מהו מיקור חוץ של חשבונות זכאים?

עסקים בצמיחה צריכים לשמור על קשרים עם ספקים וספקים רבים. ספקים עם סטנדרטים/נהלים שונים של חשבונית נוטים לבצע תהליכי חובה די מסורבל. מיקור חוץ של ספקים יכול לעזור להחליק את תהליך ה-AP תוך הבטחה שתשלומים לספקים מסולקים ביעילות.

לגבי חשבונות לתשלום

חשבונות זכאים מתייחס לטווח הקצר התחייבויות שנגרמו לחברה באמצעות רכישת סחורות או שירותים מספקים/ספקים באשראי. ה הליך תשלום חשבונות חיוני לחברה שכן היא עוקבת אחר חשבונות או חשבוניות נכנסות שיש לסלק באופן קבוע.

ארגונים המעוניינים להפחית את העומס על תהליכי ה-AP שלהם ולשמור על זרימה חלקה של העסק יכולים להשתמש בשירותיו של חשבונות זכאים חברת מיקור חוץ.

מהו מיקור חוץ של חשבונות אשראי

מיקור חוץ של חשבונות זכאים הוא תהליך שכירת ספק שירותים מיוחד שיכול להשתלט על מספר פונקציות של AP שעסקים מתקשים לטפל בהם בתוך הבית.

חברות מיקור חוץ לחייבים מצוידות במיומנויות, בכלים ובטכנולוגיה הדרושים כדי להשתלב עם תהליכי ה-AP הקיימים של הארגון.

ארגונים העוסקים בנתונים פיננסיים רגישים עשויים להסס להשתמש בספק צד שלישי לתהליכי ה-AP שלהם. לפיכך הם עשויים לרצות לשקול AP Automation במקום זאת.

---

רוצה לבנות את ההתאמה האישית שלך זרימת עבודה אוטומטית לעיבוד חשבוניות? גש אל ננונטים ולהתחיל בחינם! הפוך תשלומי חשבוניות לאוטומטיים עם AI.

---

מיקור חוץ של AP לעומת אוטומציה של AP

מיקור חוץ של AP כולל מסירת תהליכים לתשלום חשבונות לספק עסקי של צד שלישי. משמעות הדבר היא שאתה משתמש בשירותי החוב של גורם חיצוני כדי לבצע את העסקאות שלך. AP אוטומציה, לשם השוואה, הוא אימוץ/אינטגרציה של א תוכנת AP לחלץ, לאמת ולאשר תהליכים לתשלום חשבונות.

מיקור חוץ של תהליכי התשלום של החשבונות שלך יכול לעזור לייעל תשלומים ולחסוך בעבודה, זמן וטעויות. אימוץ תוכנת אוטומציה של AP יכול להביא לך שליטה טובה יותר לכידת נתוני חשבוניות, אבטחה ועזרה בניתוח נתונים טוב יותר כדי להגביר את היעילות העסקית. אבל זה כרוך בהוצאות אחרות כמו השקעה בתוכנה והקצאת זמן להכשרת העובדים לשימוש בתוכנה.

הבחירה בין מיקור חוץ לתשלום חשבונות או אוטומציה תלויה לחלוטין בגודל ובאופי העסק. אומנם אוטומציה של AP תקל על תהליכי ה-AP הפנימיים שלו, אבל מיקור חוץ יהיה אידיאלי עבור עסק המעוניין להפחית את עומס העבודה שלו ב-AP.

לעת עתה, בואו נתמקד ביתרונות ובחסרונות של מיקור חוץ של חשבונות לתשלום.

היתרונות של מיקור חוץ של חשבונות אשראי

מיקור חוץ של חשבונות זכאים יכול להיות יתרון רב לעסק. ספקי מיקור חוץ מיומנים יכולים להפוך את תהליכי ה-AP של החברה ליעילים יותר; ובכך לשפר את תזרים המזומנים. ספקים וספקים יכולים לפיכך ליהנות מתשלומים בזמן.

הנה כמה דרכים שבהן חברות יכולות להפיק תועלת ממיקור חוץ של תהליכי ה-AP שלהן:

1. הפחתת עלויות

מיקור חוץ של תהליכי התשלומים שלך עשוי להיות חסכוני עבור עסק. תהליכי AP פנימיים דורשים העסקת אנשים, השקעה בחומרי הדרכה וציוד/תוכנה שיכולים להיות די יקרים לעסק. מיקור חוץ יכול לעזור למנוע את התקורות הללו ועדיין להתברר כידידותי לתקציב שכן אתה משלם לספק על בסיס חשבונית.

2. הנחות בתשלום מוקדם

מיקור חוץ של ספקים יכול להגביר את היעילות של תהליכי ה-AP שלך על ידי ייעול חשבוניות ותשלומים של ספקים. זה יכול לעזור להתרחק מתשלומים כפולים או חשבוניות שהוחמצו. מכיוון שהכל מאורגן, אתה יכול גם לבצע הסדרים מוקדמים של חשבונות ספקים כדי לקבל הנחות טובות יותר.

3. יעילות ופרודוקטיביות משופרים

מיקור חוץ של תהליכי ה-AP שלך יכול לעזור בעיבוד מהיר יותר של חשבוניות. חברות המציעות שירותי תשלומים מתמקדות רק בתהליכי ה-AP שלך; השלמת העבודה בצורה מהירה ומדויקת יותר. כמו כן, עם טיפול בתהליכי AP, העובדים שלך יכולים להתמקד במשימות בעלות ערך גבוה יותר עם יעילות מוגברת המובילה לפרודוקטיביות טובה יותר באופן כללי.

4. פחות שגיאות והפחתת הונאה טובה יותר

מלבד ייעול החשבוניות, חברות מיקור חוץ של ספקים מפחיתות גם את שכיחות הטעויות בחשבוניות. על ידי הפעלת בדיקות ואימותים נאותים, הם יכולים לזהות שגיאות בחשבוניות ולמנוע תשלומים שגויים. השימוש במומחי AP ובטכנולוגיה מתוחכמת עוזרים להם לזהות סיכונים ולהפחית את השכיחות של הונאה.

5. משאבים מיומנים וטכנולוגיה עדכנית

חברות מיקור חוץ לחייבים משתמשות באנשי מקצוע המכירים את הכלים או התוכנה העדכניים ביותר כדי לייעל את תהליכי AP. המשמעות היא שהעסק שלך מופעל על ידי הטכנולוגיה העדכנית ביותר וכלים בעלי דיוק גבוה מבלי שתצטרך להשקיע בהם.

6. מעקב מתמיד

חברות מיקור חוץ רבות לתשלום חשבונות עובדות מחוץ לאתר אך משתמשות בטכנולוגיה מודרנית שניתן לעקוב אחריה בכל שלב. עם מעקב אוטומטי במקום, עסקים יכולים לקבל גישה ומידע בזמן אמת על תהליכי התשלום שלהם.

7. אין מחסור בכוח אדם

תהליכי AP, אם יופסקו עקב היעדרות עובדים, יכולים להתרבות ולהכביד על העסק. לספקי מיקור חוץ יש כוח עבודה מתאים (וצוותי גיבוי) כדי להיכנס ולנהל את תהליכי ה-AP שלך.

חסרונות של מיקור חוץ של חשבונות אשראי

למרות שמיקור חוץ של חשבונות התשלום שלך עשוי להיראות ללא בעיות, יש כמה בעיות שעסק עדיין יכול להתמודד איתם עם מיקור חוץ. להלן כמה מהחסרונות שיכולים להיווצר במיקור חוץ של AP.

1. אימות שגיאות

ייתכן שחברות מיקור חוץ לא תמיד יהיו שקופות כיצד הן מתמודדות עם תהליכי ה-AP שלך. למרות השימוש בטכנולוגיה מודרנית, טעויות עדיין חייבות להתרחש. שגיאות אלו עלולות לעתים קרובות להישאר מעיניהם. כמו כן, ייתכן ששינויים בתהליכים שלך לא יושמו במלואם על ידי חברות מיקור חוץ המטפלות בתהליכי ה-AP שלך, מה שיוביל לעוד שגיאות או עבודה מחדש.

2. פחות בקרת תהליכים

כל חברה שעוסקת בה שיטות עבודה מומלצות לתשלום חשבונות בתוך הבית חייבת להיות שליטה רבה יותר על התהליכים שלו. ניתן לתעדף ולטפל במצבי חירום מיד עם אישורים ישירים. עם ספק צד שלישי, תצטרך לשחק לפי התנאים והתזמונים שלו. הם עשויים להיות ממוקמים רחוק וחוסר השקיפות בתהליכים יכול להפוך לבעיה רצינית.

3. בעיות עם שכפול

חברות מיקור חוץ רבות לחייבים גובים על בסיס חשבונית. לפיכך, אם העסק שלך חולק חשבוניות כפולות, אתה תצטרך לשלם גם על זה. אם לספקי מיקור חוץ אין את המתקן לזהות חשבוניות כפולות, אז העסק בסופו של דבר יישא יותר בעלויות מהנדרש.

4. פחות גמיש

לחברת מיקור חוץ של חשבונות יכולים להיות תנאים והגבלות מסוימים אשר עשויים שלא להגמיש את העבודה עבור העסק שלך. אם חוזה עם הספק אינו מכסה חריגים בעיבוד, אז העסק שלך צריך להתמודד עם זה בנפרד. זה יכול לגרום ליותר מורכבות, עיבוד מחדש ואי נוחות.

5. תלות יתר

היכולת להעביר תחומי אחריות חיוניים ל-AP עשויה להיות טובה, אבל יש לזה מחיר. העובדה היא שאתה הופך להיות תלוי מאוד בספק מיקור חוץ עבור שירותים לתשלום שכרוכים בעסקאות חיוניות. אז אם הספק מתמודד עם אתגרים כמו פרצות אבטחה או אפילו פשיטת רגל, אז תהליכי החברה שלך עלולים להיעצר בפתאומיות.

6. בעיות פרטיות ואבטחה

עסקים צריכים לזכור שהם מאבדים את הפרטיות כאשר הם חושפים מידע פיננסי ומספקים גישה לנתונים רגישים תוך בחירה במיקור חוץ של תהליכי AP.

בדרך כלל, צדדים שלישיים כאלה משתמשים בשרתים פנימיים ובאחסון בענן כדי לאחסן נתונים רגישים. בעוד שהוא משמש כגישה מרכזית לשני הצדדים המעורבים, הנתונים גם מועדים לפרצות אבטחה ופריצות פוטנציאליות.

הערכת ספקי מיקור חוץ של חשבונות זכאים

כיצד תוכל לבחור את הסוג הנכון של שירות מיקור חוץ לתשלום חשבונות כדי להפיק את היתרונות הדרושים? להלן כמה קווים מנחים שאתה יכול לעקוב אחריהם כדי לבחור את הספק המתאים למיקור חוץ לתשלום:

• מחקר על חברת מיקור חוץ של AP: זה נוהג טוב לחקור חברת מיקור חוץ של AP לפני שיתוף פעולה איתם. מידע באמצעות המלצות, ביקורות משתמשים או משוב יכול להדגיש את היסטוריית הביצועים של הספק. התבוננות בפרויקטים קודמים יכולה לספק תובנה לגבי אופן הטיפול בלקוחות, התהליכים שלהם וכו'.
• דיון פנימי: דיון פנימי עם ההנהלה והצוות, לפני מסירת תהליכי AP לספק מיקור חוץ, יכול לעזור לקבל בהירות לגבי הדרישות שיש לעמוד בהן והאתגרים שעלולים להתעורר. היעילות עולה והשגיאות מצטמצמות כאשר החברה, הספקים שלה וספק מיקור החוץ נמצאים כולם באותו עמוד.
• בדוק אם יש אמצעי פרטיות ואבטחה: חברות מיקור חוץ של AP יכולות להיות אפילו ממוקמות במדינה אחרת. לפני שאתה נותן לחברות מיקור חוץ להשתלט על המושכות של תהליכי ה-AP שלך, בדוק את אמצעי האבטחה שלהן וכיצד הן שומרות על פרטיות הנתונים הפיננסיים שלך. זה יכול לעזור להעריך את הסיכון הכרוך ואת אמצעי הבטיחות הקיימים כדי למנוע פרצות אבטחה.

שירותי מיקור חוץ לחייבים

מיקור חוץ של חשבונות לתשלום הפך לפרקטיקה עסקית פופולרית עבור חברות רבות שאין להן את היכולת והאמצעים להתמודד עם תהליכי ה-AP הצומחים שלהן. חברות מיקור חוץ רבות זמינות להציע מגוון רחב של שירותים.

תהליכי ה-AP הנפוצים ביותר במיקור חוץ הם הזמנת רכש or התאמת חשבונית (0r התאמה תלת כיוונית), אוטומציה של חשבוניות, פתרון אי התאמה וניהול AP. עסק יכול לבחור במה שהוא רוצה להוציא למיקור חוץ בהתאם לגודל העבודה והתקציב הכרוך בכך.

סיכום

מיקור חוץ לתשלום חשבונות הוא פתרון שימושי לחברות כדי להפוך את תהליכי ה-AP שלהן ליעילים וחסכוניים. יותר ויותר עסקים מסתמכים על חברות מיקור חוץ של AP כדי לעצב מחדש ולייעל את תהליכי ה-AP שלהם למרות שיהוקים מתונים בדרך. גיוס עובדים, אוטומציה או מיקור חוץ הם בחירה שעסקים יכולים לעשות בהתאם לאמצעים, הזמן והיכולת שלהם כדי להבטיח תהליכי AP חלקים יותר ויעילות עסקית טובה יותר.