6 מדדי ה-KPI המובילים לתשלום חשבונות למדידה

שפר את היעילות הארגונית שלך עם יישום מעשי של מדדי הביצועים העיקריים הנכונים! 

פיטר דרוקר אמר פעם, "אם אתה לא מודד את זה, אתה לא יכול לשפר את זה." 

מעקב אחר הביצועים של מחלקת החשבונות של החברה שלך דורש הרבה יותר מאמץ מאשר רק מעקב אחר מספר החשבוניות שעברו את מועד הפירעון שלהן! 

גישה אסטרטגית לטיפול בצוות ה-AP שלך יכולה לחשוף את העסק שלך למערבולת של הזדמנויות רווחיות תוך הימנעות מבעיות כגון - תזרים מזומנים לקוי בתוך החברה, יחסים שנויים במחלוקת עם הספקים, ואפס מקורות הכנסה נוספים; היום אנו הולכים להראות לך כיצד שימוש ב-KPI מסוימים יכול בסופו של דבר לעזור לצוות ה-AP שלך להגביר את היעילות שלהם.

מה הם מדדי KPI? 

KPI הוא ראשי תיבות של המונח – מפתח ביצועים. כפי שהשם מרמז, מדדי KPI הם אינדיקטור שניתן לכמת לביצועים של כל יעד ספציפי לאורך תקופה. 

בעלי עסקים ואנשי מקצוע מיומנים מתבלבלים לעתים קרובות בין המונחים - אינדיקטור ביצועים מפתח ומדדים. כך נבדלים השניים: 

למדדי ביצועים מפתח יש השפעה חיובית על התוצאות העסקיות הכוללות שלך. הם ממלאים תפקיד מפתח בתמיכה באסטרטגיה העסקית הכוללת שלך ומפרטים את מה שחשוב כדי לעזור לעסק לצמוח בטווח הארוך. לדוגמה: הזמן הממוצע שלוקח לאישור חשבונית וימים לתשלום. 

מדדים, לעומת זאת, הם כלי למדוד את הפעילויות היומיומיות בעסק שלך שעוזרות לתמוך במדדי הביצועים העיקריים. הם אינם מדד קריטי כשלעצמו, אך עדיין עשויות להיות להם השפעה מינורית על העסק שלך. דוגמה למדדים יכולה להיות - אחוז החשבוניות ישירות והחזר ה-ROI על אוטומציה של חשבוניות. 

ישנם טעמים רבים של מדדי ביצועים מרכזיים שיכולים להתגלות כפוריים עבור העסק שלך. בעוד שעסקים מסוימים אוהבים לעקוב אחר ההתקדמות הניתנת למדידה החודשית שלהם, אחרים אוהבים לקבל יותר חזון לטווח ארוך. להלן כמה מהסוגים הנפוצים של מדדי KPI שכדאי לדעת עליהם: 

מִבצָעִי: מדדי KPI אלו עוזרים למדוד את הביצועים של העסק שלך בטווח זמן קצר יותר תוך התמקדות בעיקר בתהליך העסקי. דוגמה: שיעור שגיאות בדוח כספי, דוחות שהופקו לכל עובד. 

מובילים ומשהים: אינדיקטורים מובילים עוזרים לעקוב אחר הצמיחה של העסק שלך ותוצאות עסקיות עתידיות. ואילו, מדדי ה-KPI בפיגור עוזרים לעקוב אחר החלטות עסקיות קודמות שלך. שילוב של שניהם יכול להוליד אסטרטגיה עסקית מצוינת. דוגמה: הכנסה ממוצעת למשתמש. 

פוּנקצִיוֹנָלִי: חלק ממדדי הביצועים העיקריים עשויים להיות משויכים לפונקציות ספציפיות כמו חשבונאות, כספים וכו'. דוגמה: עלויות חשבונאיות, מחזור חשבונות לתשלום. 

אסטרטגי: אלה עוזרים לנטר את היעדים העסקיים שלך בטווח הארוך. דוגמה: נתח שוק, והחזר על ההשקעה.

מדוע מדדי KPI חשובים עבור צוותי AP-חייבים בתשלום?

מדדי ביצועים מרכזיים יכולים להיות מדד חיוני כדי למדוד האם ההתקדמות של צוות חשבונות התשלום שלך תואמת את היעדים העסקיים הכוללים של החברה שלך. כמה מהסיבות הקריטיות לכך שבאמצעי KPI משתמשים יותר ויותר על ידי צוותי AP בין עסקים הם: 

1. הפחתת גורמי סיכון: KPIs יכולים למלא תפקיד מכריע בהצביע על בריאות הארגון שלך. בטווח הארוך, הם יכולים לעזור להפחית את גורמי הסיכון הפיננסיים ולהפוך את העסק שלך לרווחי. 
2. יישר את הצוותים שלך: ודא שאתה וצוותי ה-AP שלך תמיד במסלול לסגירת ספרי סוף חודש, ואתה כמנהל יכול להעריך אם עליך להוסיף משאבים - אנשים או תוכנה כדי להגביר את הביצועים. 
3. התקדמות מסלול: מדדי KPI מבטיחים שכל עובד בצוות AP מרגיש אחראי על ההתקדמות שלו. זה גם עוזר למנהלי הצוותים להעביר דברים בצורה יותר שיטתית. 
4. התאם את האסטרטגיות שלך: עם תיעוד ברור של מה עובד עבור העסק ומה לא, אתה יכול לנווט את האסטרטגיות העסקיות שלך בכיוון הנכון ולעבוד בהתאם.

מהן נקודות הכאב ש-KPI יכולות לפתור עבור צוות AP?

אם אתה מנהל AP, אתה יודע כמה קשה זה יכול להיות לנהל קשרי ספקים, לעקוב אחר חשבוניות ולנהל נזילות. רוב הארגונים רואים בצוות AP גורם מכריע בהכנסות. 

מחלקת תשלומים מהווה מרכיב קריטי בכל תחום עסקי. אפילו הטעות הקטנה ביותר בתפקודים העסקיים המטופלים על ידי המחלקה עלולה לעלות לחברה נסיגה גדולה. 

מדדי ביצועים מרכזיים יכולים לספק תובנות מעמיקות יותר לגבי הפעילות העסקית ובכך לעזור להגיע לפתרונות מקיפים לבעיות. 

לדוגמה, KPI גבוה כמו "זמן ממוצע לתשלום" יכול להעיד על כך שיש עיכוב בתשלומים שיבוצעו לספקים העסקיים מכיוון שאין מספיק תזרים מזומנים בחברה. לכן, זה יעבוד כאינדיקטור לכך שיש בעיה ביצירת הכנסות בעסק. 

דוגמה נוספת שתעזור לך להבין את החשיבות של מדדי KPI עבור צוותי AP היא מספר החשבוניות המעובדות על ידי החברה. אם לחברה שלך יש מספר גבוה יותר של חשבוניות בהשוואה למתחרים שלך, זה מרמז שאתה עובד עם יותר מדי ספקים. לכן, אתה בתורו מפסיד הנחות מדהימות מאיחוד עסקים. 

באופן דומה, הרבה אינדיקטורים לתשלום יכולים לרמוז שהעסק שלך עוסק בשיטות AP זדוניות. לדוגמה, אם אתה רוצה לעקוב אחר כמה עולה הצוות שלך לעבד חשבונית בודדת, תוכל לעקוב אחר - עלות לחשבונית. 

האם ידעת שלוקח כמעט 25 יום לצוות AP לעבד חשבוניות מבוססות נייר? עכשיו אם אתה לא רוצה ליפול בסוגר המעקב הזה, אז אתה יכול לעקוב אחר זמן ההובלה!

מהם מדדי ה-KPI שחשוב לעקוב אחריהם? 

השג יעדים עסקיים פנימיים והשוואת ביצועים מול המתחרים העסקיים שלך באמצעות מדדי ביצועים מפתח! 

1. עלות חובה לחשבונית 

אם אתה משוכנע לגבי השוואת ההתקדמות של צוות ה-AP שלך עם מדדי KPI, אז ה-KPI הראשון שיעלה על דעתך יהיה - עלות לתשלום חשבונית. 

כעת, זהו אינדיקטור ביצועים מרכזי שיכול להשתנות בין עסקים ותעשיות. לכן, שווה כל שנייה מזמנכם למדוד את זה. כפי שוודאי ניתן לראות בשמה, עלות לחשבונית משמשת לחישוב כמה כסף עולה למחלקת AP לעבד חשבונית בודדת. 

היא נמדדת על ידי חלוקת סך ההוצאה שספגה המחלקה עם מספר החשבוניות שעובדו בפרק הזמן הנתון. כדי לקבל נתון KPI מדויק יותר, חשוב שתשקול הן עלויות ישירות והן עלויות עקיפות במהלך החישובים שלכם. 

עלויות שיש לכלול במהלך החישובים: עלות תשתית IT ותמיכת תוכנה, עלות כל העובדים המעורבים במחלקת AP, זמנו של המאשר וכל עלויות נוספות הנגרמות בדמות עמלת איחור בתשלום וכו'. 

עלות גבוהה לחשבונית יכולה להיות תוצאה של חוסר יעילות במחלקת ה-AP עצמה (בעיקר בגלל משימות ידניות), אי הסכמות תכופות עם הספק בנוגע לחשבוניות, או הכשרה לא תקינה. 

נוסחה = סך ההוצאות של מחלקת AP/מס. של חשבוניות שעובדו 

סך כל ההוצאות חייבות לכלול כל עלות כוח אדם ותשתית שאתה יכול לחשוב עליה יחד עם שאר התקורות. הלא. החשבוניות צריכות לכלול את כל החשבוניות המתוזמנות, המעובדות והמשולמות במהלך פרק הזמן שנקבע. 

אמת מידה תעשייתית: עיבוד ידני של חשבונית בודדת יעלה לך מְמוּצָע של $12-$30. עבור ארגונים מסוימים, זה יכול לעלות עד $40. 

2. זמן ממוצע עד לתשלום 

אם אתה מודד את העלות לחשבונית, אז פנה קצת זמן כדי למדוד גם את הזמן הממוצע עד לתשלום של צוות ה-AP שלך! 

כדי למדוד KPI זה, תחילה עליך לחשב את הזמן הכולל שהושקע על ידי צוות AP בעיבוד חשבוניות. השעון לחישוב מדד זה מתחיל לתקתק ברגע שהמחלקה מקבלת חשבונית עד למועד שהספק המיועד מקבל את התשלום שלו. 

ככל שלוקח יותר זמן לצוות ה-AP לעבד חשבונית, כך ה-KPI של עלות לחשבונית עולה. 

במונחים של הדיוטות, ככל שצוות ה-AP שלך יעבוד מהר יותר עם הטיפול בחשבוניות הקודמות, כך הן יהיו פחותות כשיגיעו חשבוניות חדשות. זמן היעד הממוצע לתשלום יכול להיות שונה בין החברות בעיקר בהתאם למדיניות שלהן ביחס להחזקה במזומן. מה שחשוב כאן הוא להבין שמדד זה נותן לך תובנה לגבי תזרים המזומנים של החברה שלך. 

נוסחה = סך הזמן שהושקע בזמן עיבוד חשבוניות/ מספר חשבוניות שעובדו 

אמת מידה תעשייתית: זהו מדד משתנה וממוצע יכול להיות בין 3.7 ל-12.2 ימים. 

3. זמן ממוצע לחשבונית

כפי שאתה יודע, העסק שלך עלול להתחיל להפסיד כסף במקום להרוויח אם תעבד את החשבוניות שלך לאט. כמה מהסיבות העיקריות מאחורי זמן ממוצע גבוה לעיבוד חשבונית יכולות להיות: 

זרימות עבודה ממצות מדי: זרימת עבודה מסובכת מדי היא לא רק טרחה עבור צוות ה-AP, אלא עבור כל המחלקות הפועלות על פני הלוח. 

אימות חשבונית מושהה: למרות שהחשבוניות נוחתות על שולחנות העסק הנכונים בזמן הנכון, רובן יושבות ללא אישור על השולחן ימים על גבי ימים. 

קידוד גוזל זמן: זמן השהיה לעיבוד חשבוניות מתגבר עקב שימוש בתוכנה מדור קודם או בדיקה כפולה של כל הפניה בחשבונית. 

הזמן הממוצע לעיבוד חשבונית תלוי גם בגודל העסק ובתחום התעשייתי שלו. כפי שאולי ניחשתם עד עכשיו, אם הזמן הממוצע של עיבוד חשבונית בודדת הוא גבוה, אז הצוות שלכם נתקע במעגל קסמים של זמן ממוצע גבוה עד לתשלום ועלות לחשבונית. 

נוסחה = הזמן המושקע במפתח + מפתוח מחדש + סקירות חומר + זיהוי נקודות ביקורת מסלול + אישורים + מסירה + התאמה + עדכוני תקשורת. 

אמת מידה בתעשייה: לעסק קטן עד בינוני יכול לקחת כ-25 יום לעבד חשבונית בודדת באופן ידני. 

4. מספר החשבוניות שעובדו ביום לכל צוות AP 

KPI קריטי נוסף למדידת הביצועים שלך ושל צוותי ה-AP שלך הוא מספר החשבוניות המעובדות ליום לכל עובד. זה יעזור לך להבין את החוזקות של צוות ה-AP שלך וגם את התחומים האפורים שהם צריכים לשפר. 

הזמן שלוקח עובד צוות AP לעיבוד חשבונית משפיע באופן משמעותי גם על מחלקות עסקיות אחרות. כל עוד לא תוגש חשבונית למערכת ה-ERP על ידי העובד, אף מחלקה אחרת לא תוכל להעריך את התפתחויותיה. 

נושאים מרכזיים נוספים שיכולים לנבוע מעיכוב זה הם - החמצת הנחות ספקים, ניהול כושל בתזרים המזומנים, שיבושים ביחסים עסקיים-ספקים וכו'. 

כאן, תצטרך לשקול גם את משימת העיבוד המטופלת על ידי כל איש צוות AP. 

אמת מידה בתעשייה: עובד צוות AP ממוצע מעבד כ-5 חשבוניות בכל שעה. זה מרכיב 42 חשבוניות ביום! 

5. תעריף חריג בחשבונית 

אי התאמות בנתוני החשבוניות ובהזמנות הרכש או צוואר בקבוק בתהליך אישור החשבונית עלולים להוביל לחריגים. דוגמה טיפוסית לחריגת חשבונית היא כאשר יש שגיאות ניתוב בעיבוד חשבוניות או שיש אישור ממתין. זה יכול לעכב את תהליך תשלום החשבונית ואף להוביל לשיטות זדוניות של AP כמו תשלומים כפולים. 

נוסחה = שיעור חריגות חשבוניות/ מס' חשבוניות מעובדות * 100 

אמת מידה בתעשייה: הממוצע התעשייתי לשיעור חריגות החשבוניות הוא סביב 24.6%. 

6. % חשבוניות שעובדו במסגרת תנאי תשלום (אופטימיזציה של תזרים מזומנים) 

מדד זה מחשב את מספר חשבוניות הספק שהחברה שילמה בזמן. הוא עוקב אחר מספר החשבוניות המשולמות בתאריך הרשום במסגרת תנאי החשבונית או לפני כן. ערך נמוך עבור מדד זה עשוי להצביע על עיבוד ידני של חשבוניות מועד לשגיאות, הנחיות לא ברורות הקשורות לחשבוניות הספק והכשרה תת-חלקית של צוות ה-AP. 

כדי לעזור לך לשמור על מידע על מדדי ה-KPI שהוזכרו לעיל ללא מאמץ, שזרנו רשימה של קווים מנחים. כך תוכל לעקוב אחר מדדי הביצועים העיקריים של צוות ה-AP שלך: 

הגדר את היעדים העסקיים שלך לטווח הקצר והארוך כדי לפקח אם ההכנסות של החברה שלך צומחות או עומדות. 

כדי לקבל תובנות עוצמתיות לגבי ניטור KPI, אתה צריך גישה מלאה לנתונים היסטוריים ובזמן אמת. 

בחר את ההדמיות הנכונות עבור כל מדד ייעודי. אתה יכול להשתמש במספר סוגים של תרשימים, גרפים ולוחות מחוונים כדי להמחיש את הנתונים העסקיים שלך. השקעה בחידושים הנכונים למעקב אחר מדדי KPI תעזור לך לקבל החלטות עסקיות משתלמות. 

בחרו מדדי KPI מגובשים כדי להשלים את ההדמיות והצבו את אמות המידה הנכונות. בעזרת מדדי ה-KPI שבחרת, אפשר לבעלי העניין לבדוק את האינדיקטורים.

איך עוקבים אחר מדדי ה-KPI? 

כדי לעזור לך לשמור על מידע על מדדי ה-KPI שהוזכרו לעיל ללא מאמץ, שזרנו רשימה של קווים מנחים. כך תוכל לעקוב אחר מדדי הביצועים העיקריים של צוות ה-AP שלך: 

הגדר את היעדים העסקיים שלך לטווח הקצר והארוך כדי לפקח אם ההכנסות של החברה שלך צומחות או עומדות. 

כדי לקבל תובנות עוצמתיות לגבי ניטור KPI, אתה צריך גישה מלאה לנתונים היסטוריים ובזמן אמת. 

בחר את ההדמיות הנכונות עבור כל מדד ייעודי. אתה יכול להשתמש במספר סוגים של תרשימים, גרפים ולוחות מחוונים כדי להמחיש את הנתונים העסקיים שלך. השקעה בחידושים הנכונים למעקב אחר מדדי KPI תעזור לך לקבל החלטות עסקיות משתלמות. 

בחרו מדדי KPI מגובשים כדי להשלים את ההדמיות והצבו את אמות המידה הנכונות. בעזרת מדדי ה-KPI שבחרת, אפשר לבעלי העניין לבדוק את האינדיקטורים.

כיצד אוטומציה משפרת את ה-KPI? 

הניע את ההצלחה הפנימית של החברה שלך וגלה טכנולוגיות מתקדמות שיעזרו לגבש את העסק שלך! 

הנהלת חשבונות היא משימה לא פשוטה עבור מספר עסקים. גם אחרי סבבים וסיבובים של עיבוד נתונים ידני, אתה איכשהו תמיד נשאר עם עוד נתוני חברה למיין! זו הסיבה שעסקים הולכים לקראת עידן האוטומציה. 

עם כניסתה של הטכנולוגיה, כיום ניתן לחסוך כסף ולשפר את היעילות העסקית בו זמנית. זה לא רק יכול לפטור אותך מחובות אדמיניסטרטיביות של החברה אלא גם לספק לך נתונים עסקיים חשובים בפורמט מובנה יותר. 

הנה שש סיבות משכנעות מדוע אתה חייב להגביר את הקצב עם הטרנד הזה! 

חסוך זמן: אם אתה מנהל AP, אז אתה יודע כמה עיבוד ידני איטי עד כאב יכול להשפיע על מדדי ה-AP שלך. אוטומציה של תהליך התשלומים שלך עוזרת לבצע משימות שגרתיות כגון הזנת נתונים ובדיקת טפסי רכישה שנעשות ברמת דיוק גבוהה יותר ובמסגרת זמן נמוכה יותר. 

עיבוד חשבוניות ללא שגיאות: אנו, בני האדם, מועדים לטעויות ואילו AI לא. תהליכי AP אוטומטיים מובילים לחזרה אינסופית של משימות AP ללא שגיאות. 

גישה למסמכים דיגיטליים: יתרון מרכזי נוסף בשימוש בתהליך AP אוטומטי הוא שאתה לא צריך לדאוג למילוי ניירת חשובה. באמצעות אוטומציה, אתה יכול מיד ליצור מסמכים דיגיטאליים כבר מההתחלה ולהיפרד מהצרות של מעקב, סריקה ושליחת הזמנות רכש בדוא"ל.

אימות מידע: מערכות מעקב KPI מעניקות לך את הכוח לבצע את השינויים העסקיים הנדרשים באמצעות ניטור הגרפים וסטטיסטיקות אחרות. אתה יכול גם לשרטט את ההתקדמות של העסק שלך באמצעות אימות נתונים. 

פרודוקטיביות משופרת: אחד היתרונות הגדולים ביותר של אוטומציה של תהליך ה-AP שלך הוא שאתה יכול להציל את עצמך ממשימות ידניות מייגעות ולהתמקד במשימות עסקיות חשובות יותר. 

נגישות משופרת: באמצעות דיגיטציה, אתה יכול לקחת את תהליכי ה-AP שלך לענן ולא לדאוג עוד לגבי תיוק הניירת בארונות הנכונים!

אוטומציה קלה עם תוכנה כמו Flow Nanonets שיכולה להתמודד עם תהליך התשלום מקצה לקצה ולעזור לך פי 10 מהיעילות שלך. אתה יכול להפוך את החשבוניות, האישור ותהליך התשלום שלך לאוטומטי. סנכרן נתונים בזמן אמת עם ה-ERP שלך כמו Quickbooks לצורך התאמה, ניטור וביצוע ניתוחים על תהליך ה-AP שלך.

תזמן הדגמה עם Flow by Nanonets עוד היום:

אוטומציה של חשבונות תשלומים

מסקנה: העברה בנקאית עם Paypal

למד כיצד להשיג את יעדי האשראי שלך בצורה אסטרטגית יותר

לא ניתן לערער את החשיבות של אוטומציה לדיגיטציה של תהליכי ה-AP של צוות ה-AP שלך. 

חווה את כוחה של אוטומציה על ידי שיפור יעילות הצוות שלך באמצעות ניהול משימות ידניות מייגעות ודיגיטציה של ניירת חשובה! 

Nanonets יכולה לעזור לך לנהל את צוות התשלומים שלך ביעילות, כך שתוכל להשקיע את זמנך בהובלת העסק שלך מהחזית! באמצעות הכוחות של למידה עמוקה, אתה יכול בקלות ללכוד כל מידע תעשייתי מכל מסמך שתרצה! 

אוטומציה של משימות ידניות שגרתיות כגון הגשת חשבוניות בארונות, סריקת הזמנות רכש ועוד הרבה יותר! 

לכוד נתונים ממשאבים מרובים ולהשתמש בהם כדי לקדם את צוות ה-AP שלך! 

קבל גישה בלעדית לפתרונות אגנוסטיים של תבניות שעוזרים לצרף את הנקודות בין פיסות מידע מגוונות. 

צמצם את הזמן שאתה מבלה במרדף אחר חשבוניות והפוך את גביית התשלום שלך לאוטומטית! 

צמצם תשלומי חשבוניות מאוחרים ושפר את תזרים המזומנים שלך

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
• PlatoESG. פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
• PlatoHealth. מודיעין ביוטכנולוגיה וניסויים קליניים. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/top-6-ap-kpis/