התאמה תלת-כיוונית לתשלום חשבונות: מדריך מעמיק

צוותי מימון עסקי מבצעים התאמה תלת-כיוונית של חשבוניות ספקים כתהליך חיוני לתשלום חשבונות. על ידי התאמה תלת כיוונית של מסמכים תומכים, חברות יכולות לזהות תשלומים כפולים, שגויים או הונאה.

מטרת מאמר זה היא להבין את תהליך ההתאמה התלת-כיוונית, את נקודות הכאב של תהליכי התאמה ידנית, כיצד להפוך את תהליך ההתאמה התלת-כיוונית לאוטומטית, ואת היתרונות של אוטומציה.

התאמה תלת כיוונית מבוצעת בצורה הטובה ביותר כזרימת עבודה אוטומטית המופעלת על ידי פתרונות אוטומציה לתשלום חשבונות כגון Nanonets.

מהי התאמה תלת כיוונית?

כל התשלומים כרוכים באיזושהי אימות כדי למנוע הונאה ולהבטיח שהפרטים הפיננסיים במסמכים התומכים תואמים זה לזה.

התאמה תלת-כיוונית היא תהליך בקרה פנימית המשווה את הזמנת הרכש (PO) מול הערת הסחורה שהתקבלה (GRN) והחשבונית של הספק הנוגע בדבר.

התאמה דו-כיוונית, בהשוואה, משווה רק את ה-PO עם החשבונית. הכמות שחויבה (בחשבונית) צריכה להתאים לכמות שהוזמנה (בהזמנת הרכש). ומחיר החשבונית צריך להתאים למחיר המצוין בהזמנת הרכש.

תהליך ההתאמה הדו-כיווני הוא גישת ברירת המחדל לאימות חשבוניות בין ארגונים. אבל חברות מאמצות יותר ויותר התאמה תלת כיוונית כדי להוסיף שכבת אימות נוספת ולמנוע הוצאות יתר.

התאמה תלת-כיוונית עוזרת לאשר תשלומי חשבוניות מהר יותר וגם לסמן כל חוסר עקביות, שגיאות או הונאה אפשרית.

התאמה תלת כיוונית משווה בין פרטי פריט וסיכומים בין הזמנות רכש (PO), קבלות לתמיד (מסמך קבלה מאומת ותעודת אריזה) וחשבוניות ספק שנשלחו ללקוח.

חשבונית מאומתת בהצלחה חייבת להתאים להזמנה ולקבלה ברמות סובלנות מקובלות. חשבונית שנכשלת בהתאמה לסובלנות מושבתת ונשלחת לבדיקה מתאימה.

---

מעוניין להפוך את תהליכי ההתאמה הידניים התלת-כיווניים שלך לאוטומטיים? הזמן הדגמה חיה של 3 דקות כדי לראות כיצד Nanonets יכולה לעזור לצוות שלך ליישם מקצה לקצה אוטומציה של AP.

קבעו הדגמה

---

תוכן העניינים

איך עושים התאמה תלת כיוונית?

השמיים הליך תשלום חשבונות תלוי במידה רבה בפרטי מעקב על פני שלושה מסמכים: הזמנות רכש, קבלות הזמנות וחשבוניות.

לפני עיבוד תשלומי ספקים, צוותי AP עוברים על 3 המסמכים הללו כדי לוודא שהמוצר/השירות שקיבלה החברה תואמים את הפרטים של מה שהוזמן/ביקש בתחילה.

דרך 3 התאמת חשבוניות עוזר להדגיש שגיאות או חוסר עקביות בכל אחד משלושת המסמכים החשובים שהוזכרו לעיל. שגיאות/בעיות יכולות לכלול פרטי תשלום שגויים, מחירים מנופחים/שגויים, מוצרים שגויים או פגומים וכו'.

אם שגיאות מסומנות בתהליך ההתאמה התלת-כיוונית, החשבונית מעוכבת והתשלום מונע. לאחר התאמה של הנושא והתאמה משולשת מוצלחת, ניתן לעבד את החשבונית ולשלם אותה.

דוגמה להתאמה תלת כיוונית

לשם המחשה, נניח שקונה, קונה בע"מ., מקבל חשבונית בסך $1500 מספק/ספק, ספק בע"מ, עבור מאה כונני עט:

• צוות ה-AP משווה/תתאים תחילה את החשבונית עם הזמנת הרכש שלו כדי לבדוק אם התיאור (כונני עטים), כמות (100), עלות ($15 ליחידה), המחיר הכולל ($1500) והתנאים (תנאי תשלום) תואמים את התנאים בהתחלה תעודה מאושרת.
• לאחר מכן, משווים/מתואמים פרטי החשבונית וההזמנה מול אלו שבקבלת ההזמנה (דוח קבלה). קבלה זו נערכת על ידי מחלקת הקבלה על סמך תלוש האריזה שמגיע עם המשלוח. הסוג והכמות של כונני העט (100), המחיר (15$ ליחידה) והמחיר הכולל ($1500) צריכים להתאים לאלו המפורטים בהזמנה המקורית ובחשבונית.
  • גם המחלקה הקולטת בודקת בשלב זה נזקים ואיכות.

אם החשבונית, ההזמנה והקבלה של ההזמנה תואמים בדיוק (או ברמת סובלנות מקובלת), אז יש לך התאמה תלת-כיוונית מוצלחת. כעת ניתן לשלם את החשבונית על ידי צוות AP.

אם 3 המסמכים אינם תואמים - מעל רמת הסובלנות התואמת תלת כיוונית - אז החשבונית מושהה עד למיון השגיאות/הבעיות.

הבה נסתכל בקצרה על כל אחד מהמסמכים הללו ונראה כיצד הם קשורים לתהליך ההתאמה התלת-כיוונית של חשבונות זכאים:

הזמנה

הזמנת רכש או הזמנה היא טופס סטנדרטי של חברה, ממוספר ברצף, המפרט את המוצרים או השירותים שהיא דורשת. הזמנת הרכש משמשת לאשר רכישה.

הזמנת הרכש הופכת לחוזה כאשר היא נשלחת ומתקבלת על ידי הספק שמתכוון לספק את הסחורה או השירותים. השמיים מחלקת הרכש יוצר הזמנת רכש המבוססת על חתימה ומאושרת בקשת רכש לאחר בחירת ספק.

השמיים תהליך הזמנת רכש לוכדת את שם החברה והלוגו, שם הספק ופרטים ליצירת קשר, תנאי תשלום וחוק, הנחות המוצעות, מספר הזמנת רכש, כתובת לחיוב ומשלוח של החברה, פריטי שורה עם תיאורים, תמחור, כמויות שהוזמנו, סכום מורחב, סכום ביניים, מס מכירה אם יש, והסכום הכולל.

קבלה

קבלה היא מסמך פיזי או אלקטרוני המשקף את קבלת הסחורה/שירותים בפועל. הקבלות מאומתות על ידי מחלקת הקבלה של החברה מול תלוש האריזה המפורט של הספק המצורף למוצרים שנמסרו.

הקבלה מפנה לשיטת התשלום וכן למספר הזמנת הרכש - מה שמקל על התאמת המסמכים.

קבלת הסחורה עשויה להיות משלוח של כל הזמנת הרכש או משלוח חלקי אם מוצרים כלשהם הוזמנו חזרה למשלוח מאוחר יותר או נשלחו ממקום אחר.

חשבונית ספק

חשבונית ספק היא מסמך המחייב את הלקוח עבור סחורה שנמסרה או שירותים שניתנו. החשבונית היא בקשת תשלום.

שדות חשבוניות זהים בעיקר לאלו של הזמנת רכש.

חשבוניות מזכירות גם מספר חשבונית, תאריכי הזמנה, תאריכי משלוח, כתובת להעברה, תנאי תשלום, הנחות בתשלום מוקדם, סכום משנה, מס מכירה והסכום הכולל לתשלום.

---

אוטומציה של לכידת נתונים, בניית זרימות עבודה ו לייעל את תהליך ההתאמה התלת כיווני בשניות. אין צורך בקוד. הזמן עכשיו הדגמה חיה של 30 דקות.

קבעו הדגמה

---

נקודות כאב בהתאמה ידנית

התאמה ידנית דו כיוונית או תלת כיוונית יכולה להיות איטית עד כאב, יקרה ונוטה לשגיאות. אוטומציה של התאמה תלת כיוונית וזרימת העבודה של אישור חשבונות בהחלט יעזור לצוותי AP להתמקד במשימות בעלות ערך גבוה יותר ולהציל אותן מהר של עבודת נייר ידנית.

התאמה ידנית של אלפי מסמכים תומכים יכולה להיות גוזלת זמן, יקרה ודורשת עבודה. צוותי AP מבזבזים בסופו של דבר המון שעות עבודה בציד ידני אחר כל חשבונית, הזמנה זרה וקבלה!

עיכובים וטעויות מאלצים את צוות החייבים לעבוד שעות נוספות ויכולים גם להביא לקנסות על איחור בתשלומים לספקים.

להלן כמה מנקודות הכאב העיקריות בתהליך ההתאמה התלת-כיוונית הידנית, שבסופו של דבר גורמות לעיכובים וחריגות עלויות:

---

הזמינו הדגמה חיה זו בת 30 דקות כדי להפוך זאת לפעם האחרונה שבה אי פעם תצטרכו להקליד באופן ידני נתונים מחשבוניות או קבלות לתוכנת ERP.

קבעו הדגמה

---

יתרונות אוטומציה של התהליך

אוטומציה של תהליך ההתאמה התלת-כיוונית מטפלת ברוב אם לא בכל נקודות הכאב של התאמה ידנית שצוינו לעיל. הנה כמה מהסיבות העיקריות לכך שעסקים עושים יותר ויותר אוטומציה של ההתאמה המשולשת ותהליך ה-AP הגדול יותר:

לספק מסלולי ביקורת

גישה אוטומטית דיגיטלית-ראשונה מבטיחה שכל הרשומות יהיו עקביות ומספקות מקור יחיד של אמת. כאשר הנתונים נגישים בקלות בכל עת, עסקים יכולים לגשת למסלולי ביקורת ברורים ולאתר חוסר עקביות פיננסית במהירות.

הפחת את שיעורי השגיאות והונאות

תוכנת התאמה אוטומטית תלת כיוונית פועלת על פי כללים/זרימות עבודה מוגדרות מראש המבוססות על רמות סובלנות ואישורים. זרימות עבודה אוטומטיות כאלה הן מהירות ומדויקות ביותר. הם מסמנים במהירות שגיאות ומקרים פוטנציאליים של הונאה כדי שצוותי AP יכולים לנקוט בפעולה מיידית.

שפר את יחסי הספקים

זרימת עבודה AP תואמת תלת כיוונית מבטיחה תשלומי ספק בזמן. ספקים מעריכים תשלומים מוקדמים ויכולים להציע הנחות בתמורה. כך אוטומציה יכולה לעזור לחסוך בעלויות תוך הקמת שרשרת אספקה ​​יציבה.

הגדל את השורה התחתונה

אוטומציה של התאמה תלת כיוונית ותהליכי AP אחרים חוסכת זמן, מפחיתה את עלויות העבודה, מונעת הונאה/טעויות ומספקת הנחות לספקים בטווח הארוך. זה משחק תפקיד משמעותי בשורה התחתונה של החברה.

סנכרון חלק

סגור את הספרים שלך מהר יותר על ידי סנכרון ההתאמה התלת-כיוונית שלך ישירות ל-ERP או לתוכנת הנהלת החשבונות שלך.

---

הגדר זרימות עבודה של AP ללא מגע ו לייעל את תהליך התשלומים בשניות. הזמן עכשיו הדגמה חיה של 30 דקות.

קבעו הדגמה

---

כיצד להפוך התאמה תלת כיוונית וזרימות עבודה של AP לאוטומטי

גשר תוכנת אוטומציה של AP, כמו Nanonets, יכול לעזור לארגונים לעבור מהתאמה תלת כיוונית ידנית לזרימת עבודה אוטומטית ללא מגע לחלוטין. צוותי AP ברחבי ארגונים משתמשים ב-Nanonets כדי לבנות זרימות עבודה אוטומטיות של חשבונות לתשלום מקצה לקצה.

אוטומציה של AP וזרימות עבודה של התאמה תלת כיוונית המוגדרות על Nanonets יכולות להפחית 3% מעומס העבודה של מחלקת AP מבלי להעסיק צוות נוסף.

עם Nanonets אתה יכול להגדיר זרימת עבודה אוטומטית התאמת AP תלת-כיוונית שבאופן אוטומטי:

• שואב מסמכים וקבצים ממקורות מרובים - דואר אלקטרוני, מסמכים סרוקים, קבצים/תמונות דיגיטליות, אחסון בענן, ERP וכו'.
  • מסווג וממיין את המסמכים בצורה נכונה כחשבוניות, הזמנות וקבלות
• קורא ולוכד נתונים מכל החשבוניות, הזמינים והקבלות בצורה מדויקת
• מיישב שדות, הוצאות, יתרות ומידע ברמת מק"ט בין חשבוניות, הזמנות רכש וקבלות קשורות על ידי התאמה תלת-כיוונית
  • מסמן שגיאות התאמה תלת כיוונית המפרות את רמות הסובלנות או שולח חשבוניות לאישור נוסף על התאמה תלת כיוונית מוצלחת.
• טפל בכל זרימות העבודה של ההוצאות מיצירת דוח הוצאות ועד לקבלת אישורי מנהלים
• וסנכרן/שלב את כל האמור לעיל עם כל ERP, תוכנת הנהלת חשבונות או כלי עסקי לפי בחירתך
  • אנו משתלבים בקלות עם Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks ועוד

הציל את צוות ה-AP שלך ממשימות הכרוכות בהרים של עבודת נייר. הזמן הדגמה כדי לראות כיצד Nanonets יכולה להפוך את כל תהליכי ה-AP שלך לאוטומטיים.

קבעו הדגמה

---