אם אתה עובד בשירותים פיננסיים, רוב הסיכויים שלארגון שלך יש סוג כלשהו של פתרון הקלטה נייד. למרות שלחברות מסוימות אין בהכרח דרישה רגולטורית להקליט תקשורת סלולרית, רבים בוחרים לעשות זאת בכל מקרה כעניין
של שיטות עבודה מומלצות.
עם זאת, עבור אחוז גדול מהחברות, הקלטת שיחות וטקסטים ניידים הייתה עובדת חיים הכרחית במשך שנים. וכפי שהדגישו הקנסות האחרונים בארה"ב, הרגולטורים נוקטים עמדה נוקשה מאי פעם לגבי שימוש לא מפוקח ב-SMS ואחרים
פלטפורמות העברת הודעות ניידות.
מאמר קצר זה נותן מעט רקע על האבולוציה של הקלטת קול ניידת ("MVR") ומתאר את חמש הגישות השונות שאנו מציעים ללקוחותינו ללכידה, ארכיון ומעקב של תקשורת סלולרית לצורך תאימות עם
FCA, MiFID II, SEC, CFTC, FINRA ודרישות רגולטוריות אחרות.
לידתה של הקלטת שיחות בנייד
הקלטת שיחות ניידות בשירותים הפיננסיים של בריטניה קיימת מאז 2011, כאשר ה-FSA (כיום FCA) הסיר רשמית את הפטור של הטלפון הנייד מדרישות הקלטת הטלפון שלהם. לא כל החברות נפגעו. אבל לאלה שהיו היו יחסית
מעט אפשרויות.
הטכנולוגיה להקלטת ניידים הייתה בחיתוליה, עם רק קומץ ספקים בשוק. עלויות גבוהות, כמו גם בעיות טכניות כמו עיכובים ארוכים, הפסקת שיחות וריקון סוללה, התבררו לעתים קרובות כמחסום לאימוץ. בימים הראשונים ההם,
הרבה חברות החליטו פשוט להטיל איסור מוחלט על השימוש בטלפונים ניידים לעסקים של החברה.
חברות אחרות התאגדו כדי לעודד את הרגולטורים להחזיר את הפטור לטלפונים ניידים, או לפחות להמתין עד שהטכנולוגיה תבשיל, אבל זעקותיהם נפלו על אוזניים ערלות. עם זאת, קהילת RegTech ידעה שהפתרונות הקיימים הם מסורבלים ו
לֹא מְהֵימָן. כשהרגולטורים ממשיכים לעמוד על שלהם, היה צורך לבצע שיפורים.
MiFID II והתפשטות פתרונות הקלטה ניידים
ככל שפתרונות הקלטת התאימות לנייד הבשילו במהלך השנים הבאות ומערכות חדשות הפכו לזמינות, גם האימוץ גדל. הצגת MiFID II של הרגולטור האירופי ESMA בשנת 2018 גם הגדילה באופן מסיבי את היקף דרישת ההקלטה הניידת.
התחרות בין ספקי RegTech הייתה עזה, כולם נאבקו בשיניים כדי לזכות בחלק מהשוק החדש והבלתי מנוצל הזה.
כאשר CoVID פגע בסוף 2019 והכניס את העולם לנעילה במהלך השנתיים הבאות, החברות שוב אותגרו להפעיל אמצעי הקלטה חדשים. חברות שהסתמכו על מערכות טלפון מקומיות מדור קודם גילו שהעובדים שלהן
עכשיו היה צריך להשתמש בניידים כדי לתקשר. עבור רבים, פירוש הדבר היה צורך למצוא ספק הקלטות נייד בפעם הראשונה - עד אז, הצוות תמיד השתמש בטלפונים משרדיים מוקלטים.
למי שכבר העביר את שירותי הקול שלהם לענן היה יותר מזל. אבל עם פגישות פנים אל פנים גם מחוץ לחלון, והעלייה המטאורית של כלי תקשורת מאוחדים כמו MS Teams ו-Zoom לפגישות וידאו ושיתוף פעולה, מוסדרים
חברות נאלצו למצוא דרכים להקליט גם את אלה.
בינתיים, אזהרות חמורות של ה-FCA, לאחר שנה או משהו של סלחנות, הבהירו כי לחברות היה כעת מספיק זמן להציב בקרות ציות חדשות והן צפויות לפקח על תקשורת עובדים מרחוק, בדיוק באותה יעילות כמו
הם היו בסביבה משרדית.
חברות רבות נוקטות רק כעת אמצעים כדי לסתום את פער הציות הזה. העלייה המסיבית בשימוש בסלולר מאז 2020, כולל השימוש באפליקציות הודעות כמו WhatsApp ו-WeChat, הביאה לכך שעבור חברות רבות, הניידים הפכו העיקריים להן.
אמצעי תקשורת. זה אילץ חברות לפרוס פתרון MVR בפעם הראשונה או למצוא פתרון ארוך טווח יותר להחלפת מערכות הקלטה שהוטמעו בחיפזון בתחילת המגיפה.
עם הצגת תקנת חובת הצרכן של FCA המתקרבת ביולי 2023, וללא ספק תקנות ותיקונים חדשים נוספים שיגיעו לאחר מכן, הדרישה להקלטת ניידים רק נראית מתרחבת. אז מה האפשרויות הקיימות? איזו גישה
לארכיון קול ו-SMS ניידים המתאים ביותר לעסק שלך? בואו נסתכל על חמש הדרכים האמינות ביותר שבהן נוכל להשיג זאת...
1. פתרונות הקלטה ניידים מבוססי רשת
עבור חברות שבסיסן בבריטניה, המנפיקות מכשירים ניידים ארגוניים לעובדיהן, הקלטה מבוססת רשת היא לרוב הדרך הברורה ללכת. עם כל השיחות וה-SMS שנקלטו בצורה מאובטחת ברמת הרשת כברירת מחדל, אין צורך לשנות את התנהגות המשתמשים
וללא סיכון שמשתמשים "ישכחו" להפעיל הקלטה. הכל מוקלט, לא משנה מה.
עם זאת, לא כל הרשתות מציעות זאת. שירות MVR של Vodafone זמין בדרך כלל רק ללקוחות גדולים יותר. בינתיים, הקלטה ב-O2 עשויה להיות יקרה, עם עלויות הקמה גבוהות. בעוד שאנו יכולים להציע גם הקלטה מבוססת רשת O2, רשת EE משתמשת בהקלטה של Kerv
פלטפורמת הקלטה משלו ומספקת אפשרות אמינה וחסכונית לחברות המחפשות פתרון הקלטת תאימות חזק לצי הנייד שלהן, ו-50% מהבנקים המובילים ב-Tier 1 בבריטניה הם מהימנים.
שיקול חשוב הוא אם הארגון שלך קשור כרגע בחוזה עם ספק אחר. אם ספק הרשת הסלולרית הנוכחית שלך לא מציע שירות הקלטה, תצטרך לעבור לשירות כזה שכן. אם אתה עדיין בחוזה,
זה תמיד אומר תשלום דמי סיום מוקדם.
מסיבה זו, חלק מהחברות מוצאות שאפשרויות אחרות עשויות להתאים יותר, לפחות בטווח הקצר.
2. פתרונות הקלטה ניידים מבוססי אפליקציה
הקלטה מבוססת אפליקציה מספקת ללא ספק את הגישה הגמישה ביותר עבור חברות המעוניינות להקליט שיחות וטקסטים בנייד. מוצרי הקלטה ניידים מבוססי אפליקציה עובדים על מכשירי אפל ואנדרואיד והם אגנוסטיים ברשת, כלומר אין צורך של חברות
לשנות רשת סלולרית. זה גם אומר שהם לא מוגבלים לצוות הממוקם בבריטניה.
בדרך כלל, פתרונות מבוססי אפליקציה משויכים למספר טלפון וירטואלי, שונה ממספר ה-SIM של המכשיר. שיחות שמתבצעות או מתקבלות באמצעות האפליקציה מוקלטות, בעוד שכל שיחות שמבוצעות או מתקבלות באמצעות החייגן המקומי של הטלפון, באמצעות מספר הסים של המכשיר,
להישאר לא מתועד.
למרות שזה אידיאלי עבור חברות שבהן צוות משתמש בנייד אישי משלהם לעבודה ("הבא את המכשיר שלך", או משתמשי "BYOD"), לפעמים זה מדאיג ארגונים שמנפיקים טלפונים של החברה. מה אם העובדים יעקפו את האפליקציה וישתמשו במקור
חייגן במקום לבצע שיחות עסקיות לא מוקלטות, בכוונה או שלא בכוונה?
עם זאת, ישנן דרכים להימנע מכך. גישה פופולרית אחת היא פשוט להעביר את אפליקציית החייגן המקורית של הטלפון לתיקיה או מסך אחר במכשיר. זה ימנע ממשתמשים לבצע שיחות לא מוקלטות בטעות אבל ברור שלא יפסיק
שהם עושים את זה בכוונה. למרות שאתה יכול לטעון שאם הם רוצים לעקוף את ההקלטה, הם יכולים פשוט להשתמש בטלפון אחר...
גישה נוספת היא להחליף את כרטיס ה-SIM הבסיסי ב-SIM לנתונים בלבד, מה שלא נותן למשתמש ברירה אלא להשתמש באפליקציה המוקלטת. זוהי פתרון יעיל, אך אומר שהטלפון יתבסס רק על נתונים ניידים (4G או WiFi) כדי ליצור
קבלת שיחות - לא בהכרח בעיה, אבל יכולה להוות מגבלות אם לצוות שלך יש WiFi רעוע או נוסע למקומות עם כיסוי נתונים סלולרי גרוע.
3. פתרונות הקלטה ניידים מבוססי SIM
דומה מאוד לפתרונות מבוססי רשת, להקלטה מבוססת SIM יש הרבה מאותם יתרונות וחסרונות כמו MVR רשת - שיחות וטקסטים מוקלטים אוטומטית ללא כל "התערבות משתמש", אך עדיין יש צורך להרחיק מספרים מהקיים
רשת.
ההבדל העיקרי בין הקלטת שיחות סלולרית רשת ו-SIM הוא שפתרונות הקלטה מבוססי SIM משתמשים ב-MVNO (מפעילי רשת וירטואלית ניידת), ולא בספקי רשת ראשיים, לרוב עם נוכחות במדינות רבות ושונות. זה אומר
הם יכולים להיפרס על ידי ארגונים עם משרדים בינלאומיים שבהם עובדים צריכים להיות מוקלטים.
עם זאת, זה גובה מחיר. פתרונות MVR רבים מבוססי SIM נושאים דמי שימוש יקרים ביותר מחוץ לצרור נתונים, עם סיכון להלם חשבונות ניכר בעת נדידה במדינות מסוימות. זה בדרך כלל לא בעיה בתוך בריטניה, האיחוד האירופי ו
ארה"ב, אך חברות שעובדיהן נוסעים מחוץ לאזורים אלה צריכות לזכור זאת.
4. פתרונות הקלטה ניידים מבוססי מכשיר
ניתן להפעיל הקלטת שיחות בסלולרי ו-SMS גם ברמת המכשיר, אבל זה מוגבל לטלפונים אנדרואיד (אפל יכולה להיות מצחיקה ככה). לאחר התקנת תוכנה בטלפון, שיחות וטקסטים מוקלטים באופן מקומי במכשיר ונשלחים אל
ארכיון ההקלטות של החברה המיועד. אם לטלפון אין נתוני 4G או אות WiFi כאשר השיחה תסתיים, ההקלטה תישלח ברגע שתהיה אחת זמינה.
עם זאת, עם השכיחות של מכשירי אפל בקהילה הפיננסית, לעיתים מתעלמים מהאופציה הזו ("אין סיכוי שנשכנע את הסוחרים שלנו לוותר על האייפון שלהם"). עם זאת, יש לזה את היתרון להיות עצמאי ברשת ולא
המחייב כל שינוי בהתנהגות המשתמש - שיחות והודעות טקסט נשלחות באמצעות פונקציית החייגן/SMS המקורית, בדיוק כרגיל.
5. פתרונות הקלטה ניידים מבוססי ענן
ככל שיותר ויותר עסקים מעבירים את שירותי הקול שלהם לענן ומחליפים תשתית PABX ישנה מקומית במערכות טלפון מתארחות ופלטפורמות תקשורת מאוחדת (כולל Microsoft Teams), הקלטת שיחות מבוססת ענן הופכת להיות יותר ויותר
גישה פופולרית.
למרות שזה לא רק פתרון "הקלטה סלולרית", מכיוון שהוא משתמש במספרים קוויים ואינו מציע SMS, לאפשרות זו יש מספר יתרונות מרכזיים ומספקת דרך נוספת להקלטת תקשורת דרך מכשירים ניידים. עבור הרבה חברות, המשתנה
סביבת העבודה בשנים האחרונות הביאה גם היא לשינוי בהרגלים.
עם עבודה היברידית ומרוחקת, שימוש במערכות טלפון ענן כדי לבצע ולקבל שיחות, כמו פלטפורמת הדגל של Kerv Voxivo או Microsoft Teams, הפך לנורמה עבור חברות רבות. עובדים רגילים להיות מסוגלים להשתמש במספר המשרד הקיים שלהם כדי
לבצע ולקבל שיחות מכל מקום עם חיבור נתונים, מכל מכשיר... כולל הנייד שלהם.
כשהצוות כבר רגיל להשתמש באפליקציית הסלולר של מערכת הטלפון מבוססת הענן של החברה שלהם ומכיר את ממשק המשתמש שלה, בין אם זה MS Teams או כל מרכזייה מתארחת אחרת, המשך השימוש בה על בסיס יומי בא באופן טבעי כמו נשימה.
מערכות אלו יכולות להיות מחוברות בקלות לשירות הקלטה תואם FCA ו-MiFID II כדי ללכוד ולאחסן את כל השיחות. במקרה של Teams, ניתן אפילו להרחיב את זה כדי להקליט גם פגישות וידאו, צ'אט IM, שיתוף קבצים ושיתוף מסך (לכל משתמש
שצריך להקליט - אלה שלא, לא חייבים להיות).
על ידי מינוף הטכנולוגיות הללו, שבמקרים רבים הן כבר משתמשות ומכירות אותן, חברות יכולות לשמור על העובדים שלהן מאושרים ותואמים לדרישות, ובמקביל גם לבטל את ההוצאות של פריסת מערכות ההקלטה הסלולריות המסורתיות והמשאב
צריך לנהל אותם.
כמו כן, מכיוון ש-Microsoft Teams היא פלטפורמה גלובלית, לאפשרות זו יש יתרון נוסף של מתן פתרון גלובלי יחיד לארגונים שיש להם משרדים ברחבי העולם.
סיכום
עם כל כך הרבה אפשרויות המוצעות, בחירת פתרון הקלטת השיחות הנייד המתאים לעסק שלך יכולה להיות משימה מבלבלת וגוזלת זמן. עבודה עם שותף טכנולוגי עצמאי וחסר פניות, בעל ניסיון של שנים ברישום תאימות
שטח, יכול להפוך את כל התהליך לקל ומהיר יותר, ולעזור לך להימנע מהסיכון של ביצוע טעויות יקרות ועלולות להזיק למוניטין.
