חברות שמקימות שיטות עבודה מומלצות לחייבים מגדילות את הנראות של המידע, מפחיתות את זמן עיבוד החשבוניות שלהן, חוסכות כסף, מחזקות את הבקרה הפנימית וניהול תזרים המזומנים, מפחיתות הונאה וטעויות ומשפרות את קשרי הספקים. שיטות עבודה מומלצות לחייבים הם תת-קבוצה של שיטות עבודה מומלצות לחשבונאות. עסקים המשתמשים בשיטות עבודה מומלצות בתהליכי תשלומים וחשבונאות זוכים ליתרון תחרותי משמעותי.
על פי הדו"ח השנתי של Ardent Partners, "מצב התשלום האלקטרוני 2023: סלילת הדרך לעתיד חכם יותר"
"היכולת לעבד חשבוניות ישירות היא תחום נוסף שבו הארגונים הטובים בכיתה מפגינים את יכולתם. בעוד שרק 29% מכל האחרים מחזיקים ביכולת זו, 69% חזקים מהארגונים הטובים בכיתה יכולים לעבד חשבוניות ללא התערבות ידנית, ה"גביע הקדוש" החמקמק של מנהלי חשבוניותt. "
שיטות עבודה מומלצות מובילות עבור חשבונות אשראי
10 שיטות העבודה המומלצות המובילות לתשלום חשבונות הן:
- ייעול תהליכי AP ושילוב חשבונאי.
- השתמש במערכת אוטומציית AP אינטליגנטית מונעת טכנולוגיה ללא נייר לעיבוד חשבוניות ישר.
- יישם בקרות פנימיות חזקות וסימון חריגים.
- ספקים משולבים ואוטומציה של הודעות סטטוס באמצעות פורטל ספקים.
- אוטומציה של התאמה דיגיטלית דו או תלת כיוונית של חשבוניות עם הזמנות רכש וקבלת מסמכים.
- השתמש בתהליכי אישור חשבוניות AP אוטומטיים.
- בצע אופטימיזציה של אמצעי תשלום אלקטרוניים.
- למקסם הנחות בתשלום מוקדם.
- התאם תשלומים ויתרות זכאים לפנקס החשבונות.
- בצע אופטימיזציה של נראות, מדדים, בינה עסקית ודיווח AP בזמן אמת.
1 - ייעול תהליכי AP ושילוב חשבונאי
ייעל את תהליכי העבודה של AP עם AP ללא נייר. למערכת אוטומציה של AP יש אינטגרציה של ERP או מערכת הנהלת חשבונות. תוכנת אוטומציה של AP תעזור לחברה שלך להשיג את יעדי השיטות המומלצות לעיבוד חשבוניות לתשלום באמצעות שיטות עבודה מומלצות מובנות עבור זרימות עבודה של חשבונות לתשלום וזרימות עבודה אוטומטיות של AP.
יתרונות:
השג יעילות ומניעת צווארי בקבוק באמצעות ייעול זרימות העבודה של חשבונות לתשלום. אוטומציה של AP עם שילוב ERP מבטלת את הצורך בהזנת נתונים נוספת למערכת הנהלת חשבונות מכיוון שהנתונים מסונכרנים בין מערכות.
2 - השתמש במערכת AP Automation המונעת על ידי טכנולוגיה חכמה
מערכת אוטומציה מודרנית מבוססת ענן המונעת על ידי בינה מלאכותית (AI), למידת מכונה (ML), OCR (זיהוי תווים אופטי) ואוטומציה רובוטית מבוססת כללים (RPA) לאוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן תהיה עמוד השדרה ליישום רבים מהשיטות המומלצות הללו בחשבונות לתשלום בעסק שלך.
בעלי עניין המשתמשים במערכת האוטומציה המאוחדת של AP מקבלים גישה לנתוני מסמכים אלקטרוניים רלוונטיים, כולל חשבונית הספק, הזמנת רכש, חוזה ודוח קבלה עם מאגר נתונים המחובר ל- פורטל ספקים.
זיהוי תווים אופטי (OCR) מונע בינה מלאכותית עושה דיגיטציה ולוכדת במדויק חשבונית ספק נתונים, כולל פריטי שורה. נתוני המסמכים האלקטרוניים המרוכזים זמינים לשימוש באימות אוטומטי של חשבוניות, התאמת חשבוניות וקבלת אישור חשבונית ספק לתשלום.
יתרונות:
מלבד שיפור משמעותי ביעילות עיבוד החשבוניות, שימוש במערכת אוטומציה AP מונעת בינה מלאכותית עוזר לחברה שלך לשפר את קשרי הספקים שלה באמצעות תקשורת טובה יותר, כולל מצב תשלום ותשלומים מהירים יותר. מערכת מודרנית, מבוססת ענן של AP אוטומציה, מבטלת מסמכי נייר, מחזקת בקרות פנימיות, ועוזרת לעסק שלך לדמיין ולשלוט בהוצאות ולקבל החלטות טובות יותר, תוך שימוש במערכת אחת מאוחדת הנגישה לבעלי עניין.
3 – יישום בקרות פנימיות חזקות וסימון חריגים
בקרה פנימית של ספקי חוב שיטות עבודה מומלצות כוללות הפרדה נכונה של תפקידים והגבלת גישה לתפקידים לקובץ הראשי של הספק. לדוגמה, בהפרדת תפקידים, צוות החייבים שאחראי על עיבוד חשבוניות לא יכול לאשר חשבוניות לתשלום, להשלים תשלומים ללא אישור מתאים, לבצע תנועות יומן או לרשום תנועות לפנקס החשבונות כדי לסגור את הספרים.
לגבי שיטות עבודה מומלצות של בקרות פנימיות לתשלום, בקרה פנימית חזקה צריכה להשתמש במערכות מבוססות טכנולוגיה כדי לזהות ולסמן שגיאות אפשריות, כולל חשבוניות כפולות, ולמנוע הונאה אפשרית. אי תשלום חשבוניות פעמיים מונע עלויות שיורידו את תזרים המזומנים בנקודת זמן או לתמיד, אם הספקים לא מנפיקים מיד זיכויים לתשלום יתר או משלמים החזרים במזומן.
יתרונות:
חברות חייבות לשמור על בקרות פנימיות חזקות כדי למנוע הונאה וטעויות. פתרון אוטומציה של AP מספק נתיב ביקורת ומדיגיטציה של עסקאות. בקרות פנימיות טובות גם מפחיתות את עלויות הביקורת החיצונית מכיוון שנדרש פחות זמן להשלמת הביקורת.
4 - ספקים משולבים ואוטומציה של הודעות סטטוס באמצעות פורטל ספקים
תוכנת אוטומציה של AP כוללת פורטל ספקים עבור הצטרפות לספקים של החברה שלך ושיפור התקשורת, כולל מצב תשלום חשבונית ספק.
יתרונות:
הצטרפות ספקים דרך פורטל בתוכנת אוטומציה של AP מבטיחה את דיוק הנתונים בקובץ הראשי של הספק ללא כפילות, ניתן להשתמש בו כדי לאסוף טפסי מס לספקים כמו טפסי W-9 או W-8, ומציינת סטטוס תשלום, היסטוריית תשלומים וחשבונית. הִיסטוֹרִיָה. ניתן להעלות חשבוניות על ידי ספקים דרך פורטל הספקים או לקבל במייל או בשיטות זמינות אחרות.
5 - אוטומציה של התאמה דיגיטלית דו או תלת כיוונית של חשבוניות
אוטומציה של התאמת חשבוניות אלקטרוניות היא מרכיב נוסף של שיטות עבודה מומלצות לעיבוד חשבוניות לתשלום. מערכת האוטומציה של AP צריכה לפעול התאמת חשבונית תלת כיוונית לפי פריט שורה עבור סחורות עם הזמנות רכש וקבלת דוחות או התאמה דו-כיוונית של חשבוניות עם הזמנות רכש כאשר קבלת דוחות אינה חלה על סוג העסקה של חשבונית לתשלום. העסק שלך צריך לשלם רק עבור הכמות האמיתית של הסחורה שהוזמנה והתקבלה במחיר הזמנת הרכש שנקבע.
יתרונות:
התאמה אוטומטית של נתוני חשבוניות אלקטרוניות לפי פריט עם הזמנת הרכש (PO) ודוח קבלת התאמה תלת כיוונית (או התאמת חשבונית דו כיוונית והתאמת הזמנה) מבטיחה שמתקבלות חשבוניות עבור פריטים שאושרו על ידי החברה, והתשלומים מתבצעים רק כאשר נדרש עבור מוצרים או שירותים מורשים שהתקבלו.
6 - השתמש בתהליכי אישור חשבונית AP אוטומטיים
אישור אוטומטי הוא אחת מהשיטות המומלצות המובילות בתהליכי תשלומי חשבונות. תוכנת אוטומציה של AP גורם לאוטומטי של אישור חשבונית זכאים תהליך על ידי ניתוב חשבוניות אל המאשר המיועד בהתאם לכללי ומגבלות מדיניות החברה. ה תהליך אישור חשבונות עשוי להשתמש ב-RPA כדי להפוך את ניתוב האישורים לאוטומטי או לתת לך את היכולת להוסיף מאשרים ייעודיים. אם תוסיף מאשרים, שקול את שיטות העבודה המומלצות של בקרות פנימיות לתשלום, כולל הפרדת תפקידים, רמת האישור שלהם וסמכות לאשר חשבונית לתשלום.
יתרונות:
אישור חשבוניות אוטומטי מביא ליעילות, ללא אבדן או חסר של מסמכי נייר, ואישורים מהירים יותר על ידי מאשרים ייעודיים שיכולים לאשר מכל מקום. מערכות אוטומציה של AP מסמנות חריגות ומשכפלות חשבוניות כדי למנוע שגיאות תשלום.
7 - אופטימיזציה של שיטות תשלום אלקטרוניות
שיטות עבודה מומלצות בחשבונות לתשלום כוללות ביצוע תשלומים אלקטרוניים במקום שימוש בהמחאות נייר כדי לשלם לספקים. הרמאים הרחיבו את התדירות של גניבת המחאות נייר בדואר וכביסת המחאות כדי לתקן במרמה מקבלי תשלום וסכומים ולגנוב כסף מהמשלמים. מלבד הסיכון להפסד כספי, הדפסת צ'קים בנייר, חתימה על צ'קים באופן אישי או עם חותמות של החברה, מילוי מעטפות בצ'קים ושליחת המחאות בדואר דורשות זמן מיותר של הצוות ועולות לחברה שלך כסף.
סוגי העברות כספים אלקטרוניות (EFT) כוללים תשלומי ACH מקומיים בארה"ב, מערכות דומות מחוץ לארה"ב להעברות חשבון בנק לחשבון בנק, העברות בנקאיות, PayPal והעברות ארנק דיגיטלי. העסק שלך צריך להחליף את המחאות כתיבת נייר באמצעי תשלום אלקטרוני חסכוני. עם תשלומים גלובליים, המרת מטבע חוץ היא גם שיקול שיש לטפל בו ביעילות בעת תשלום חשבוניות ספק בחשבונות לתשלום.
יתרונות:
ביצוע תשלומים אלקטרוניים מפחית את עלויות התשלום לחשבונית, מגדיל את היעילות, מפחית את הסיכון להונאות, מספק קיימות סביבתית ומגדיל את סוגי אמצעי התשלום שניתן להשתמש בהם.
8 - מקסום הנחות בתשלום מוקדם
מיקסום הנחות לתשלום מוקדם המוצעים על ידי ספקים כתנאי חשבונית (כמו 2/10 נטו 30) היא אחת השיטות המומלצות החיוניות ביותר עבור חשבונות לתשלום מכיוון שזו אסטרטגיית הפחתת עלויות שמשפרת את הרווחיות ואת תזרים המזומנים. כאשר העסק שלך משלם את החשבוניות שלו עד ליום ה-10 במקום ביום ה-30 שבו ישלמו את מלוא הסכום, הוא יכול להפחית את סכום החשבונית לתשלום בהנחה של 2%. ההנחה היא לא 2% לשנה, זה 2% שמרוויחים תוך 10 ימים, אז כדאי לקחת.
מערכת האוטומציה של AP מאיצה את עיבוד החשבוניות ואת אישור חשבוניות הספק, ומאפשרת לקחת את הנחות התשלום המוקדם הללו בזמן עם שיטות עבודה מומלצות לעיבוד חשבוניות לתשלום. כאשר אתה לוקח הנחות בתשלום מוקדם באופן עקבי, צוות הכספים שלך תורם לתוצאות העסקיות במקום להיות מאופיין כעלות עסקית.
יתרונות:
להרוויח ולקיחת הנחות בתשלום מוקדם חוסך כסף משמעותי (במיוחד ברכישות מלאי גדולות) ומשפר את תזרים המזומנים, הרווחיות הגולמית והרווחיות.
9 - התאמה מיידית של תשלומים ויתרות זכאים
התאם תשלומים ויתרות זכאים לפנקס החשבונות באופן מהיר וקבוע כדי לגלות שגיאות ואי סדרים של חשבונות זכאים ולבסס מהימנות יתרת המזומנים. ההתאמה מתבצעת בצורה הטובה ביותר כתהליך אוטומטי במקום להשתמש בגיליונות אלקטרוניים שהוכנו ידנית.
יתרונות:
מערכות אוטומציה של AP מתאמות אוטומטית תשלומים ויתרות זכאים. כתוצאה מכך, יתרות המזומנים והזכאים יהיו מדויקות יותר וניתן יהיה לסגור את הספרים מוקדם יותר.
10 - מיטוב נראות, מדדים, בינה עסקית ודיווח AP בזמן אמת
שיטות עבודה מומלצות עבור חשבונות לתשלום כוללות השגת נראות בזמן אמת לגבי יתרות חשבונות זכאים, תשלומים מתוכננים והוצאה עסקית.
עסקים משיגים שיטות עבודה מומלצות אלה ביעדי תהליכי תשלום חשבונות באמצעות אוטומציה של AP עם ניתוח נתונים בזמן אמת, מדדים כולל מדדי KPI של AP, בינה עסקית משופרת בינה מלאכותית, ודיווח טוב יותר לתשלום חשבונות. עם בזמן דוחות חובה, מחלקות החשבונאות והכספים יכולות לעיין בדוחות אלה כדי לעקוב אחר התשלום, לפתור בעיות או מחלוקות של אי התאמה בין ספקים, ולבקש החזרים אם תרצה עבור יתרות אשראי המגיעות לחברה שלך מספקים נדירים.
יתרונות:
לכל מחזיקי העניין יש נראות למערכת אחת בזמן אמת במקום להשתמש במערכות מוצקות. תוכנת אוטומציה של AP מספקת לוחות מחוונים בזמן אמת, ניתוחים ובינה עסקית מונעת בינה מלאכותית לצורך קבלת החלטות. עם מערכת אוטומציה של חשבונות זכאים, תוכל גם ללכוד חשבוניות מוקדם יותר כדי להפוך את יתרות החשבונות וההוצאות העסקיות לעדכניות יותר לניתוח כמעט בזמן אמת.
סיכום
טרנספורמציה דיגיטלית עם תוכנת אוטומציה של AP היא מפתח להשגת היתרונות של שיטות עבודה מומלצות לתשלום חשבונות. כדי ליישם שיטות עבודה מומלצות מובילות בחשבונות לתשלום, גלה א תוכנת אוטומציה של AP בשם Flow על ידי Nanonets.
- הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
- PlatoESG. פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
- PlatoHealth. מודיעין ביוטכנולוגיה וניסויים קליניים. גישה כאן.
- מקור: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-best-practices/
- :יש ל
- :הוא
- :לֹא
- :איפה
- $ למעלה
- 10
- 10th
- 2%
- 2023
- 2024
- 30
- 30th
- a
- יכולת
- גישה
- נגיש
- חֶשְׁבּוֹן
- חשבונאות
- חשבונות
- חשבונות לתשלום
- אוטומציה של חייבים
- דיוק
- מדויק
- במדויק
- כא
- להשיג
- השגתי
- ממשי
- להוסיף
- יתרון
- AI
- תעשיות
- גם
- כמות
- כמויות
- an
- אנליזה
- ניתוח
- ו
- שנתי
- אחר
- בְּכָל מָקוֹם
- אוטומציה של AP
- ישים
- הסכמה
- אישורים
- לאשר
- מאושר
- נלהב
- ARE
- AREA
- מלאכותי
- בינה מלאכותית
- בינה מלאכותית (AI)
- AS
- At
- בדיקה
- סמכות
- מורשה
- אוטומטי
- אוטומטי
- מכני עם סלילה אוטומטית
- באופן אוטומטי
- אוטומציה
- אוטומציה
- זמין
- לְהִמָנַע
- עמוד שדרה
- איזון
- יתרות
- בנק
- BE
- כי
- להיות
- הטבות
- מלבד
- הטוב ביותר
- שיטות עבודה מומלצות
- מוטב
- בֵּין
- ספרים
- צווארי בקבוק
- מובנה
- עסקים
- מודיעין עסקי
- עסקים
- by
- נקרא
- CAN
- יכולת
- ללכוד
- לוכדת
- מזומנים
- תזרים מזומנים
- מְרוּכָּז
- אופי
- זיהוי תווים
- מאופיין
- בדיקות
- סְגוֹר
- סגור
- לגבות
- תקשורת
- חברה
- של החברה
- תחרותי
- להשלים
- הענות
- מסקנה
- מחובר
- לשקול
- התחשבות
- באופן עקבי
- חוזה
- תורם
- לִשְׁלוֹט
- בקרות
- עלות
- עלות תועלת
- עלויות
- אשראי
- קרדיטים
- מַטְבֵּעַ
- לוחות מחוונים
- נתונים
- ניתוח נתונים
- הזנת נתונים
- יְוֹם
- ימים
- קבלת החלטות
- החלטות
- להפגין
- מחלקות
- יעוד
- רצוי
- לאתר
- דיגיטלי
- ארנק דיגיטלי - -
- הנחה
- הנחות
- לגלות
- אי התאמה
- סכסוכים
- מסמך
- מסמכים
- ביתי
- לא
- מונע
- ראוי
- מוקדם
- הרוויחו
- יעילות
- יְעִילוּת
- אֶלֶקטרוֹנִי
- תשלום אלקטרוני
- אלמנט
- מבטל
- אמייל
- שיפור
- מבטיח
- כניסה
- סביבתי
- שימור סביבתי
- ה-ERP
- שגיאות
- חיוני
- להקים
- דוגמה
- יוצא מן הכלל
- חליפין
- מורחב
- חיצוני
- נוסף
- מהר יותר
- שלח
- לממן
- כספי
- תזרים
- בעד
- זר
- מטבע חוץ
- לנצח
- צורות
- הונאה
- רמאים
- תדר
- החל מ-
- מלא
- כספים
- לְהַשִׂיג
- זכייה
- כללי
- מקבל
- לתת
- גלוֹבָּלִי
- תשלומים גלובליים
- שערים
- טוב
- סחורות
- ברוטו
- לטפל
- יש
- לעזור
- עוזר
- היסטוריה
- HTTPS
- if
- ליישם
- יישום
- לשפר
- משפר
- שיפור
- in
- לכלול
- כולל
- כולל
- להגדיל
- עליות
- מצביע על
- מידע
- במקום
- השתלבות
- מוֹדִיעִין
- אינטליגנטי
- פנימי
- התערבות
- אל תוך
- מלאי
- חשבונית
- עיבוד חשבוניות
- חשבוניות
- סוגיה
- בעיות
- IT
- פריטים
- שֶׁלָה
- כתב עת
- מפתח
- גָדוֹל
- למידה
- פנקס
- פחות
- רמה
- כמו
- מגביל
- גבולות
- קו
- את
- אבוד
- להוריד
- מכונה
- למידת מכונה
- עשוי
- דיוור
- לתחזק
- לעשות
- עשייה
- ניהול
- מדריך ל
- באופן ידני
- רב
- שולים
- אב
- תואם
- לְהַגדִיל
- מאי..
- שיטה
- שיטות
- מדדים
- חסר
- ML
- מודרני
- כסף
- יותר
- רוב
- צריך
- ליד
- צורך
- משא ומתן
- נטו
- לא
- הודעות
- OCR
- of
- מוצע
- on
- על הסיפון
- Onboarding
- ONE
- רק
- זיהוי תווים אופטי
- מטב
- or
- להזמין
- הזמנות
- ארגונים
- אחר
- אחרים
- בחוץ
- מאמר
- במיוחד
- שותפים
- סלילה
- תשלום
- משלם
- תשלום
- אמצעי תשלום
- שיטות תשלום
- תשלומים
- PayPal
- מדינה
- עבור
- לְבַצֵעַ
- ביצעתי
- אדם
- מתוכנן
- אפלטון
- מודיעין אפלטון
- אפלטון נתונים
- PO
- התאמת po
- נקודה
- מדיניות
- כניסה
- להחזיק
- אפשרי
- הודעה
- פוטנציאל
- פרקטיקות
- מוּכָן
- למנוע
- מחיר
- הדפסה
- תהליך
- אוטומציה של תהליכים
- תהליכים
- תהליך
- כדאיויות
- תָקִין
- מספק
- תְעוּזָה
- לִרְכּוֹשׁ
- הזמנת רכש
- רכישות
- כמות
- מהירות
- במקום
- זמן אמת
- נתונים בזמן אמת
- קיבלו
- קבלה
- הכרה
- פיוס
- להפחית
- מפחית
- החזרים
- באופן קבוע
- מערכות יחסים
- רלוונטי
- אמינות
- חוזר על עצמו
- להחליף
- לדווח
- דווח
- דוחות לדוגמא
- מאגר
- לבקש
- לדרוש
- נדרש
- לפתור
- אחראי
- תוצאה
- תוצאות
- סקירה
- לְהַגִיהַ
- הסיכון
- אוטומציה לתהליכים רובוטיים
- תפקיד
- ניתוב
- rpa
- כללי
- s
- שמור
- שירותים
- צריך
- באופן משמעותי
- חתימה
- סילקה
- דומה
- חכם יותר
- So
- תוכנה
- פִּתָרוֹן
- מהירויות
- לבלות
- סגל
- בעלי עניין
- מדינה
- הברית
- מצב
- אִסטרָטֶגִיָה
- לייעל
- התייעלות
- לחזק
- מתחזק
- חזק
- מלית
- ניכר
- להתחנן
- ספקים
- קיימות
- מערכת
- מערכות
- לקחת
- נטילת
- משימות
- מס
- נבחרת
- מונחים
- מֵאֲשֶׁר
- זֶה
- השמיים
- שֶׁלָהֶם
- אלה
- זֶה
- דרך
- זמן
- אקטואלי
- ל
- חלק עליון
- 10 למעלה
- שובל
- עסקה
- עסקות
- להעביר
- העברות
- טרנספורמציה
- פעמים
- סוג
- סוגים
- לָנוּ
- מאוחד
- מאוחד
- ארצות הברית
- מְיוּתָר
- Unsplash
- עדכן
- נטען
- להשתמש
- מְשׁוּמָשׁ
- באמצעות
- מוכר
- ספקים
- אימות
- ראות
- לחזות
- ארנק
- כביסה
- דֶרֶך..
- מתי
- בזמן
- מי
- יצטרך
- חוט
- עם
- לְלֹא
- זרימות עבודה
- כדאי
- היה
- כתיבה
- שנה
- אתה
- זפירנט