- עסקים
- קונה
- by
- לחשב
- חישוב
- נקרא
- CAN
- ללכוד
- לכידה
- מזומנים
- תזרים מזומנים
- תשלום
- בדיקות
- קרחת יער
- סְגוֹר
- מקרוב
- קוד
- סִמוּל
- עמיתים
- לגבות
- COM
- Common
- חברות
- חברה
- של החברה
- תחרותי
- הענות
- רב
- נחשב
- תוכן
- לתרום
- לִשְׁלוֹט
- בקרות
- עלות
- יכול
- לִיצוֹר
- יוצרים
- אשראי
- קריטי
- מכריע
- נוֹכְחִי
- לקוחות
- מחזור
- נתונים
- הזנת נתונים
- מסד נתונים
- תַאֲרִיך
- ימים
- חיוב
- חוב
- להקטין
- הגדרה
- מַחלָקָה
- מחלקות
- הבדל
- דיגיטלי
- באופן דיגיטלי
- הנחות
- מסמכים
- לְהַכפִּיל
- כל אחד
- לזכות
- יְעִילוּת
- יעיל
- במקום אחר
- מוטבע
- עובד
- לאפשר
- מה שמאפשר
- מקצה לקצה
- אנרגיה
- לְהַבטִיחַ
- הבטחתי
- זן
- כיתה ארגונית
- שלם
- כניסה
- ה-ERP
- תוכנת ERP
- שגיאות
- העריך
- כל
- דוגמאות
- הוצאות
- יקר
- חיצוני
- מאוד
- כשלון
- אגרות
- מעטים
- סופי
- בסופו של דבר
- לממן
- כספי
- חברות
- תזרים
- זורם
- להתמקד
- הבא
- בעד
- טופס
- לשעבר
- נוסחה
- שבריר
- הונאה
- רמאי
- החל מ-
- מלא
- פונקציה
- פונקציות
- נוסף
- כללי
- לקבל
- Goes
- הולך
- גדל
- גדל
- מדריך
- לטפל
- מטפל
- יש
- יש
- בְּרִיאוּת
- לעזור
- עוזר
- כאן
- גבוה יותר
- מאוד
- איך
- HTTPS
- IDC
- השפעות
- in
- מעמיק
- להגדיל
- לֹא יָעִיל
- תזרים
- במקום
- פנימי
- ניהול חשבוניות
- עיבוד חשבוניות
- לערב
- בעיות
- IT
- פריטים
- שֶׁלָה
- עבודה
- שמור
- מפתח
- ידוע
- חוסר
- גָדוֹל
- במידה רבה
- גדול יותר
- מְאוּחָר
- מוביל
- לִלמוֹד
- פנקס
- רמה
- התחייבויות
- אחריות
- כמו
- קו
- נְזִילוּת
- ברשימה
- לחיות
- שתדלנות
- עוד
- נראה
- עשוי
- לתחזק
- שמירה
- תחזוקה
- לנהל
- ניהול
- מנהל
- מצליח
- מדריך ל
- באופן ידני
- רב
- מיפוי
- אב
- להתאים
- תואם
- אומר
- חבר
- להרשם/להתחבר
- גודל בינוני
- יכול
- טעויות
- כסף
- צג
- יותר
- מספר
- טבע
- נטו
- מספרים
- הזדמנויות
- of
- מוצע
- המיוחדות שלנו
- on
- תפעול
- אופטימלי
- לייעל
- מטב
- ארגונים
- מאורגן
- היוצא
- בולט
- מקיף
- מֶחדָל
- שלום
- נפרע
- מאמר
- מסוים
- חלקים
- תשלום
- משלם
- תשלום
- עיבוד תשלומים
- תשלומים
- מדינה
- תקופה
- כוח אדם
- פלטפורמה
- אפלטון
- מודיעין אפלטון
- אפלטון נתונים
- לְשַׂחֵק
- משחק
- נקודה
- מדיניות
- יפה
- למנוע
- מניעה
- קודם
- תהליך
- מעובד
- תהליכים
- תהליך
- מוצרים
- אנשי מקצוע
- להגן
- שאלה
- נדיר
- דירוגים
- יחס
- חי
- מגיע
- לקבל
- קיבלו
- קבלה
- מוקלט
- הקלטה
- מתייחס
- מערכות יחסים
- חוזר על עצמו
- מייצג
- נדרש
- נָחוּץ
- עתירת משאבים
- משאבים
- אחריות
- אחראי
- תוצאה
- סקירה
- תפקיד
- תפקידים
- s
- אמר
- שמור
- מאזניים
- לוח זמנים
- בצורה חלקה
- בצורה חלקה
- שניות
- אבטחה
- שירותים
- שיתוף
- טווח קצר
- לְהַצִיג
- חתימות
- משמעותי
- בו זמנית
- מידה
- קטן
- עסקים קטנים
- תוכנה
- פתרונות
- כמה
- מישהו
- ספציפי
- לבלות
- סגל
- תקנים
- מדינה-of-the-art
- הצהרה
- הצהרות
- שלב
- צעדים
- עוד
- חנות
- אסטרטגיות
- לייעל
- חזק
- מחקרים
- כזה
- ספקים
- מסייע
- הסובב
- סֶקֶר
- מתג
- מערכת
- משימות
- מס
- נבחרת
- צוותי
- מונחים
- זֶה
- השמיים
- הבאז
- שֶׁלָהֶם
- אותם
- אלה
- דרך
- זמן
- דורש זמן רב
- ל
- גַם
- כלי
- סה"כ
- ללא מגע
- לקראת
- לעקוב
- עסקות
- תור
- פנייה
- מחזור
- בדרך כלל
- תחת
- להשתמש
- בעל ערך
- ערך
- שונים
- מוכר
- ספקים
- לאמת
- אימות
- ראות
- חיוני
- כֶּרֶך
- vs
- פגיעויות
- לבזבז
- שעון
- דֶרֶך..
- טוֹב
- מה
- מה
- אם
- אשר
- בזמן
- יצטרך
- עם
- בתוך
- תיק עבודות
- זרימות עבודה
- היה
- YouTube
- זפירנט