10 התוכנות הטובות ביותר לניהול מסמכים בשנת 2022

משרדים ברחבי העולם הופכים ללא נייר. מערכות ניהול מסמכים החליפו חדרים מלאים במסמכים עסקיים. נוסף על כך, הוא מגיע עם יתרונות כמו אוטומציה חכמה, פחות שגיאות, חיסכון נוסף, אבטחה משופרת ועוד.

וזה גדל מהר.

שוק תוכנות ניהול המסמכים עומד כיום על 5.5 מיליארד דולר בשנת 2022 ואמור לגדול ל-16.4 מיליארד דולר עד 2029 עם 16.8% CAGR.

בוא נראה איך אתה יכול לקפוץ על המגמה לייעל את התהליכים העסקיים שלך עם ניהול מסמכים יעיל. מאמר זה ידון ב-5 התוכנות המובילות לניהול מסמכים בשוק. ארגונים מובילים משתמשים בכלי DMS המוזכרים להלן כדי להפוך את התהליכים מבוססי הנייר שלהם לאוטומטיים ולשפר את אבטחת המסמכים, האינדקס ועיבוד המסמכים הכולל.

למקרה שחסר לך זמן, הנה 5 ההמלצות המובילות לתוכנות ניהול מסמכים בשנת 2022 וכיצד הן משתוות זו לזו:

---

מהי ניהול מסמכים?

ניהול מסמכים הוא תהליך של ייעול לכידה, מעקב, חילוץ, אימות, אישורים ואחסון מסמכים כמו תמונות, מיילים, מסמכי Word, קובצי PDF ופורמטים אחרים של מסמכים הקשורים לעסקים.

ניהול מסמכים מקיף הכל במחזור החיים של המסמך - מהדור ועד לסילוקו.

---

מהי תוכנת ניהול מסמכים?

תוכנת ניהול מסמכים (DMS) היא תוכנת אוטומציה חכמה הממכנת כל היבט של מחזור חיי המסמך עם אוטומציה של זרימת עבודה, כמו יצירה, לכידה, חילוץ נתונים, סיווג, אימות, אישורים, שינוי, סנכרון מסד נתונים, אחסון ואבטחה.

מערכת ניהול מסמכים מקלה על איתור ועבודה עם הקבצים שלך עם תכונות כמו תיוג מסמכים, חיפוש בטקסט מלא (זה מאפשר לך לחפש קבצים על ידי חיפוש מילות מפתח) ומתקני אחסון מבוססי תפקידים.

עם זאת, זה יותר מסתם אחסון מסמכים; הוא מארגן את מסד הנתונים שלך, עושה אוטומציה של משימות ידניות כמו הזנת נתונים, משפר את פרודוקטיביות העובדים ושומר על יומני פעילות לביקורות.

---

תכונות שיש לחפש בעת בחירת מערכת לניהול מסמכים

שים לב לתכונות האלה בזמן שאתה מחפש מערכת לניהול מסמכים:

• קלט מסמכים - האם אתה יכול ללכוד אוטומטית מסמכים ממקורות מרובים?
• הוספת מסמכים לאינדקס - האם אתה יכול למיין מסמכים באופן אוטומטי?
• חיפוש מסמכים - האם אתה יכול לחפש מסמכים באמצעות מילות מפתח?
• עיבוד מסמכים - האם אתה יכול לחלץ נתונים ממסמכים באמצעות OCR?
• אוטומציה של זרימת עבודה - האם אתה יכול להשתמש בזרימות עבודה כדי להפוך עיבוד מסמכים לאוטומטי?
• אבטחת מסמכים - האם המסמכים מתארחים באחסון מאובטח? האם יש לך גישה מבוססת תפקידים?
• התאמה אישית - האם אתה יכול להתאים אישית את תהליכי העבודה והתהליכים?
• אינטגרציות - האם זה משתלב עם הכלים העסקיים שבהם אתה משתמש?
• אירוח גמיש - האם אתה יכול לבחור באפשרויות אחסון מקומיות או בענן?

---

5 התוכנות המובילות לניהול מסמכים בשנת 2022

#1. ננונטים

Nanonets היא תוכנת ניהול מסמכים מבוססת AI עם OCR חזק מובנה, זרימות עבודה ללא קוד ואחסון מאובטח. Nanonets יכול להפוך את כל תהליכי המסמכים לאוטומטיים כמו לכידת מסמכים, חילוץ נתונים, אימות מסמכים, חיפוש מסמכים, אחסון מסמכים בארכיון ועוד. אתה יכול לשלוט במסמכים שלך עם גישה מבוססת תפקידים ואפשרויות אירוח גמישות.

Nanonets מפשט את ניהול המסמכים עם זרימות עבודה של מסמכים מותאמים אישית ללא קוד, 5000+ אינטגרציות ותוכנת OCR מתקדמת.

Pros

• לכוד בקלות מסמכים ממקורות נתונים כמו Gmail, Drive, Outlook ועוד.
• זרימות עבודה אוטומטיות ללכידה, דיגיטציה, אימות ואחסון מסמכים
• תהליכי עבודה של אישור לקבלת אישור על כל המסמכים המסומנים
• שילוב קל עם יותר מ-5000 אפליקציות באמצעות API ו-Zapier
• מודלים של OCR API מאומנים מראש כדי לחלץ מידע ממסמכים
• חלץ נתונים מרשומות עם דיוק של מעל 95%.
• ממשק קל לשימוש - למד כיצד להשתמש בו תוך 30 דקות או פחות
• תבניות ואפשרויות התאמה אישית קלות
• בקרת גישה מבוססת תפקיד
• תמיכה 24 × 7

חסרונות

• אין אפשרויות להפקת מסמכים
• לא ניתן להשתמש בחתימה אלקטרונית על מסמכים

---

#2. לְהִצְטוֹפֵף

Huddle מציעה מערכת ניהול מסמכים מקוונת לארגונים כדי ליצור רכזת מקוונת לניהול שיתוף פעולה במסמכים, עדכון, אישורים ודיונים בפלטפורמה מאובטחת.

כמו אחסון מקוון בכונן Google, אתה יכול לשתף בצורה חלקה, לספק גישה מוגבלת או לאבטח את הקבצים שלך כדי לשפר את האבטחה. Huddle מציעה גם תוכניות בתשלום המספקות שטח אחסון נוסף, תוספות כמו אפליקציות לנייד, יכולות ועידת וידאו וכו'.

Pros

• קל לשימוש וללמוד
• גרסאות מסמכים
• אחסון מסמכי ענן מאובטח
• אפשרויות שיתוף קבצים קלות למשתמשים חיצוניים
• תהליך קליטה קל
• שילוב קל עם Microsoft Office Suite

חסרונות

• ניתן לשפר את תכונות שיתוף הפעולה
• חסרות תכונות אבטחה גבוהות כמו אימות דו-גורמי.

---

#3. Alfresco One

תוכנת ניהול מסמכים Alfresco One תוכננה עבור ניהול תוכן ארגוני. ניתן להשתמש בו כשירות מבוסס ענן או להתקין במקום. התוכנה מאפשרת ניהול יעיל של תוכן ארגוני עם חיפוש מסמכים ארגוני, אחסון מאובטח, עיבוד מסמכי OCR וניתוח מסמכים חכם.

Pros

• תכונות אחסון ושיתוף מעולות של מסמכים
• הרבה אפשרויות התאמה אישית
• מקרי שימוש מורכבים ורחב טווח.

חסרונות

• ממשק המשתמש אינו אינטואיטיבי במיוחד.
• קשה להגדיר
• תהליכי עבודה מורכבים להבנה.

---

#4. OpenKM

OpenKM היא מערכת ניהול מסמכים הכל באחד המשלבת את כל ההיבטים של ניהול מסמכים, שיתוף פעולה, הפצה ואחסון בפלטפורמה אחת. תוכנת ניהול המסמכים הארגונית מאפשרת שליטה מלאה בתוכן הארגוני, משפרת את האבטחה עם יומני פעילות מפורטים ושומרת על זרימת מסמכים עם אוטומציה.

Pros

• פלטפורמת DMS עשירה בתכונות
• טוב לאנשים שאינם טכנולוגיים
• שילובים קלים
• זמן פעולה מעולה
• סורק לאיתור וירוסים בכל המסמכים המעודכנים

חסרונות

• ממשק המשתמש מתוארך
• OCR לא תמיד מדויק

---

eFileCabinet

eFileCabinet היא תוכנת ניהול מסמכים מבוססת ענן ברמה ארגונית לעסקים קטנים ובינוניים. eFileCabinet מאפשר לך לנהל את כל מסמכי הנייר, המיילים, החשבוניות, החוזים ומידע חשוב אחר שלך במקום אחד.

Pros

• תבניות למבנה תיקיות
• גרור ושחרר בונה זרימת עבודה
• אחסון קבצים מאובטח

חסרונות

• תהליך הצטרפות ארוך
• זה לא תומך בשינויים בכמות גדולה
• פיגור לפעמים

---

הנה עוד כמה מערכות לניהול מסמכים שזקוקות לאזכור מיוחד:

מסמכי גוגל

Google Docs היא תוכנה חינמית לניהול מסמכים שניתן לגשת אליה מכל מקום, מה שהופך אותה לבחירה אידיאלית עבור פרילנסרים ועסקים קטנים העובדים מרחוק עם לקוחות במקומות אחרים בעולם. כבונוס, Google Docs OCR יכול להמיר תמונות לטקסט הניתן לעריכה.

Microsoft SharePoint

SharePoint עוזר לארגונים לשתף מסמכים, לחבר אנשים ולייעל תהליכי מסמכים. SharePoint דומה ל-Google Drive, שבו העובדים יכולים לשתף פעולה ולתחזק רשימה פנימית של מסמכים לגישה נוחה. אתה יכול לשלב את Microsoft Sharepoint עם Microsoft Power Automate ואת השימוש זרימות עבודה אוטומטיות של מסמכים.

צוות נקודת מבט

Viewpoint Team היא מערכת ניהול מסמכים רבת עוצמה עבור אנשי מקצוע בתחום הבנייה. זה הפתרון היחיד שמספק את הכלים להם אתה צריך ניהול מקרה מההתחלה ועד הסוף, כולל תהליכי עבודה שיתופיים עם לקוחות, סקירה ואישור מאובטחים תהליכים למסמכים, ובקרת זכויות גישה.

Odoo

Odoo היא תוכנת ERP ו-CRM בקוד פתוח עם מודול חינמי של מערכת ניהול מסמכים לאנשי מקצוע בתחום הפיננסים. Odoo מאפשרת לארגונים לקיים מחלקת הנהלת חשבונות ללא נייר על ידי דיגיטציה של מסמכים, אוטומציה של תהליכי מסמכים ושילוב חלק עם יישומי Odoo אחרים.

דוקמי

Dokmee היא תוכנה לניהול מסמכים המאפשרת לך לאחסן, לארגן ולשתף את המסמכים, המיילים וקבצים חשובים אחרים שלך.

---

מהי מערכת ניהול המסמכים הטובה ביותר עבור העסק שלך בשנת 2023?

מיפינו את המאפיינים המשמעותיים של חמש תוכנות ניהול המסמכים הטובות ביותר המוזכרות במאמר למעלה כדי להקל על בחירתך בתוכנת ניהול המסמכים הטובה ביותר עבור העסק והדרישות שלך. תסתכל על תמונת המצב, נסה את גירסת הניסיון החינמית, מפה את הדרישות שלך ובחר את הכלי הטוב ביותר.

לפי תמונת המצב, Nanonets היא התוכנה הטובה ביותר לניהול מסמכים. למרות של Nanonets אין יכולות יצירת מסמכים, אתה יכול להשתמש באינטגרציות קלות עם Google Suite כדי ליצור מסמכים במהירות. Nanonets מציעה גם ניסיון חינם והגדרת חשבון בחינם עם סיוע בהגירה.

אחריה Nanonets, OpenKM היא מערכת ניהול המסמכים הבאה הטובה ביותר. זוהי תוכנת ERM בקוד פתוח. מקרה השימוש לניהול מסמכים מוגבל לאנשי מקצוע בתחום הפיננסים ומציע ניסיון חינם למשך 15 יום.

---

ננונטים כמערכת ניהול המסמכים שלך

[תוכן מוטבע]

Nanonets היא תוכנה קלה לשימוש שאינה דורשת אימון אינטנסיבי או הגדרה כדי להתחיל להשתמש. כאן, אנו מפרטים מדוע עליך לשקול את Nanonets כתוכנת ניהול המסמכים שלך.

אינטליגנטי לכידת נתונים:

לעסקים יש הרבה מסמכים כמו טפסים, חשבוניות, קבלות, הזמנות וכו'. ננונטים עוזרות לעסקים לבצע דיגיטציה ולחלץ מידע רלוונטי ממסמכים אלה באמצעות API חכם של OCR.

זרימות עבודה אוטומטיות:

האץ את קצב התהליכים העסקיים על ידי אוטומציה של כל השלבים הידניים, כמו איסוף מסמכים, אימות מסמך, התאמה תלת כיוונית, אישורים ועוד.

לוחות מחוונים בזמן אמת:

השתמש במרכזי מחוונים להוצאות כדי לעקוב אחר ההוצאות שלך, לתייג הוצאות ולהבין מגמות בזמן אמת. עקוב אחר מדדי KPI רלוונטיים כמו חשבוניות %STP, %חשבוניות בתשלום וכו' עם נתונים מ- Nanonets.

אפשרויות אירוח בענן ו-On-Premise:

בחר את אפשרות האירוח המתאימה לדרישות שלך.

אינטגרציות:

אינטגרציה קלה היא חובה. אתה לא יכול לשנות את ערימת הטכנולוגיה שלך כך שתתאים לתוכנה אחת. Nanonets משתלב עם כל התוכנות שלך בקלות שילובים של Zapier ו-API. Nanonets משתלבים עם Xero, Quickbooks, SAP וכו'.

תבניות ודגמים מותאמים אישית:

עם Nanonets, אתה יכול להשתמש בזרימות עבודה מוגדרות מראש כמו חשבוניות, שטרות מטען, הזמנות רכש או חשבונות לתשלום או ליצור מצב AI מותאם אישית משלך.

תמחור שקוף:

לננונטס יש מדיניות תמחור שקופה של $499 לחודש וסריקת מסמך של $0.1. אין חיובים נסתרים עבור אף לקוח.

סיכום

עם הטרנספורמציה הדיגיטלית במגמת עלייה, הגיע הזמן שתשקיע במערכת לניהול מסמכים עבור העסק שלך. זה עושה יותר מאשר דיגיטציה של קבצים. מערכת ניהול מסמכים מייעלת את זרימת המסמכים בתוך הארגון ומעניקה שכבת אבטחה נוספת למסמכים העסקיים. היתרונות של ניהול מסמכים מאפשרים לארגונים להישאר תחרותיים ופרודוקטיביים.

עם זאת, בחירת ה התוכנה הטובה ביותר לניהול מסמכים עבור העסק שלך דורש הבנה מעמיקה של מה החברה שלך צריכה ואיזה סוג של DMS מתאים לה. אז הקפד לבדוק את האפשרויות שלך ולנסות אותן בעצמך.

מדור שאלות ותשובות